Итоговые вычисления. Предварительный просмотр и печать документов. Создание диаграмм. Использование электронных таблиц как баз данных

Лекция 12. Итоговые вычисления. Предварительный просмотр и печать документов. Создание диаграмм. Использование электронных таблиц как баз данных

Итоговые вычисления

  1. В экономических и бухгалтерских расчетах применяют в основном итоговые функции, т. е. функции, обеспечивающие получение результата вычислений по диапазону ячеек.

Общим свойством этих функций является то, что их список параметров может содержать неизвестное число параметров (или диапазон ячеек неопределенного размера), а в результате вычислений должна быть получено число, характеризующее каким-то образом весь набор параметров (или диапазон ячеек).

  1. Итоговые функции могут быть в различных категориях, но большая часть их находится в категориях: математические и статистические.
  2. Основные числовые характеристики при итоговых вычислениях:
  • сумма значений элементов (СУММ);
  • среднее арифметическое значение элементов (СРЗНАЧ);
  • максимум (МАКС) или минимум (МИН) в наборе значений;
  • количество обрабатываемых элементов (СЧЁТ);
  • количество непустых ячеек, входящих в выделенный диапазон (СЧЁТЗ);
  • дисперсия значений элементов (ДИСП);
  • среднее квадратическое отклонение элементов (СТАНДОТКЛ);
  • и т. п.
  1. Особенность итоговых вычислений в Excel состоит в том, что программа пытается найти, в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.
  2. В качестве параметра итоговой функции чаще всего задается прямоугольный диапазон ячеек, размер которого по умолчанию определяется автоматически, после чего пользователь выбирает нужный диапазон.
  3. В выбранном диапазоне анализируются все ячейки, составляющие его, а после чего осуществляются вычисления только в тех ячейках, в которых заключен обрабатываемый набор данных.
  4. Наиболее часто употребляемая итоговая функция - это функция суммирования (СУММ), имеющая кнопку (кнопка ) на панели инструментов. Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенными над текущей ячейкой (реже справа от ячейки), образующими непрерывный блок. Этот диапазон обычно редактируется пользователем.

  1. Другие итоговые функции - СРЗНАЧ, МАКС, СЧЕТ, ДИСП и другие - выбираются из списков: "10 недавно использовавшихся" или "Статистические".

Предварительный просмотр и печать документов

  1. Экранное представление значительно отличается от того, которое отображается при выводе на печать. Для визуализации печатного листа используется предварительный просмотр. Файл - Предварительный просмотр (или кнопка на панели инструментов). Редактирование при этом исключается.
  2. Управление осуществляется с помощью кнопок в верхней части окна. Раздел Страница Предварительного просмотра открывает окно Параметры страницы, имеющее вкладки Страница, Поля, Колонтитулы, Лист.

Во вкладке Страница задаются параметры:

  • ориентация листа;
    • размер бумаги;
    • масштаб;
    • количество страниц, на которых размещается документ;
    • качество печати документа.

Вкладка Поля окна Параметры страницы позволяет изменить размеры полей документа и центрирование данных на листе.

Вкладка Колонтитулы окна Параметры страницы служит для создания и редактирования верхнего и нижнего колонтитулов.

Вкладка Лист окна Параметры страницы позволяет включить или отключить печать сетки, номеров строк и столбцов и последовательность разбиения рабочего листа, когда размер листа документа по горизонтали и вертикали превосходит печатный лист.

Следует отметить, что для выбора сквозных строк (например, при печати заголовков таблиц на каждом листе документа) используется аналогичная вкладка Лист, открываемая по пути: Файл - Параметры страницы – Лист.

  1. Вкладка Поля окна Предварительный просмотр позволяет непосредственно в режиме просмотра рационально изменять ширину столбцов и величину полей страницы методом перетаскивания.
  2. Выход из режима просмотра осуществляется кнопкой Закрыть, при этом происходит возвращение в обычный режим редактирования документа.
  3. Щелчок на кнопке Разметка страницы также возвращает в режим редактирования, но не в обычный, а в режим разметки страницы, при котором визуализируются границы страниц документа (штриховые синие линии) и область печати (сплошная синяя линия).
  4. Переключение в режим Разметка страницы можно осуществить также из обычного режима работы, используя меню: Вид - Разметка страницы.
  5. Печать документа осуществляется в режиме Просмотр документа, в режиме редактирования (кнопка Печать) и по пути: Файл – Печать.
  6. Область печати - это часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать по пути: (выделить прямоугольник листа - фрагмент, который нужно печатать). далее Файл - Область печати - Задать.

Только эта область данных будет выводиться на печать и отображаться в режиме Предварительный просмотр.

Для изменения области печати: Файл - Область печати - Убрать, а затем выделить и задать новую область печати.

Для принудительного задания конца страницы документа используется, (как и в Word): Вставка - Разрыв страницы

Создание диаграмм

Термин "диаграмма" используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных (в том числе гистограмм и графиков).

Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах одной строки или столбца. На одной диаграмме можно отобразить несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой объект вставки, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться как на том же листе, на котором находятся данные, так и на любом другом листе (чаще для отображения диаграммы отводят отдельный лист).

Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она создана, и при обновлении этих данных автоматически изменяет свой вид.

Для будущей диаграммы необходимо создать исходные данные и выделить их.

При построении диаграммы используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на Стандартной панели инструментов. Обычно сначала выделяют область, содержащую данные, которые будут отражаться на диаграмме. Отредактировать эту область можно будет и позднее, в ходе работы Мастера диаграмм.

  1. На первом этапе работы Мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Стандартные - Тип. Для выбранного типа диаграммы справа имеется насколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых выбирается подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы - Далее.
  2. Второй этап служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна Мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы.

Если данные образуют единый диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные образуют несколько групп, то информацию для отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически изменяется при изменении набора отображаемых данных. На этом этапе можно присвоить название каждому из рядов данных.

  1. Третий этап работы Мастера состоит в выборе оформления диаграммы

На вкладках задаются:

- название диаграммы и подписи осей (вкладка Заголовки). (Наименование рекомендуется задавать с помощью рамки Надпись панели Рисование);

- отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

- отображение линий сетки, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

- описание построенных графиков (вкладка Легенда);

- отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

- представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

Перечисленные опции на вкладках выбираются по необходимости.

  1. На четвертом (последнем) этапе работы Мастера указывается, следует ли использовать для размещения новый рабочий лист или разместить диаграмму на том же листе, где находятся данные. Затем - Готово.

Редактирование диаграмм

  1. Редактировать можно любой элемент диаграммы. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него курсора возникает всплывающая подсказка.
  2. Открыть диалоговое окно для форматирования выделенного элемента можно через меню Формат или через контекстное меню (правая кнопка мыши).
  3. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует снова открыть Мастер диаграмм. Для этого нужно открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать ее, а затем нажать кнопку Мастера. Можно также встать на свободное место поля диаграммы и изменить: тип диаграммы, исходные данные, параметры диаграммы и т. п.
  4. Для того чтобы отредактировать не ряд элементов, а один из элементов ряда нужно щелкнуть на уже выделенном элементе дважды. При этом можно изменить фигуру и цвет элемента, обрамление, порядок следования, форматы осей, подписи значений данных и т. п.
  5. Для удаления диаграммы нужно ее выделить и нажать клавишу удаления, а для удаления листа Правка - Удалить лист или встать на ярлычок листа, нажать: правая кнопка - Удалить.

Использование электронных таблиц как Баз данных

  1. База данных (БД) - это набор взаимосвязанных таблиц. Простейшие базы данных состоят из одной таблицы. Это так называемые плоские БД. В качестве такой БД вполне можно использовать электронную таблицу Excel. Программа Excel включает набор функций, позволяющий выполнять все основные операции, присущие БД.
  2. Информация в БД состоит из набора записей, каждая из которых содержит один и тот же набор полей. Записи характеризуются порядковыми номерами, а каждое поле имеет заголовок, описывающий его назначение.
  3. Чтобы содержимое таблицы рабочего листа рассматривалось как БД Excel, необходимо придерживаться строгих правил.
    • каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;
    • столбцы БД должны идти подряд без промежутков между ними;
    • в первой строке каждого столбца (точнее в строке, с которой начинается БД) должен быть указан заголовок соответствующего поля;
    • заголовок поля должен занимать не более одной ячейки;
    • содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа;
    • записи БД должны идти непосредственно ниже строки заголовков. Пустые строки не допускаются. Пустая строка оценивается как признак окончания БД
    • все операции с БД выполняются в основном одинаково: сначала нужно выбрать любую ячейку, а затем начать необходимую операцию. При этом весь диапазон записей БД выбирается автоматически.

Операции с БД

  1. Сортировка БД: Данные - Сортировка. Появляется диалоговое окно Сортировка диапазона. Если заданы заголовки полей, то для сортировки используются они, если же их нет, то используются обозначения столбцов. При одинаковом содержании записей могут использоваться второй и третий подуровни сортировки.
    1. Фильтрация БД - это выделение подмножества общего набора записей. Наиболее простой способ фильтрации - автофильтр.

Включение автофильтра: Данные - Фильтр - Автофильтр. При этом для каждого поля БД автоматически создается набор стандартных фильтров, доступных через раскрывающиеся списки. Кнопки, раскрывающие эти списки, отображаются возле поля заголовка. По умолчанию отображаются все записи.

Если используется фильтр, то кнопка выбора и номера записей окрашиваются в голубой цвет. Невыбранные записи скрываются.

Вариант Условие позволяет задать определенное условие фильтрации. Кроме того, имеется возможность отбора записей, имеющих в нужном поле конкретное значение при фильтрации по другому полю.

Отфильтрованные записи могут выводиться на печать и использоваться при построении диаграммы. При этом смена критерия фильтрации будет изменять вид диаграммы

Показать все записи: Данные - Фильтр - Отобразить все.

  1. Расширенная фильтрация. Если требуется, чтобы диаграмма не зависела от смены критериев фильтрации, следует создавать копии соответствующих отфильтрованных записей таблицы с помощью расширенного фильтра.

При записи условий фильтрации удобно использовать тот же лист, на котором находится база данных, но иногда используют и отдельный рабочий лист.

Для создания условия обязательно копируется заголовок поля, а непосредственно в ячейке под ним – условие фильтрации.

При фильтрации числовых полей в условии могут использоваться знаки сравнения.

Выбор расширенного фильтра осуществляется по пути:

Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.

  1. Анализ данных. Анализ данных из БД требует возможности получения сводной информации по записям данных. Результаты анализа могут быть представлены в виде сводной таблицы или сводной диаграммы.

При создании сводной диаграммы автоматически создается и сводная таблица, содержащая данные, на основе которых строится диаграмма.

PAGE 5

Итоговые вычисления. Предварительный просмотр и печать документов. Создание диаграмм. Использование электронных таблиц как баз данных