Хранение документов организации

ЛЕКЦИЯ 5. Хранение документов организации.

Составление номенклатуры дел.
Формирование дел.
Хранение документов.

Составление номенклатуры дел.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатура дел - представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатуры дел - систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.

Назначение:

Группировка исполненных документов в дела, их учет и обеспечение сохранности.
Включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.
Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Необходима для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Составляется: секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами или архивистом предприятия.

Структура:

Разделы номенклатуры - наименования структурных подразделений предприятия.

Первый раздел номенклатуры - «секретариат» (индекс 1).
Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости:

важные производственные отделы;
функциональные или вспомогательные службы (индексов 2, 3)

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

Например:

1 – генеральный директор

2 – заместитель директора

3 – коммерческий директор

Внутри разделов - заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов:

Например в индексе 01-02 (01 – соответствует секретариату, а 02 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются документы по степени важности для деятельности предприятия документы:

Приказы;
Протоколы;
Переписка;
Другие информационно-справочные документы.

В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документа

- краткое содержание

- дата (приказы по л/с за 2007 г.

- слова «копия»

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросы она ведется.

Для каждого дела указывается срок хранения.

Порядок утверждения:

Подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.
Составляется в 3-х экземплярах:

1 – в дело

2 – рабочий

3 – передается в архив.

Необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Чтобы составить номенклатуру дел, нужно хорошо знать содержание деятельности данной структурной части (учреждения).

Этапы составления номенклатуры дел:

Определяется круг вопросов и категорий документов, которые должны возникнуть в деятельности структурной части в предстоящем году.
Составляют номенклатуру дел – формулируют название (заголовков) дел. Одновременно по каждому делу определяется срок хранения.
Определение последовательности расположения названий дел в номенклатуре.

Формирование дел.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Формирование дел – это группировка документов в соответствии с номенклатурой дел.

Требования к формированию дел:

- оперативности обработки и поиска документов;

- надежности документационного обслуживания;

- сохранности документов.

Особенности формирования дел:

Осуществляться централизованно по месту регистрации документов.
Не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Канцелярия учреждения руководит формированием дел и контролирует его правильность.
В дело помещают только исполненные документы.
В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дел, черновики, подлежащие возврату.
В дела группируют документы одного документационного года.
Документы внутри дела располагаются в определенном порядке.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

№	Вид документа	Порядок систематизации
1	Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления)	формируют в дела по видам документов.
2	Приказы по вопросам основной деятельности учреждений и по личному составу	группируются отдельно
3	Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело	систематизируют по номерам протоколов заседаний
4	Поручения вышестоящих органов	группируются в дела по направлениям деятельности учреждения
5	Предложения, заявления и жалобы граждан	формируются раздельно, документы в делах располагаются в алфавитном порядке
6	Переписка	группируют в дела за период календарного года
7	Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями	группируют по конкретным вопросам.

Последовательность размещения документов в личных делах:

1 – внутренняя опись документов, имеющихся в деле;

2 – заявление о приеме на работу, направление, представление;

3 – анкета, листок по учету кадров;

4 – автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

5 – дополнение к личному листку по учету поощрений;

6 – справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья);

Два способа хранения дел

Горизонтальный способ хранения	Вертикальный способе хранения
дела кладут друг на друга	дела расставляют подобно книгам на полке

На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить легко и быстро.

Выемка из дел какого-либо документа не допускается.

В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена.

В таком случае составляют акт о выдаче документа на временное пользование по определенной форме.

Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего.

При возвращении акт уничтожают.

Когда выдается на временное пользование дело, заполняется карточка-заменитель.

Дела возвращаются в тот же день.

Хранение документов.

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

Формирование дел заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год.
По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях.

Два вида оперативного хранения документов:

хранение в процессе их исполнения

хранение исполненных документов

Документы во время исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями:

«Срочно»,

«На исполнение»,

«На подпись»,

«На отправку»

На папках указываются Ф.И.О. и телефон исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
Для дел содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ.
При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дела. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заменитель.
По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта-заменитель и помещается на место выданного дела.
Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель

АРХИВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела.

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении.

В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в которых можно было бы обеспечить сохранность документов.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть сохранены в организации:

- до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

- до сдачи дел на государственное хранение;

- до ликвидации организации.

ПОНЯТИЕ ОБ ОПТИМАЛЬНОМ СРОКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.

ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ

Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года.

После истечения срока использования решается дальнейшая «судьба» документы:

Передают в архив предприятия

Уничтожают

Оставляют для дальнейшего использования в делопроизводстве

Экспертной комиссии:

Назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек.
Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Совещательный орган.

Примерный состав ЭК:

зам.директора;
ведущий специалист;
секретарь-референт.

Функции экспертной комиссии

определения сроков хранения документов;
подготовка документов к архивному хранению;
отбор документов для уничтожения.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений».

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы.

К первой отнесены организации (министерства, комитеты, государственные органы, крупные предприятия) в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения,

которые затем поступают в государственные архивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного обслуживающего характера, в деятельности которых не создаются документы постоянного хранения.

Наряду с перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия в которой указаны сроки хранения дел.

Сроки хранения (в зависимости от значимости документов):

6 мес.,
1 год,
3 года,
5 лет,
10 лет,
15 лет,
50 лет,
75 лет

Документы долговременного хранения:

документы по личному составу;
устав;
договор;
протоколы совета директоров.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы:

Документы, предназначенные для архивного хранения

Документы, подлежащие уничтожению

Процедуры дополнительного оформления:

документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел;
произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
на наиболее важные документы (по л/с или содержащие КТ) составить внутренние описи дел;
переплести дело или прошить его;
дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом.
На каждое дело составляются описи в 4-х экземплярах:

- 2 в архивные органы

- 2 в учреждение в качестве учетного и справочного материала.

На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации.
Заведующий архивом сверяет наличие дела с описью, расписывается в приеме.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Crocodile» не менее, чем двумя работниками предприятия.

Хранение документов организации