Автоматизирование торговых операций информационой системы«Аистенок» (АИС)

курсовая работа

СОДЕРЖАНИЕ

РАЗДЕЛ 1. ПРЕДПРОЕКТНЫЙ АНАЛИЗ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ

1.1. Описание предметной области

1.2. Функции организации структуры

1.3. Описание потоков данных и бизнес процессов

1.3.1. Общее описание интерфейса BPwin

1.3.2. Создание новой модели

1.3.3. Установка цвета и шрифта объектов

1.3.4. Рекомендации по рисованию программ

1.4. Обзор и анализ существующих проектных решений, их достоинства и недостатки

1.5. Обоснование необходимости разработки информационной системы

РАЗДЕЛ 2. СИСТЕМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

2.1. Разработка концепции архитектуры построения и платформы реализации

2.1.1. Предполагаемые задачи и функции

2.2. Перечень SQL – запросов

2.3. Техническое обеспечение ИС

3. Заключение

4. Литература

5. Приложение

ВВЕДЕНИЕ

Торговля – обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда – получила в последние годы новые импульсы своего развития. От рядовых спекулятивных торговых операций и "челночно-палаточного бизнеса" многие предприниматели перешли уже к более высокой стадии торговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективные предприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиваться с множеством проблем организационного, экономического и финансового характера, которые приходится решать интуитивно, методом "проб и ошибок", приобретая постепенно практический опыт.

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы современных торговых предприятий, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею.

Таким образом, при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

В данном курсовом проекте исследуется автоматизация учета продажи товаров на примере магазина детских товаров «Аистенок».

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование торговых операций, подготовки стандартных документов для внешней среды.

Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

РАЗДЕЛ 1.ПРЕДПРОЕКТНЫЙ АНАЛИЗ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ.

1.1.Описание предметной области

Розничная торговая сеть классифицируется по двум признакам: стационарности и товарно-ассортиментному профилю. По первому признаку розничная торговая сеть разделяется на:

- стационарную (магазины);

- полустационарную (павильоны, палатки, ларьки, киоски);

- передвижную (развозная и разносная).

По второму признаку розничная торговая сеть разделяется на:

- смешанную (торгующую товарами одной или двух-трех групп или комплексов);

- специализированную(торгующую отдельными подгруппами и видами товаров);

-универсальную(торгующую всеми группами или продовольственных или непродовольственных товаров)

Предметной областью является магазин детских товаров «Аистенок» ИП «Макарова».

«Аистенок» основан в 2000 году, как магазин детских товаров. В течение года компания вышла на лидирующие позиции Тюменской области.

По состоянию на 10 апреля 2014 года были открыты 3 точки данного магазина. Одна из них находится в городе Заводоуковск, Тюменской области. Ассортимент насчитывает до 5 000 наименований товаров, из которых около 75% составляет детская одежда. Большое внимание уделяется сотрудничеству с местными производителями и поставщиками, что позволяет оперативно решать вопросы обеспечения сетей магазинов свежими товарами местного производства. Магазины предлагают покупателям оптимальный ассортимент ходовых товаров повседневного спроса по сниженным розничным ценам.

Магазин имеет несколько секций, в которых реализуются торговля детскими игрушками, гигиеническими средствами, колясками, автомобильными креслами, одеждой и обувью.

1.2Функции и организация структуры

Директор предприятия действует на принципах единоначалия и осуществляет следующие функции:

без доверенности действует от имени предприятия в отношениях со всеми предприятиями, учреждениями, организациями;
- имеет право подписи всех правовых, бухгалтерских документов предприятия;
- принимает на работу работников предприятия;
- утверждает по согласованию с курирующим органом администрации города штатное расписание предприятия;
- издает приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками предприятия;
- организует обеспечение сохранности имущества предприятия, обеспечивает ведение бухгалтерского учета и отчетности;
- распоряжается имуществом предприятия в пределах, установленных уставом;
- обеспечивает безопасные условия труда работников;
- обеспечивает выполнение обязательств по договорам.

Бухгалтер и его обязанности заключаются в следующем:

выполнение работ по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, материально-производственных запасов, затрат на производство, продажи продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.);
участие в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины, рациональное использование ресурсов;
прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке;
отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств;
составление отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), выявление источников образования потерь и непроизводительных затрат, подготовка предложений по их предупреждению;
начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, платежей в банковские учреждения, оплаты труда рабочим и служащим, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации;
обеспечение внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета;
участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии;
участие в мероприятиях по совершенствованию документооборота, разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, проведении инвентаризаций денежных средств и материально-производственных запасов;
подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности;
выполнение работ по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных;
оформление и подготовка бухгалтерских документов в соответствии с установленным порядком.

Продавец-консультант должен знать:

- качества и свойства продаваемого товара, дополнительных услуг, предоставляемых отделом игрушек;
- условия продажи, обмена товара клиентам;
- принципы и подходы работы с клиентами;
-правила работы с кассовым аппаратом;
-порядок приема и сдачи денежных средств;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-нормативные акты, действующие в отделе, правила торговли;
-законодательство о труде, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, закон о «Защите прав потребителей»;

На продавца-консультанта возлагаются следующие функции:

Осуществлять продажу товара, аксессуаров к нему.
Осуществлять сбор, сдачу и хранение денежных средств, вести учетную документацию.
Организовывать процесс продажи в соответствии с основными критериями продажи (выдача чека, дисконтной карты, предложение записать в книгу постоянных клиентов, упаковка в фирменный пакет).
Вести учет товара в журнале «Регистрация продаж»
Решать конфликтные ситуации с покупателями.

(Рис.1 На данном рисунке представлена схема персонала.

1.3.Описаниепотоков данных и бизнес процессов

1.3.1Общее описание интерфейса BPwin 4.1.

BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создать сложные модели при минимальных усилиях.

При запуске BPwin по умолчанию появляется основная панель инструментов, палитра инструментов (вид которой зависит от выбранной нотации) и, в левой части, навигатор модели - Model Explorer. Функциональность панели инструментов доступно для основного меню BPwin (табл. 1.).

(Таблица 1. Описание элементов управления основной панели инструментов BPwin 4.1)

Элементы управления	Описание	Соответствующий пункт меню
	Создать новую модель	File/New
	Открыть модель	File/Open
	Сохранить модель	File/Save
	Напечатать модель	File/Print
	Вызвать генератор отчетов Report Builder	Tools/Report Builder
	Выбор масштаба	View/Zoom
	Масштабирование	View/Zoom
	Проверка правописания	Tools/Spelling
	Включение и выключение навигатора модели Model Explorer	View/Model Explorer
	Включение и выключение дополнительной панели инструментов работы с ModelMart	ModelMart

1.3.2. Создание новой модели

При создании новой модели возникает диалог, в котором следует указать, будет ли создана модель заново, или она будет открыта из файла либо из хранилища ModelMart, внести имя модели и выбрать методологию, в которой будет построена модель.

Как было указано выше, BPWin поддерживает три методологии - IDEF0, IDEF3, DFD, каждая из которых решает свои специфические задачи. В BPWin возможно построение смешаных моделей, т.е. модель может содержать отновременно как диаграммы IDEF0, так и диаграммы IDEF3 и DFD. Состав палитры инструментов изменяется автоматически, когда происходит переключение с одной нотации на другую, поэтому палитра инструментов будет рассмотрена позже.

После щелчка по кнопке OK появляется диалог Properties for New Models, в который следует внести свойства модели.

Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные - в виде стрелок. Если щелкнуть по любому объекту модели левой кнопкой мыши, появляется всплывает контекстное меню, каждый пункт которого соответствует редактору какого-либо свойства объекта.

1.3.3 Установка цвета и шрифта объектов

Пункты контекстного меню Font и Color вызывают диалог Arrow Properties или Activity Properies для установки шрифта (в том числе его размера и стиля) и цвета объекта. В нижней части вкладки Font диалогов Arrow Properties и Activity Properies находятся группа опций Apply setting to, позволяющих изменить шрифт для всех работ или стрелок на текущей диаграмме, в модели, и группа Global, позволяющая изменить шрифт одновременно для всех элементов модели.

Кроме того, BPwin позволяет установить шрифт по умолчанию для объектов определенного типа на диаграммах и в отчетах. Для этого следует выбрать меню Model/Default Fonts, после чего появляется следующее каскадное меню, каждый пункт которого служит для установки шрифтов для определенного типа объектов:

Context Activity - работа на контекстной диаграмме;
Context Arrow - стрелки на контекстной диаграмме;
Decomposition Activity - работы на диаграмме декомпозиции;
Decomposition Arrow - стрелки на диаграмме декомпозиции;
Node Tree Text - текст на диаграмме дерево узлов;
Frame User Text - текст, вносимый пользователем в каркасе диаграмм;
Frame System Text - системный текст в каркасе диаграмм;
Text Blocks - текстовые блоки;
Parent Diagram Text - текст родительской диаграммы;
Parent Diagram Title Text - текст заголовка родительской диаграммы;
Report Text - текст отчетов.

1.3.4 Рекомендации по рисованию диаграмм

В реальных диаграммах к каждой работе может подходить и от каждой может отходить около 10 стрелок. Если диаграмма содержит 6-8 работ, то она может содержать 30-40 стрелок, причем они могут сливаться, разветвляться и пересекаться. Такие диаграммы могут стать очень плохо читаемыми. В IDEF0 существуют соглашения по рисованию диаграмм, которые призваны облегчить чтение и экспертизу модели. Некоторые из этих правил BPwin поддерживает автоматически, выполнение других следует обеспечить вручную:

Прямоугольники работ должны располагаться по диагонали с левого верхнего в правый нижний угол (порядок доминирования). При создании новой диаграммы декомпозиции BPwin автоматически располагает работы именно в таком порядке. В дальнейшем можно добавить новые работы или изменить расположение существующих, но нарушать диагональное расположение работ по возможности не следует. Порядок доминирования подчеркивает взаимосвязь работ, позволяет минимизировать изгибы и пересечения стрелок.
Следует максимально увеличивать расстояние между входящими или выходящими стрелками на одной грани работы. Если включить опцию Automatically space arrows на вкладке Layout диалога Model Properties (меню Model/Model Properties), BPwin будет располагать стрелки нужным образом автоматически.
Следует максимально увеличить расстояние между работами, поворотами и пересечениями стрелок.
Если две стрелки проходят параллельно (начинаются из одной и той же грани одной работы и заканчиваются на одной и той же грани другой работы), то по возможности следует их объединить и назвать единым термином.
Обратные связи по входу рисуются "нижней" петлей, обратная связь по управлению - "верхней".(BPwin автоматически рисует обратные связи нужным образом. Его можно "обмануть", но лучше этого не делать.
Циклические обратные связи следует рисовать только в случае крайней необходимости, когда подчеркивают значение повторно используемого объекта. Принято изображать такие связи на диаграмме декомпозиции. BPwin не позволяет создать циклическую обратную связь за один прием. Если все же необходимо изобразить такую связь, следует сначала создать обычную связь по входу, затем разветвить стрелку, направить новую ветвь обратно ко входу работы-источника и, наконец, удалить старую ветвь стрелки выхода.
Следует минимизировать число пересечений, петель и поворотов стрелок. Это ручная и, в случае насыщенных диаграмм, творческая работа.
Если нужно изобразить связь по входу, необходимо избегать "нависания" работ друг над другом. В этом случае BPwin изображает связи по входу в виде петли, что затрудняет чтение диаграмм.

(Рис.2) Описание потоков данных и бизнес процессов магазина «Аистенок».

1.4 Обзор и анализ существующих проективных решений, их достоинства и недостатки.

«1С:Торговля и склад»

Наиболее популярными системами, используемыми в настоящее время для автоматизации торговой и складской деятельности предприятий в России, являются программы «1С:Торговля и склад» и «1С:Управление торговлей».

"1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

"1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия и позволяет:

вести раздельный управленческий и финансовый учет;
вести учет от имени нескольких юридических лиц;
вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;
оформлять закупку и продажу товаров;
производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;
вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;
вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;
вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;

При использовании программы "1С: Торговля и склад" пользователь может:

задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;
работать с взаимосвязанными документами;
выполнять автоматический расчет цен списания товаров;
быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;
вести учет товаров в различных единицах измерения;
получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;
автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

"1С: Торговля и склад" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации;
специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;
возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;
установка запрета на редактирование печатных форм документов;
"запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.

Система “1С: Торговля и склад” наряду со своими плюсами имеет ряд недостатков:

требует больших денежных затрат на приобретение;
установить систему 1С: “Торговля и склад” может не любой пользователь;
для работы с системой персонал должен пройти специализированные курсы.

Client Shop

В данный момент в магазине «Аистенок» пользуются такой программой как Client Shop - система автоматизации торговли.

Client Shop - простая, но функциональная программа для розничных магазинов. Функционал программы покрывает потребности 90% различных видов розничных магазинов.

Простой интерфейс, система подсказок и справки позволяет даже неопытным пользователям освоить программу примерно за час.

Программа подходит как для автоматизации небольших розничных магазинов, киосков, ресторанов, так и для автоматизации розничных торговых сетей с филиалами с возможностью обмена данными.

Основные возможности программы для магазинов Client Shop:

- Занесение товаров, продажа и возврат. Дисконтные карты.

- Продажа товаров в долг, по предоплате.

- Поиск товаров по различным характеристикам и их совокупности.

- Поддержка сканеров штрих-кодов (RS232 и клавиатурных), принтеров чеков и фискальных регистраторов (FPrint, Штрих и т. д.)

- Возможность завести для каждого товара дополнительные поля (цвет, размер, страна-производитель и т. д.), что удобно для магазинов одежды и

для магазинов автозапчастей.

- Безопасность. Авторизация при входе в программу. Скрытие себестоимости от продавцов. Автоматическое резервное копирование.

- Возможность работы по локальной сети или через сеть Интернет. Специальный режим, оптимизированный для медленных каналов связи.

- Печать ценников как на обычном принтере, так и на принтере этикеток.

- Отчеты о продажах и остатках на e-mail.

Преимущества программы:

- Исключение воровства персоналом;

- Прозрачность учёта, оценка прибыльности и рентабельности торговой точки;

- Понятный и несложный интерфейс, не требует предварительного обучения;

- Бесплатная техническая поддержка.

Недостатки:

В демо-версии некоторые разделы закрыты. Хотя ради справедливости стоит сказать, что закрытый функционал можно посмотреть на сайте и через презентации. Размер дистрибутива большой - нет возможности изменить расцветку программы (только синий интерфейс).

Программа для автоматизации товарного учета Microinvest Склад Pro

Отраслевое решение Microinvest Склад Pro является системой автоматизации товарного учета. Продукт предназначен для автоматизации оптовой и розничной торговли, а также сетевых розничных структур, ресторанного бизнеса и складских объектов. Выполняет функции бэк-офиса - служит для автоматизации управления бизнес-процессами в торговом предприятии (магазине, ресторане, и т.д).

Microinvest Склад Pro отвечает всем требованиям к движению товарных ресурсов в самом предприятии или в сети предприятии, связанных по своей коммерческой или производственной деятельности.

Уникальный механизм управления процессами позволяет пользователю выстраивать элементарные операции в управляемые логические цепочки с возможностью контроля текущего состояния каждого экземпляра процесса.

В любой момент времени пользователь может получить информацию о выполняемых в данный момент бизнес-процессах, на какой стадии находится каждый экземпляр процесса, кто из пользователей в настоящий момент выполняет работу.

Краткая презентация возможностей продукта и достоинства:

Работа в режиме клиент-сервер + Репликация данных;

Поддержка больших нагрузок, справочников и операций;

Древовидные структуры всех справочников;

Удобный интерфейс и эргономичный графический стиль;

Возможность создания разнообразных графических отчетов;

Целостная система управления бизнесом с уровнями доступа и большим количеством пользователей;

Распределенная сетевая топология, удаленный доступ и синхронизация;

Глобальное определение прав доступа для каждого пользователя;

WEB интерфейс и администрирование;

Удобный импорт данных из MS Excel и из других продуктов фирмы Microinvest;

Клиент задает информационный поток и последовательность операций;

Возможность редакции любой операции;

Возможность работы с партиями и серийными номерами;

Возможность отслеживания оплаты;

Возможность работы с валютами и объектами;

Возможность отслеживания серийных номеров, сроков гарантии и т.д.

Совместимость с Windows XP/Vista/7/8 32-bit и 64-bit;

Недостатки:

Неприемлемая цена.

Автоматизирование торговых операций информационой системы«Аистенок» (АИС)

OPER-Торговля