Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов

Тема 3 Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов.

1. Виды документов в управлении.
2. Модели образцы некоторых управленческих документов.

1. Виды документов в управлении.

Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название.

Таким образом, вид документа - это некоторая совокупность управленческих документов, у которых одинаковы или близки модели образцы.

В зависимости от того, какие конкретно сведения отражаются в тексте документа, у одного вида документа может быть несколько подвидов. Так, например, в «Общероссийском классификаторе управленческой документации» [10] в разделе «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» определено несколько подвидов приказов.

Примеры: приказ по вопросам основной деятельности, приказ о распределении обязанностей между руководством, приказ о приеме на работу и т. д.

В практике управления применяются различные виды управленческих документов. Ниже приведен список, в котором в алфавитном порядке перечислены и определены наиболее часто встречающиеся в юридической практике виды управленческих документов. Часть из представленных документов являются юридическими (правовыми) актами, используемыми в управлении.

В определении вида управленческого документа, отражаются наиболее характерные свойства этого вида позволяющие отличить его от других видов документов.

1. Акт – 1. Документ, составленный и подписанный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события (фиксирующий состояние управления), содержащий сведения о выявленных достоинствах и недостатках управления и рекомендации по действиям участников управления, вытекающие из установленных фактов, событий, и выявленных достоинствах и недостатках.
2. Бизнес – план – документ, содержащий систему мероприятий по реализации какого – либо проекта в сфере бизнеса. Как правило, это мероприятия по реализации предпринимательских, инвестиционных проектов, проектов по развитию организации
3. Выписка - документ, содержащий какую-либо часть текста другого документа. (Например, выписки из приказов протоколов, решений, постановлений)
4. Доверенность - документ, в котором одно лицо, организация (доверитель) уполномочивает другое лицо, организацию (поверенного) совершать от имени доверителя юридические действия.
5. Договор (контракт, соглашение) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
6. Докладная записка – 1. Документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя. 2. Документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий сведения характеризующие события, факты, требующие принятия решения.
7. Должностной регламент – правовой акт, издаваемый для регулирования профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, утверждаемый представителем нанимателя и являющийся составной частью административного регламента государственного органа.
8. Заключение – документ, содержащий оценку каких - либо свойств управления, чаще всего, устанавливающий соответствие управления, каким – либо требованиям. (Например: заключения аттестационных комиссий, заключения на контракты, договоры, заключения на штатные расписания и т. п.)
9. Закон - нормативно правовой акт, принятый представительными органами государственной власти или местного самоуправления, регулирующий наиболее важные общественные отношения.
10. Запрос - документ, запрашивающий у кого-либо, какие либо сведения, или что-либо, содержащее определенные сведения. (Например, запрос архивной справки, запрос научно информационных материалов, запрос сведений, характеризующих соблюдение норм законодательства).
11. Заявление - 1. Официальное обращение с сообщением о чем-либо важном, значительном. 2. Письменная просьба о чем-либо, направленная официальному лицу, организации.
12. Закон - правовой акт. Свод правил, устанавливающий порядок или способ осуществления чего-либо, содержащий руководящие указания, наставления.
13. Кодекс????
14. Лист согласований – документ, удостоверяющий согласие или не согласие, каких-либо участников управления, с чем либо.
15. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
16. Объяснительная записка - документ, подготавливаемый для руководителя, как правило, по указанию последнего. В нем объясняется сложившаяся ситуация, факты, действия, причины, обстоятельства, побуждающие мотивы и т. п.
17. Письмо - документ, содержащий обращение участника управления (адресанта) к другому участнику, участникам (адресату), пересылаемое из одной территории в другую.
18. План - документ, устанавливающий точный перечень работ, подлежащих выполнению, их последовательность, объем, временные координаты руководителей и исполнителей.
19. Повестка дня – документ, содержащий перечень вопросов обсуждаемых с принятием решений при работе каких либо коллегиальных органов (заседаниях, совещаниях, собраниях ….), Этот перечень так же может содержать название мероприятий подлежащих проведению
20. Предписание - документ, в котором содержатся требования, адресованные какой-либо организации или лицу, выполнить определенный перечень работ в определенные сроки.
21. Положение. Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения должностного лица, в целом или в сфере какой-либо их деятельности. 2. Документ, определяющий порядок выполнения чего-либо в управлении. (Например, положение о премировании работников, положение об аттестации, положение о формировании фондов организации …)
22. Постановление – 1. Ведомственный нормативно - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а так же представительными и коллегиальными органами исполнительной власти субъектов Федерации, руководящими коллегиальными органами общественных организаций при решении наиболее важных задач с учетом функции и компетенции этих организаций [24]. 2. Муниципальный правовой акт, принимаемый главой МО, председателем представительного органа, главой местной администрации, иными должностных лицами местного самоуправления, предусмотренных уставом МО при решении наиболее важных задач с учетом функции и компетенции этих лиц [27].
23. Приказ – 1. Правовой акт, издаваемый и вводимый в действие руководителями органа на правах единоначалия в целях разрешения важнейших задач, стоящих перед этим органом. 2. Правовой акт, издаваемый и вводимый в действие иными должностными лицами местного самоуправления по вопросам, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.
24. Протокол – Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений, а также сами решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.
25. Распоряжение – 1. Правовой акт, издаваемый единолично, как правило, руководителем коллегиального органа государственной власти или местного самоуправления в целях разрешения оперативных вопросов деятельности органа. 2. Правовой акт, издаваемый единолично, руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов ее деятельности. 3. Правовой акт, издаваемым, главой муниципального образования, или главой местной администрации или председателем представительного органа иными должностными лицами местного самоуправления по вопросам, регулирующим оперативную деятельность, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.
26. Регламент (порядок, руководство) - документ, излагающий порядок и правила выполнения чего-либо в управлении.
27. Решение – 1. Правовой акт, как правило, коллегиального или совещательного органа или нескольких органов, а также должностного лица, принятый в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними и влекущих юридические последствия. 2. Правовой акт, как правило, принятый на сходе граждан (референдуме), или представительным органом муниципального образования, каким – либо коллегиальным или совещательным органом или несколькими органами, в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними.
28. Служебная записка - вид письма, предназначенного для официального обмена информацией внутри организации. Содержит краткое изложение какого-либо дела, сообщение о чем-либо.
29. Справка - документ, выдаваемый по запросу кого-либо, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.
30. Структура и штатная численность - документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации, следующие сведения: наименование должности, количество работников, занимающих одинаковую должность.
31. Структура управления - документ, раскрывающий устройство управления чем-либо путем условного представления его частей и их взаимной увязки.
32. Указ - правовой акт, принимаемый президентом или губернатором. Может быть нормативным (устанавливает нормы и правила) и индивидуальным (устанавливает применение норм и правил в конкретном случае).
33. Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д. Имеет форму служебного письма и подлежит регистрации.
34. Штатное расписание - документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: название должности, фамилия и инициалы работника, который ее занимает, размер должностного оклада. Если должность не занята, то указывается, что она вакантная.
35. Экспертное заключение - документ, содержащий мнение специалистов в определенной сфере человеческой деятельности по каким-либо вопросам.
36. Устав – Правовой акт, регулирующий:
    1. правовое положение органа его взаимоотношение с другими органами, организациями и гражданами;
    2. деятельность органа его права и обязанности в определенных сферах управления;
    3. другие общие вопросы управления органом.
37. Устав муниципального образования. Правовой акт, регулирующий правовое положение, взаимоотношения с иными субъектами права, деятельность, компетенцию и другие общие вопросы управления муниципальным образованием.

3.2. Модели образцы некоторых управленческих документов.

Контрольные вопросы по теме 3.

1. Определите понятие вида документа.
2. Существуют ли подвиды документов?
3. Определите из приведенного ниже списка три вида документа по заданию преподавателя:

Акт, Бизнес – план, Доверенность, Договор (контракт, соглашение), Докладная записка, Должностной регламент, Закон, Кодекс, Лист согласований, Объяснительная записка, Письмо, Повестка дня, Положение – 1, Постановление, Приказ – 1. и 2., Протокол, Распоряжение – 1. и 2., Решение – 1. 2., Служебная записка, Указ, Указание.

1. Можно ли применять один вид документа в различных управленческих работах?
2. Можно ли в конкретной управленческой работе применить любой вид документа?

Е. Н. Колесник стр. 7 из 7

Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов