ТЕХНОЛОГИЯ УЧЕТНЫХ РАБОТ

ТЕМА 4ТЕХНОЛОГИЯ УЧЕТНЫХ РАБОТ

1. Технология автоматизации учета основных средств и нематериальных активов

2. Технология автоматизации учета товарно-материальных ценностей

3.Автоматизация расчета труда и зарплаты

4. Технология автоматизации учета кассовых и банковских операций

5.Автоматизация учета готовой продукции и ее реализации

6. Технология автоматизации сводного учета и отчетности

1. Технология автоматизации учета основных средств и нематериальных активов

Технология учетных работ предполагает последовательное выполнение определенных процедур по различным разделам учета. Независимо от хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях, технология учетных работ включает регистрацию события или объекта учета, обработку зарегистрированных данных и обобщение их в соответствующих учетных документах в разрезе аналитических и синтетических счетов, а также в формах бухгалтерской отчетности. Рассмотрим функционирование автоматизированных систем обработки учетной информации на отдельных участках учета.

Последовательность автоматизированной обработки информации по учету основных средств и нематериальных активов включает настройку системы, заполнение и корректировку необходимых справочников, создание базы данных о наличии основных средств и нематериальных активов на предприятии, регистрацию операций по их движению, обработку введенной информации и формирование учетных регистров.

Состав и структура АРМ по учету основных средств в различных программах неодинаковы. Наиболее разработан перечень типовых задач, включающий:

учет наличия и движения основных средств в натуральном и стоимостном измерении по объектам, материально ответственным лицам и структурным подразделениям;

учет износа основных средств;

учет ремонтов основных средств;

учет объектов основных средств, сданных в аренду;

формирование сведений о наличии драгоценных металлов и камней в составе основных средств;

расчет переоценки основных средств;

формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета, отчетности основных средств.

Информационное содержание задач включает: формирование данных о движении и наличии основных средств по запросу, на дату проведения инвентаризации, на начало и конец отчетного периода; определение излишков и недостач основных средств; формирование данных о сумме начисленного износа, о фактических затратах на ремонт основных средств, о результатах переоценки основных средств и др.

Структура информации АРМ по учету основных средств представлена в таб. 5.1 и включает входную (первичную), нормативно-справочную и выходную (результатную) информацию.

ИНФОРМАЦИЯ ПО ОСНОВНЫМ СРЕДСТВАМ
ВВОДНАЯ ПЕРВИЧНАЯ	НОРМАТИВНО СПРАВОЧНАЯ	ВЫХОДНАЯ (РЕЗУЛЬТАТИВНАЯ)
ПОСТУПЛЕНИЕ	1. Товарная накладная (ТН-1) 2. Товарно-транспортная накладная (TTH-2) 3. Акт приемки - передачи основных средств (ОС-1) Инвентарные карточки (ОС- 6, ОС-7, ОС-8) Инвентарный список основных средств (ОС-9)	Классификаторы основных средств (ОС) Справочник материально-ответственных лиц Справочник подразделений Справочник аналитических счетов затрат Справочник норм износа (амортизации) Справочник видов операций по движению ос Справочник драгметаллов	Список (опись) основных средств Сводная ведомость синтетического учета Ведомость начисления износа (амортизации) Итоговые суммы по стоимости ОС Ведомости движения ОС Ведомость распределения износа по счетам затрат Ведомость итоговых сумм остатков и движения Ведомости по учету драгметаллов и драг-камней Расчет налога на недвижимость Ведомость переоценки ОС Ведомость результатов переоценки ОС Бухгалтерская отчетность Приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5) Отчет о наличии и движении основных средств и амортизационного фонда (11-ОС)
ВНУТРЕННЕЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ	1. Акт приемки-передачи основных средств (ОС-1)
ВЫБЫТИЕ	1. Акт на списание основных средств (ОС-3) 2. Акт приемки - передачи основных средств (ОС-1) - при безвозмездной передаче

Таб. 1. Структура информации АРМ по учету основных средств

Входная информация представлена первичными документами, отражающими движение основных средств. Как правило, в современных бухгалтерских программах используются формы (реквизиты) типовых документов, обязательных для всех предприятий и организаций:

товарная накладная (ф. ТН-1);

товарно - транспортная накладная (ф. ТТН-2);

акт (накладная) приемки - передачи (внутреннего перемещения) основных средств (ф. № ОС-1);

акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-2);

акт на списание основных средств (ф. № ОС-3);

акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4);

инвентарная карточка учета основных средств (ф. № ОС-6);

опись инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-7);

карточка учета движения основных средств (ф. № ОС-8);

инвентарный список основных средств (ф. № ОС-9). Первичная информация представлена следующими данными:

наименование объекта, дата, номер документа, код операции, синтетический счет (счет, субсчет, код аналитического учета), первоначальная стоимость объекта основных средств, инвентарный номер, код затрат, код амортизационных отчислений, вид оборудования, год выпуска, заводской номер, пробег транспортных средств, дата ввода в эксплуатацию, признак наличия драгоценных металлов, дата начала уплаты налога на недвижимость и др.

Нормативно-справочная информация содержит заполненные справочники на основании действующих положений по учету основных средств (классификаторы основных средств, справочники норм износа (амортизации), видов операций по движению основных средств, драгоценных металлов и драгоценных камней) и справочники, формируемые согласно специфике предприятия (материально ответственных лиц, подразделений и аналитических объектов затрат).

Выходная (результатная) информация представлена различными регистрами синтетического и аналитического учета, расчетом налога на недвижимость, а также отчетными формами.

Технология выполнения учетных работ в АРМ по учету основных средств включает два основных режима — создание базы основных средств в разрезе инвентарных номеров; ведение учета наличия и движения основных средств, а также расчеты по начислению износа и формирование всех учетных регистров, включая формы годового отчета.

Первый режим выполняется в полном объеме на момент (или в процессе) внедрения АРМ на основании картотеки инвентарных объектов. Организация базы основных средств позволяет провести своеобразную инвентаризацию данных по основным средствам, рассчитать и проверить первоначальную стоимость по группам основных средств, суммы начисленного износа и проведенных ремонтов, упорядочить данные в базе, что в конечном счете способствует повышению качества информации по основным средствам.

Второй режим обеспечивает ведение учета движения объектов основных средств по различным группировочным признакам (МОЛ, структурные подразделения, объектам затрат и др.) и счетам, а также получение необходимых данных за отчетные периоды и по запросу в различной группировке.

Разработчики программ стремятся приблизить автоматизированную технологию выполняемых работ к учетному процессу, осуществляемому ручным способом.

Важное преимущество АРМ по учету основных средств — автоматическое проведение переоценки объектов основных средств. Бухгалтеру необходимо ввести только коэффициенты переоценки по группам основных средств. По каждому объекту вначале пересчитываются первоначальная стоимость и сумма начисленного износа, затем формируются ведомость переоценки и бухгалтерские проводки по ее результатам.

Типичность задач по составу и методам их решений позволяет использовать АРМ по учету основных средств на многих предприятиях. Наиболее трудоемким является этап создания базы данных (картотеки). Повседневная же работа бухгалтера по учету основных средств не требует больших затрат и проста в выполнении.

АРМ по учету основных средств может служить и для отражения операций по учету нематериальных активов.

Учет нематериальных активов производится аналогично АРМ по учету основных средств, с той лишь разницей, что не производится их переоценка.

Автоматизация учета основных средств и нематериальных активов на основе АРМ имеет свою специфику и особенности и может функционировать автономно или во взаимодействии с другими АРМ и с передачей итоговых данных в АРМ сводного учета.

2. Технология автоматизации учета товарно-материальных ценностей

Технология автоматизации учета товарно-материальных ценностей возможна в нескольких вариантах: использование АРМ в бухгалтерии и (или) АРМ на складском и цеховом уровнях. В силу специфики операций по учету материальных ресурсов и учету готовой продукции и товаров отдельно разрабатываются АРМ по учету материальных ценностей и АРМ по учету готовой продукции.

Функциональное назначение комплекса задач по учету материальных ценностей состоит в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:

автоматизация документирования всех операций но движению материальных ценностей;
выявление и отражение затрат, связанных с заготовлением материальных ценностей;
соблюдение установленных норм запасов материальных ценностей;
контроль за отпуском материальных ценностей на производство и другие цели;
систематизация и обобщение данных о наличии и движении материальных ресурсов и выдача необходимых сведений по запросу пользователей.

Комплекс включает следующие задачи:

учет поступления материальных ценностей по складам и МОЛ;

учет расхода материальных ценностей на производство, в порядке внутреннего перемещения и на сторону;

учет остатков материальных ценностей на складах и у МОЛ;

учет предметов в составе оборотных средств;

учет переоценки материальных ценностей;

учет использования горюче-смазочных материалов (ГСМ), спецодежды и обуви;

учет драгоценных металлов в составе узлов, деталей и изделий;

расчет лимитов материалов;

формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета и форм отчетности.

Комплекс задач по учету материальных ценностей является объемным по числу как используемых входных документов, так и выходной информации. Структура информации по учету материальных ценностей представлена в таб. 2.

ИНФОРМАЦИЯ ПО МАТЕРИАЛЬНЫМ ЦЕННОСТЯМ
ВВОДНАЯ ПЕРВИЧНАЯ	НОРМАТИВНО СПРАВОЧНАЯ	ВЫХОДНАЯ (РЕЗУЛЬТАТИВНАЯ)
ПРИХОД	Товарная накладная (ТН-1) Товарно-транспортная накладная (ТТН-2) Приходный ордер (М-4) Акт приемки материалов (М-7) Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (М-11) Карточка складского учета (М-12)	Номенклатура-ценник материалов Справочник поставщиков Справочник получателей Справочник материально ответственных лиц Справочник подразделений Справочник объектов учета затрат Справочник статей расхода	Ведомости прихода и расхода материальных ресурсов (MP) Сводная ведомость движения MP Ведомость остатков MP на конец месяца Ведомости итоговых сумм остатков и движения Оборотная ведомость движения MP Ведомость аналитического учета расхода на производство Сводная ведомость движения по синтетическим счетам Ведомость контроля неиспользуемых MP ведомость переоценки материалов ведомость результатов переоценки материалов
РАСХОД	Лимитно-заборная карта (М-8) Акт-требоваиие на замену (дополнительный отпуск) материалов (М-10) Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (М-11)
СПИСАНИЕ

Таб. 2. Структура информации АРМ по учету материальных ценностей

Оперативная информация по движению материальных ценностей отражается в следующих первичных документах:

товарно - транспортной накладной (ф. ТТН-2);

приходном ордере (ф. М-4);

акте приемки материалов (ф. М-7);

накладной - требовании на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11);

лимитно - заборной карте, расчет предметов в составе оборотных средств и др.

Постоянная нормативно - справочная информация объединяет справочники счетов и субсчетов, кодов операций, номенклатуры-ценника материалов, поставщиков, получателей, материально ответственных лиц, подразделений, объектов учета затрат, статей расхода, норм расхода и запасов материалов.

При организации АРМ на складском и цеховом уровнях появляется возможность оперативной обработки информации. Так, при оприходовании материальных ценностей на склад кладовщик, используя справочник номенклатуры - ценника материалов, автоматически разносит данные о приходе по карточкам складского учета (номер документа, код основного счета, номер склада, код материала, цена, количество, сумма) и формирует приходный ордер. При отпуске материалов со склада в цех в карточках складского учета кладовщик отражает расход и формирует соответствующий документ (лимитно-заборную карту, накладную-требование на отпуск). Одновременно в бухгалтерии в АРМ материальных ценностей появляется информация об изменениях в наличии материалов.

При отражении операций по движению предметов в составе оборотных средств выполняется автоматическое списание в размере 50 или 100 % стоимости предметов. Учет использования спецодежды и обуви организуется в соответствии с установленными нормативами по каждому работнику. В карточке работника, получившего материальные ценности, отражается дата выдачи, наименование спецодежды и обуви, их цена и срок эксплуатации. По истечении нормативного срока выдается сообщение о необходимости списания данных предметов. При отражении бухгалтером операций по списанию спецодежды и обуви происходит автоматическое формирование бухгалтерских проводок по начислению оставшегося износа за минусом сумм оприходованной ветоши.

АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей (АРМ УМЦ) предназначен для автоматизации работ по формированию учетных и отчетных показателей, характеризующих наличие и движение производственных запасов.

Главное меню АРМ УМЦ предусматривает выполнение различных функций: ведение базы данных, ввод, корректировка данных, перенос остатков, закрытие периода и др.

Функция ведения базы данных обеспечивает ввод и корректировку информации, хранимой в базе. Работа комплекса начинается с ввода информации об остатках материальных ценностей по местам хранения. В дальнейшем происходит постоянное пополнение базы сведениями о поступлении и расходе материалов. Вводимая информация контролируется по коду материалов, единицам измерения, оборотам, сумме и т. д.

После отражения хозяйственных операций в бухгалтерии формируются и распечатываются выходные формы о наличии и движении материальных ценностей по структурным подразделениям, сальдовые ведомости об остатках материалов на складах, ведомости аналитического учета расхода материальных ценностей в разрезе цехов, подразделений и объектов учета; ведомость расхода материальных ценностей в разрезе корреспондирующих счетов; ведомость отклонений от норм расхода материалов в разрезе причин и виновников; сводная ведомость движения по синтетическим счетам; ведомость контроля неиспользуемых материальных ресурсов; ведомость переоценки материалов, инвентаризационная опись и др.

Итоговая информация передается в АРМ сводного учета и отчетности (по сети или с помощью дискет), и таким образом закрывается отчетный период. Особенностью АРМ УМЦ является его тесное взаимодействие с АРМ финансово-расчетных операций в части оплаты за поступившие материальные ценности, а также с АРМ по учету затрат на производство в части отпуска и расходования материальных ценностей.

Работу АРМ учета материальных ресурсов могут обеспечивать пять основных режимов.

1. Режим «Настройка системы» предназначен для адаптации системы к условиям конкретного предприятия, настройки типовых хозяйственных операций, управления отчетными периодами т. д. Специфическими для данного режима могут быть выбор методики оценки материалов в соответствии с действующими основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), определение структуры складского хозяйства, задание сроков годности для некоторых видов товарно - материальных ценностей.

2.Режим «Ведение картотеки» обеспечивает ввод и корректировку информации по поступлению и отпуску материалов. Для оформления выходной информации о движении материалов используется шаблон карточки складского учета, а ввод информации осуществляется по шаблонам приходного ордера, лимитно-заборной карты, накладных или требований.

3.Режим «Документы» предусматривает переоценку товарно - материальных ценностей, распределение транспортно-заготовительных расходов, составление инвентаризационных описей и т. д. Данный режим также может быть использован для составления первичных типовых документов: товарных накладных, товарно-транспортных накладных, доверенностей, приходных ордеров, актов о приемке материалов и др.

4. Режим «Отчеты» обеспечивает получение:

отчетов о движении материальных ценностей в разрезе наименований товарно - материальных ценностей, материально ответственных лиц, структурных подразделений, сальдовых ведомостей, справок об остатках материалов на складах, числящихся за материально ответственными лицами;

ведомостей расхода материальных ценностей в разрезе корреспондирующих счетов, заказов;

ведомостей отклонений от норм расхода материалов по причинам и виновникам;

форм статистической отчетности № 3-СН «Отчет об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов», 4-СН «Отчет об остатках, поступлении и расходе топлива, сборе и расходовании нефтепродуктов» и др.

Режим «Сервис» включает ввод общих параметров задачи, копирование/восстановление базы данных и др.

3. Технология автоматизации учета труда и заработной платы

Основными предпосылками автоматизации учета труда и заработной платы являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение систем оплаты труда и методик их расчетов. Технология учетных операций по труду и заработной плате включает настройку на особенности оплаты труда, алгорит мов расчетов начислений и удержаний, заполнение и корректировку необходимых справочников, создание базы данных о работниках предприятия, регистрацию выполненного объема работ или отработанного времени работниками, обработку введенной информации и формирование учетных регистров.

В практике наблюдаются различные подходы к технологии обработки информации по учету труда и заработной платы: по охвату расчетных показателей, содержанию алгоритмов, документированию информационной базы. Расчеты выполняются в строгом соответствии с трудовым законодательством. Основные формулы алгоритмов сводятся к накоплению информации и ее суммированию, таксировке данных, расчету процентных ставок, налогов и т. п.

Функциональная структура комплекса включает следующие задачи:

расчеты по начислению сдельной заработной платы по данным об индивидуальной или коллективной выработке;

расчеты по начислению повременной заработной платы по данным табельного учета или другой документации; доплат, премий, надбавок и т. п., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпусков;

расчет удержаний: подоходного налога, за товары, проданные в кредит, по исполнительным листам, ссудам, подотчетным суммам и др.;

расчет взносов по социальному страхованию и обеспечение отчислений в установленные законодательством внебюджетные фонды;

формирование расчетно-платежной документации: расчетных ведомостей и листков, лицевых счетов по табельным номерам работников, платежных ведомостей аванса и расчетов за месяц;

обобщение расчетов в разрезе структурных подразделений по видам оплат, категориям, группам профессий и корреспондирующим счетам;

обобщение удержаний по видам и корреспондирующим счетам;

обобщение операций по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в аналитическом разрезе и другим группировочным признакам.

Структура информационной базы АРМ по учету труда и заработной платы представлена в таб. 3.

Основными первичными документами по начислению заработной платы являются наряды на сдельную работу, наряды-задания, табели учета использования рабочего времени, листки временной нетрудоспособности, протоколы трудового участия членов бригады, справки-расчеты на доплаты, выплату премий и др.

ИНФОРМАЦИЯ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ВВОДНАЯ ПЕРВИЧНАЯ

НОРМАТИВНО СПРАВОЧНАЯ

ВЫХОДНАЯ (РЕЗУЛЬТАТИВНАЯ)

Заявление о приеме

Заявление на увольнение

Приказы (распоряжения) о приеме и увольнении

Записка о предоставлении отпуска

Табель учета использования рабочего времени

Наряд на сдельную работу Рапорт

Маршрутный лист

Акт о приемке работ

Листок временной нетрудоспособности

Заявление на добровольные удержания

Справочник работающих

Справочник подразделений

Справочник видов оплат и удержаний Справочник тарифных ставок

Справочник получателей перечислений Ставки общих начислений и удержаний Коэффициенты роста тарифных ставок Календарь рабочего времени

Справочник категорий работающих Справочник корреспондирующих счётов Справочник статей затрат

Справочник объектов учета затрат Справочник дополнительных сведений

Расчетные листки

Расчетно-платежные ведомости

Списки для перечислений

Списки почтовых переводов

Информация для Сбербанка

Свод по видам оплат и удержаний

Свод по подразделениям и счетам

Ведомость учета затрат

Ведомость учета удержаний

Справки об удержаниях в Пенсионный фонд

Декларация о годовом доходе

Таб. 3. Структура информации АРМ по учету труда и заработной платы.

Нормативно - справочная информация представлена заполненными справочниками (виды оплат и удержаний, ставок общих начислений и удержаний, категорий работающих, корреспондирующих счетов, календарь рабочего времени) и справочниками, формируемыми в процессе внедрения АРМ на предприятии (работающих, структурных подразделений, тарифных ставок, получателей перечислений и др.).

Выходную информацию составляет расчетно-платежные ведомости, расчетные листки, списки для перечислений, почтовых переводов в аналитическом разрезе по каждому работнику, а также сводки по видам оплат и удержаний, структурным подразделениям и счетам, но объектам затрат и видам удержаний в синтетическом разрезе.

В зависимости от отраслевой принадлежности, условий хозяйствования, организационной структуры предприятия, особенностей труда, принятой системы оплаты труда, объема нормативной базы создается вычислительная сеть АРМ (отделов, цехов, складов, централизованной бухгалтерии).

На АРМ цехового уровня (структурного подразделения) выполняется первичная обработка данных по заработной плате работников этого цеха или подразделения: оперативный учет выработки, расчеты но видам оплат, начислениям и удержаниям. Основанием для расчетов является сформированная информационная база лицевых счетов и нормируемых видов работ, расценок, выпуска готовой продукции и т. д. Бухгалтер вводит с клавиатуры минимум исходных данных: табельный номер и количество отработанных дней (для повременной оплаты) или часов, остальные работы выполняются а в т о м а т и ч е с к и.

На АРМ в центральной бухгалтерии обобщаются расчеты заработной платы по предприятию в целом и производятся расчеты для отдельных цехов, отделов и подразделений, которые не охвачены автоматизацией.

Технология решения задач по учету труда и заработной платы представлена на рис.4 и включает в себя следующие этапы:

настройка алгоритмов расчета начислений и удержаний на особенности предприятия;

заполнение справочников системы;

формирование баз данных работающих;

выписка рапортов о выработке;

ввод с контролем данных табелей учета рабочего времени и запись в лицевые счета;

ввод данных рапортов о выработке сдельщиков и расчет сдельной заработной платы, запись расчетов в лицевые счета;

расчет повременной заработной платы, премий, доплат, запись в лицевые счета;

перезапись данных начислений и удержаний по табельным: номерам в зону оперативной информации и расчет отчислений от заработной платы;

формирование и выдача на печать выходных документов;

выдача справочной информации по запросу на экран;

подготовка файлов (остатков) по аналитическим и синтетическим счетам в следующем периоде;

ввод изменений в лицевые счета и при необходимости их корректировка;

создание файлов по объектам затрат в разрезе цехов;

запись данных об остатках, выдаче сводных ведомостей расходов по заработной плате.

Работа бухгалтера заключается в выполнении следующих технологических операций в режиме активного диалога:

создание файлов — формирование базовых файлов, файлов формата документов, их. копирование, корректировка, изменение структур записей, добавление записей и т. д.;
выдача данных на экран или печать всего файла, отдельных записей в различных режимах, просмотр документов данных, их корректировка и перегруппировка;
поиск записи и файлов — нахождение записей, индексирование данных, перегруппировка записей; сортировка и изменение имен файлов, ведение и копирование;

4) редактирование данных — просмотр и редактирование данных, записей, ввод входных данных.

Технологический процесс обработки данных предполагает соблюдение принципов однократного ввода нормативно-справочной информации для ее многократного использования, минимум исходных данных и получение в процессе обработки максимального количества выходных форм.

После выполнения всех расчетов и печати выходных форм осуществляется передача информации в АРМ по учету затрат на производство, сводного учета и отчетности. Для защиты и сохранности данных на гибком магнитном диске создаются и ведутся дубли баз данных, которые используются при возможных сбоях хранимой информации.

4. Технология автоматизации учета кассовых и банковских операций

Комплекс задач финансово-расчетных операций охватывает автоматизацию той части операций бухгалтерского учета, которая связана с денежными средствами, финансированием, фондами, резервами, использованием прибыли и т. п. Эти операции могут проводиться как на одном рабочем месте, так и на рабочих местах, связанных друг с другом. Отсюда следует, что организация базы данных АРМ по учету финансово - учетных операций должна иметь централизованную и распределенную обработку данных.

АРМ по учету финансово - расчетных операций включает работы, которые могут выполняться независимо друг от друга. Это кассовые и банковские операции, операции с подотчетными лицами, депонентами, дебиторами и кредиторами, по финансированию и др.

Структура информационной базы АРМ по учету финансово-расчетных операций представлена в таб.5.

Выполнение технологической процедуры ввода информации осуществляется на основе обработки первичных документов (платежных поручений, платежных требований, приходных и расходных кассовых ордеров и др.). Ведение информационной базы включает операции регистрации и контроля первичных документов, обеспечение хранения информации. Важным моментом является организация рационального хранения и своевременного резервного копирования информации. Для сокращения сроков обработки данных применяется нормативно-справочная информация, которая вводится один раз, а затем многократно используется.

Бухгалтерские проводки по финансово-расчетным операциям формируются на основе справочника типовых хозяйственных операций.

Предусмотрена возможность ведения учета расчетов не только в национальной денежной единице, но и в иностранных валютах. С помощью справочника «Валюты» производится регистрация текущих курсов валют, пересчет и разнесение по счетам бухгалтерского учета курсовых разниц по валютным операциям.

С помощью технологической процедуры вывода формируется результатная информация. Эта процедура включает операции формирования и контроля выводимых данных и получения выходных форм.

При выводе информации достигается автоматическое получение регистров синтетического и аналитического учета, контроль данных на экране, полностью исключается заполнение ведомостей ручным способом, повышается качество обработки информации.

Технологическая процедура «Закрытие отчетного периода» предназначена для завершения основного цикла работ в учетном периоде — месяце, квартале. Эта процедура выполняется после полного окончания работ за отчетный период. Программа устанавливает новый расчетный месяц, подготавливает отдельные хранимые массивы информации. Только после выполнения этой процедуры бухгалтер может считать, что он закончил расчетный период.

Во многих пакетах по учету финансово - расчетных операций предусмотрена возможность автоматизированного получения банковских выписок в виде текстовых файлов, пересылаемых модемной связью или передаваемых на дискетах, а также выполнение электронных платежей (в электронных стандартах банков-корреспондентов).

ИНФОРМАЦИЯ ПО УЧЕТУ ФИНАНСОВО – РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

ВВОДНАЯ ПЕРВИЧНАЯ

НОРМАТИВНО СПРАВОЧНАЯ

ВЫХОДНАЯ (РЕЗУЛЬТАТИВНАЯ)

Приходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер

Платежное поручение

Платежное требование

Аккредитив

Чеки из лимитированных и нелимитированных книжек

Инкассовые поручения распоряжения Вексель

Справочник счетов, субсчетов Справочник организаций

Справочник типовых операций Справочник аналитических счетов затрат

Справочник банков

Справочник назначений платежа Справочник подотчетных лиц Справочник валют

Ведомость по движению денежных средств

Ведомость учета расчетов с дебиторами, кредиторами

Ведомость корреспонденции по документам Ведомость контроля сроков давности Ведомость аналитического учета затрат КАРТОЧКА аналитического учета (дебитора, кредитора)

Сводная ведомость остатков

Сводные ведомости синтетического учета

Таб.5.Структура информационной базы АРМ по учету финансово-расчетных операций.

АРМ по учету финансово-расчетных операций предусматривает реализацию всех технологических процедур, включая расчеты, сортировку, группировку, поиск документов и отдельных реквизитов, контроль ввода и другие операции.

При наличии АРМ по разделам учета информационная связь между ними осуществляется с помощью магнитных носителей (дискет) или итоговые данные по счетам и субсчетам передаются в АРМ сводного учета и отчетности, где формируются Главная книга, оборотно-сальдовые ведомости и формы отчетности.

5. Автоматизация учета готовой продукции и ее реализации.

Учет готовой продукции (УГП), ее отгрузки и реализации — один из наиболее трудоемких участков учета, который ведут два подразделения предприятия: отдел сбыта и бухгалтерия. Это требует создания АРМ в двух этих отделах.

АРМ отдела сбыта по УГП предназначено для автоматизации процессов учета выпуска и отгрузки готовой продукции. Он позволяет накапливать информацию о движении готовой продукции, вести учет в реальном времени, формировать и печатать счета-фактуры, накладные на отпуск готовых изделий; оборотную ведомость по движению готовой продукции; отчеты о поставке продукции; справки о выполнении договоров; ведомости по отгрузке и рекламациям.

Главное меню АРМ УГП может включать режимы:

«Картотека», осуществляется заполнение карточек складского учета по видам продукции; просмотр картотеки и ее печать;
«Отгрузка», выполняются печать счетов-фактур и накладных, ввод данных об отгрузке (номер счета и накладной, реквизиты потребителя, номенклатурный номер вида продукции, дата отгрузки, количество отгруженной продукции); формирование и печать информации об отгрузке продукции, а также автоматическая передача ее в бухгалтерию;
«Рекламации», включает печать счетов и накладных; выборку данных об отгрузке; состояние по рекламациям;
«Договор», формирует сведения об их выполнении на текущее время.

Информация об отгрузке готовой продукции формируется в отделе сбыта, а затем передается в бухгалтерию. Бухгалтер обрабатывает полученную информацию об отгрузке, осуществляет контроль за состоянием расчетов с покупателями и выполняет печать учетных регистров.

Главное меню АРМ бухгалтера по УГП может включать следующие режимы:

« Справочники », содержит справочные данные о покупателях, видах продукции; типовые бухгалтерские и необходимые алгоритмы расчетов;
«Отгрузка и реализация», обеспечивает учет операций по отгрузке продукции и коммерческим расходам, формирование счетов-накладных на отпуск готовых изделий, приказов-накладных на отпуск взамен брака; учет реализованной продукции и выявление результатов от реализации продукции;

«Печать», содержит ведомость движения готовых изделий, их отгрузки и реализацию по видам продукции; ведомость остатков по неоплаченным счетам; сводную ведомость движения, отгрузки и реализации готовой продукции.

Характерной особенностью системы является наличие большого объема нормативно-справочной информации, которая используется в отделе сбыта и бухгалтерии. АРМ по учету готовой продукции находится в тесном взаимодействии с АРМ учета фи нансово- расчетных операций, учета затрат на производство, сводного учета и отчетности.

6. Технология автоматизации сводного учета

При комплексной автоматизации бухгалтерского учета в АРМ сводного учета и отчетности итоговые данные передаются со всех других АРМ в разрезе счетов и субсчетов, а также дополнительная информация при формировании бухгалтерской отчетности.

Структура информации АРМ сводного учета и отчетности представлена в таб. 6.

Особенностью АРМ сводного учета и отчетности для крупных и средних предприятий является то, что его исходные данные — это результатная информация других АРМ.

Настройка АРМ сводного учета и отчетности включает в себя следующие этапы: настройка реквизитов предприятия; установка даты отчетного периода; техническая настройка системы; настройка списка пользователей, кодов и паролей доступа; корректировка справочника счетов; настройка форм бухгалтерской отчетности.

Получение данных сводного бухгалтерского учета в автоматизированных системах для малых и средних предприятий предполагает выполнение следующих технологических функций:

ведение плана счетов бухгалтерского учета с многоуровневой системой аналитики;
ввод начальных остатков и регистрация бухгалтерских проводок в журнале операций;
расчет итогов за отчетный период (месяц, квартал, год) и хранение данных;
формирование необходимой справочной информации;
формирование и печать регистров аналитического и синтетического учета в различной группировке, а также форм бухгалтерской отчетности;
корректировка и формирование новых отчетных документов и сохранение их в архиве для последующего применения;

7) закрытие счетов и установка нового отчетного периода. Важным преимуществом АРМ сводного учета и отчетности является возможность гибкой настройки алгоритмов необходимых расчетов налогов и неналоговых платежей, настройки форм отчетности для налоговой инспекции и Фонда социальной защиты населения, а также автоматическое ведение Главной книги.

Рассмотренная технология учетных работ по разделам учета наиболее эффективна при комплексной системе автоматизации. Наличие сетевого варианта бухгалтерской программы открывает дополнительные удобства в эксплуатации системы — повышается оперативность учета и достоверность отчетности.

ИНФОРМАЦИЯ ПО СВОДНОМУ УЧЕТУ И ОТЧЕТНОСТИ

ВВОДНАЯ ПЕРВИЧНАЯ

НОРМАТИВНО СПРАВОЧНАЯ

ВЫХОДНАЯ (РЕЗУЛЬТАТИВНАЯ)

Итоги АРМ по учету материальных ценностей

Итоги АРМ по учету основных средств

Итоги АРМ по учету финансово-расчетных операций

Итоги АРМ по учету труда и заработной платы

Итоги АРМ по учету затрат на производство

Итоги АРМ по учету готовой продукции, отгрузки и реализации

Справочник счетов и субсчетов

Настройка форм бухгалтерской отчетности

Оборотно-сальдовая ведомость

Ведомость остатков

Свод проводок и остатков

Главная книга

Баланс предприятия (ф. № 1)

Отчет о прибылях и убытках (ф. № 2)

Отчет о движении фондов и других средств

(ф. № 3)

Отчет о движении денежных средств (ф. № 4) Приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5)

Таб.6. Структура информации АРМ по сводному учету и отчетности

Вопросы для самоконтроля

Перечислите основные этапы автоматизированной обработки информации по учету основных средств и нематериальных активов.
Назовите варианты автоматизации учета товарно-материальных ценностей.
Охарактеризуйте необходимые справочники при автоматизации учета труда и заработной платы.
Какова технология автоматизации финансово-расчетных операций?
Какие итоговые данные из различных АРМ передаются в АРМ сводного учета и отчетности?

ТЕХНОЛОГИЯ УЧЕТНЫХ РАБОТ