Документ, его свойства, функции и классификация. Унификация и стандартизация

Лекция 2. Документ, его свойства, функции и классификация. Унификация и стандартизация

1. Свойства документов;

2.Функции документов;

3.Унификация и стандартизация документов;

4. Классификация и виды документов

5. Форматы бумаг для документов

1. Свойства документов

Две сущности документа:

информационная

материальная

Обе сущности определяют свойства документа:

1 – информативные

2 – эксплуатационные.

Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию.

Сюда относятся:

актуальность информации;
достоверность информации;
полнота информации;
доступность информации

Эксплуатационные свойства - определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

К эксплуатационным свойствам относятся:

долговечность;
прочность документа;
способность противостоять различным воздействиям:

- механическим,

- световым,

- биологическим,

- неблагоприятным факторам окружающей среды.

2.Функции документов

Функции документов делят на общие и специальные.

Общие функции - основные функции документов:

информационная - фиксация, хранение и передача информации;
коммуникативная - передача, обмен информации;
социально-культурная - документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей.

Специальные функции документов:

правовая - одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере;
организационная установка правовых отношений;
управленческая - решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации;
обучающая - передача знаний между людьми и поколениями;
познавательная - получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений;
мемориальная - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием.

3.Унификация и стандартизация документов

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, является документирование.

Процессы организации и управления характеризуются значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению.

Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Суть унификации – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД)

УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

На государственном уровне разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Классификаторы – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды установлены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Наряду с ОКУД действует еще ряд классификаторов.

Например, Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор продукции (ОКП) и др.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

Суть стандартизации - заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты разработки при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Итогом работы по стандартизации могут быть как национальные стандарты на определенные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или ГОСТ 6.30-2003 «Требования по оформлению ОРД».

4. Классификация и виды документов

Все документы, обращающиеся на предприятии и организации, классифицируются по следующим признакам:

По видам деятельности (или назначению):

научно-технические;
конструкторские;
технологические;
проектно-сметные;
нормативные;
организационно-распорядительные;
учебно-методические;
плановые;
финансово-расчетные;
отчетно-статистические;
по торговле;
ценообразованию;
изобретениям и открытиям;
по личному составу.

2. По наименованию существует множество разновидностей документов:

научные отчеты;
чертежи;
схемы;
графики;
технологические и другие карты;
приказы;
распоряжения
планы и отчеты
акты
протоколы
договоры
уставы
инструкции
справки
докладные
объяснительные записки
служебные письма
телеграммы
анкеты
стандарты
технические условия
платежные требования
доверенности
исковые заявления
авторские свидетельства

3. По способу фиксации информации документы бывают:

3.1. Письменные:	3.2. Графические и фото-кинодокументы
рукописные
машинописные
типографские
подготовленные на множительных аппаратах
напечатанные на ЭВМ

4. По месту составления документы подразделяются на:

4.1. Документы для решения внешних вопросов:	4.2. Документы для решения внутренних вопросов:
входящая корреспонденция
исходящая корреспонденция

5.По степени сложности документы классифицируются на:

Простые	Сложные
- это документы, в которых рассматривается один вопрос	- это документы, рассматривается несколько вопросов.

6.По степени гласности различают:

6.1. Открытые (несекретные)	6.2. Документы с ограниченным допуском
	Подразделяются по разной степени секретности:
	совершенно секретные
	секретные
	документы для служебного пользования
	с грифом «конфиденциально»

7.По юридической силе документы подразделяются на:

7.1 Подлинные:	7.2 Подложные
Действительные
Недействительные документы при истечения срока действия или отмены их другими документоми.

8.По срокам исполнения документы классифицируются на:

Срочные

Несрочные

- документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом

«срочно»

- срок исполнения документа не определен или не назначен установленным порядком.

9.По стадиям подготовки документы подразделяются на;

Черновик	Подлинник
– документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный как правило, от руки.	- единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
	С подлинника могут быть изготовлены:
	Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.
	Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.
	Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

10. По происхождению документы классифицируют на:

Служебные	Личные
- подготовленные на предприятиях, в организациях	- личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

11. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения.

11.1. Документы постоянного хранения

11.2. Документы временного хранения

- документы появляющиеся после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы)

подразделяются на:

документы со сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет (приказы на отпуска и командировки, приказы по административно хозяйственной деятельности).
документы со сроками хранения свыше 10 лет (личные дела работников).

12. По степени обязательности документы бывают

Информационные	Директивные
- содержат сведения и факты о производственной и иной деятельности организации	- обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

13.По унификации различают документы:

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми - документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.
Трафаретные (шаблоны) документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации.
Анкета – способ представления унифицированного текста.
Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф.
Примерные – носят ориентировочный характер и используются для составления по аналогии.

14. По характеру содержания выделяют:

Первичные	Вторичные
- документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности	документ, полученный в результате информационного анализа и синтеза одного или нескольких первичных документов в целях их идентификации и использования.

5. Форматы бумаг для документов

Документы должны оформляться на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Для каждого формата устанавливается два варианта расположения реквизитов:

угловое
продольное

3. Документ имеет поля:

левое 20 мм
верхнее 20 мм
нижнее 20 мм
правое 10 мм

4. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами.

Организационно-распорядительная документация (ОРД)

Организационно-распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти, организаций и должностных лиц.

ОРД подразделяются на следующие основные группы документов:

Организационные (уставы, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.).
Распорядительные (приказы по ОД, распоряжения,решения, указания).
Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые контракты или договоры, личные дела, личные карточки, лицевые счета по з/п, трудовые книжки).
Плановые (программы и планы развития, бизнес планы, балансы, анализ отчетных данных).
Статистические (статистические отчеты, таблицы).
Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные, служебные записки, протоколы)
Нормативные (нормативные документы, поступающие от вышестоящих органов).

В отдельную группу, не относящуюся к организационно- управленческой документации, выделяются финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, балансы, акты ревизий, планы, сметы, коммерческие контракты).

Документ, его свойства, функции и классификация. Унификация и стандартизация