Понятие вида управленческого документа. Виды управленческих документов, используемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления

стр. 13 из 13

20.01.2006 17:39

Тема 2.2. Понятие вида управленческого документа. Виды управленческих документов, используемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления.

Для документирования управленческой деятельности используются различные документы. Это различие проявляется в основном в модели образце управленческого документа.

Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название.

Таким образом, вид документа - это некоторая совокупность управленческих документов, у которых одинаковы или близки модели образцы.

В зависимости от того, какие конкретно сведения отражаются в тексте документа, у одного вида документа может быть несколько подвидов. Так, например, в «Общероссийском классификаторе управленческой документации» [11] в разделе «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» определено несколько подвидов приказов.

Примеры: приказ по вопросам основной деятельности, приказ о распределении обязанностей между руководством, приказ о приеме на работу и т. д.

В практике управления применяются различные виды управленческих документов. Ниже приведен список, в котором в алфавитном порядке перечислены и определены различные виды управленческих документов.

В этом списке присутствуют документы, которые применяются в работе органов государственной власти и местного самоуправления в настоящее время. В определении вида управленческого документа, отражаются наиболее характерные свойства этого вида позволяющие отличить его от других видов документов.

20.01.2006 17:57 Перерыв на ужин

20.01.2006 18:56

Акт – 1. Документ, составленный и подписанный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события (фиксирующий состояние управления), содержащий сведения о выявленных достоинствах и недостатках управления и рекомендации по действиям участников управления, вытекающие из установленных фактов, событий, и выявленных достоинствах и недостатках.

2. Акт (передаточный, разделительный) Документ, подготавливаемой комиссией созданной органом исполнительной власти РФ, устанавливающий перечень и объемы разграничиваемых (передаваемых, принимаемых) обязательств на основе данных муниципальной долговой книги и решения о местном бюджете на 2005 год, в соответствии с которыми определяются состав и стоимость обязательств по состоянию на 1 января 2006 г.

Анализ – документ, содержащий результаты детального изучения, рассмотрения, разбора каких либо управленческих документов или свойств реального управления.
Бизнес – план – документ, содержащий систему мероприятий по реализации какого – либо проекта в сфере бизнеса. Как правило, это мероприятия по реализации предпринимательских, инвестиционных проектов, проектов по развитию организации
Бюллетень - 1. Краткое официальное сообщение о чем-либо, имеющее общественное значение. 2. Листок для голосования с фамилиями кандидатов.
Бюджетная роспись Документ о поквартальном распределении доходов и расходов бюджета и поступлений из источников финансирования дефицита бюджета, устанавливающий распределение бюджетных ассигнований между получателями бюджетных средств и составляемый в соответствии с бюджетной классификацией Российской Федерации;
Выписка - документ, содержащий какую-либо часть текста другого документа. (Например, выписки из приказов протоколов, решений, постановлений)
График - 1. (Расписание) Перечень мероприятий, работ с указанием их последовательности, времени и места их проведения. 2. Чертеж, изображающий с помощью линий количественные показатели развития, состояния и т. п.
Декларация - документ, содержащий официальное провозглашение каких-либо принципов, положений от лица государства, партии, международной организации и т. п.
Доверенность - документ, в котором одно лицо, организация (доверитель) уполномочивает другое лицо, организацию (поверенного) совершать от имени доверителя юридические действия.
Договор (контракт, соглашение) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Доклад - документ, содержащий изложение каких-либо вопросов, имеющий выводы и предложения, предназначенный для устного прочтения.
Докладная записка – 1. Документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя. 2. Документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий сведения характеризующие события, Факты, требующие принятия решения.
Должностная инструкция - документ, содержащий совокупность сведений о должностном лице, определяющих его обязанности, права, ответственность и другие характеристики, необходимые для осуществления деятельности в рамках данной должности.
Должностной регламент – правовой акт, издаваемый для регулирования профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, утверждаемый представителем нанимателя и являющийся составной частью административного регламента государственного органа.
Жалоба - официальное заявление о незаконном либо неправильном действии какого-либо лица (лиц), учреждения, организации.
Заключение – документ, содержащий оценку каких - либо свойств управления, чаще всего, устанавливающий соответствие управления, каким – либо требованиям. (Например: заключения аттестационных комиссий, заключения на контракты, договоры, заключения на штатные расписания и т. п.)
Закон - правовой, нормативный акт, принятый представительными органами государственной власти или местного самоуправления, регулирующий наиболее важные общественные отношения.
Запрос - документ, запрашивающий у кого-либо, какие либо сведения, или что-либо, содержащее определенные сведения. (Например, запрос архивной справки, запрос научно информационных материалов, запрос о соблюдении норм законодательства).
Заявка - 1. Документ, содержащий - заявление о своих правах или предоставлении прав на что-либо. 2. Документ, содержащий - заявление с указанием на потребность в чем-либо, требование на получение чего-либо.
Заявление - 1. Официальное обращение с сообщением о чем-либо важном, значительном. 2. Письменная просьба о чем-либо, направленная официальному лицу, организации.
Инструкция (правила) - правовой акт. Свод правил, устанавливающий порядок или способ осуществления чего-либо, содержащий руководящие указания, наставления.
Информация (данные, сведения, сообщение, уведомление) - документ, содержащий сведения о чем-либо, служащий целенаправленно для их передачи от одних участников процесса управления другим участникам.
Классификатор - справочник, содержащий список наименований классов, чего-либо в управлении. Например, классификатор видов деятельности организации.
Концепция – документ, в котором излагается система связанных между собой и вытекающих один из другого взглядов на что – либо в управлении. (Например, на развитие организации, на существо системы контроля качества …).
Критерии (показатели)- документ, содержащий описание признаков, на основании которых производится оценка, определение или классификация чего-либо в управлении. Например, критерии деятельности экономических субъектов.
Лист согласований – документ, удостоверяющий согласие или не согласие, каких-либо участников управления, с чем либо.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Обзор - документ, подготавливаемый, как правило, по заданию, содержащий всесторонние сведения по определенным вопросам какой-либо темы. (Например, обзор аналитический, обзор информационный, обзор о деятельности организации …).
Обоснование - документ, содержащий аргументы, обосновывающие необходимость установления определенных значений каких-либо свойств управления (Например, условий договоров, планов, совершенствования аппарата управления ….).
Обращение - документ, содержащий сведения, объясняющие сложившуюся ситуацию, проводимые мероприятия, просьбу, обращенную к кому-либо. (Например, обращение граждан).
Объяснительная записка - документ, подготавливаемый для руководителя, как правило, по указанию последнего. В нем объясняется сложившаяся ситуация, факты, действия, причины, обстоятельства, побуждающие мотивы и т. п.
Отчет - документ, содержащий сведения о ходе выполнения или результатах выполнения какой-либо работы.
Перечень (опись, регистр, реестр, реквизиты, список) – 1. Документ, в котором в виде списка перечисляются однородные элементы управления. 2. Документ, в котором в виде списка перечисляются однородные элементы управления и зафиксированы одинаковые сведения о каждом объекте.
Письмо - документ, содержащий обращение участника управления (адресанта) к другому участнику, участникам (адресату), пересылаемое из одной территории в другую.
План - документ, устанавливающий точный перечень работ, подлежащих выполнению, их последовательность, объем, временные координаты руководителей и исполнителей.
Повестка дня – документ, содержащий перечень вопросов, мероприятий, обсуждаемых и осуществляемых на каких либо коллективных мероприятиях (заседаниях, совещаниях, собраниях ….)
Положение – 1. Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения должностного лица, в целом или в сфере какой-либо их деятельности. 2. Документ, определяющий порядок выполнения чего-либо в управлении. (Например, положение о премировании работников, положение об аттестации, положение о формировании фондов организации …)
Постановление – 1. Ведомственный нормативно - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а так же представительными и коллегиальными органами исполнительной власти субъектов Федерации, руководящими коллегиальными органами общественных организаций при решении наиболее важных задач с учетом функции и компетенции этих организаций [24].

2. Муниципальный правовой акт, принимаемый главой МО, председателем представительного органа, главой местной администрации, иными должностных лицами местного самоуправления, предусмотренных уставом МО при решении наиболее важных задач с учетом функции и компетенции этих лиц [27]. 20.01.2006 19:58 вести

20.01.2006 20:17

Пояснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений другого документа (плана, отчета, проекта) и т.д.
Правила землепользования и застройки – документ, являющийся нормативно - правовым актом органов местного самоуправления регулирующий вопросы землепользования, зонирования и планирования застройки территории муниципального образования.
Предписание - документ, в котором содержатся требования, адресованные какой-либо организации или лицу, выполнить определенный перечень работ в определенные сроки.
Приказ – 1. Правовой акт, издаваемый и вводимый в действие руководителями органа на правах единоначалия в целях разрешения важнейших задач, стоящих перед этим органом.

2. Правовой акт, издаваемый и вводимый в действие иными должностными лицами местного самоуправления по вопросам, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.

Прогноз - документ, содержащий результаты исследований, определяющих предстоящее развитие управления или его состояние, которое будет достигнуто через определенное время.
Программа - документ, содержащий подробный обоснованный план выполнения чего-либо, отвечающий по своему содержанию определенным требованиям.
Протокол – Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений, а также сами решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.
Разрешение - документ, дающий право на совершение чего-либо.
Распоряжение – 1. Правовой акт, издаваемый единолично, как правило, руководителем коллегиального органа государственной власти или местного самоуправления в целях разрешения оперативных вопросов деятельности органа.

2. Правовой акт, издаваемый единолично, руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов ее деятельности.

3. Правовой акт, издаваемым, главой муниципального образования, или главой местной администрации или председателем представительного органа иными должностными лицами местного самоуправления по вопросам, регулирующим оперативную деятельность, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.

Регламент (порядок, руководство) - документ, содержащий правила, регулирующие порядок выполнения чего-либо в управлении.
Реестр

1. Документ, в котором в виде списка приведены названия однородных объектов.

2. Документ, в котором в виде списка приведены названия однородных объектов и зафиксированы одинаковые сведения о каждом объекте.

Резолюция - 1. Документ, содержащий решение, принятых, как правило, на общих собраниях, конференциях. 2. Решение руководителя, адресованное конкретным исполнителем о необходимости выполнения каких-либо действий, вытекающих из сути некоторого документа или их совокупности.
Рекомендации - 1. Документ, содержащий положительный отзыв о работе какого-либо лица (обычно с ручательством за него). 2. Документ, содержащий советы, пожелания, предложения по решению каких-либо вопросов в управлении. (Например, рекомендации комиссий по трудовым спорам, по ведению встреч, переговоров, по повышению эффективности управления….)
Решение – 1. Правовой акт, как правило, коллегиального или совещательного органа или нескольких органов, а также должностного лица, принятый в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними и влекущих юридические последствия.

2. Правовой акт, как правило, принятый на сходе граждан (референдуме), или представительным органом муниципального образования, каким – либо коллегиальным или совещательным органом или несколькими органами, в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними.

Служебная записка - вид письма, предназначенного для официального обмена информацией внутри организации. Содержит краткое изложение какого-либо дела, сообщение о чем-либо.

Смета. Документ, содержащий исчисление предстоящих расходов и доходов (Например, сметы доходов и расходов отдельных населенных пунктов, не являющихся поселениями)

Соглашение – документ, содержащий сведения о договоренности двух или более сторон осуществлять, что-либо совместными усилиями.
Справка - документ, выдаваемый по запросу кого-либо, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.
Структура управления - документ, раскрывающий устройство управления чем-либо путем условного представления его частей и их взаимной увязки.
Структура и штатная численность - документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: наименование должности, количество работников, занимающих одинаковую должность.
Схема - документ, в котором содержится условное графическое изображение расположения чего-либо. (Например, схема совершенствования процессов труда, схема размещения инвестиций …)
Технико-экономическое обоснование – документ, содержащий сведения технико-экономического характера, обосновывающие какие либо действия, планы, программы. (Например, технико-экономическое обоснование бизнес-плана, технико-экономическое обоснование целесообразности закупок импортных материалов …)
Указ - правовой акт, принимаемый президентом или губернатором. Может быть нормативным (устанавливает нормы и правила) и индивидуальным (устанавливает применение норм и правил в конкретном случае).
Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д. Имеет форму служебного письма и подлежит регистрации.
Устав – Правовой акт, регулирующий:
- правовое положение организации ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами;
- деятельность организации ее права и обязанности в определенных сферах управления;
- другие общие вопросы управления организацией.

Устав муниципального образования. Правовой акт, регулирующий правовое положение, взаимоотношения с иными субъектами права, деятельность, компетенцию и другие общие вопросы управления муниципальным образованием.

Штатное расписание - документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: название должности, фамилия и инициалы работника, который ее занимает, размер должностного оклада. Если должность не занята, то указывается, что она вакантная.
Экспертное заключение - документ, содержащий мнение специалистов в определенной сфере человеческой деятельности по каким-либо вопросам.

Один и тот же вид документа может играть разную роль в зависимости от того, для описания результатов каких управленческих работ его применяют.

Например, если осуществляется контроль исполнения заданий и организационно-распорядительных воздействий, то в документе с названием вида «ОТЧЕТ» могут быть отражены результаты проверки исполнительской дисциплины. Если документ такого же вида используется при разработке целей организации, то он может содержать результаты исследований достижимости целей управления.

Рассмотрим еще один пример.

После принятия управленческого решения и определения плана его реализации в число исполнителей решения попал отдел организационной работы администрации. Необходимо довести до сведения работников этого отдела конкретное задание. В этой управленческой операции документ вида «ОТЧЕТ» неприменим, но применим такой вид документа, как «Приказ, Распоряжение».

Эти примеры убеждают в том, что управленческий документ одного вида может быть применен в различных управленческих работах, но не все виды управленческих документов применимы в одной определенной работе.

Для практических целей важно не только знать суть документа конкретного вида, но и его применимость в различных управленческих работах. 20.01.2006 20:59 Дробатенко

20.01.2006 22:42

Контрольные вопросы

Определите понятие вида документа.
Определите из приведенного списка три вида документа по заданию преподавателя (Акт (передаточный, разделительный), Бизнес – план, Бюджетная роспись, Договор (контракт, соглашение), Докладная записка, Должностная инструкция, Должностной регламент, Объяснительная записка, План, Постановление 2, Приказ 2, Протокол, Распоряжение 3, Регламент, Решение 2, Служебная записка)

Можно ли применять один вид документа в различных управленческих работах?

Можно ли в конкретной управленческой работе применить любой вид документа?

Завершено 20.01.2006 22:57

Дата создания Текущая дата Monday November 10, 20142003-09-03T10:55:00Z 19:53:512003-09-03T10:55:00Z

file:///web/refleader/public_html/www/files/0/14f31e4363f20184c082bde72a359158.doc

Понятие вида управленческого документа. Виды управленческих документов, используемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления