Розрахунки з підзвітними особами

1. Загальні положення про відрядження в межах України.

2. Порядок відряджень за кордон.

3.Облік основних операцій по розрахунках з підзвітними особами.

1. Загальні положення про відрядження в межах України.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває у трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства.

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові і неробочі дні, компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи. При відрядженні особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило.

Строк відрядження визначається керівником, або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Граничні норми добових витрат для працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності для відряджень в межах України.

Якщо до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на харчування	Добові витрати (грн)
На одноразове харчування
На дворазове харчування
На триразове харчування
Витрати на харчування не включаються	18-00

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щодня повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовуються за повну добу.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщеня на підставі підтверджувальних документів відшкодовуються у розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, що надаються у готелях (прання, чищення, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором. за користування холодильником, телевізором.

Працівникові відшкодовуються також витрати на бронювання місця у готелях у розмірі не більше як 50 відсотків його вартості за одну добу згідно з підтверджувальними документами.

Керівник підприємства (після повернення працівника з відрядження) може прийняти рішення про відшкодування витрат, не передбачених Інструкцією № 59 . до яких, зокрема, належать:

– витрати на бронювання місця в готелі у розмірі 50% його вартості;

– витрати на користування таксі;

–витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів тощо.

Витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, також відшкодовуються у розмірі фактичних витрат.

Працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони знаходяться за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або місця перебування у відрядженні.

За наявності декількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може визначити відрядженому вид транспорту, яким йому слід користуватися.

Відрядженому працівникові понад встановлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість. У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання жилого приміщення і сплачуються добові.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження. Протягом 3-х робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням суми.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі. Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводяться в розмірах, погоджених з керівником. Виплата добових понад норму підлягає віднесенню до валових витрат без обмеження її розміру як така, що входить до інших заохочень і виплат – складової витрат на оплату праці. Воднораз вказану виплату (понад норму добових) відносять до інших виплат, що мають індивідуальний характер. Йтиметься про нарахування на виплату добових понад встановлену норму суми зборів на обов'язкове державне пенсійне страхування та інші види загальнообов'язкового соцстрахування фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, з наступним віднесенням нарахованих сум до складу валових витрат. Згідно прикінцевих положень Закону "Про ПДВ" суми ПДВ, які виділені в квитках та готельних документах ,відшкодовуються без податкової накладної.

Наступне стосується оподаткування доходу працівника у вигляді суми добових, одержаної понад встановлену норму. По-перше, йдеться про прибуткове оподаткування сукупного доходу відповідно до ДКМУ від 26.12.92 р. № 13-92, а по-друге – про утримання збору до Пенсійного фонду (1 - 2%), утримання зборів у фонд безробіття (0,5%).

Відшкодування витрат на відрядження державним службовцям

Норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців та працівників бюджетних установ встановлюються згідно з Додатком. Коли працівники забезпечуються безкоштовним харчуванням за кордоном (в тому числі в дорозі) відповідно зменшується виплата добових:

- 80% при одноразовому харчуванні;

- 55% при дворазовому;

-35% при приразовому.

У разі відрядження в межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50% зазначених норм.За наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати:

на проїзд до місця відрядження та назад, а також за місцем відрядження;

на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях, але не більше як 10% норм добових витрат для країни,куди відряджається працівник;

на бронювання місць у готелях у розмірах не більше як 50% вартості місця за добу;

на користування постільними речами в поїздах;

на користування в готелях холодильником і телевізором;

на комісійні у разі обміну валюти;

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.

2. Порядок відряджень за кордон.

Відрядження за кордон можуть здійснюватись лише за наказом (розпорядженням) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому має бути визначена мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням додається його копія з перекладом) і кошторису витрат.

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів. Підприємство забезпечує працівника коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати. Перерахунок граничних норм добових витрат, що встановлені в гривнях. у долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік. У разі необхідності авансування коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється виходячи з крос-курсу установленого Національним банком України на день видачі авансу.

У разі відсутності в підприємства валютного рахунка грошові кошти видаються працівнику під звіт у національній валюті для самостійної купівлі відповідної іноземної валюти.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен на наступний день повернути до каси підприємства кошти тими одиницями, якими було отримано аванс.

Готівка, що видана під звіт, але не витрачена і не повернута до каси підприємства протягом наступного дня, починаючи з наступного дня, включається до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті сума порівнюється зі встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних;

у разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками сторони, яка відряджає та приймає.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм:

за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду;

у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання жилого приміщення в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу.

За час затримки в дорозі без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання жилого приміщення та інші витрати.

Граничні норми добових витрат для працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності для відряджень за кордон.

Якщо до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на харчування	Добові витрати (грн)
На одноразове харчування
На дворазове харчування
На триразове харчування
Витрати на харчування не включаються	280

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до місця відрядження, вокзалу, аеропорту або пристані в місця відправлення, призначення та пересадки (якщо ці пункти розташовані за межами міста), а також витрати на проїзд за місцем відрядження на міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо (крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування).

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства та за наявності підтвердних документів.

При відрядженні за кордон службовим автомобілем витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

У цьому випадку відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, а також збори за проїзд грунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

Витрати на пально-мастильні матеріали, техобслуговування, стоянку та паркування службового автомобіля, відповідно до п.п. 5.4.10 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” до складу валових витрат не включаються.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню до каси підприємства в грошових одиницях, у яких було видано аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) – 20 робочих днів.

Коли працівникові для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти або в разі неотримання ним з поважних причин коштів на відрядження, виплата здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти у попередньому відрядженні.

Невикористаний залишок валюти підлягає поверненню працівником до каси підприємства грошовими одиницями, якими було видано аванс, не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження, при застосуванні пластикових карток – не пізніше 10-х днів, а з дозволу керівника (за наявністю поважних причин) – 20 днів.

Статтею 2 закону від 06.06.95 р. №217/95 “Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей”, передбачено, що заборгованість працівників підприємства у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках не здачі іноземної валюти, одержаної під звіт, стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі, перерахованій у національній валюті України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.

Прогнозний курс з 6.05.01р. – 56,3 грн. за 1 долар США.

Зміни по відрядженнях:

Наказом Мінфіну України від 04.03.2003р. №179 змінено інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98р. №59 і зареєстровану у Міністерстві юстицій України 31.03.98р. за №218/2658 (зі змінами і доповненнями).

Визначено, що, скеровуючи працівника у відрядження, його обов’язковому порядку забезпечити авансом.
Якщо в наказі про відрядження передбачено, що працівник повернеться з відрядження у вихідний день, то такому працівнику повинні надати вихідний іншого дня. Своєю чергою, ст. 72КЗпП передбачено, що робота у вихідний день може компенсуватися за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі в подвійному розмірі.
Зміни до п.1.3 розділу 1 „Загальні положення” встановлюють, з посиланням на пп. 5.4.8 Закону „Про оподаткування прибутку підприємств”, деякі обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження. Так, скеровуючи працівника у відрядження керівник підприємства може, наприклад, у своєму наказі визначити: „Проїзд працівника В. Сидоренка у відрядженні здійснюється залізничними транспортом у вагоні загального користування”.
Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, скерованим у відрядження за кордон, також може бути меншим за встановлений, і також за наказом керівника. Та все ж таки він не може бути нижчим за норми добових витрат, установлені працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
При видачі авансу працівникам, яких скеровано у відрядження за кордон, добові виплачують в іноземній валюті за курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку.
Нововведення стосуються і порядку відшкодування добових витрат, у разі, якщо працівник під час прямування у відрядження за кордон здійснює пересадку на території України. Раніше витрати за час перебування такого працівника відшкодовувалися за нормами для України. Відтепер вони відшкодовуються за нормами, встановленими для відрядження за кордон. Відтепер таким працівникам, якщо вони їдуть у відрядження у межах України перебування або до інших країн, добові витрати відшкодовуються в іноземній валюті за курсом встановленим Нацбанком на день складання кошторису витрат на відрядження. А при видачі авансу працівникам-бюджетникам перерахунок граничної норми, встановленої у доларах США, у валюті країни відрядження здійснюється за крос-курсом на день розрахунку витрат на відрядження.
Для підтвердження вимушеної затримки у відрядженні бажано мати оригінали підтверджуючих документів. Зміни однозначно передбачають: термін відрядження разом із затримкою не може перевищувати 60 днів.

3.Облік основних операцій по розрахунках з підзвітними особами.

Розрахунки з підзвітними особами проводяться через рахунок 372. Видача коштів: Кт301 – Дт372. Підстава для видачі – заява підзвітної особи, завірена керівником, посвідчення на відрядження (оформлене належним чином і зареєстроване).

Авансовий звіт необхідно подати в бухгалтерію наступного дня після отримання коштів на господарські потреби, а при поверненні з відрядження – в 3-х денний термін.

Підтвердження:

Кт	Дт	Операція
372	23,91,92,93,94	Відрядження по доставці машин і устаткування на ремонтні підприємства.
372	201,203,22..	Придбання ТМЦ.
372	641	ПДВ в документах про оплату.
372	93,901,902	Витрати, пов'язані з реалізацією продукції.
372	91,92,93,94	Відрядження в межах норм.
372	661	Утримання із зарплати невідзвітованих сум.
372	301	Повернення невикористаних сум в касу.
372	949	Фінансування понаднормових витрат на відрядження.

При оформлені авансового звіту в обов'язковому порядку ставиться бухгалтерське проведення підтверджених сум.

Список використаних джерел:

“Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон”, затверджена наказом МФУ № 59 від 13.03.98

(з чинними доповненнями).

Розрахунки з підзвітними особами