Види облікових систем (АРМ-систем) бухгалтера та їх будова

Тема 2. Види облікових систем (АРМ-систем) бухгалтера та їх будова

1. Класифікація облікових систем та їх призначення. 2. Модель облікової системи. 3. Структурна будова облікових АРМ- систем.

Основна література: [ 1, 2, 4, 5] Додаткова література: [ 6, 7, 9]

1. Класифікація облікових систем та їх призначення.

Побудова облікових систем (ОС) на базі АРМ характеризується багатоаспектністю можливих варіантів їх побудови. Виділяючи класифікаційні ознаки АРМ, враховують такі особливості їх побудови і впровадження як структурно-функціональне місце, займане кожним АРМ, розподіл функціональних задач серед АРМ, способи організації розв’язування задач, зв’язки з АРМ одного і різних рівнів управління та інші фактори.

За результатами дослідження класифікаційних ознак зроблено класифікацію облікових систем за типами АРМ(див. табл. 1.1.).

У структурно-функціональному аспекті класифікації АРМ (перших чотирьох груп) виділяють шляхом декомпозиції структурно-інформаційної моделі підприємства відповідно до організаційної структури підприємства і бухгалтерського апарату, а також функціями (задачами), які реалізує обліковий персонал у відповідних підрозділах.

Система АРМ – це трирівневе структурне утворення. АРМ нижчого рівня (нижчої ланки управління, І-ї категорії) призначається для формування і підготовки первинної інформації безпосередньо на місцях її виникнення (в цехах, відділах, складах та ін.), а також для розв’язання необхідних облікових задач. У процесі розв’язування задач виявляють відхилення, їхні причини та винуватців, відомості про яких є важливими для оперативного керівництва процесом виробництва на рівні дільниць, цехів та інших виробничих підрозділів. На цьому рівні управління організовується систематичне своєчасне оформлення норм і внесення їх до нормативно-довідкової інформації АРМ. До посадових осіб-користувачів АРМ І-ї категорії належать: обліковці, майстри, економісти цеху, комірники, товарознавці та ін.

На АРМ середнього рівня (середньої ланки управління, ІІ-ї категорії) контролюють проходження первинної інформації, розв’язують облікові, контрольні, аналітичні задачі з кожної ділянки обліку. Користувачі АРМ цього рівня – бухгалтери відповідних ділянок обліку, старші бухгалтери чи керівники секторів обліку.

АРМ вищого рівня управління (вищої ланки, ІІІ-ї категорії) інформаційно взаємопов’язаний із АРМ інших категорій, призначений для узагальнення зведених даних, пов’язаних з розв’язанням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності. На ньому також може відбуватися оперативний контроль за використанням

Таблиця1.1.

Класифікація облікових систем за типами АРМ облікового персоналу

Класифікаційна ознака (група)	Тип АРМ
1	2
1. Рівень (ланка) управління	1.1. ІІІ-категорія (вищий рівень, ланка) 1.2. ІІ-категорія (середній рівень, ланка) 1.3. І-категорія (нижчий рівень, ланка)
Продовження табл.. 1.1
1	2
2. Посада	2.1. Головний бухгалтер 2.2. Заступник головного бухгалтера 2.3. Старший бухгалтер 2.4. Бухгалтер 2.5. Обліковець 2.6. Спеціаліст нижчого рівня управління, наділений обліковими функціями
3. Інтеграція з іншими функціями управління	3.1. Обліково-контрольний 3.2. Обліково-аналітичний 3.3. Обліково-контрольно-аналітичний 3.4. Обліково-аудиторський 3.5. Менеджерський ( з функціями управлінського обліку)
4. Ділянка обліку або комплексу функціональних задач	4.1. Облік власності засновників 4.2. Облік матеріальних цінностей 4.3.Облік основних засобів і нематеріальних активів 4.4. Облік праці та заробітної плати 4..5.Облік затрат на виробництво та калькулювання собівартості продукції 4.6. Облік готової продукції та її реалізації, визначення доходів та кінцевих фінансових результатів 4.7. Облік фінансово-розрахункових операцій
	4.8. Зведений облік і звітність 4.9. Комплекс інформаційно-пов’язаних задач, які належать до різних ділянок обліку
5.Підсистема обліку	5.1. Облік необоротних активів 5.2. Облік оборотних активів 5..3. Облік власного капіталу 5.4. Облік витрат і забезпечень 5..5. Облік довгострокових зобов’язань 5.6. Облік поточних зобов’язань 5.7.Облік доходів і кінцевих фінансових результатів
6. Форма організації робіт	6.1. Предметна 6.2. Функціональна 6.3. Предметно-функціональна
7. Тип технологічного процесу перетворення інформації	7.1. Операційний 7.2. Об’єктний 7.3. Змішаний
8. Кількість задач, які розв’язують	8.1. Однозадачний 8.2. Багатозадачний
9. Режим експлуатації	9.1. Одинокий 9.2. Груповий 9.3. Комбінований

матеріальних, трудових і грошових ресурсів, за виконанням визначених показників структурних підрозділів, за дотриманням діючих норм трудових і матеріальних витрат. На цьому рівні проводиться моделювання діяльності та її планування в рамках управлінського обліку. Аналізуються підсумки діяльності окремих структурних підрозділів і підприємства в цілому. Безпосередніми виконавцями-користувачами АРМ ІІІ-ї категорії є головний бухгалтер і його заступники, а споживачем їхньої інформації – керівництво підприємства.

На кожному з зазначених рівнів АРМ обліковий процес (чи його окрема стадія) може об’єднуватися з контрольним, аналітичним процесами на принципах інтегрованої технології опрацювання даних. Крім того, кожен АРМ повинен бути відкритим для проведення аудиту. У своїй роботі аудитор повинен мати змогу використовувати програмне забезпечення клієнта або власні програмні засоби.

Якщо управлінський облік організовано за центрами відповідальності передбачено делегування певної частини облікових функцій менеджерові центру, які реалізують шляхом розв’язання відповідних задач на його АРМ. До таких задач належать: складання бюджету центру та звітності про його виконання, аналіз причин відхилень і оцінювання діяльності центру.

Усі типи АРМ в організаційному аспекті належать до окремих чи об’єднаних ділянок обліку, а тому комплекси облікових функціональних задач цих ділянок є для них базовими.

Групування комплексів задач за економічною однорідністю облікової інформації та її використанням у формуванні звітності, для потреб контролю, аналізу та управління загалом дає змогу віднести комплекси до відповідних підсистем і провести раціональне позиціювання АРМ в інформаційній системі підприємства.

Для організації розв’язання задач на АРМ застосовують предметну та функціональну форму організації робіт облікового персоналу. Перша передбачає виконання користувачем АРМ завершеного циклу функціональних робіт при розв’язанні конкретної задачі; друга – закріплення за користувачем однорідної сукупності функціональних робіт, що є частиною процесу розв’язування задачі. На практиці при значних обсягах робіт вдаються до поєднання універсалізації і спеціалізації їх виконання. Задача, що розв’язується на АРМ, є підзадачею великої задачі і передбачає виконання робіт за пердметно-функціональною формою.

У технологічному аспекті розв’язування задач АРМ класифікують відповідно до типів технологічного процесу перетворення інформації: операційний, об’єктний, змішаний.

В операційному технологічному процесі за окремим користувачем АРМ закріплюють одну або кілька споріднених операцій (частіше одну) з перетворенням будь-яких видів інформації. Наприклад, за користувачем закріплюють операцію перенесення інформації на „вінчестер” комп’ютера та операцію контролю такого перенесення. Цей користувач вводитиме в комп’ютер інформацію з усіх використовуваних документів.

В об’єктному технологічному процесі за окремими користувачами одна або кілька (частіше кілька) операцій з перетворення інформації одного виду (або з одного документа). Наприклад, за користувачем закріплюють операції щодо введення в комп’ютер, контролю введення, опрацювання та видачі результату з обліку вибуття матеріалів зі складу.

У разі змішаного типу побудови технологічного процесу частина операцій виконується за операційним типом, а частина – за об’єктним. Наприклад, введення інформації про рух матеріалів на складі виконується на одному АРМ, про нарахування заробітної плати – на другому, а опрацювання та видача результатів по всіх ділянках бухгалтерського обліку – на третьому.

Застосування певних форм організації робіт, типів технологічного процесу перетворення інформації проводиться з врахуванням однозначного і багатозначного варіантів розподілу задач серед АРМ.

Важливою ознакою класифікації є режим експлуатації АРМ: одинокий, груповий, комбінований.

За одиноким режимом АРМ створюється на базі одного відокремленого комп’ютера, всі ресурси якого (технічні, програмні, інформаційні) знаходяться у монопольному розпорядженні користувача.

При груповому режимі експлуатації на базі одного комп’ютера створюється декілька робочих місць, які об’єднуються за адміністративною і функціональною спільністю. У загальному користуванні знаходяться такі ресурси, як оперативна пам’ять, центральний процесор, дискова пам’ять. А індивідуально використовуються дисплей з клавіатурою, принтер та інші периферійні засоби. Цей режим експлуатації АРМ призначається для організації розподіленої обробки даних в межах окремого підрозділу або для обслуговування стабільних груп облікових працівників.

Комбінований режим експлуатації АРМ поєднує в собі обидва вищеназвані режими. У такому випадку кожне АРМ створюється на базі одного комп’ютера, як у першому режимі, і може експлуатуватися автономно, але в той же час є можливість функціонувати у складі обчислювальної мережі.

При визначенні необхідної кількості однотипних АРМ враховують обсяги оброблюваної інформації, часові характеристики розв’язуваних задач на всіх етапах процесу перетворення інформації, строки отримання результатів та їх передачі споживачам, способи організації інформаційної бази і доступу до неї та інші фактори.

Виокремлюють такі основні типи організації облікових систем, виходячи з їхньої програмно-технічної бази :

міні-бухгалтерія; інтегровані системи бухгалтерського обліку; програмні інструментальні системи; комплекси бухгалтерських автоматизованих робочих місць; створені на замовлення системи; локальні АРМ бухгалтера (АРМБ); розподільні системи опрацювання інформації.

Міні-бухгалтерія призначена, головним чином, для здійснення бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Цей програмний засіб дає змогу здійснити синтетичний, а також нескладний аналітичний облік. У міні-бухгалтеріях формують бухгалтерські проведення, Головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, первинні документи. До цього класу програмних засобів відносять такі, які впроваджуються на малих підприємствах: «АБ ОФІС 1.0 », «ІС-Бухгалтерія», «Інфо-Бухгалтер», «Фінанси без проблем», «Головний бухгалтер» і деякі інші.

Інтегровані системи побудовані на основі записів, які тією чи іншою мірою відображають інформацію різних розділів, що об’єднують усі розділи обліку. Такі програмні засоби функціонують у вигляді одного виконуючого модуля, який є ядром інформаційної системи бухгалтерського обліку. У діючих інтегрованих системах розробники намагаються досягти повноти реалізації облікових функцій не за рахунок поділу бухгалтерського обліку на окремі дільниці обліку, а за рахунок ускладнення і спеціалізації процедур опрацювання бухгалтерських проведень, в які може включатися різноманітна додаткова інформація, необхідна для відображення специфіки кількісно-сумового, інвентарного обліку тощо. Цей клас програмних засобів призначений здебільшого для невеликих підприємств, проте, на відміну від програмних засобів «міні-бухгалтерії», вони характеризуються більшою глибиною аналітичного обліку і розвиненою реалізацією функцій натурально-вартісного та інвентарного обліку. До таких програмних засобів відносять інформаційні системи «Галактика», «Парус», «Інтегратор», БЕСТ, «Інфін» та інші.

Програмні інструментальні системи дають змогу користувачеві самостійно конструювати систему опрацювання облікових даних, описувати необхідні розрахункові алгоритми, макетувати введення та висновок первинної і вихідної інформації спеціалізованою формальною мовою. Так само як і інтегровані інформаційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку, в якій специфіка окремих його дільниць в явному вигляді не виділена. Використовуючи ці програмні засоби, необхідно мати навички програмування й уміти розробляти формули та невеликі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахунків, що утруднює використання цієї інформаційної системи.

До комплексів бухгалтерських АРМ входять окремі АРМБ, а іноді — інформаційні підсистеми. Проте більшість комплексів не взаємозв’язані й вирішуються локально. До таких інформаційних систем відносять «АБ ОФІС 4.0», «Бухоблік-Фінанси-Бізнес», «ФинЭко», «1С-Підприємство», «Fin Expert» тощо .

Створені на замовлення системи являють собою комплекс програмних засобів, що включають комплекси АРМБ та інструментальні засоби, які створюються відповідно до вимог та умов конкретного замовника.

Локальні АРМБ використовуються для вирішення окремих завдань обліку, вони не взаємозв’язані і виконують окремі функції, потрібні підприємству.

Основна концепція побудови АРМБ полягає в децентралізованій автоматизованій обробці інформації безпосередньо на робочому місці облікового працівника з використанням персональних баз даних, знань і мети, а також у формуванні локальних і глобальних мереж АРМ на базі персональних комп’ютерів та інтелектуальних терміналів, у створенні розподільної системи опрацювання даних. Використовуючи щодня таку програмно-технічну систему і здійснюючи свої традиційні методологічні, інформаційні та контрольно-аналітичні функції, бухгалтер інтегрується в людино-машинній системі опрацювання даних бухгалтерського обліку як оператор системи, виконуючи нові для себе функції бухгалтера-оператора. Створення на підприємстві ОС у формі системи розподільного комп’ютерного опрацювання облікової інформації (РКООІ) передбачає вирішення широкого кола питань: організаційно-функціоналного структурування її з метою ефективного позиціювання в системі менеджменту; функціонально-технологічної реалізації управлінських завдань для забезпечення як локальної (підсистемної), так і глобальної (системної) оптимальності .

2. Модель облікової системи

Подібність різних варіантів форми автоматизованого обліку, що застосовуються в облікових системах полягає у наявності в них типових елементів, які становлять основу загальної моделі облікової системи. Саму модель можна подати у вигляді узагальненої схеми, яка відображає інформаційно-технологічні особливості опрацювання облікових даних (рис. 2.1.).

У моделі виділено три технологічні рівні:

первинний (збирання, реєстрації, передачі первинних даних на опрацювання);
попереднє опрацювання первинних даних і систематизація облікових даних;
узагальнення облікових даних у балансі, звітності та запитах користувачів.

Технологічні рівні можуть бути сконцентровані в одному АРМ або розподілені в системі АРМ.

Модель реалізується в конкретних варіантах форми на основі інтегрованої інформаційної технології. Принциповими моментами такої реалізації є :

одноразове введення даних – в умовах опрацювання облікової інформації, на комп’ютері обліковий запис перетворюється на облікову фразу, яка призначена для перенесення даних на комп’ютерні носії та їх опрацювання в автоматизованій системі обліку. Облікова фраза складається з таких частин: дати господарської операції; шифрів рахунків, що дебетуються та кредитуються (враховуючи характеристику за аналітичними позиціями); кількості (натуральний вимірник для операцій з товарно-матеріальними цінностями); суми в іноземній валюті та курсу валюти (для операцій з іноземною валютою); суми господарської операції (документа); назви та номера первинного документа; короткого змісту господарської операції;
мінімальне введення даних – максимальне виведення результатної інформації. Наприклад, згідно з найменуванням (коду) матеріальних цінностей комп’ютер проставляє їхні ціни та обчислює загальну суму;
один журнал хронологічного запису – багато регістрів систематичного запису. За умови ретельного складання облікової фрази формується єдиний електронний обліковий регістр – журнал господарських операцій, хоча більшість програм для автоматизації бухгалтерського обліку дають змогу переглядати інформацію у вигляді журналів-ордерів, відомостей, тощо;
один рахунок синтетичний – багато рахунків аналітичних. Номенклатура рахунків аналітичного обліку та їхня ієрархія технічно необмежені;
оперативність опрацювання інформації дає змогу використовувати дані бухгалтерського обліку для вирішення оперативних управлінських задач;
звітна інформація виводиться у визначений термін, а робоча (довідки, звіти для управлінців) у будь-який момент може бути одержана за запитом – дані для цих документів одержують шляхом вибірки з Журналу операцій за певними алгоритмами.

Найбільша кількість помилок в обліку при “паперовій” технології виникає на етапі перенесення даних з одного облікового регістру до іншого, а також під час складання різноманітних довідок і звітів. Застосування автоматизованого обліку дає змогу повністю позбутися помилок такого типу. При автоматизованих формах більшість облікових регістрів формується автоматично і ризик помилки при перенесенні даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Ще однією важливою рисою ОС є велика кількість звітів, які можуть бути сформовані. Вартість складання спеціалізованих звітів для потреб управління в комп’ютеризованих системах

досить низька. Тому можна отримувати значну кількість різних звітів, призначених для задоволення інформаційних звітів, для задоволення інформаційних потреб конкретних управлінців.

В умовах інтеграції облікового процесу з контрольним і аналітичним необхідним є включення в модель ОС бази знань , яка інтелектуалізуватиме ці процеси на всіх технологічних рівнях. На первинному рівні реєстрація первинної інформації відбуватиметься на основі аналітично обґрунтованої доцільності та проконтрольованої законності проведення господарських операцій з отриманням детального інформаційного зрізу ситуації в конкретний момент часу. Реєстрація, що відбувається у формі автоматизованого документування на основі інтеграції першого і другого технологічних рівнів з використанням бази знань, дає змогу неперервно простежувати господарські процеси (ситуації), формувати репрезентативну актуальну інформацію для автоматизованої систематизації первинних даних на бухгалтерських рахунках.

Автоматизоване визначення кореспонденції рахунків у складних господарських операціях передбачає використання знань її інформаційної фактографічної характеристики, а також оцінки її наслідків чи можливого впливу (зміни) на її результати у майбутньому з метою справдження очікувань щодо надходження економічних вигод або запобігання необґрунтованих втрат. Отримати таку оцінку можна використовуючи спеціальні методи прогнозного аналізу при попередньому опрацюванні первинних даних при опрацюванні систематизованих даних.

Бухгалтер-управлінець повинен нарощувати (збагачувати) свої знання новими, вищого порядку (метазнаннями) для ефективного реагування на ситуації, які виникають. Інформаційна система обліку в цілому повинна забезпечувати автоматизоване управління процесуальною діяльністю бухгалтера. В умовах використання АРМ таке управління передбачатиме поєднання автоматизованого організаційно-технічного супроводження та інструктивно-методичної підтримки усіх функціональних процесів.

3. Структурна будова облікових АРМ- систем

Створення облікової системи, як системи АРМ, передбачає структуризацію і параметризацію АРМ при їхньому проектуванні. Структуризація АРМ – це опис середовища їхнього функціонування, а саме забезпечуючих і функціональних частин (підсистем), зв’язків між ними інтерфейсів АРМ з користувачами, з технічними засобами; засобів програмного та інформаційного забезпечення, які використовуються в ОС та взаємодіють з АРМ. При параметризації АРМ виділяють і досліджують параметри технічних, програмних та інформаційних засобів, які задовольняють вимоги й обмеження, визначені під час структуризації.

Вихідним моментом у розумінні концепції автоматизації обліку на базі АРМ є визначення їхніх структурних елементів і функціональних можливостей.

Щоб краще зрозуміти згадані питання, визначимо АРМ облікового персоналу як комплекс забезпечуючих і функціональних програмно-технічних засобів, який при дотриманні певних вимог до організації цих засобів забезпечує можливість автоматизованого виконання обліковими працівниками своїх професійних функцій. Структуру АРМ ілюструє схема (рис.3.1.).

Визначальні фактори вибору конфігурації технічної системи АРМ – організація системи бухгалтерського обліку на підприємстві;

можливість організувати децентралізоване опрацювання інформації за розділами, ділянками, задачами бухгалтерського обліку; автономність і взаємозв’язок задач, використання загальних інформаційних масивів, порядок розв’язання задач; схеми інформаційних потоків; обсяги, періодичність виникнення й опрацювання облікової вхідної інформації; місця виникнення облікової вхідної інформації; місця виникнення облікової інформації, яку подають як топографічне розміщення підрозділів; обсяги нормативно-довідкової інформації; техніко-експлуатаційні параметри комп’ютерів.

Як основні критерії вибору альтернативних варіантів технічної бази АРМ використовують капітальні й експлуатаційні витрати на придбання та використання технічних засобів; ступінь надійності функціонування систем автоматизації, побудованих на базі вибраних засобів комп’ютерної техніки; сукупну трудомісткість проектування; економічність, технологічність і масовість впровадження і експлуатації; адаптованість до діючих управлінських служб.

Основним напрямом у створенні програмного забезпечення (ПЗ) АРМ є розроблення таких програмних систем (комплексів), які повинні стати для користувача технологічним інструментом розв’язання функціональних задач.

Рис. 3.1. Принципова схема автоматизованого робочого місця облікового працівника на базі персонального комп’ютера і мережевої робочої станції

Схема ОС, побудованої на базі АРМ, як трирівневого структурного утворення, зображена на рис. 3.2..

На великих підприємствах із складним та інтенсивним виробничо-технологічним процесом у підрозділах нижнього рівня можуть функціонувати бухгалтерські сектори за ділянками обліку, які можна вважати підкатегорією АРМ середнього рівня. Або ж при відсутності таких секторів функції їхніх АРМ можуть бути передані АРМ з виробничо-управлінськими функціями цих підрозділів (керівникам, менеджерам, диспетчерам, контролерам, майстрам, бригадирам та ін.).

Рис.3.2. Взаємозв’язки АРМ в обліковій системі

Для неперервного контролю і аналізу

Формування баз (и) даних (БД)

интетичного обліку (СО)

АО

СО АО

Збір, реєстрація, передача первинних даних для розв’язання задач

Введення первинних даних в систему

Обробка даних аналітичного обліку

Формування записів за бухгалтерськими проведеннями

аналітичного обліку (АО)

Розв’язання регламентних та інших типів задач

Нормативно-довідкова інформація

База знань

Звітність

Управлінські інформаційні повідомлення

Регістри

СО і АО

Рис. 2.1. Загальна модель облікової системи за формою автоматизованого обліку

Нормативна
база

Відображення вихідної інформації

Формування локальної бази даних

Оперативний облік

Інформація АРМ інформаційної системи підприємства

Збирання та реєстрація первинної інформації

АРМБ

І категорії

АРМБ

ІІ категорії

Прийом, перевірка, формування даних із АРМБ І категорії, автоматизований контроль, відображення в базі даних, розрахунок та відображення вихідної інформації

Аудит та моделювання облікової інформації

Центральний компютер

Формування локальної

бази даних

Нормативна
база

АРМБ

ІІІ категорії

Формування та передавання інформації на інші АРМ інформаційної системи підприємства

Складання звітності, збирання, контроль інформації

Аудит господарсько-фінансової діяльності підприємства

Моделювання облікового процесу для прийняття управлінських рішень

Формування локальної бази даних

Формування та відображення інформації до запитання

Нормативна
база

Відображення вихідної інформації

Формування локальної бази даних

Оперативний облік

Інформація АРМ інформаційної системи підприємства

Збирання та реєстрація первинної інформації

АРМБ

І категорії

АРМБ

ІІ категорії

Аудит та моделювання облікової інформації

Центральний компютер

Формування локальної

бази даних

Нормативна
база

АРМБ

ІІІ категорії

Формування та передавання інформації на інші АРМ інформаційної системи підприємства

Складання звітності, збирання, контроль інформації

Аудит господарсько-фінансової діяльності підприємства

Моделювання облікового процесу для прийняття управлінських рішень

Формування локальної бази даних

Формування та відображення інформації до запитання

Види облікових систем (АРМ-систем) бухгалтера та їх будова