Документация и инвентаризация

Документация и инвентаризация

План

1. Документ и документация.
2. Документооборот и требования, предъявляемые к документам.
3. Классификация документов.
4. Порядок проверки и обработки документов.
5. Инвентаризация, ее значение и виды.
6. Учетные регистры и техника учетной регистрации.
7. Формы бухгалтерского учета.
8. Способы исправления ошибок в бухгалтерских записях.

Термин "документ" происходит от лат. "decumentum", что значит "свидетельство, доказательство".

1. Документ и документация.

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их соответствующими документами.

Документы представляют собой письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на право ее совершения.

Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете.

Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования относительно составления документов регламентируются Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Документы применяются для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приемке и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.

Важное «значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании.

Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если; они составлены своевременно и правильно оформлены.

С применением в учете электронной вычислительной техники; для сбора и обработки информации наряду с бумажными документами широко используются машинные носители учетной информации. Одни из них фиксируют хозяйственную операций в момент ее совершения, другие — составляются по данным первичных носителёй информации и используются для удобства ее отработки и автоматического ввода в вычислительную машину.

2. Документооборот и требования, предъявляемые к документам.

Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры.

Рис. 1. Основные этапы создания системы управления документооборотом на предприятии.

Правильная организация документооборота требует составления плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. От качества, составления и оформления документов в значительной мере зависит полнота и достоверность показателей учета и отчетности. Поэтому к. документам предъявляются требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления.

Рис. 2. Стадии прохождения документа при документообороте

Правильно оформленный документ должен содержать показатели необходимые для обеспечения полной информации о совершаемой операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами

Рис. 3. Порядок принятия первичных документов

Обязательными реквизитами каждого документа являются:

• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• название документа, его номер, код формы, дата составления документа;
• содержание хозяйственной операции и ее измерители, подписи должностных лиц, ответственных за содержание операции и правильность ее оформления.

Если документ не имеет какого-либо обязательного реквизита, он теряет свою юридическую силу.

Термин "реквизит" - от латинского "необходимое".

3. Классификация документов.

Классификация документов - это их группировка по определенным отличительным признакам.

I. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, содержащие распоряжение (приказ, задание) на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банку на перечисление денежных средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако распорядительные документы не подтверждают факта совершения хозяйственных операций, а поэтому не служат обоснованием для отражения их в учете.

Исполнительными (оправдательными) называют документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции (т.е. содержат сведения о ее выполнении), а поэтому служат обоснованием для учетных записей. К ним относятся выписки банка с текущего или иного счета предприятия о зачислении или списании денежных средств, акты, квитанции, авансовые отчеты и др. Для исполнителей (банков, подотчетных, материально ответственных лиц и др.) они являются оправданием в использовании денежных средств или материальных ценностей.

Документы бухгалтерского оформления составляются самими работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учета для технической подготовки учетных записей. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расчеты (например, ведомости начисления амортизации и износа основных средств, распределения косвенных расходов, отчетные калькуляции и др.). Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они не отражают непосредственно хозяйственной операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

В практике учета предприятий документы распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления в отдельности применяются редко. Наиболее часто используют документы, сочетающие в себе признаки всех трех видов документов. Документы, которые по своему назначению выполняют функции двух и даже трех документов (распорядительных, исполнительных и бухгалтерского оформления), называются комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования, лимитно-заборные карты, наряды на выполнение работ и др. Так, расходный кассовый ордер, переданный для исполнения кассиру, выполняет функцию распорядительного документа; после выдачи кассиром денежных средств и расписки получателя на ордере в их получении этот документ становится оправдательным; наконец, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функцию документа бухгалтерского оформления.

Использование комбинированных документов способствует сокращению количества документов, облегчает их обработку.

II. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций документы различают первичные и сводные. Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ и др.). Сводные документы составляются на основании однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, ведомости распределения заработной платы и др.). Такие документы имеют важное значение для систематизации и сокращения учетных записей.

III. По способу охвата хозяйственных операций документы подразделяют на разовые и накопительные. Разовые документы используют для оформления одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно. Сразу же после составления эти документы могут использоваться для учетных записей. К разовым относится большинство первичных документов (денежные чеки, кассовые ордера, требования, накладная, наряды, акты и др.). Отличительной особенностью этих документов является одноразовое их использование для начальной регистрации хозяйственных операций.

Накопительные документы используются для оформления однородных, систематически повторяющихся хозяйственных операций в течение определенного периода — декады, месяца. К таким документам относятся, например, лимитно-заборные накопительные наряды и др. В отличие от разовых, накопительные документы используются для учетных записей только после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей. Использование накопительных документов имеет большое значение для сокращения учетных записей и является одним из важных направлений рационализации учета. Однако их использование возможно только в тех случаях, когда не требуется ежедневное отражение хозяйственных операций в учете.

IV. По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на самом предприятии) и внешние (поступающие от других предприятий и организаций).

V. По способу составления - документы, составляемые вручную и машинописным путем.

4. Порядок проверки и обработки документов.

Документы, составленные в разных хозяйственных подразделениях (цехах, бригадах, на складах и др.), после выполнения хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые документы подлежат обработке, цель которой — подготовить документы для последующих записей в регистры синтетического и аналитического учета. Обработка документов состоит в их проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке.

Проверка документов в соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований относительно их оформления и правильности арифметических подсчетов. Исходя из этих требований, документы подлежат проверке: по существу, формальной и арифметической.

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной документом, соблюдения сметы, норм, расценок, лимитов.

При формальной проверке документов устанавливают полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Арифметическая проверка состоит в проверке правильности всех арифметических подсчетов, содержащихся в документе. Следующий этап обработки документов — расценка (таксировка), состоящая в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Необходимость в расценке обусловлена тем, что значительное количество поступающих в бухгалтерию документов имеют только натуральные измерители (требования, накладные, лимитно-заборные карты и др.), а поэтому требуют проставления цены и суммы. Документы, в которых одним из обязательных реквизитов при составлении является денежный измеритель, расценке не подлежат.

Группировка документов состоит в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет значительно сократить число записей в учетных регистрах.

Контировка документов состоит в указании корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена хозяйственная операция, оформленная документом или группой документов, т.е. в составлении бухгалтерских проводок.

Рис. 4. Стадии обработки первичных документов в бухгалтерии

5. Инвентаризация, ее значение и виды.

Под инвентаризацией понимают способ выявления (с последующим учетом) хозяйственных средств или их недостач или излишков и их источников, не оформленных документацией, для обеспечения достоверности показателей учета и контроля за сохранностью ценностей.

В зависимости от полноты охвата проверкой имущества предприятия инвентаризацию различают полную и частичную. Полная инвентаризация предусматривает сплошную проверку всего имущества предприятия и состояние расчетных отношений. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств (денежные средства в кассе, материальные ценности на складе и т.п.). Полная инвентаризация проводится, как правило, перед составлением годового отчета, а также в случаях, предусмотренных законодательством (при смене материально ответственных лиц, приватизации государственных предприятий, при выявлении фактов хищений и пр.).

По характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые. Плановая инвентаризация проводится по предварительно составленному плану согласно разработанному графику ее проведения (например, перед составлением годового отчета), Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителя предприятия, по требованию ревизионного органа, в случаях стихийного бедствия, пожара и т.п.

Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятиях и в организациях всех форм собственности регламентируются Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 № 69.

Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем предприятия или его заместителем с обязательным участием главного бухгалтера в присутствии материально ответственных лиц.

Свои выводы и предложения в отношении урегулирования инвентаризационных разниц комиссия оформляет протоколом и представляет на утверждение руководителю. Руководитель должен принять решение об оприходовании излишков и списании недостачи и утвердить протокол в 5-дневный срок.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в 10-дневный срок, после чего его показатели приводятся в полное соответствие с фактическим наличием хозяйственных средств.

6. Учетные регистры и техника учетной регистрации.

Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, с целью получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия и его источников, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группировке и отражению в определенном порядке в учетных регистрах.

Учетные регистры являются носителями информации специального формата и строения (бумажные, машинные), предназначенные для регистрации, группирования и обобщения хозяйственных операций, оформленных соответствующими документами.

Записи хозяйственных операций в регистрах называются учетной регистрацией. Информация, содержащаяся в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа, а также составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отражение хозяйственных операций в учетных регистрах — одно из обязательных условий качества и оперативности учета.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки, отдельные листы. В бухгалтерских книгах отдельные листки крепко переплетены (сброшюрованы). До начала записей страницы книги обязательно нумеруют. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера указывают общее количество страниц в книге. В некоторых книгах (например, Кассовая книга) страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом и скрепляют сургучной (или мастичной) печатью. На обложке книги указывают название предприятия или организации, а также название самой книги и год, на который она заведена.

Основным преимуществом ведения учета в книгах является надежность сохранения учетных записей. Поэтому книги используют на тех участках, где требуется усиленный контроль за сохранностью учетных записей. Так, учет денежных средств в кассе предприятия при всех формах бухгалтерского учета ведут в Кассовой книге. Однако книги имеют существенные недостатки, ограничивающие их применение в учете. В частности. учет в книгах более громоздкий, чем в других регистрах, что затрудняет распределение груда учетных работников и автоматизированную обработку учетной информации.

Более удобными для учета являются карточки или отдельные листы. Карточки изготовляются из плотной бумаги или картона специальной формы, стандартных размеров. Их широко используют в аналитическом учете (например, для пообъектного учета основных средств, сортового учета материальных ценностей на складах и др.). Карточки хранят в специальных ящиках — картотеках, где их систематизируют в определенном порядке. Для обеспечения сохранности карточки при открытии регистрируются в специальном реестре. Каждой карточке присваивается порядковый номер, что позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Отдельные листки от карточек отличаются тем, что изготовляются из менее плотной бумаги, большего формата и хранятся в папках (регистраторах), из которых легко вынимаются для учетных записей. Используются отдельные листки для ведения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей к ним, составления машинограмм.

Преимущество карточек и свободных листков состоит в возможности любой группировки для получения необходимой информации, использовать при автоматизации учета на ЭВМ, что обеспечивает повышение производительности труда учетных работников и оперативность учета.

По характеру записей учетные регистры делят на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологические учетные регистры хозяйственные операции записывают в календарной последовательности их осуществления и оформления. Хронологический учет обеспечивает контроль за сохранностью документов, поступающих в бухгалтерию, полнотой и правильностью учетных записей. Примером регистра хронологического учета является Регистрационный журнал операций, в котором указывают номер записи, дату, сумму операции, а часто — и корреспондирующие счета. Итог записей в. журнале используют для проверки полноты и правильности систематического учета на счетах (путем сравнения его итогов с итогом оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов).

Систематические учетные регистры предназначены для группировки (систематизации) однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К ним относится любой регистр, в котором записи ведут на счетах синтетического и аналитического учета (например, Главная книга, карточки пообъектного учета основных средств, сортового учета материалов и др.).

В комбинированных учетных регистрах хронологические и систематические записи ведут одновременно. Примером комбинированного регистра синтетического учета является книга Журнал-главная, объединяющая Регистрационный журнал (хронологический учет) и Главную книгу (систематический учет); журналы-ордера и вспомогательные ведомости к ним, используемые при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета.

По объему содержания записей учетные регистры делятся на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для отражения экономически однородных хозяйственных операций на синтетических счетах в денежном измерителе, с указанием даты, номера и суммы бухгалтерской записи, как правило, без пояснительного текста. По характеру записей регистры синтетического учета могут быть хронологическими (Регистрационный журнал), систематическими (Главная книга) и комбинированными (книга Журнал-главная, журналы-ордера).

Регистры аналитического учета предназначены для отражения хозяйственных операций на аналитических счетах, детализирующих содержание показателей соответствующего синтетического счета. Записи в эти регистры делают более подробно, дают пояснительный текст, раскрывающий содержание операции, указывают натуральные и трудовые измерители по учитываемым операциям. Регистры аналитического учета могут быть хронологическими (например. Кассовая книга) и систематическими (карточки).

Комбинированные учетные регистры предназначены для одновременного осуществления синтетического и аналитического учета. Органическое сочетание в одном регистре аналитического учета с синтетическим является характерной особенностью современной техники ведения учета. Комбинированные регистры обеспечивают возможность отражать соответствующие объекты в аналитическом учете и одновременно получать обобщенные синтетические показатели. Кроме того, отпадает необходимость в сверке записей на аналитических счетах и синтетического счета: в таком регистре итоги записей аналитических счетов служат обоснованием для бухгалтерских записей на синтетических счетах или заменяют их. Примером такого комбинированного регистра является журнал-ордер по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", в котором в течение месяца регистрируют расчетно-платежные документы каждого поставщика за полученные материальные ценности и предоставленные услуги и делают отметку об их оплате. Записи делают в разрезе корреспондирующих счетов. Месячные итоги этого журнала-ордера дают обобщенные (синтетические) показатели по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Техника учетной регистрации. Порядок записи хозяйственных операций в учетные регистры регламентируется Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете. В соответствии с этим Положением хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов темного цвета чернилами (или пастой шариковых ручек), средствами механизации или иными средствами, обеспечивающими сохранение записей в течение длительного времени и предупреждающими внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Предприятия и организации, которые составляют учетные регистры на машиночитаемых носителях, должны обеспечить их воспроизводство в удобном для чтения виде.

Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие их. Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры должно осуществляться по мере их поступления к месту обработки (в бухгалтерию, на вычислительные установки), однако не позже срока, обеспечивающего своевременную выплату заработной платы, составление деклараций, бухгалтерской и статистической отчетности.

Записи хозяйственных операций в учетные регистры должны быть четкими и понятными. Подчистки и неоговоренные исправления, пропуски строчек и приписки между строчками не разрешаются.

Записи в учетные регистры могут быть простыми и копировальными. Копировальные записи делают с помощью копировальной бумаги в тех случаях, когда необходимо иметь копию записи. Так, при ведении Кассовой книги второй экземпляр используется как отчет кассира.

7. Формы бухгалтерского учета.

Порядок отражения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, применяемой на предприятии. При определенных формах (например, мемориально-ордерной) операции вначале отражают в регистрах синтетического учета, а затем — аналитического. Однако в современных условиях распространен иной порядок текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках — также синтетического и аналитического учета.

В конце месяца в учетных регистрах по каждому счету подсчитывают оборот по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-е число следующего за отчетным месяца. Этот заключительный этап учетной работы нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности.

Одной из важных предпосылок рациональной организации учета является применение наиболее эффективной формы бухгалтерского учета, его технической оснащенности.

Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему взаимосвязанных между собой учетных регистров установленной формы и содержания, обусловливающих последовательность и способы учетных записей.

Основными отличительными признаками, определяющими особенности отдельных форм бухгалтерского учета, являются: внешний вид и строение учетных регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и техника учетной регистрации.

Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются. Это обусловлено общим развитием экономики страны, усложнением хозяйственных связей, ростом объема информации, усовершенствованием самого учета, а также внедрением высокопроизводительной вычислительной техники.

Современными формами бухгалтерского учета, применяемыми на предприятиях и в организациях, являются: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, журнальная, сокращенная и автоматизированная (компьютерная).

8. Способы исправления ошибок в бухгалтерских записях.

П(C)БУ № 6

11

1. Разработка Положения о бухгалтерской службе

2. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии

3. Создание графика документооборота

4. Создание технологии обработки учетной информации

. Разработка номенклатуры дел в порядке текущего хранения документа

6. Подготовка дел к длительному хранению

Обработка документов в бухгалтерии

Поступление первичных документов в бухгалтерию

Обеспечение текущего хранения

Обработка первичных документов на предприятии до их поступления в бухгалтерию

Передача документов на хранение в архив предприятия или в Гос. архив

Поступление документов со стороны или оформление их на предприятии

Стадии документооборота