Организационно–распорядительная документация

ЛЕКЦИЯ 4. Организационно – распорядительная документация

План лекции

Организационные документы.
Распорядительные документы.
Протокол.
Информационно – справочные документы.

Деятельность всех учреждений фиксируется с разного вида документах. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства и ее производственной деятельностью. Вторая группа – документы по функциям управления, которые составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Все документы подразделяются на:

организационные;
распорядительные;
информационно – справочные;
протоколы (содержат определенный набор реквизитов).

Организационные документы:

положения;
уставы;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
инструкции;
договоры.

Положение

Положение - нормативный акт, имеющий сводный кодифицированный характер и определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, обязанности и организацию работы.

Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции».

Назначение:

Регламентируют деятельность отдельных должностных лиц;
Регулируют совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам («Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации»);
Служит документом нормативно – правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения:

3.1. Положение об организации определяет

статус;
порядок создания;
место в системе управления;
внутреннюю структуру;
функции;
компетенцию;
обязанности;
порядок реорганизации и ликвидации.

3.2. Основной документ, предназначенный для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Текст положения включает следующие разделы:

№	Наименование раздела	Содержание раздела
1	Общие положения.	Точное наименование структурного подразделения; Степень его самостоятельности; Подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение; Перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.
2	Цели и задачи.	Главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи (в обобщенном виде).
3	Функции.	Основной раздел положения, включает: Всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения; Подробный перечень всех функций, обеспечивающих решение основных задач.
4	Права и обязанности.	Перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач; При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно – правовым документам; Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.
5	Руководство.	1. Наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стаж практической работы; 2. Должностные обязанности руководителя: функция координации деятельности структурного подразделения; планирование работы структурного подразделения; контроль за работой сотрудников; совершенствование организационной структуры; участие в разработке нормативно – методического обеспечения и др; 3. Персональные права руководителя: право устанавливать круг ответственности своих заместителей; утверждать определенные документы; издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур); применять меры поощрения и взыскания и т.д. 4. Перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность: за выполнение задач службы (структурного подразделения); за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов; за достоверность информации; за утечку информации; за организацию работы службы; за работу с кадрами; за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.
6	Взаимоотношения с другими подразделениями (служебные связи).	Определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности; Фиксируются документные связи: наименования документов; периодичность их представления; сроки; Устанавливаются взаимные обязательства; Определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями»

В формуляр – образец положения входят следующие реквизиты:

08 наименование организации (наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения);
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
14 место издания;
16 гриф утверждения;
18 заголовок к тексту;
20 текст;
22 подпись;
23 визы согласования.

Порядок утверждения

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Назначение:

Определяет порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.
Основной организационный документ в деятельности организаций (учреждений, предприятий) различных правовых форм собственности.
Регулирует взаимоотношения данной организации, с другими организациями, с физическими лицами.
Определяет права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям деятельности организации.

Устав - обязательный документ

Обязательные пункты устава (в соответствии с законодательством РФ):

наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
местонахождение (почтовый адрес);
предмет и цель деятельности;
порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
порядок распределения прибыли;
порядок образования, управления и прекращения деятельности организации;
органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой Устав могут быть добавлены другие сведения:

для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;
для бирж — сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;
для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей и каждого участника и др.

Обязательные реквизиты устава:

08 наименование организации (наименование министерства, наименование организации);
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа
14 место издания;
16 гриф утверждения;
20 текст;
22 подпись (руководителя);
25 оттиск печати.

Порядок утверждения

Уставы, общие для какой – либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления ( «Ветеринарный устав», «Устав железных дорог» );
Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций;
Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов Российской Федерации);
Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном законодательном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

08 наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);

10 наименование вида документа;
11 дата документа;
14 место издания;
16 гриф утверждения;
20 текст;
22 подпись (руководителя);
23 визы согласования.
25 оттиск печати.

Порядок утверждения

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации,
10 наименование вида документа,
11 дату,
14 место издания,
16 гриф утверждения,
20 текст,
22 подпись,
24 визы согласования,
25 оттиск печати.

Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания.

Порядок утверждения

Штатное расписание:

подписывает начальник отдела кадров,
визирует главный бухгалтер,
утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно – технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для систематизации однотипных организаций или учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты:

08 наименование организации,
10 наименование вида документа,
11 дата документа,
14 место издания,
18 заголовок к тексту,
16 гриф утверждения,
20 текст,
22 подпись.

Структура инструкции

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря – референта», инструкция «по делопроизводству».
Первый раздел «Общие положения» содержит:

цели издания;
область распространения;
порядок и обязательность использования;
правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции;
сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.
Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками.
По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного липа.

Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения».

Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно – контрольной карточки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы...»).

Порядок утверждения

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция вводится в действие:

после утверждения руководителем организации;
после издания специального распорядительного документа.

Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Договор — правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Договор - основного документа, устанавливающий разнообразные связи и экономические отношения между:

гражданами,
организациями,
гражданами и организациями.

Случаи составления договора (установлено законом):

документировании сделок купли – продажи,
оформлении отношений аренды,
поручительства,
поставки продукции,
ценообразования,
распределения прибыли,
взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности,
как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

Порядок заключения

Заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами;
Либо путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Содержание:

Основная часть - излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах);
ссылку на их учредительные документы;
фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон;
сведения об обязательствах сторон;
условия и формы расчета;
санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств;
срок действия договора.

Условия возмещения вреда (возможных убытков);
Порядок разрешения споров;
Права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами);
Положения об обеспечении экономической безопасности.

Реквизитам удостоверения действительности договора:

личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон,
юридические адреса,
банковские реквизиты,
указания на количество экземпляров договора,
печати сторон,
регистрационный номер.

2. Распорядительные документы:

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Одни документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания;
кооперативные организации — решения;
общественные организации — постановления, распоряжения.

В Российской Федерации

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.
Органы представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов — постановления, решения, распоряжения.
Администрация учреждений, организаций и предприятий — приказы, распоряжения, указания.

Назначение распорядительных документов

издаются на основе либо для исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления.
издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организации (учреждение), и достижения поставленных целей.

Особенности разработки распорядительных документов:

поручается одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям).
разработки сложных или ответственных распорядительных документов предусматривает создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых.
основное требование к исполнителям — компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Этапы подготовка распорядительных документов:

Изучение управленческого вопроса:

изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам.
определяется круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучаются необходимые документальные материалы.
определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа;
Согласование документа;
Подписание документа.

Подготовка проекта распорядительного документа 1. начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель 2. формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Подготовка проекта распорядительного документа 3. требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно – справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, 4. приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования. 5.Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования — по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании.

Вид распорядительного документа предопределяет характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ,

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку, сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например «директорам заводов», «руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «Отметка о наличии приложения» после текста распорядительных документов отдельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А 4. В состав реквизитов входит герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов являются их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких – либо исправлений в документ не допустимо.

Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия; действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Назначение

Издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия,
Издается по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д.
С помощью приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.
В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Обязательные реквизиты

Приказ оформляется на бланке:

08 Название организации (предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ),

10 Наименование вида документа

11 Дата,

12 Регистрационный номер документа (индекса документа),

14 Место издания,

18 Заголовка к тексту;

20 Текст;

22 Подпись;

25 Оттиск печати

По содержанию и способам оформления приказы делятся:

Приказы по основной деятельности	Приказы по личному составу
	- документирование приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления, приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующей	Распорядительной
Инициативные приказы	Приказы, издаваемые во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций	Начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.
- излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа	- содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа

Порядок утверждения:

Согласование проекта приказа с заинтересованными структурными подразделениями;
Согласование проекта приказа с юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам;
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.

Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание как вид документа введено в действие с 1970 года, вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Назначение:

- акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

распоряжения общего, длительного действия

распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.

Особенности оформления:

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако, часто не содержит констатирующей части.

Текст начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты:

08 Название организации (предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ),

10 Наименование вида документа

11 Дата,

12 Регистрационный номер документа (индекса документа),

14 Место издания,

18 Заголовка к тексту;

20 Текст;

22 Подпись;

Констатирующей	Распорядительной
Решение издается по инициативе конкретного органа управления	Решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления	Начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
- содержит причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении.	- содержит ссылку на документа вышестоящего органа управления.

Порядок утверждения:

Юридическую силу решение обретает после:

подписания председателем и секретарем коллегиального органа;
присвоения документу номера (т.е. регистрации)
проставления даты (датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято).

3.Протоколы.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Назначение:

Документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов:

коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, также ученых, технических, методических советов.
собрания акционеров,
заседания советов директоров.

Документируют деятельность временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово – промышленных палат и др.).

Особенности:

Сходства с информационными документами	Сходства с распорядительными документами
содержит информацию о ходе обсуждения каких – то управленческих вопросов	содержат постановляющую часть

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол	Полный протокол	Стенографический протокол
фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.	фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.	составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
	составляются на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата:

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

12 регистрационный номер (индекса документа):

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

14 место издания;

18 заголовок к тексту:

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол заседания коллегии; — собрания трудового коллектива; — совещания начальников структурных подразделений.

20 текст;

Текст протокола включает вводную и основную части.

Вводная часть

Основную часть

После заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают).
С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание.
При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.
В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.
С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.
Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

22 подпись.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Выписка из протокола - точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись.

Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Информационно – справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы.

Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких – то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения и носят вспомогательный характер. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при:

ревизиях и обследованиях;
инвентаризации;
передаче товарно – материальных ценностей;
передаче дел при смене должностных лиц;
проведении испытаний новых изделий;
оборудования;
при сдаче в эксплуатацию законченных объектов.

В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово – хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д.

Акт оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

	Реквизит	Особенности оформления реквизита
1	08 наименование организации	Добавляется наименование структурного подразделения
2	10 наименование вида документа	Акт
3	11 дата документа	Дата должна соответствовать дате актируемого события.
4	12 регистрационный номер	Индекс документа
5	14 место издания	Место составления акта должно соответствовать месту его составления.
6	18 заголовок к тексту	Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже «Акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного – «О приеме – передаче оборудования», «Об уничтожении дел».
7	20 текст	Текс акта делится на три части
		введение	констатирующая часть	выводы
		Содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилии с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.	Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.	Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.
8	22 подписи	Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
9	Указание на количество экземпляров и их местонахождение	В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Порядок подписания и утверждения:

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения.

Например:

Акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, по работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

Инициативная

Информационная

Отчетные

составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие – то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата.

Признак	Внешняя докладная записка	Внутренняя докладная записка
Определение	- направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию	- адресована руководителю данного учреждения
Обязательные реквизиты	08 Наименование организации; 10 Наименование вида документа (докладная записка); 11 Дата; 12 Регистрационный номер (индекс); 14 Место издания; 15 Адресат; 18 Заголовок к тексту; 20 Текст; 22 Подпись; 28 Отметка од исполнителе исполнителя	08 Наименование организации; 10 Наименование вида документа (докладная записка); 11 Дата; 15 Адресат; 18 Заголовок к тексту; 20 Текст; 22 Подпись;
Порядок подписания	Подписывает руководитель	Подписывает составитель

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие – то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера	Справки личного характера
представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя.	выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа
Реквизиты	Реквизиты
08 наименование организации, 10 наименование вида документа, 11дата, 14 место составления, 15 адресат, 18 заголовок к тексту, 20 текст Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся, включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. 22 подпись 25 оттиск печати (Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью)	08 наименование организации, 10 наименование вида документа, 11 дата, 12 регистрационный номер, 20 текст: Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д. Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. 22 подпись, 25 оттиск печати

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения.

Разновидности писем:

сопроводительные,
информационные,
гарантийные,
рекламные,
претензионные,
арбитражные,
письма – подтверждения,
письма – напоминания,
письма – извещения,
письма – просьбы
письма с поздравлениями,
письма с пожеланиями,
письма с приветствиями в торжественных случаях;
письма в знак проявления участия,
письма с выражением соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4; если текст не превышает семи строк, то используют формат А5.

Составные части текста письма:

Введение	Доказательства	Заключение
приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма)	обоснование вопроса, изложенного в письме	излагаются выводы, предлагаются решения
В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

Требования к тексту письма:

Ясность, четкость, краткость изложения;
Цель составления и направления писем сводится к побудительным мотивам.
Текст письма должен содержать обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу;
Не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.
Тон письма нейтрален - не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо – это официальный документ, предназначено для делового общения;
Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, в вежливой форме.
Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. (Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо).

Самые общие рекомендации по составление текста служебных писем — избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»).

Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение», «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внимательно изучив Ваши замечания». Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассмотрев предложенный ассортимент...».

Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется...», «В порядке обмена...», «В соответствии с предварительной договоренностью...», «В связи с проведением совместных работ...» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.

Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

В письмах – отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «завод не предполагает», «издательство не планирует», «институт не считает возможным», «фирма не может обеспечить», «организации не требуется» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

Если письмо содержит формулы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Николаевич! ……. С уважением, начальник управления ……… Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Телеграмма (телетайпограмма)

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом, письмо – телеграмма и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации – отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «ЕКАТЕРИНБУРГ ГОРСТРОЙ ПИХТОВУ». Если в несколько адресов и пунктов направляются телеграммы одного содержания, то адрес оформляется следующим образом:

ЕКАТЕРИНБУРГ ГОРСТРОЙ копия ЕКАТЕРИНБУРГ АДМИНИСТРАЦИЯ

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах по одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого печатается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой печатают наименование и почтовый адрес организации, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяют печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй - подшивается в дело.

Телефакс (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи, воспроизводящей все особенности документа – подлинника. Поэтому особенности оформления документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.

Организационно–распорядительная документация