ВИКОРИСТАННЯ СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ У ВЕДЕННІ ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

PAGE \* MERGEFORMAT2

ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………...3

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Сутність і значення обліково-фінансової документації……………..5

1.2 Основні правила оформлення обліково-фінансової

документації………………………………………………………………11

1.3 Класифікація та вимоги до обліково-фінансової

документації………………………………………………………………16

РОЗДІЛ 2. ВИКОРИСТАННЯ СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ У ВЕДЕННІ ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Практичне застосування технологій документування на підприємстві……………………………………………………………………...18

2.2 Структура технологій документування……………………………...29

2.3 Проблеми використання інформаційних технологій на

підприємстві………………………………………………………………35

ВИСНОВКИ……………………………………………………………...40

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ…………………..………….43

ВСТУП

Актуальність теми. У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Значення діловодного обслуговування як однієї з найважливіших сфер діяльності визначається рядом факторів і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням комп'ютерних технологій. Інформація, що утримується в них, буде мати юридичну силу і може бути використана тільки при здійсненні ряду обов'язкових діловодних операцій. У правильній організації діловодства закладена основа схоронності й ефективного використання документної інформації в майбутньому.

Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми лише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.

Впровадження новітніх технологій документування інформації в діловодстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування.

У зв’язку з комп’ютеризацією управління виробництвом і переходом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Об’єкт дослідження – обліково-фінансові документи.

Предмет дослідження - використання інформаційних технологій у веденні обліково-фінансової документації.

Мета дослідження – дослідити використання інформаційних технологій в інформаційному забезпечення управління підприємства.

Завдання:

визначити сутність і значення обліково-фінансової документації;
розглянути основні правила оформлення обліково-фінансової документації;
виявити основні вимоги до обліково-фінансової документації;
охарактеризувати практичне застосування технологій документування на підприємстві;
виявити основні проблеми використання інформаційних технологій на підприємстві.

Методи дослідження:

на теоретичному рівні: аналіз та синтез, інформаційний, історичний, структурний підходи, дедукція та індукція та інші;
на емпіричному рівні: огляд літератури.

Структурно курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел.

РОЗДІЛ 1

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Сутність і значення обліково-фінансової документації

Усі документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінансових документів.

Обов'язковою умовою здійснення обліково-фінансових операцій є документування їх. Система обліково-фінансової документації покликана забезпечити повну збереженість грошових, а також інших ресурсів, точне виконання фінансових, банківських та інших операцій, вчасне відображення виробничих операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Основна риса обліково-фінансової документації - її сувора стандартизація.[31]

Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, квитанції, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера і т.д.

Доручення - письмове повноваження, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь юридичні дії або одержувати матеріальні цінності.

Доручення можуть видаватися на розпорядження майном, на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, на ведення справ у судових (арбітражних) органах та ін. Доручення поділяють на офіційні та особисті.

Розписка - письмове підтвердження певної дії, яку вже звершено - передачі й одержання документів, грошей, товарів тощо. Вона може мати довільну форму, проте в ній мають бути такі реквізити:

посада, прізвище, ім'я, по батькові того, хто дає розписку;
посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кому дається розписка;
точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів;
розпорядження чи документ, на підставі якого одержано цінності;
дата й підпис того, хто одержує цінності.

Акт – це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов’язані з вчинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Відомість — це різновид обліково-фінансового документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, в системі банку та ін.

Накладна - документ, який дає право на одержання чогось. У накладній мають бути такі реквізити:

назва: зверху посередині великими літерами слово «НАКЛАДНА» № від... (дата);
найменування установи або приватної особи (прізвище, ім'я, по батькові), якій видано накладну;
найменування установи (або штамп установи з найменуванням, адресою, телефоном, поточним рахунком), яка видала накладну;
підстава видачі накладної;
позначення кожної графи (назви предметів обладнання, кількість цих предметів, вартість, сума вартості, підсумковий запис);
підпис керівника установи й бухгалтера (або рахівника);
особа, котра видала накладну;
особа, котра одержала накладну;
печатка.

Квитанції видають і одержують, коли сплачують установі гроші за певні цінності, матеріали, устаткування або за виконану роботу; коли пересилають гроші приватній особі та ін.

Приватизаційний сертифікат - державний приватизаційний папір, який надає право власникові на одержання належної йому частини державного майна у вигляді акцій підприємств, що приватизуються.

Довідка про присвоєння ідентифікаційного номера - елемент Державного реєстру фізичних осіб України, який надається фізичним особам-платникам податків та інших обов'язкових платежів та зберігається за ними протягом усього їхнього життя.[7]

Документообіг – це рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу [6].

Документи, що надходять на підприємство проходять:

первинну обробку;
попередній розгляд;
реєстрацію;
розгляд керівництвом [17].

Після цього вхідні документи передаються конкретним виконавцям.

Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). В іншому випадку прислані документи повертаються авторові з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Конверти від документів, що надходять, знищуються за винятком тих випадків, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення і дату одержання документів. Не розкриваються і передаються по призначенню документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗУ з метою розподілу документів, що надійшли, на підприємство, на ті, що направляються на розгляд керівникові; направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретних виконавців.

Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівникові підприємства і документи, що містять інформаціюз найбільш важливих питань діяльності підприємства [11].

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їхнього надходження в службу ДЗУ. Якщо документ повинний виповнюватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправленню в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють їх як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням служба ДЗУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцеві на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації [18].

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДЗУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їхні види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються службою ДЗУ і доводяться до уваги керівника підприємства для вироблення заходів для удосконалювання роботи з документами.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних зведень про документ у реєстраційних формах. Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях, (організаційно-розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.д.). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи [20].

Однак, не всі документи підприємства реєструє служба ДЗУ. Документи спеціальних (функціональних) систем документації (планові. бухгалтерські, фінансові й ін.) реєструються у відповідних підрозділах. У службі ДЗУ на цих документах ставиться тільки дата надходження.

Реєстрація документів повинна бути тільки однократною. Документи, що надходять, реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - у день підписання або твердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинний реєструватися повторно.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, актиревізій, протоколи засідань, звіти, доповідні записки і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної групи, яка реєструється. До складу індексу документа входять: порядковий номер у межах масиву документів, що реєструються; індекс по номенклатурі справ [14].

Наприклад: 140/02-24, де 140 - порядковий реєстраційний номер, 02-24 - номер справи, в яку буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів). До складу індексу можуть додатково входити номера (коди) із класифікаторів кореспондентів, структурних підрозділів, питань діяльності і т.д.

Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ 48, протокол 7, акт 12.

Як реєстраційні форми, у залежності від обсягів масивів документів, що реєструються, використовують реєстраційні журнали або регістраційно-контрольні картки (РКК). Журнали зручні при порівняно невеликій кількості документів, що реєструються, тому що пошук інформації з журналу досить тривалий за часом. Крім того, по журналу неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках.[34]

Цих недоліків позбавлені РКК, що дозволяють більш оперативно вести інформаційно-довідкову роботу і здійснювати контроль за виконанням документів без повторної реєстрації. РКК друкується в декількох екземплярах, що дозволяє створити декілька довідкових (з питань діяльності, по кореспондентах і т.п.) і контрольну картотеки.

Установлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

автор (кореспондент);
назва документа;
дата документа;
індекс документа;
дата надходження документа (для вхідних документів);
індекс надходження документа (для вхідних документів;
заголовок документа або його короткий зміст;
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
термін виконання;
оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання й індекс документа - відповіді);
номер справи [9].

У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними:

виконавці;
розписка виконавця в одержанні документа;
хід виконання;
додатки й ін [9].

Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах визначається самим підприємством.

Реєстрація документів – відповідей повинна вестися на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу – відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстраційного масиву.

1.2 Основні правила оформлення обліково-фінансової документації

Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлюються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень [26].

Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил. Наприклад: 454053, Київ-21, вул. П.Усенка, 15 тел. 214-25-32, факс 214-25-25.

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку. Наприклад: Розрахунковий рахунок 3111211 в Залізничному УСБ м. Києва МФО 311244.

Дата це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ [26].

До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку трьома парами арабських цифр. Наприклад: 12.03.15 (тобто 12 березня 2015 р.).

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині документа разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд з підписом.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр, перша пара індекс структурного підрозділу, друга номер справи за номенклатурою, третя порядковий номер за книгою обліку. Наприклад: вхідний 04-15/56, де 04 шифр структурного підрозділу автора документа; 15 номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 56 реєстраційний иомер документа за книгою облку вхідних документів.

Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи, структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади й прізвища у давальному [22].

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва «входить у найменування посади й пишеться у давальному відмінку. Наприклад: Ректорові Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв проф. Чернецю І. М.

До реквізиту «адресат» може також входити поштова адреса. Слід пам'ятати, що коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка. Наприклад: Київський університет імені Тараса Шевченка Навчальна частина Пономаренку О. П. 252060 Київ-60 вул. Грінченка, 8/2. Якщо документ адресовано приватній скобі, то поштову адресу вказують перед її прізвищем. У таких випадках слід користуватися конвертами.

Підпис – це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує його законність. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції.

Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи голова та секретар колегіального органу [30].

Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка підписує документ (не повторюється повна назва установи).

Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ.

При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов'язки осіб, що підписали документи, а не їхні посади.

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.

Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб [30]. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затверджений.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Віза – це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили [15].

Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами [15].

Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації, й розмножені примірники.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ.

Резолюція – це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань [19].

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ; вказівки про порядок виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'язково зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідну інформацію.

Як правило, у резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Але інколи в резолюції немає вказівок, отже, рішення мусить приймати виконавець.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова. Наприклад: Про результати і вжиті заходи повідомте..; Терміново відрядіть..; Негайно підготуйте листа..; Розглянути й доповісти в десятиденний строк...

Загальні вказівки, як правило, виражаються так: До виконання; До керівництва; До відома.

Резолюція пишеться на першій сторінці документа (з лицевого боку) у верхній частині.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа (крім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа.

Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період проходження його через службових осіб та структурні підрозділи до реального виконавця.

Відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому кутку його під текстом з нового рядка зазначається: Додаток: на 4 арк. у 2 пр.

Після слова Додаток можна перелічити назви документів, що додаються, у цифровій послідовності:

Додаток: Акт оцінки вартості використаних матеріалів 2 арк. в 1 пр.;
Акт прийому нових будівельних матеріалів 3 арк. у 2 пр.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на остан-ній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).

Відмітка про виконання вміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа.

Відмітка про надходження. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний номер документа (індекс); дату його надходження.

Відмітка про надходження робиться праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою реєстрацінного штампа.

При оформленні документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

1.3 Класифікація та вимоги до обліково-фінансової документації

В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т. д.) [13].

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядку складання і способу охоплення операцій [13].

По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Необхідна для відображення в бухгалтерському обліку інформація, що утримується в прийнятих до обліку первинних документах, накопичується і систематизується в облікових реєстрах, що рекомендуються Міністерством фінансів України. Підприємства, що складають облікові реєстри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їхнього відтворення в зручному для читання виді [13].

У первинних документах і облікових реєстрах виправлення помилок повинні бути підтверджені підписами посадових осіб, що підписали ці документи, і з указівкою дати виправлення. У касових і банківських документах виправлення не допускаються.

Реєстри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових реєстрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені.

На підприємстві повинен бути розроблений графік документообігу, що складається з метою упорядкування руху і своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів. У графіку повинен бути перелік робіт зі створення, перевірки й обробки документів, а також указуються конкретні виконавці, взаємозв'язки і термін виконання робіт.

Після обробки первинні документи й облікові реєстри, звітність підлягають обов'язковій передачі в архів.

РОЗДІЛ 2

ВИКОРИСТАННЯ СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ У ВЕДЕННІ ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Практичне застосування технологій документування на підприємстві

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.). Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення [8].

Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є вельми відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп'ютер тим фахівцям, які пов'язані з інформаційними технологіями. Різноманіття пакетів програм дозволяє зупинитися на тому, який забезпечить максимальне задоволення потреб підготовки текстів програм або документів в умовах якнайкращого використовування обмежуючого чинника, особливо при підготовці текстів великих об'ємів.

Найважливішою для практичного користувача характеристикою програми цього класу можна вважати область професійної діяльності, для якої програмний продукт зручний в застосуванні. Інструментальні засоби підготовки текстових документів використовуються для набору текстів програм, документів різного ступеня складності, наукової статі, книг тощо. Обмежуючим чинником може бути кваліфікація користувача [1].

Для створення й опрацювання документів за допомогою ЕОМ призначені спеціальні програми - текстові редактори. Існують різні сімейства текстових редакторів. Найбільш часто застосовуються:

Блокнот (Note Pad);
Word Pad;
Microsoft Word пакета офісних програм MS Office;
Adobe Acrobat;
вільно-поширювані пакети, наприклад Open Office.

Відмінності між ними полягають у функціональних можливостях, призначенні, ціні. Крім текстових редакторів, існують спеціальні програми, що дозволяють читати (без можливості редагування) текстові документи. Вони поширюються, як правило, безкоштовно. Наприклад, Acrobat Reader поставляється разом з електронними книгами, звітами, створеними в Adobe Acrobat, і MS Word Reader для прочитання документів, створених у MS Word.

Для створення документів в Україні на підприємствах найбільш часто використовується текстовий редактор Microsoft Word пакета офісних програм MS Office версії 6.0 і вище.

Розглянемо комп’ютерні технології пошуку документальної інформації. Ціль документального пошуку - знаходження і видача відповідних запиту користувача документів або їх описів. Документи, які відповідають запиту користувача, називаються релевантними. Поняття «документ» в рамках інформаційних технологій трактується дещо ширше, ніж в традиційному документознавстві. Відповідно до Оксфордського словника «документ - це текст або зображення, що має інформаційне значення».

Традиційно інформаційно-пошукові системи (ІПС) застосовуються для тематичного пошуку науково-технічної інформації в великих бібліотеках, науково-технічних центрах, архівах, патентних бібліотеках. В даний час у зв'язку із зростанням об'єму документальної інформації, необхідної для ухвалення ефективного управлінського рішення, і можливостями, новими комп'ютерними технологіями, що надаються, автоматизовані інформаційно-пошукові системи стали широко використовуватися в різних сферах економіки.

Прикладами документальної інформації, для якої ефективно автоматизоване зберігання і пошук, можуть служити: закони, ухвали, коментарі до нормативних актів, тексти контрактів, листування з клієнтами і партнерами, проекти, стенограми переговорів, накази, розпорядження, листи, звіти, плани, програми, записи судових справ, ухвали судів, наукові статті, доклади, конспекти, реферати, періодичні і спеціальні друкарські видання, каталоги фірм, рекламні видання, довідники і інші документи. При автоматизації пошуку документальної інформації найважливішими є задачі формалізації змісту документа і запиту. При рішенні цих задач можуть використовуватися різні підходи.[3]

Перший підхід полягає в тому, що зміст документа, а також його характеристики (дата видання документа, автор тощо.) відображаються в структуровану інформацію, що є, наприклад, записом реляційного файла або рядок в електронній таблиці. В цьому випадку пошук документа зводиться до пошуку структурованої інформації засобами СУБД або табличного процесора.

Другий підхід полягає в тому, що пошук відбувається по всьому тексту документа або по його пошуковому образу. При цьому як запит частіше за все виступають окремі ключові слова або їх логічні комбінації.

Ефективність документального пошуку оцінюють на основі показників повноти і точності. Повнота пошуку визначається як відношення числа виданих у відповідь на запит релевантних документів до числа всіх релевантних документів, що є в пошуковому масиві. Точність пошуку визначається як відношення числа релевантних документів у видачі до загального числа виданих документів. Автоматизований документальний пошук може бути організований на основі різних технологій: пошуку по пошуковому образу документа, пошуку по повному тексту документа, пошуку документів по гіпертекстових посиланнях.

Технологія повнотекстового пошуку є невід'ємною складовою таких сучасних і перспективних інформаційних технологій, як: системи управління документами (Document management system, DMS), технології групової роботи над документами (groupware), технології пошуку в Internet/intranet. На технології гіпертексту базується найвідоміший сервіс Internet -World Wide Web (WWW) [20].

При рішенні різних економічних, фінансових і інших задач в управлінській діяльності доводиться представляти і обробляти інформацію в табличній формі у вигляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм, списків. Створення і обробка табличних документів на основі використовування засобів обчислювальної техніки, спочатку реалізовувалися двома способами: дані розміщуються в таблиці на папері, а їх обробка проводиться за допомогою електронного калькулятора, дані розміщуються в пам'яті комп'ютера, а для їх обробки створюється і використовується програма на одній з мов програмування.

Перший спосіб хороший тим, що він розрахований на самого рядового користувача, зручний, легко перевіряється, але розрахунки виконуються не дуже швидко. Другий спосіб у багато разів швидше, але є свій недолік - він не підходить для непідготовленого користувача, вимагає роботи кваліфікованого програміста. Сам замовник безпосередньо не виконуватиме розробку і відладку таких програм.

Засобом рішення цієї суперечності при проведенні розрахунків над даними, представленими в табличній формі, з'явилися пакети прикладних програм для роботи з електронними таблицями, так звані табличні процесори або SPREAD SHEETS, які в простій і природній формі сполучають переваги обох способів і завдяки своїй простоті і універсальності отримали широке розповсюдження.

Організація підготовки табличних документів заснована на двох основних категоріях: форма представлення даних на екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об'єкт обробки); програма (або пакет програм) для обробки таких даних (власне табличний процесор як інструмент обробки).

Сучасні табличні процесори мають дуже широку функціональну і допоміжну функцію, забезпечуючу зручну і ефективну роботу користувача, перерахуємо основні такі можливості, загальні для всіх систем цього класу:

контекстна підказка (Help). Викликається з контекстного меню або натисненням відповідної кнопки в піктографічному меню;
довідкова система, яка організована у вигляді гіпертексту і дозволяє легко і швидко здійснювати пошук потрібної теми;
багатоваріантність виконання операції. Практично всі операції можуть бути виконані одним з трьох-чотирьох способів, користувач вибирає найзручніший;
контекстне меню (Shortcut menu). Розвертається по клацанню правої кнопки миші на об'єкті. Йдеться, наприклад, про місце таблиці, де в даний момент хоче працювати користувач. Функції обробки, що найбільш часто використовуються, доступні в даній ситуації, зібрані в контекстному меню;
піктографічне меню. Командам, що найбільш часто використовуються, відповідають піктограми, розташовані під рядком меню. Вони утворюють піктографічне меню. Унаслідок клацання мишею на піктограмі виконується пов'язана з нею команда. Піктографічні меню можуть бути складені індивідуально;
робочі групи або робочі теки (Workbook). Документи можна об'єднувати в робочі теки, так що вони можуть розглядатися як одне ціле, якщо йдеться про копіювання, завантаження, зміну або інші процедури. В нижній частині електронної таблиці розташований алфавітний покажчик (регістр), забезпечуючий доступ до робочих листів. Користувач може задавати назву листам в теці (замість алфавітного покажчика), що робить наочним вміст регістра, а значить полегшує пошук і перехід від документа до документу;
засоби для оформлення і модифікації екрану і таблиці. Зовнішній вигляд робочого вікна і інших елементів екранного інтерфейсу може бути визначений відповідно до вимог користувача, що робить роботу максимально зручною [28].

З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології встає питання про впорядкування і організацію зберігання документів, створених в електронній формі. Проте, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно. Неврегульоване зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкі випадки їх втрати.

Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отриманими по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше число організацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) і документи, що поступають у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більш загострює проблему впорядкованого зберігання і забезпечення збереження документів в електронній формі.

Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файла на жорсткому диску. Порядок в зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок в зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, на спеціально виділеному комп'ютері (файл-сервері), на змінних носіях.

Перш за все необхідно створити на жорсткому диску теки (директорії), в які поміщатимуться робочі документи. Принципи впорядкування зберігання файлів на комп'ютері багато в чому нагадують звичайне діловодство. Як паперові документи розкладаються в справи, так і файли розкладаються по теках (іноді використовуються терміни «каталог» або «директорія»). Кожна тека може мати вкладені в неї теки, які у свою чергу теж можуть мати свої вкладені теки. Утворюється багаторівнева ієрархічна структура тек. Якщо документів трохи - частіше за все це одна тека.

Пакет MS Office створює теку з назвою «Мої документи», в яку поміщає знов створені файли. Якщо на комп'ютері працюють декілько чоловік, то теки зазвичай називають по прізвищу працівника - «Документи Іванова», «Документи Сидорова». Проте при великій кількості документів фірми і необхідності забезпечення роботи з ними декількох співробітників потрібна більш чітка система організації розміщення документів (файлів) в локальній мережі навіть невеликої організації. Найпростішим рішенням, не вимагаючим спеціального програмного забезпечення, є створення системи тек (каталогів), яка може грунтуватися на номенклатурі справ організації. В основі класифікації використовується номінальна ознака, тобто угрупування документів по їх видам [27].

Починатися назва теки повинна з виду документів (накази, акти, звіти, протоколи, доповідні записки тощо.). Потім зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питання, кореспондента, період, за який групуються документи (файли), тощо. На відміну від традиційного діловодства термін «документи» або «матеріали» опускається. Угрупування може проводитися в декілька рівнів.

В більш крупних фірмах для зберігання документів виділяється спеціальний комп'ютер (файл-сервер), на якому кожний користувач має власні розділи для зберігання особистих документів і розділи типу, що спільно використовуються: «листування з фірмою N», «типові угоди» тощо. Такий сервер, працюючий під Windows NT або Novel NetWare, може передбачати розмежування прав доступу співробітників до тих або інших каталогів, а також берегти і загальні бази даних, наприклад, відомості по організаціях-партнерах, дані про номенклатуру продукції на складі, отриманих замовленнях тощо.[29]

В невеликій фірмі для цих же цілей достатньо створити декілька каталогів на одному або декількох комп'ютерах і надати їх для сумісного доступу з використанням засобів Windows. Якщо необхідно забезпечити розділення прав доступу співробітників до окремих каталогів або файлів, використовується Windows NT Workstation.[2]

Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачу можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. В цьому випадку вони також матимуть порядкові буквені номери і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси (файли і теки, жорсткі диски і т.п.), встановлюється дозвіл на сумісний доступ до того або іншого ресурсу. Доступ може бути обмежений або використовуванням паролю для повного доступу і доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів або груп користувачів. Для обмеження доступу до теки можна ввести пароль - окремо для читання і окремо для надання прав повного доступу до теки. Якщо до даної теки можуть звертатися всі співробітники без обмежень, пароль не вводиться.[33]

Для більш ефективного використовування місця на жорсткому диску комп'ютера може бути створений логічний диск, використовуючий стиснення файлів (наприклад, за допомогою програми DriveSpace, що входить в Windows). Організація сумісного доступу до логічного диска проводиться аналогічно організації доступу до тек комп'ютера. Особливо ефективне стиснення графічних файлів типу bmp, рсх, tif. В цьому випадку економія місця (ступінь стиснення) може досягати 90% і більш. Наступний етап - встановлення доступу до тек або дисків з іншого комп'ютера.

Підключення користувачів до тек і дисків на видаленому комп'ютері може проводитися у міру необхідності або виконуватися одноразово при конфігуруванні системи. В останньому випадку користувачі можуть постійно бачити і користуватися теками і файлами, що фізично знаходяться на інших комп'ютерах, неначебто вони знаходилися на тому комп'ютері, на якому зараз працюють. Проте в цьому випадку всі комп'ютери, до тек і дисків яких встановлений доступ, повинні бути включені. Рекомендується встановлювати автоматичне підключення тільки для ресурсів (тек і дисків), що постійно використовуються, оскільки включення комп'ютера в той момент, коли мережний диск неприступний (комп'ютер, на якому він розташований, вимкнений), приведе до припинення запуску операційної системи і виведення на екран відповідного повідомлення. [4].

Саме тому в організаціях з великим об'ємом документів, що спільно використовуються, застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл-сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечуючі одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів. Проте і в невеликій фірмі при необхідності забезпечення доступу співробітників до загальної бази даних і сумісного використовування документів один з комп'ютерів фірми може бути виділений для використовування як файл-сервер. Це не виключає можливості одночасного використовування його і як робочого місця одного із співробітників, тим більше що на сучасному жорсткому диску місткістю в декілька гігабайт може розміститися багато тисяч документів, що звичайно мають розмір, обчислюваний в десятках кілобайтів.[23]

Документи в процесі створення і редагування, чернетки і варіанти повинні знаходитися лише в особистій теці співробітника. Всі документи, що поступили в діловодний оборот, повинні зберігатися в загальних папках, (створених відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.

Одним з основних питань є надійність зберігання документів в електронній формі. Рішення проблеми збереження електронних документів складається з:

стійкого електроживлення;
резервного копіювання;
антивірусного захисту;
профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).

Перша задача, найбільш просто вирішувана, - це забезпечення надійного безперебійного електроживлення комп'ютерів. Для цього служать пристрої, які так і називаються - джерело безперебійного живлення (ДБЖ). Друга задача - забезпечення резервного копіювання документів організації, фірми, відділу, підрозділу і конкретного співробітника, - покликана забезпечити відновлення втрачених документів.

Під резервним копіюванням розуміється створення копій документів на змінному зовнішньому носії (дискеті, магнітній стрічці, магнітооптичному диску, CD-ROM тощо.). Наявність резервної (страхової) копії дозволяє відновити документи при випадковому їх видаленні або поломці комп'ютера.

Якщо всі комп'ютери організації з'єднані в локальну мережу, то використовують один-два накопичувача великої місткості, здійснюючих копіювання даних зі всіх комп'ютерів мережі. В невеликих фірмах копіювання з комп'ютерів, що окремо стоять, може здійснюватися шляхом використовування зовнішнього пристрою, що підключається.[28]

Не менше важлива організація процесу резервного копіювання. Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечити її правильну організацію і періодичність. Співробітники іноді нехтують резервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхідно роз'яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених і змінених протягом дня документів на зовнішньому носії гарантує збереження виконаної ними роботи.

Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням об'єму документів, створюваних в організації, їх важливості і наявності паперових копій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністю робить або повну копію тек, виділених для загальних документів, або копіює тільки нові і змінені файли. Для організації копіювання важливо, щоб співробітники поміщали створювані ними документи у встановлені теки. Щоденне проведення архівації даних може займати всього 5-15 хвилин і повністю окупає себе, забезпечуючи збереження інформації.

Третій напрям забезпечення збереження документів в електронній формі - використання спеціального програмного забезпечення, що гарантує захист від руйнування вірусами.

Антивірусні програми запобігають проникненню вірусів на комп'ютери організації, виявляють інфіковані файли і здійснюють «лікування» зараженого комп'ютера. Особливо небезпечні віруси в умовах локальної мережі, коли, проникнувши на один комп'ютер, вірус може уразити всі комп'ютери, з'єднані в мережу [28].

Найпростіший спосіб скоротити вірогідність зараження комп'ютера, підключеного до локальної мережі - відключити дисководи більшої частини співробітників. Паралельно така міра забезпечує і запобігання несанкціонованого просочування інформації. В цьому випадку запис інформації на дискети і введення інформації, отриманої на дискетах, здійснюється уповноваженими співробітниками, обов'язково здійснюючими попередню перевірку дискет на наявність вірусів. Ще один плюс від такого заходу - співробітники не встановлюватимуть на свої комп'ютери ігрові програми, які часто є носіями вірусів, а також приводять до втрат робочого часу. Четверта задача - здійснення діагностики стану комп'ютера з використанням програм, запобігаючих «зависанню» системи, забезпечуючих збереження даних у разі «краху системи» тощо. Робота таких допоміжних програм направлена на збереження даних навіть у разі збоїв в роботі програмного забезпечення.

Часто збої в роботі комп'ютера пов'язані з недоробками в програмному забезпеченні або з некоректною взаємодією встановлених на комп'ютері програм між собою. Існують тисячі програм, багато з яких надають ті або інші додаткові можливості по роботі з текстами, графікою, з Internet, налаштуванні комп'ютера тощо. Проте загальні принципи роботи програм в середовищі Windows - взаємодія програм між собою і використання загальних елементів (програмних модулів) - вимагають тривалої процедури відладки програми і перевірки на сумісність з іншими. А оскільки загальна тенденція, пов'язана з конкуренцією в розвитку програмного забезпечення, - швидкий випуск нових програм і поява їх нових версій кожні два-три роки, то не можна бути упевненим, що нова програма завжди працюватиме з тими, що вже є на комп'ютері.

Чим менше програм встановлено на комп'ютері, тим менше вірогідність випадкових збоїв і відмов в роботі. Якщо ж все-таки необхідно встановити нову програму, рекомендується використовувати спеціальні програми для відстежування процесу установки нової програми і у разі потреби - коректного її видалення.

В цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у разі великих об'ємів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення займаних документами площ [15].

2.2 Структура технологій документування

Сучасна технологія документування інформації, основана на комп’ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:

комплекс технічних засобів, що базується на комп’ютерах;
система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;
система організаційно-методичного забезпечення, що включає в себе використання технічних засобів та діяльність управлінського персоналу в рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності. [32].

У складі комплексу технічних засобів забезпечення інформаційних технологій виділяють засоби комп’ютерної техніки та засобів організаційної техніки.

Сучасні засоби комп’ютерної техніки можуть бути класифіковані наступним чином:

персональні комп’ютери;
корпоративні комп’ютери;
суперкомп’ютери.

Персональні комп’ютери являють собою обчислювальні системи, усі ресурси яких повністю спрямовані на забезпечення діяльності одного робочого місця управлінського працівника. Це найчисельніший клас засобів обчислювальної техніки, у складі якого можна виділити персональні комп’ютери ІВМ РС та сумісні з ними, а також персональні комп’ютери Macintosh фірми Apple. Інтенсивний розвиток сучасних інформаційних технологій пов’язаний саме з широким розповсюдженням з початку 80-х рр. персональних комп’ютерів, які поєднують відносну дешевизну з достатньо широкими для непрофесійного користувача можливостями.

Корпоративні комп’ютери (іноді їх називають міні-ЕОМ або mainframe) являють собою обчислювальні системи, які забезпечують спільну діяльність багатьох управлінських працівників в рамках однієї організації, одного проекту, однієї сфери інформаційної діяльності при використання одних і тих інформаційно-обчислювальних ресурсів. Це багатокористувальницькі обчислювальні системи, які мають центральний блок з великою обчислювальною потужністю та значними інформаційними ресурсами, до якого під’єднується велика кількість робочих міст з мінімальною оснащеністю (відеотермінал, клавіатура, пристрій позиціонування типу «миша» і, можливо, пристрій друку). У принципі в якості робочих місць, під’єднаних до центрального блоку корпоративного комп’ютера, можуть бути використані персональні комп’ютери. Галузь використання корпоративних комп’ютерів – реалізація інформаційних технологій управлінської діяльності в крупних фінансових та виробничих організаціях, організація різноманітних інформаційних систем, які обслуговують велику кількість користувачів у рамках однієї функції (біржові та банківські системи, бронювання та продаж квитків для надання транспортних послуг населенню та ін.).

Суперкомп’ютери являють собою обчислювальні системи з межовими характеристиками обчислювальної потужності та інформаційних ресурсів і використовуються у військовій і космічній галузях діяльності, у фундаментальних наукових дослідженнях, глобальному прогнозуванні погоди.

Дана класифікація доволі умовна, оскільки інтенсивний розвиток технологій виробництва електронних компонентів і значний прогрес у вдосконаленні архітектури комп’ютерів і найбільш важливих складових їх елементів призводять до розмивання кордонів між вказаними класами засобів обчислювальної техніки.

Крім того, розглянута класифікація враховує тільки автономне використання обчислювальних систем. У наш час переважає тенденція об’єднання різних обчислювальних систем в обчислювальні мережі різного масштабу, що дозволяє інтегрувати інформаційно-обчислювальні ресурси для найбільш ефективної реалізації інформаційних технологій. [15].

Програмні засоби сучасних інформаційних технологій в цілому розділяються на системні та прикладні.

Системні програмні засоби призначені для забезпечення діяльності комп’ютерних систем як таких. У їх складі виділяють:

текстові та діагностичні програми;
антивірусні програми;
операційні системи;
командно-файлові процесори (оболонки).

Текстові та діагностичні програми призначені для перевірки роботоспроможності окремих вузлів комп’ютера та компонентів програмно-файлових систем і, можливо, усунення виявлених неполадок.

Антивірусні програми призначені для виявлення і, можливо, усунення вірусних програм, що порушують нормальну роботу обчислювальної системи.

Операційні системи є основними системними програмними комплексами, які виконують наступні основні функції:

тестування роботоспосібності обчислювальної системи та її настройку при першому вмиканні;
забезпечення синхронної та ефективної взаємодії всіх апаратних і програмних компонентів обчислювальної системи у процесі її функціонування;
забезпечення ефективної взаємодії користувача з обчислювальною системою.

Операційні системи класифікуються наступним чином:

однокористувальницькі однозадачні системи (MS-DOS, DR-DOS);
однокористувальницькі багатозадачні системи (OS/2, Windows );
багатокористувальницькі (системи родини UNIX).

Командно-файлові процесори (оболонки) призначені для організації системи взаємодії користувача з обчислювальною системою на принципах, які відрізняються від реалізованих операційною системою, з метою полегшення його роботи або надання додаткових можливостей (наприклад Norton Commander або Windows версій до 3.11).

Прикладні програмні засоби забезпечення управлінської діяльності класифікуються наступним чином:

системи підготовки текстових документів;
системи обробки фінансово-економічної інформації;
системи управління базами даних;
особисті інформаційні системи;
системи підготовки презентацій;
системи управління проектами;
експертні системи та системи підтримки прийняття рішень;
системи інтелектуального проектування та вдосконалення систем управління;
інші системи.

Системи підготовки текстових документів призначені для організації технології виготовлення управлінських документів та різних інформаційних матеріалів текстового характеру. Вони включають в себе:

текстові редактори;
текстові процесори;
настільні видавничі системи.

Системи обробки фінансово-економічної інформації призначені для обробки числових даних, які характеризують різні виробничо-економічні та фінансові явища та об’єкти, і складання відповідних управлінських документів та інформаційно-аналітичних матеріалів. Вони включають в себе:

універсальні табличні процесори;
спеціалізовані бухгалтерські програми;
спеціалізовані банківські програми (внутрішньобанківських та міжбанківських розрахунків);
спеціалізовані програми фінансово-економічного аналізу та планування.

Системи управління базами даних призначені для створення, зберігання та маніпулювання масивами даних великого об’єму. Різні системи цього класу відрізняються способами організації зберігання даних та обробки запитів на пошук інформації, а також характером даних, які зберігаються в базі.

Особисті інформаційні системи призначені для інформаційного обслуговування робочого місця управлінського працівника і по суті виконують функції секретаря. Вони також допомагають здійснювати:

планування особистого часу на різних часових рівнях з можливістю своєчасного нагадування про настання запланованих заходів;
ведення персональних чи інших картотек з можливістю автоматичної вибірки необхідної інформації;
з’єднання за телефонними лініями з веденням журналу телефонних переговорів та виконанням функцій, характерних для багатофункціональних телефонних апаратів;
ведення персональних інформаційних блокнотів для зберігання різноманітної особистої інформації.

Системи підготовки презентацій призначені для кваліфікованої підготовки графічних і текстових матеріалів, які використовуються для демонстрації на презентаціях, ділових переговорах, конференціях. Для сучасних технологій підготовки презентацій характерне підключення до традиційних графіки та тексту таких форм інформації, як відео- та аудіоінформація, що дає змогу казати про реалізацію гіпермедіатехнологій.

Системи управління проектами призначені для планування та управління ресурсами різних видів (матеріальними, технічними, фінансовими, кадровими, інформаційними) при реалізації складних науково-дослідницьких та проектно-будівельних робіт.[15]

Експертні системи та системи підтримки прийняття рішень призначені для реалізації технологій інформаційного забезпечення процесів прийняття управлінських рішень на основі використання економічно-математичного моделювання та принципів штучного інтелекту.

Системи інтелектуального проектування та вдосконалення управління призначені для використання так званих CASE-технологій (Computer Aid System Engineering), орієнтованих на автоматизовану розробку проектних рішень зі створення систем організаційного управління.

Система організаційно-методичного забезпечення інформаційних технологій включає в себе:

нормативно-методичні матеріали з підготовки й оформлення управлінських та інших документів у рамках конкретної функції забезпечення управлінської діяльності;
інструктивні та нормативні матеріали з експлуатації технічних засобів, у тому числі з техніки безпеки роботи та з умов підтримки нормальної роботоспосібності устаткування;
інструктивні та нормативні матеріали з організації роботи управлінського персоналу в рамках конкретної інформаційної технології забезпечення управлінської діяльності. [15].

2.3 Проблеми використання інформаційних технологій на підприємстві

Сучасні ІТ безпосередньо впливають на якість управлінських рішень, на розробку планів, а часто й на способи виробництва продуктів і надання послуг.

Глобальна конкуренція змушує компанії формувати свої стратегії, приділяючи все більшу увагу якості продуктів і послуг. До недавнього часу про якість зазвичай говорили або з точки зору виробника, або з точки зору споживача.

З точки зору виробника якість визначається як відповідність виробництва встановленим нормам і стандартам (відсутність відхилень від норм). Що стосується споживача, то він трактує поняття якості значно ширше. По-перше, він зацікавлений у фізичній якості продукту, його терміні дії, безпеки, легкості установки і використання. По-друге, споживач вимагає певної якості послуг, пов'язаних з використанням продукту: точність і правдивість реклами, гарантійне обслуговування продукту і підтримка його в експлуатації. [35]

Сьогодні підприємства поступово приймають ідеологію, яка дістала назву «загальна якість і управління». Під цим розуміється концепція, відповідно до якої відповідальністю за якість наділяються всі працівники підприємства.

Істотну роль у підвищенні якості управління відіграють інформаційні технології. Вони допомагають підприємствам досягати поставлених цілей, автоматизуючи виробничі процеси, забезпечувати виконання стандартів, удосконалювати продукти на основі аналізу попиту споживачів, знижувати час виготовлення продукції, скорочувати терміни розробки проектів.

Для підвищення якості продукції та послуг часто використовуються жорсткі стандарти. Підприємства можуть застосовувати як внутрішні галузеві стандарти, так і стандарти, встановлені іншими підприємствами, або комбінувати ці підходи до визначення стандартів своєї діяльності.

Щоб ефективно використовувати інформацію про стандарти, фахівці в області ІТ залучають працівників інших підрозділів підприємства до аналізу функціонування існуючих і проектування нових інформаційних систем.

Інтеграція інформаційних технологій на підприємстві має безліч варіантів реалізації і відкриває різні стратегічні можливості. Для оцінки того, наскільки успішно можуть застосовуватися ІТ, важливі нижченаведені поняття.[10]

Стратегічний вплив інформаційних технологій дуже неоднаковий в різних галузях і фірмах, і навіть всередині окремо взятого підприємства. У 90-ті роки все більш помітно зростає кількість підприємств, для яких ІТ особливо сильно розширюють стратегічні можливості їх розвитку. Поняття відмінностей у стратегічному впливі відповідно є дуже важливим для розуміння необхідності різноманітності підходів до управління інформаційними технологіями.[24]

Корпоративна культура втілюється в цінностях організації і відображається в її стратегічних процесах.

Швидка еволюція ІТ підвищує вимоги до управління їх впровадженням. Оскільки впровадження нових інформаційних технологій часто прямо впливає на ефективність діяльності підприємств, успіх приходить тільки там, де люди здатні навчатися і відповідно змінювати свою поведінку. Тому ІТ розглядають як інструмент розширення інтелектуальних можливостей людей в рамках підприємства. Без супутніх змін у поведінці індивідів, будь-які технічні успіхи, швидше за все, будуть супроводжуватися невдачами на організаційному рівні.

При аналізі діяльності підприємства, що стосується застосування ІТ, доцільно розглянути наступні проблеми:

вплив на конкурентоспроможність підприємства при впровадженні ІТ та значимість ІТ для успіху в даній галузі. Невдале використання технологій у пріоритетних для конкуренції областях - це суттєва проблема, в той час як помилки в нестратегічних областях часто менш значимі для загального стану справ;
ефективність роботи підприємства при плануванням у галузі розвитку інформаційних технологій, встановдення правильних цілей та достатність коштів на досягнення поставлених цілей. У зарубіжній практиці прийнято поширювати серед керівників підприємства огляди стану галузі, в якому порівнюються витрати на ІТ провідних конкурентів. Зазвичай увагу привертають ті цифри, за якими підприємство суттєво відрізняється від конкурентів, і часто ті області, де воно витрачає більше, ніж конкуренти. Природно, що така інформація насторожує керівництво. Однак, після аналізу може виявитися, що підприємство використовує іншу методику розрахунку витрат на ІТ, ніж конкуренти, і тому цифри не можна порівнювати безпосередньо;
ефективність управління інформаційними технологіями. Іноді підприємство витрачає значні кошти на обладнання та програмне забезпечення, але не отримує бажаних результатів. Можливі причини - дефіцит кваліфікованих професіоналів у галузі управління ІТ і посилення конкуренції з боку інших компаній.
здатність лідерів підприємства вирішувати завдання, пов'язані з управлінням ІТ. Досвід показує, що нерідко провідні лідери підприємства дуже легко звільняють керівників підрозділів ІТ через проблему ефективності, але, як правило, це призводить лише до зростання числа проблем. Новій команді доводиться виявляти і виправляти чужі помилки, що буває дуже непросто, і підприємство вступає в черговий «цикл неефективності». Ясно, що кваліфікація і досвід, необхідні для управління інформаційними ресурсами, змінюються в часі. Те, що влаштовувало вчора, не відповідає сьогоднішній ситуації. У багатьох випадках проблема посилюється відсутністю явних показників ефективності та об'єктивних даних для їх розрахунку.[21]

Багато проблем поширення ІТ на підприємстві пов'язані з врегулюванням конфліктів трьох груп керівників: підрозділу ІТ, функціональних підрозділів і верхньої ланки. Відносини між цими учасниками модифікуються в міру того, як підприємство знайомиться з різними технологіями, як змінюється стратегічний вплив ІТ і росте кваліфікація компанії в галузі управління ІТ.[25]

В останні роки основною метою ІТ-підрозділу стало забезпечення організаційно-структурного та інформаційно-технологічного розвитку підприємства відповідно до його бізнес-цілей і завданнями, причому за рахунок використання нових технологій.

У сферу діяльності ІТ-підрозділу в даний час входять наступні важливі завдання:

відстеження провідних інформаційних технологій, впровадження яких може підвищити ефективність підприємсива;
об'єднання на підприємстві безлічі існуючих слабко пов'язаних (інформаційно і функціонально) ІС в корпоративну інформаційну систему (КІС), яка стає єдиним інформаційним ресурсом підприємства;
забезпечення розробки спільних планів оргструктурного та ІТ-розвитку підприємства.[32]

Діяльність підприємства залежить від персоналу, яке безпосередньо використовує ІТ, в той час як за проектування, створення та експлуатацію ІС несуть відповідальність фахівці підрозділів ІТ.

ВИСНОВКИ

1. В даній курсовій роботі було розкрито сутність і значення обліково-фінансової документації. Визначено, що обов'язковою умовою здійснення обліково-фінансових операцій є документування їх. Система обліково-фінансової документації покликана забезпечити повну збереженість грошових, а також інших ресурсів, точне виконання фінансових, банківських та інших операцій, вчасне відображення виробничих операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

2. Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються авторові з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення. Установлено обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів.

3. В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т.д.).

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядкові складання і способові охоплення операцій.

Реєстри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових реєстрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.

4. В даний час все більша кількість інформаційних ресурсів перебуває на електронних носіях. В традиційному документообігу засоби ЕОМ виконують лише допоміжну функцію - підготовку проекту документа. В цьому випадку електронна форма документа є не більше ніж технологічним епізодом, в інтервалі від формування документа на ЕОМ до роздруку на принтері.

Повномасштабне застосування ЕОМ при обробці інформації, перенесення документообігу з паперових носіїв в электронне середовище є новим етапом розвитку процесів управлінської, науково-технічної і комерційної діяльності, дозволяючим значно підвищити оперативність і «прозорість» обігу документів.

5. Сучасна технологія документування інформації, основана на комп’ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:

комплекс технічних засобів, що базується на комп’ютерах;
система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;
система організаційно-методичного забезпечення, що включає в себе використання технічних засобів та діяльність управлінського персоналу в рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності.

6. Виявлено ряд проблем, що стосуються використання інформаційних технологій на підприємстві:

вплив на конкурентоспроможність підприємства при впровадженні ІТ та значимість ІТ для успіху в даній галузі;
ефективність роботи підприємства при плануванням у галузі розвитку інформаційних технологій, встановдення правильних цілей та достатність коштів на досягнення поставлених цілей;
ефективність управління інформаційними технологіями;
здатність лідерів підприємства вирішувати завдання, пов'язані з управлінням ІТ.

Багато проблем поширення ІТ на підприємстві пов'язані з врегулюванням конфліктів трьох груп керівників: підрозділу ІТ, функціональних підрозділів і верхньої ланки.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. - М.: 1999. – 128 с.
Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИТК „Дашков и Ко”, 2003. – 336 с.
Варламова Л.Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией // Делопроизводство. - 2009. - №3. - С. 27-31
Головач А. С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. – Донецьк: Сталкер, 1997. – 352 с.
Горшенев В.М., Бенедик Й.В. Юридическая деонтология: Учеб. пособие – К. 1988 – 280 с.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 3-тє вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.
Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. проф. О. Д. Гор-була. – К.: Знання, 2000. – 226 с.
Діловодство в банківських установах: Навч.посібник / За заг. ред. к.е.н., проф. Боровського В.Н. - Київ: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.
Документы и делопроизводство. Справочное пособие. – К.: 1991. – 85 с.
Електронне діловодство: Навч.посібник для студентів денної та заочної форм навчання « Економічна кібернетика» / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький. Л.В. Шпортько, Н.І. Ступницька / За ред. О.В. Шпортька. - Рівне: РДГУ, 2006. - 88 с.
Глущук С.В. Сучасні ділові папери: навчальний посібник для вищих та середніх навчальних закладів. – К., 1998. – 165 с.
Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк, Талкен, 1998. – 548 с.
Завгородний В.П. Бухгалтерский учет в Украине. – К.: А.С.К., 2003. – 847с.
Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті : Навч. посіб./ Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,. – К.: ЕксОб, 2003. – 269 с.
Информатика: Учебник. – 5-е перераб. изд./ Под ред. проф. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 768 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. – 645 с.
Коваль А. П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 2005 – 214 с.
Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих нав-чальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". -Львів: Тріада плюс, 2006. – 217 с.
Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації. – К.: УкрІНТЕІ, 1995. – 191 с.
Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. – К.: Знання, 2006 7-ое издание. – 459 с.
Любивець Л; П. Ділові папери. – К.: 1994. – 78 с.
Макух Я. Д., Залуцький І. Р. Кадрове діловодство. Навч. посіб. – К.: Знання, 2006. – 143 с.
Марахова А. Ф. Мова сучасних ділових документів. – К.: Наук, думка, 1991. – 140 с.
Марков Г.Н. Справочник по делопроизводству. - Спб « Альфа», 2000. - 384 с.
Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. – К., 1992. – 388 с.
Некраха А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации: учебное пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. - М.: Академический проект, 2007. - 224 с.
Палеха Ю.Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. -2-е вид.. -К. : Вид-во Європейського ун-ту. -2003- Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). -2003. -327 с.
Ракитов А.И. Информационное общество, информатизация. – М., 2001. – 286 с.
Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами. На що звертати увагу при виборі? // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2008. - №8. - 243 c.
Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами. Функціональні можливості систем, що забезпечують електронний документообіг // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2008. - №9. – 189 c.
Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч.посібник / Укладач Л.І.Скібіцька. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.
Соловьев Н. Н. Электронные документы как новый цифровой язык // Конфидент. – 2002. - № 4-5. – 239 c.
Швецова-Водка Г. М. Типологія документа: Навч. посібник для студентів культури / Рівн. держ. ін-т культури. – К.: Кн. палата України, 1998. — 80 с.

ВИКОРИСТАННЯ СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ У ВЕДЕННІ ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ