ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЕ ОБРАБОТКА

Тема 4. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЕ ОБРАБОТКА

4.1. Понятие экономической информации

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления, материальных благ и услуг. Значительная часть ее связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

Экономическая информация совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Этапы разработки технологических процессов

Технология проектирования автоматизированной обработки экономической информации при решении любой экономической задачи подразделяется на 4 этапа:

начальный;
подготовительный;
основной;
заключительный.

Состав и структура операций каждого из этапов технологического процесса могут быть различными в зависимости от используемых средств ВТ, средств оргсвязи и требований к технологии преобразования информации. По своему назначению технологические операции бывают вспомогательными, основными и контрольными. Вторые составляют основу и относятся к операциям внутримашинной технологии обработки данных. Это операции упорядочения, корректировки, накопления и собственно обработки.

Упорядочение произвольно расположенные данные размещаются в определенной последовательности значений ключевых слов.

Корректировка процесс внесения изменений в уже сформированные файлы данных, позволяющий поддержать их в актуальном для обработки состоянии.

Накопление процесс периодического добавления данных в существующие файлы с целью формирования исходных данных за определенный интервал времени.

Обработка выполнение всех арифметических и логических операций по преобразованию исходной информации в результатную.

Параметры технологических процессов

Рациональное построение и оптимизация информационных технологий возможны только на основе использования параметрической модели процесса.

Параметры измеримые величины, характеризующие структуру процесса и его развитие. Параметры информационных технологий отражают взаимосвязанное множество характеристик процессов. Параметры элементов системы проектирования информационной технологии взаимозависимы.

Рассматривая основные характеристики технологических процессов обработки данных, используются обобщенные показатели с дальнейшей их детализацией на других уровнях анализа системы обработки данных.

К таким параметрам относятся:

экономический эффект от автоматизации обработки данных (ОД);
капитальные затраты на средства вычислительной и организационной техники;
стоимость проектирования технологических процессов ОД;
ресурсы на проектирование и эксплуатацию системы;
срок проектирования технологии ОД;
эксплуатационные расходы;
параметры функциональных задач;
параметры вычислительной и организационной техники;
стоимость организации и эксплуатации БД или файлов данных;
параметры структур хранения и стоимость хранения данных;
время доступа к данным;
время решения функциональных задач пользователей;
эффективность методов контроля.

Большой объем входных данных диктует в качестве целесообразной технологии выбирать такую технологию, которая предусматривает уменьшение количества вычислений в программах вывода, обеспечение возможности возобновления печати в случае сбоя, обрыва и замятия бумаги, обеспечение надежности устройств вывода, в том числе путем резервирования, проработки методов размножения табуляграмм и т.п. Сложность алгоритма и большой объем вычислений определяют необходимость создания в программах контрольных точек, которые позволят возобновить обработку данных в случае каких-либо сбоев ЭВМ не с самого начала, а с ближайшей контрольной точки.

Критерии оптимизации информационных технологий

Для экономических задач, реализуемых в диалоговом (интерактивном) режиме характерны следующие факторы:

1. Многовариантность решений (каждая задача имеет различные варианты, отличающиеся друг от друга экономическими показателями, расходуемыми ресурсами, достигаемым экономическим эффектом).

2. Наличие критерия оптимальности.

Многовариантность решений задачи диктуется существованием различных путей для достижения цели, поставленной в задаче. При этом немаловажную роль играет вмешательство человека в ход решения задачи.

Интерактивный режим решения задачи чаще всего применяется в оперативном управлении экономическим объектом. Данные здесь чаще подвержены изменениям, модернизации и требуются ответы в различных разрезах и на многочисленные вопросы. Экономическая задача, как правило, многокритериальна, поэтому для выбора критерия необходимо участие человека

Многовариантность и многокритериалъность экономических задач предполагает их реализацию как человеко-машинные процедуры.

Большое значение имеют также периодичность решения задачи и частота использования входных и результатных данных. Рост периодичности требует минимизации времени и эксплуатационных расходов на решение задачи, повышает степень оперативности результатов расчета и количества контрольных операций. Увеличение частоты использования показателей приводит к повышению требований к их достоверности и росту автономности внесения изменений в хранимые данные.

Виды информационных систем в организации

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем (табл. 1).

Таблица 1

Типы информационных систем	Группы служащих
Стратегический уровень	Высшее руководство
Управленческий уровень	Средние менеджеры
Уровень знаний	Работники знания и данных
Эксплуатационный уровень	Управляющие операциями

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легкодоступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знаниями и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Системы стратегического уровня это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Шесть главных типов систем

Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения –Executive Support Systems (ЕSS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information System (MIS); системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания – Knowledge Work Systems (KWS); системы автоматизации делопроизводства Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Каждая система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими.

Табл. 2 демонстрирует особенности шести типов информационных систем.

Таблица 2

Типы систем

Информационные вводы

Обработка

Информационные выводы

Пользователи

ЕSS

Совокупные данные: внешние, внутренние

Графика; моделирование; интерактивность

Проекции; реакции на запросы

Старшие менеджеры

DSS

Слабо формализованные данные; аналитические модели

Моделирование; анализ; интерактивность

Специальные доклады; анализ решений; реакция на запросы

Профессионалы; управляющие персоналом

МIS

Итоговые операционные данные; данные большого объема; простые модели

Обычные доклады; простые модели; простейший анализ

Резюме и возражения

Средние менеджеры

KWS

Технические данные проекта; база знаний

Моделирование; проигрывание

Модели; графика

Профессионалы; технический персонал

ОАS

Документы; расписания

Документы управления; планирование; связь

Документы; графики; почта

Служащие

ТРS

Транзакции; результаты

Сортировка; список; слияние; модифицирование

Детальные доклады; списки; резюме

Оперативный персонал; управляющие

Системы диалоговой обработки запросов (ТРS). Системы диалоговой обработки запросов основные деловые системы, которые обслуживают эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Примеры коммерческие расчеты продаж, системы бронирования мест в гостинице, платежная ведомость, хранение отчетов служащих и отгрузка.

Системы работы знания и автоматизации делопроизводства. Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства, прежде всего, помогают обработчикам данных.

Вообще, работники знания это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит, прежде всего, в создании новой информации и знания. Системы работы знания типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

Обработчики данных обычно имеют меньшее образование и ближе к обработке, чем к созданию информации. Они состоят, прежде всего, из секретарей, бухгалтеров или менеджеров, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию.

Системы автоматизации делопроизводства информационные приложения технологии, разработанные, чтобы увеличить производительность труда обработчиков данных в офисе.

Управляющие информационные системы (MIS). Управляющие информационные системы обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. MIS прежде всего обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. МIS суммируют результаты и докладывают относительно основных действий компании.

МIS обычно обслуживают менеджеров, заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах. Эти системы вообще негибки и имеют немного аналитических возможностей. Большинство MIS используют простую, установившуюся практику типа резюме и сравнения в противоположность сложным математическим моделям и статистическим методам.

Системы поддержки принятия решений (DSS). Основная концепция DSS дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легкоуправляемые сложные модели гибким способом. DSS разработаны, чтобы предоставить возможности, а не просто, чтобы ответить на информационные потребности.

Ошибочно думать, что решения принимаются в больших организациях только отдельными личностями. Фактически большинство решений принимается коллективно. В большой организации принятие решений по существу групповой процесс, и DSS могут быть разработаны, чтобы облегчить принятие решений группой.

Компоненты DSS. Система поддержки принятия решений имеет три основных компонента: базу данных, модель и систему программного обеспечения DSS. База данных DSS собрание текущих или исторических данных из ряда приложений или групп, организованных для легкого доступа к областям применения. Система управления базой данных DSS защищает целостность данных при управлении, которое хранит поток данных, а также сохраняет исторические данные. DSS используют организационные данные (из таких систем, как производство и продажа) так, чтобы личности и группы были способны принять решения, основанные на фактических данных. Данные обычно извлекаются из соответствующих баз данных и запасены специально для использования DSS. Модель собрание математических и аналитических моделей, которые могут быть сделаны легкодоступными для пользователя DSS. Модель абстрактное представление, которое поясняет компоненты или связи явления.

Анализ моделей часто используется, чтобы предсказать продажу. Пользователь этого типа модели мог быть снабжен набором предыдущих данных, чтобы оценить будущие условия и продажу. Изготовитель решения может затем изменить эти будущие условия (например, повышение затрат сырья или появление новых конкурентов на рынке), чтобы определить, как эти новые могли бы влиять на продажу. Компании часто используют это программное обеспечение, чтобы попытаться предсказывать действия конкурентов.

Среди наиболее широко используемых моделей модели анализа чувствительности, которые задают вопросы типа «что, если?» неоднократно, чтобы определить влияние одного или большего количества факторов на результаты. Анализ «что, если?» на основе известных или принятых условий допускает, чтобы пользователь изменял некоторые значения результатов испытаний, чтобы лучше предсказывать результаты.

Рис. Принципиальная схема DSS

Что случится, если мы поднимем цену на 5 % или увеличим смету расходов на рекламу на 100 тыс. долл.? Что случится, если мы оставим цену и смету расходов на рекламу на прежнем уровне? В обратном направлении программное обеспечение анализа чувствительности используется для целевого поиска: если я желаю продать один миллион единиц изделия в следующем году, насколько я должен снизить цену изделия?

Третий компонент DSS система программного обеспечения DSS, которая обеспечивает простое взаимодействие между пользователями системы, базой данных DSS и эталонным вариантом. Система программного обеспечения DSS управляет созданием, хранением и восстановлением моделей в образцовой основе и интегрирует их с данными в базе данных DSS. Система программного обеспечения DSS также обеспечивает графический, легкий в использовании, гибкий интерфейс пользователя, который поддерживает диалог между пользователем и DSS. Пользователи DSS обычно исполнители или менеджеры. Часто они имеют малый опыт работы с компьютером или вообще не имеют его, поэтому интерфейс должен быть дружественным.

Системы поддержки принятия решений (DSS) также обслуживают уровень управления организацией. DSS помогают менеджерам принимать решения, которые являются слабоструктурированными, уникальными или быстро изменяющимися и которые не могут быть легко указаны заранее. DSS должны быть достаточно гибкими, чтобы использоваться несколько раз в день, соответствуя изменяющимся условиям. DSS в основном используют внутреннюю информацию из ТРS и МIS, но часто вводят информацию из внешних источников типа текущих цен на бирже или цен изделия конкурентов.

Исполнительные системы (ESS). Старшие менеджеры используют класс информационных систем, названных исполнительными системами поддержки принятия решений (ЕSS), которые обслуживают стратегический уровень организации. Они ориентированны на неструктурные решения и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ЕSS разработаны, чтобы включить данные относительно внешних результатов типа новых налоговых законов или конкурентов, но они также выбирают суммарные данные из внутренних МIS и DSS. Они фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей. ЕSS используют наиболее продвинутое графическое программное обеспечение и могут поставлять графики и данные из многих источников немедленно в офис старшего менеджера или в зал заседаний.

В отличие от других типов информационных систем ЕSS не предназначены для решения определенных проблем. Вместо этого ЕSS обеспечивают обобщенные вычисления и передачу данных, которые могут применяться к изменяющемуся набору проблем. ЕSS имеют тенденцию использовать меньшее количество аналитических моделей, чем DSS.

ЕSS помогают найти ответы на следующие вопросы:

- В каком бизнесе мы должны быть?

- Что делают конкуренты?

- Какие новые приобретения защитили бы нас от циклических деловых колебаний?

- Какие подразделения мы должны продать, чтобы увеличить наличность?

ЕSS состоит из рабочих станций с меню, интерактивной графикой и возможностями связи, которым могут быть доступны исторические и конкурентоспособные данные из внутренних систем и внешних баз данных. Так как ЕSS разработаны, чтобы использоваться старшими менеджерами, которые часто имеют немного прямых контактов с машинными информационными системами, ЕSS имеют легкий в использовании интерфейс.

Лекция 5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

5.1. Информационные технологии, используемые для обеспечения экономической деятельности

По функциям обеспечения экономической деятельности компьютерные технологии делятся на:

-технологии подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров;

-технологии подготовки иллюстрации и презентации на основе графических процессоров;

-технологии подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров;

-технологии разработки программ на основе алгоритмических, объектоориентированных и логических языков программирования;

-технологии систем управления базами данных (СУБД);

-технологии поддержки управленческих решений на основе систем искусственного интеллекта;

-гипертекстовые технологии и технологии мультимедиа.

5.2. Состав и назначение прикладного программного обеспечения вычислительной техники, используемой для поддержки экономической деятельности.

Прикладные программные средства обеспечения экономической деятельности классифицируются следующим образом:

системы подготовки текстовых документов;
системы обработки финансово-экономической информации;
системы управления базами данных;
личные информационные системы;
системы подготовки презентаций;
системы управления проектами;
экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;
прочие системы.

5.3. Системы подготовки текстовых документов

Системы подготовки текстовых документов предназначены для создания экономических и управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Значительная доля времени современных персональных компьютеров расходуется на обработку разнообразной текстовой информации.

Обработку текстовой информации на компьютере обеспечивают пакеты прикладных программ - текстовые редакторы или текстовые процессоры. Текстовые редакторы предназначены для ввода и редактирования текста. Текстовые процессоры позволяют, кроме ввода и редактирования текста, выполнять его форматирование, а также вставку в текстовый документ объектов нетекстовой природы (графических, мультимедийных и др.). Различают текстовые редакторы встроенные (в Norton Commander, в Турбо Паскале и т.п.) и самостоятельные (Editor, Lexicon, MultiEdit, Microsoft Word).

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге являются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, то есть автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Набор операций текстовых редакторов определяется особенностями построчной записи текстов на языках программирования, хотя набор этот и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кодовой таблицы ASCII и не содержит знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, все они в том или ином виде позволяют:

набирать текст на экране используя до 200 символов;
исправлять ошибочные символы в режиме замены;
вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;
удалять одну или несколько строк, увеличивать их число или перемещать на другое место текста;
раздвигать строки существующего текста, чтобы вставлять туда новый фрагмент;
вставлять группы строк из других текстов;
обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекстов);
заменять один контекст другим, возможно, разной длины;
сохранять набранный текст для последующей коррекции;
печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Для подготовки текстов на естественных языках и их печати набор операций редактора существенно расширяется, а программный продукт переходит в новое качество систему подготовки текстов, которой соответствует англоязычный термин word processor - текстовый редактор.

Наиболее известные ныне редакторы можно условно разделить «по специализации»на три группы:

процессоры общего назначения (Лексикон, Microsoft Word, Word Perfect и др.)
редакторы научных документов (ChiWriter, TeX, Latex и др.)
редакторы исходных текстовых программ (MultiEdir и встроенные редакторы систем программирования Basic, Pascal, С и т.д.)

Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые издательские системы – PageMaker, Ventura, QuarkXPress, TeX и др. Как правило, издательские системы специализируются на подготовке набранного документа к тиражированию. Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры (типа Microsoft Word), а для создания и редактирования иллюстраций – графические системы (типа CorelDRAW векторные изображения или Adobe Photoshop – растровые изображения). Впрочем, издательские способности процессора Word так велики, что почти любую книгу можно подготовить к печати, не прибегая к услугам издательских систем.

5.4. Системы обработки финансово-экономической информации

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и для составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают в себя:

универсальные табличные процессоры. Табличным процессором называются пакеты прикладных программ, предназначенных для проведения расчетов на компьютере в табличной форме, например VisiCalc, Lotus, SuperCalc, Excel, Quattro. Они являются эффективным средством решения финансовых, административных, инженерных и научных задач.

Современные табличные процессоры обеспечивают:

-ввод и корректировку большого количества данных;

-автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;

-дружественный интерфейс;

-наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

-эффективную систему документирования информации;

-графическую интерпретацию данных в виде диаграмм;

-вывод на печать профессионально оформленных отчетов;

-вставку отчетной информации, подготовленной с помощью электронных таблиц, в другие документы;

специализированные бухгалтерские программы, такие как «1С Бухгалтерия», «Галактика», «Инфо - Бухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «Финансы без проблем» и прочие;
специализированные банковские программы (для внутрибанковских и межбанковских расчетов);
специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

5.5. Системы управления базами данных

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Системы управления базами данных (СУБД) это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания и эксплуатации баз данных. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск информации, а также характером хранящихся в базе данных. Основные функции систем управления базами данных:

Определение данных определение, какая именно информация будет хранится в базе денных, определение свойств данных и их вида, связь между ними.
Обработка данных данные могут обрабатываться самыми разными способами. Можно выбирать любые поля, форматировать и сортировать данные
Управление данными можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно также определять правила коллективного доступа. В информационных системах, которые работают на IBМ-совместных персональных компьютерах, большое распространение получили так называемые dBASE-подобные системы управления базами данных, например, dBASE, FoxPro, Clipper.

Большую популярность имеют и другие СУБД-Paradox, Clarion и т.п. Следует подчеркнуть, что все перечисленные системы ведут родословную от MS-DOS, однако ныне почти все они усовершенствованы и имеют версии для Windows. Среди реляционных, состоящих из двухмерных таблиц, баз данных наиболее популярны СУБД Windows- Access фирмы Microsoft, Approach фирмы Lotus, Paradox фирмы Borland. Многие из этих систем поддерживают технологию OLE и могут манипулировать не только числовой и текстовой информацией, но и графическими образами (рисунками, фотографиями) и даже звуковыми фрагментами и видеоклипами.

Перечисленные выше СУБД часто называют настольными. С ними часто работают не только индивидуальные пользователи, но и целые коллективы (особенно в локальных вычислительных сетях).

Вместе с тем в центре современной информационной технологии постепенно перемещаются более мощные реляционные СУБД с так называемым SQL-доступом. В основе этих СУБД лежит так называемая технология «клиент-сервер». Среди ведущих производителей таких систем фирмы Oracle, Centur (Gupta), Sybase, Informix, Microsoft и другие.

5.6. Личные информационные системы

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого персонала и, по существу, выполняют функции секретаря. Информационными системами называют большие массивы данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки. Эти системы предоставляют в распоряжение секретаря основные рабочие инструменты: записную книжку, планировщик времени, администратор телефонных переговоров, калькулятор, т.е. все то, что должно быть «под рукой» секретаря.

В частности, личные информационные системы позволяют:

планировать личное время на различных временных уровнях, при этом система может своевременно напомнить о наступлении заранее запланированных мероприятий;
вести персональные или иные картотеки;
вести журнал телефонных переговоров и использовать функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;
вести персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.

Из зарубежных наибольшую известность в нашей стране получили системы SideKick фирмы Borland, Current фирмы IBM, InfoSelect фирмы Micro Logic Corp.

Среди отечественных личных информационных систем наиболее зарекомендовала себя система РС-Реферат, разработанная фирмой Панда. Эта система имеет хороший графический интерфейс, что особо принято при общении с системой.

Существование большого числа однотипных систем и постоянное появление новых персональных информационных систем свидетельствует о том, что идеальной системы пока нет.

Наиболее часто используемые системы отечественного производства:

Система «CLEARK» предназначена для автоматизации деятельности секретарей-помощников руководителей предприятий, организаций и фирм, связанных с ведением ежедневных справочных записей, обработкой и контролем входящих и исходящих документов и поручений, составлением и рассылкой документов и деловых писем партнерам.

Эта система состоит из ряда взаимосвязанных компонентов (подсистем), каждая из которых обеспечивает выполнение определенных функций: телефонные справочники, календарь, система контроля исполнительской деятельности, редактор документов, система электронной почты и система функционального расширения. Выбор функций осуществляется через меню.

Система «Секретарь» - предназначена для облегчения административной деятельности руководителей, сотрудников службы делопроизводства, она обеспечивает решение таких задач, как:

- систематизированное ведение различных договоров;

- ведение телефонного справочника;

- ведение картотеки приказов, писем, протоколов и их

редактирование;

- ведение записной книжки с автоматизированным режимом выдачи

сообщений в требуемое время;

- редактирование текстов с использованием встроенного редактора

текстов и так далее.

5.7. Системы подготовки презентаций

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях

Презентация это набор цветных картинок-слайдов на определенную тему. Презентация- набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их на экране, раздаточный материал, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле. Для современных систем подготовки презентаций характерно дополнение традиционных графики и текста такими формами информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипер-медио технологий. Для создания и редактирования презентации используется несколько программных средств, например Harvard Graphics и пакет PowerPoint фирмы Microsoft. Он представляет пользователю все необходимое мощные функции работы с текстом, средства для рисования, построение диаграмм, широкий выбор стандартных иллюстраций, а также мощные средства поддержки пользователя: помощники, мастера, шаблоны дизайна, образцы оформления и т.п. Значительным недостатком системы PowerPoint является ее англоязычность.

5.8. Системы управления проектами

Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, кадровыми, информационными, финансовыми) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ. Содержат средства для управления проектами, разработки приложений, поддержки стандартных библиотек и создания экранных форм.

5.9. Экспертные системы и системы поддержки принятия решений

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения, процессов принятия управленческого решения на основе принятия экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Экспертные системы интеллектуальные системы, призванные играть роль «советчика», построенного на базе формализованного опыта и знаний эксперта. Ядром экспертной системы являются базы знаний, в которых собраны знания экспертов (специалистов) в определенной области, на основе которых экспертная система позволяет моделировать рассуждения специалистов из данной предметной области. Накопление и организация знаний – одна из самых важных характеристик экспертных систем. Знания основа экспертной системы являются явными и доступными, что и отличает эти системы от большинства традиционных программ. Они обладают такой же ценностью, как и любой большой объем знаний, могут широко распространяться посредствам специальных и общих литературных источников.

Наиболее полезной характеристикой экспертной системы является то, что она применяет для решения проблем высококачественный опыт. Этот опыт может представлять уровень мышления наиболее квалифицированных экспертов в данной области, что ведет к решениям точным, творческим и эффектным. Именно высококачественный опыт в сочетании с умением его применять делает систему рентабельной, способной заслужить признание на рынке. Этому способствует также гибкость системы. Система может наращиваться постепенно, в соответствии с нуждами бизнеса или заказчика .Это означает, что можно вначале вложить сравнительно скромные средства, а потом наращивать возможности системы по мере необходимости.

Другой полезной чертой экспертных систем является наличие у них прогностических возможностей. Экспертная система может функционировать в качестве модели решения задачи в заданной области, давая ожидаемые ответы в конкретной ситуации и показывая, как изменяются эти ответы в новых ситуациях.

Важным свойством экспертной системы является возможность их применения для обучения и тренировки персонала. Примеры некоторых экспертных систем: PROSPECTOR, DENDRAL, MYCIN и т.д.

Система поддержки принятия решений это компьютерная система, позволяющая лицам, принимающим решения сочетать собственные субъективные предпочтения с компьютерным анализом ситуации при выработке рекомендаций в процессе принятия решений. Еще одно определение системы поддержки принятия решений – «компьютерная информационная система, используемая для различных видов деятельности при принятии решений в ситуациях, где невозможно или нежелательно иметь автоматическую систему полностью выполняющую весь процесс решения ».

Функции системы поддержки принятия решений:

помощь в оценке обстановки (ситуации), осуществление выбора критериев и оценка их относительной важности;
генерация возможных решений (сценарий действий);
оценка сценариев (действий, решений) и выбор лучшего;
обеспечение постоянного обмена информацией об обстановке принимаемых решений и помощь в согласовании групповых решений;
моделирование принимаемых решений (в тех случаях, когда это возможно);
динамический компьютерный анализ возможных последствий принимаемых решений;
сбор данных о результатах реализации принятых решений и оценка результатов.

PAGE \* MERGEFORMAT12

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЕ ОБРАБОТКА