Организация управленческой деятельности ОДО «АВТОМИР»

\

Содержание

Введение

3

1 Отдел маркетинга и сбыта

4

2 Отдел рекламы

5

3 Отдел материально-технического обеспечения

3.1 Обработка первичной документации;

3.2 Взаимосвязь с другими отделами;

3.3 Оформление текущей документации;

3.4 Сверка отчетности

3.5 Расчет основных показателей производственно-хозяйственной деятельности;

6

4 Бухгалтерия

7

5 Банк

10

6 Производственный отдел

11

7 Поставщики

13

Выводы

14

Список используемых источников 15


Введение

Организация ОДО «АВТОМИР» занимается оказанием следующих видов услуг:

- ремонт автомобилей;

– техническое обслуживание автомобилей;

– монтаж особого оборудования и авто - принадлежностей;

– проверка и технический осмотр автомобилей;

– продажа запчастей и средств ухода за автомобилями.

Основными целями практики является:

- формирование управленческой и коммерческой компетенции путем тренинга в условиях, близких к реальным;

- получение практических навыков и умений осуществления следующих хозяйственных операций:

Главным менеджером предприятия является Лягушев Е.В., который контролировал работу всего предприятия, проводил совещания, издавал приказы и следил за их исполнением. Должность секретаря на предприятии выполняла Байкова К.С., она вела учет входящей и исходящей документации, а также составляла табель учета рабочего времени, рассчитывала заработную плату на предприятии. При приёме работника на работу оформляется личная карточка.

Баланс предприятия на данный период составил 455 000 тыс.руб. Уставный фонд был сформирован за счет взносов участников.

На ОДО «АВТОМИР» существуют следующие отделы:

– отдел маркетинга и сбыта;

– отдел рекламы;

– отдел материально-технического снабжения;

– бухгалтерия;

– банк;

– производственный отдел;

– поставщики.

Поставщиками фирмы являются:

– ООО «Автомобилист»;

– ЗАО «Механик»;

– ЗАО «Сервис»;

– ТД «Восток»;

– ЗАО «Блеск»;

Потенциальными покупателями фирмы являются:

– «Дукора»;

– «Форель».

- «Белавтомаз»;

-«Петровичи»;

-«Каскад»;

- Гостиничное хозяйство «На росстанях»;


1 Организация управления ОДО «Автомир»

в отделы.

Организация управления ОДО «Автомир» выполняет следующие задачи:

– постановка и ведение табеля учета рабочего времени в организации;

– координация деятельности работников;

– сбор, обработка, обмен, своевременное и правильное оформление документов между отделами.

Организация управления выполняет следующие функции:

– ведение табеля учета рабочего времени;

– регистрация порядка входящих и исходящих документов;

– проводит расчет заработной платы;

– участвует в оформлении приказов и протоколов;

– участвует в проведении производственных совещаний;

– составляет организационную структуру и штатное расписание;

Организация управления ОДО «Автомир» состоит из:

– главного менеджера;

– секретаря - референта.

Главный менеджер осуществляет организацию работы всех сотрудников фирмы, принимает от сотрудников заявки. Выдает распоряжения Издает приказы. Принимает участие в составлении протоколов. Проводит производственны совещания составляя отчет о результате проведенной работы отделов.

Должностными обязанностями главного менеджера являются:

– определяет цели предприятия и структуру предприятия;

– разрабатывает план стратегии и тактики развития предприятия;

– осуществляет общее планирование работы предприятия, контролирует эффективность применяемых программ и мероприятий;

– проводит анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

– организует работу по заключению договоров с предприятиями и организациями на предоставление товаров и услуг на приемлемых условиях (например: договора на поставку, аренду помещений и транспортных средств и т.д.). Подписывает документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и иных ценностей, изменяющих кредитные расчетные обязательства предприятия, а также бухгалтерские отчеты и балансы, совместно с главным бухгалтером или его заместителем;

– работает с протоколами и приказами предприятия;

– рассматривает и принимает решения по всем вопросам, касающимся взаимоотношений предприятия с поставщиками.

Заработная плата рассчитывается по формуле

ЗП = Тс1*Тк*Р (1)

где, Тс1- тарифная ставка первого разряда, руб.

Тк – тарифный коэффициент,

Р – разряд рабочего.

В обязанности секретаря - референта входит:

  • принимает, регистрирует и обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию и входящие счета. Выбирает наиболее приемлемый способ отправки исходящей корреспонденции.
  • осуществляет систематизацию и хранение поступающей информации.
  • участвует в составлении штатного расписания предприятия.
  • ведет учет рабочего времени сотрудников предприятия. Осуществляет координацию работы отделов предприятия.
  • учитывает распоряжения и приказы по предприятию.
  • определяет объем канцелярских принадлежностей, необходимых для различных отделов предприятия, составляет заявки на их приобретение. Ведет учет и распределение канцелярских принадлежностей.


2 Отдел маркетинга и сбыта

Специалистами отдела маркетинга и сбыта являются Клименкова В.И, Яземова А.С, Ионичева А.Т. Они занимались обработкой поступающих к ним заказов с магазина и склада, продавали запчасти, производили калькуляцию цен на продаваемые товары, занимались исследованием поставщиков.

В отдел маркетинга и сбыта поступали письма-заказы от покупателей с просьбой поставить им необходимую продукцию и оказать требуемую услугу. Для выполнения такого заказа специалисты этого отдела выбирали в каталога выбирали необходимую продукцию по наиболее приемлемым ценам и составляли письмо-заказ поставщикам, которое должно было быть одобрено главным менеджером. После регистрации заказа у секретаря-референта письмо направлялось в адрес поставщиков. В ответ они высылали товарные накладные на запчасти и автомобили. После этого работники отдела маркетинга и сбыта оформляли товарные накладные на продажу продукции и отправляли их в бухгалтерию.

При недостачи материалов на предприятии в отдел маркетинга и сбыта приходила служебная записка от отдела материально-технического обеспечения, после чего осуществлялся заказ на недостающие материалы..

Все отделы на предприятии взаимосвязаны, и если происходил сбой в одном из них, то это приводило к нарушению работы всего предприятия. В отделе маркетинга и сбыта также возникали некоторые недочеты, которые были обнаружены и устранены.


3 Отдел рекламы

Главной задачей для отдела рекламы, в лице Бирюковой В. и Кузнецовой Е., заключалась в рекламировании вышедшего на рынок ОДО «Автомир», его продукции и услуг.

Отдел рекламы подал заявки в редакцию газеты, а также в Белорусскую государственную радиокомпанию, на размещение рекламы организации.

Редакция газеты ответила им положительно. Поэтому рекламное объявление было размещено. Для эффективной работы организации отдел рекламы разработал рекламу на рекламные щиты, но для того чтобы без проблем разместить рекламные щиты на нужных территориях, необходимо получить разрешение в областной госавтоинспекции. Разрешение было получено и согласовано.

Спустя некоторое время было замечено, что ОДО «Автомир» начал довольно эффективно работать, и поэтому отдел рекламы решил дать еще одну заявку в газету и «БЕЛГОСРАДИОКОМПАНИЮ» для размещения рекламы.


4 Отдел материально-технического обеспечения

Основная задача отдела материально-технического обеспечения состоит в полном и правильном оприходовании материалов, обеспечении их сохранности, своевременной отгрузки, контроля за выполнением по поставкам продукции потребителям.В данном отделе работали Погорелов Е.И.,Черненкова К.В., Соколова.А.В.,Горбачева В.А.,Батвенкова Ю.

Основные должностные обязанности отдела материально-технического обеспечения:

- осуществление планирования закупок;

- составление запросов поставщикам;

- создание картотеки поставщиков;

- осуществление контроля поставки материалов;

- учет материалов на складе, их поступления;

- введение картотеки материалов и картотеки готовой продукции;

- проведение инвентаризации оборудования, материалов и продукции на складе.

Производственный отдел передает заявки на запчасти и материалы. Мы просматриваем эти заявки и смотрим какие материалы у нас имеются. Имеющиеся материалы списывались с карточки складского учета материалов, заполняли накладную складского учета указывая в ней количество и сумму материалов. Накладная складского учета материалов составляется в трех экземплярах, первый образец передавали в бухгалтерию, второй образец отдавали в производственный отдел, а третий экземпляр оставляли себе. На материалы которых нету составлялась служебная записка на имя начальника отдела рекламы Бирюковой В.А. В служебной записке указывали наименование материалов и требуемое их количество. Служебная записка составлялась в двух экземплярах. Один экземпляр оставляли себе, а второй отправляли в отдел рекламы. Материалы к нам поступали по товарной накладной на отпуск и оприходование товарно – материальных ценностей. На эти материалы заводили новые карточки. В карточке указывается номенклатурный номер, цена детали, наименование материал, его количество, дата выдачи и дата списания.

В конце практики мы провели инвентаризационную опись. Ее мы проводили с помощью «Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно – материальных ценностей. Когда мы составили инвентаризационную опись мы сверяла с бухгалтерией остаток материалов.

В конце месяца была проведена инвентаризация в составе начальника отдела материально-технического обеспечения в лице Погорелова Е.И., главного бухгалтера и бухгалтера по учёту материалов в лице Минкиной К.И. По результатам инвентаризации была составлена инвентаризационная опись.

5 Бухгалтерия

Бухгалтерия выполняет следующие задачи:

– постановка и ведение бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности в организации;

– формирование учетной политики организации; осуществление учетной политики, направленной на предупреждение недостач, растрат, незаконного расходования средств организации;

– своевременное и правильное оформление документов;

– выполнение работ по реализации политики и целей организации в области качества.

Бухгалтерия выполняет следующие функции:

– открывает баланс, кассовую книгу, книгу учета материалов и товаров;

– изучает порядок заполнения документов и документооборот;

– проводит экономический анализ хозяйственно-финансовой деятельности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;

– участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей;

– контролирует передачу материалов, в необходимых случаях, в следственные и служебные органы;

– осуществляет учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ и услуг;

– своевременно составляет экономически обоснованные калькуляции себестоимости продукции, работ и услуг;

– начисляет и перечисляет платежи в госбюджет, осуществляет внебюджетные платежи и другие выплаты, обязательные для предприятия.

Отдел бухгалтерии состоит из:

– главного бухгалтера;

– бухгалтера;

– бухгалтера по учету материалов;

– бухгалтера по учету товаров;

– кассира.

Главный бухгалтер осуществляет руководство бухучетом на предприятии, обеспечивает правильную и рациональную организацию бухгалтерского учета, своевременное составление отчётности. Также в его обязанности входит достоверный и своевременный учёт и постоянный контроль за совершенствованием и регистрацией хозяйственных операций, движением имущества, исполнением обязательств. Обязанности главного бухгалтера выполняла Ковальчук М.Е.

Главным бухгалтером производилась регистрация всех хозяйственных операций, а именно:

– оплата рекламы;

– отгрузка покупателям ТМЦ;

– поступление денежных средств в кассу;

– передача кассовой выручки сверхлимита на расчётный счёт в банк;

– поступление ТМЦ от поставщиков;

– отпуск материалов в производство и др.

Все это отражено в журнале регистрации хозяйственных операций.

На предприятии ОДО «АВТОМИР» применяют журнально-ордерную форму учета. Журнально-ордерная форма предполагает внедрение только журналов-ордеров, предназначенных для отражения кредитовых оборотов. Данные об операциях записываются в журналы-ордера непосредственно, либо с помощью вспомогательных ведомостей. Итоги журнала-ордера переносятся в Главную книгу. По самым важным счетам (50,51,45,60) дополнительно к журналу-ордеру ведутся ведомости, в которых итог - это есть дебетовый оборот по счёту. Заполнением Главной книги занимается главный бухгалтер. Он же составляет баланс предприятия на необходимый период.

В конце месяца была проведена инвентаризация в составе начальника отдела материально-технического обеспечения в лице Погорелова Е.И., главного бухгалтера и бухгалтера по учёту материалов в лице Минкиной К.И. Инвентаризация выявила как излишки материалов, так и их недостачу, были предприняты необходимые меры по выявлению причин подобных результатов.

Бухгалтер по учету материалов, ведет книгу учета материалов. В его обязанности входит:

– ведение учета поступивших материалов;

– работа с накладными на отпуск и оприходование материалов;

– заполнение книги учета материалов.

Материалы на предприятие поступают от поставщиков. Книга складского учета материалов заполняется на основании накладных, которые предоставляет склад и поставщики.

В книге складского учета отмечается:

– число, месяц;

– номер накладной, на основании которой делается запись;

– название материала;

– единицы измерения материала;

– количество материала;

– порядковый номер записи по складской картотеке.

В конце месяца необходимо производить инвентаризацию материалов, результаты которой отражаются в инвентаризационной описи.

К обязанностям бухгалтера по учету товаров относится:

– ведение учета поступивших товаров;

– работа с накладными на отпуск и оприходование товаров;

– заполнение книги учета товаров.

Книга учета товаров заполняется на основании накладных, которые предоставляют поставщики и отдел маркетинга и сбыта. В книге отмечаются следующие данные:

– число, месяц;

– номер накладной, на основании которой делается запись;

– единицы измерения поступивших товаров;

– наименование товаров;

– стоимость товаров;

– расход товаров.

Бухгалтер по учету товаров Ющук В.С. в конце месяца составляет сводную ведомость поступивших и оприходованных товаров с учетом НДС и указанием суммы НДС к выплате.

В обязанности бухгалтера входит:

– обработка поступившей информации;

– оформление платежных требований;

– оформление платежных поручений.

Платёжные требования используют при расчётах посредством инкассо. Это расчётный документ, содержащий требование поставщика плательщику об уплате определённой суммы через банк. Сущность этой формы расчётов заключается в следующем: на основании отгрузочных документов грузоотправители выписывают платёжные требования в 3-х экземплярах с приложением товарно-транспортных документов и сдают их в учреждение обслуживающего банка. Плательщик, получив копию платёжного требования, даёт согласие на его оплату или отказывается от оплаты.

Платёжными поручениями, как правило, оформляются расчёты по нетоварным операциям (платежи в бюджет, погашение ссуды и процентов по ней, предоставление займа), предварительная оплата товаров, услуг, если это оговорено договором. Оформлением платежных требований и платежных поручений на предприятии занимается бухгалтер Германович О. Н.

В обязанности кассира входила регистрация поступивших в кассу наличных средств от заказчиков, их контроль, заполнение приходного кассового ордера, передача кассовой выручки сверх лимита на расчетный счет в банк. Кассир на ОДО «Автомир» Игнатенко Н.А.

6 Банк

Банк выдаёт ОДО «АВТОМИР» выписку с расчётного счёта. В ней отражаются все записи по поступлению и расходу денег, а также указывается остаток денег на расчётном счёте на начало и конец периода. К выписке прилагаются все первичные документы, на основании которых осуществлялось зачисление или списание денег с расчётного счёта. Выписка составляется в банке, а расчётный счёт по отношению к банку – пассивный, поэтому записи осуществляются в обратном порядке; поступление денег по кредиту, списание по дебету. На ОДО «АВТОМИР» в выписке против каждой суммы проставляется корреспондирующий счёт к счёту 51. Если при обработке выписки была обнаружена ошибка, необходимо сообщить об этом в банк. На неправильно списанную сумму предъявляют претензию банку.

За осуществление безналичных расчётов на основании заключённого с банком договора по установленному проценту ОДО «АВТОМИР» платит банку определённую сумму денег. Эта сумма включается в себестоимость продукции.

За остаток наличных денег на расчётном счёте банк перечисляет ОДО «АВТОМИР» определённую сумму денег. Эта сумма относится к внереализационной прибыли.

Выписка банка является регистром аналитического учёта по расчётному счёту. Оформлением банковской документации и составлением банковских выписок с расчетного счета занимается оператор банка Тумасьева Е.И.

7 Производственный отдел

Производственный отдел включает в себя следующие отделения:

1.Приём заказов, в лице Клецовой Е. и Мирюковой Н.;

2.Мастерская, в лице Ковалевой К. и Авчинко Е.

Каждое отделение выполняло определенную, закрепленную за ними, функцию по осуществлению ремонта автомобилей марок LADA, PASSAT, Golf.

Отделение «Прием заказов», выполняло следующую работу:

- прием заказов от клиентов на оказание услуги, оформляло должным образом поступивший заказ, выписывали Лист заказа для клиента, регистрировал поступивший заказ, в Журнале регистраций выполняемых работ;

- используя каталог запасных частей и прейскуранта цен на материалы и запчасти, используемые при выполнении заказа, рассчитывало предварительную стоимость выполнения заказа или услуг. В зависимости от загруженности Мастерской заказами определяло предварительную дату выполнения заказа;

- копию заказа направляло в мастерскую для выполнения работ по поступившему заказу;

- создавало карточку клиентов(Ф.И.О., адрес, телефон) и карточку автомобилей с полной информацией по нему (марка, регистрационный номер и т.д.);

- в ходе выполнения заказа поддерживало связь с клиентом;

- рассчитывало стоимость выполнения заказа и выписывало счет клиенту;

- разрабатывали план работы отдела, проводило анализ деятельности с периодичность, установленной менеджером предприятия.

Сотрудники отделения «Прием заказов» тесно сотрудничали с сотрудниками отдела «Мастерская». На основании информационного листа заказа оформлял бланк заказа в мастерскую, содержащий полную информацию из информационного листа заказа. На его основании осуществлялось выполнение заказов, обслуживание автомобилей клиентов.

Работники производственного отдела составляли заявку на запчасти и материалы, необходимые для ремонта и передавали ее на Склад. Заявка на материалы регистрируется в Журнале регистрации заявок на материалы.Все материалы, использованные в производстве, были оформлены в акте списания материалов на общую сумму 5951,8 тыс. руб.

Общая сумма заказов за месяц составила 9634,9 тыс. руб.

Для обеспечения стабильности и бесперебойной деятельности ОДО «Автомир» начисляла прибыль в 30% от цены выполняемых работ. За месяц прибыль предприятия составила 479,391 тыс. руб.


8 Поставщики

Работа поставщиков Дудкиной К., Соколовской Ю., Прудниковой О., Зимовой Е., Кривулько О., заключалась в сотрудничестве с фирмой ОДО «Автомир», которой поставлялись необходимые автомобили и запчасти к ним. Поставщики взаимодействовали с отделом маркетинга и сбыта, рекламы ОДО «Автомир», который в свою очередь получал заявки от склада и от покупателей.

После поступления и рассмотрения заявок от ОДО «Автомир», на каждую из них оформлялась товарная накладная.

В первый день от ОДО «Автомир» поступили заявки на имеющееся у поставщиков каталоги с определенными товарами.

Заключение

В ходе учебной практики мы приняли, оформили и выполнили 23 заказа. За выполненные работы рабочим была начислена заработная плата в размере 1303,042 тыс. рублей, полученная прибыль за время работы составила 479,391 тыс. рубля, общие доходы за ремонт составили 9634,9 рубля.

За время прохождения учебной практики мы успели убедиться в том, что все отделы на фирме взаимосвязаны друг с другом. Так, производственный отдел взаимодействовал со складом для предоставления ему необходимых материалов, а в случае их отсутствия на складе данный отдел обращался к поставщикам. Эта цепочка может продолжаться ещё долго. Следовательно, такие взаимодействия необходимы для оперативной работы всех подразделений, для более успешного и качественного выполнения заказа.

Таким образом, учебная практика помогла нам ощутить всю ответственность.

Мы получили необходимый нам опыт работы с документами на фирме.

Данная практика стала для нас хорошей подготовкой, которая будет необходима нам в дальнейшем для работы на предприятии, а также придаст уверенности в себе, ведь мы с этим уже знакомы.

Выводы

ОДО «Автомир» начинало свою деятельность с оказания услуг по ремонту автомобилей. После этого было принято решение заняться производством. Но благодаря эффективной работе сотрудников отдела маркетинга и сбыта, которые провели маркетинговые исследования рынка, было принято решение заняться продажей автомобилей и запасных частей к ним. Данный вид деятельности оказался самым прибыльным и рентабельным.

Изначально на расчётном счету нашей организации было всего 79 980 тысяч рублей, на данный момент здесь находится 110 630, 679 тысяч рублей. На предприятии изначально было небольшое количество материалов общей суммой 26 000 тысяч рублей, сейчас же эта цифра достигла значения 361 059,900 тысяч рублей, т.е. почти в 14 раз больше. На балансе фирмы также имеется нераспределённая прибыль 365 710,579 тысяч рублей. Анализируя эти цифры, можно сказать, что по сравнению с тем, как мы начинали свою деятельность, сколько денежных средств было у нас на расчётном счету, сколько материалов было на складе можно с уверенностью сказать, что ОДО «Автомир» крепко стало на ноги и с уверенностью смотрит в будущее.

За время учебной практики мы убедились в том, что все отделы на предприятии взаимосвязаны. Остановка работы одного из них непременно приведет к сбою работы всей организации, что порой и происходило на начальном этапе деятельности нашей фирмы.


Список используемых источников

  1. Акулич, И.Л. Маркетинг. учебник. / И.Л.Акулич. – 5-е изд., исправл. –

Минск: Вышэйшая школа, 2011.– 479с.

  1. Васильев, Г.А. , Поляков, В.А. Основы рекламной деятельности: учеб.

пособие для вузов. Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2009

  1. Карпей, Т.В.Экономика, организация и планирование промышленного

производства: учебное пособие / . Т.В. Карпей, 4-е изд., перераб. и доп. –Минск.: Дизайн ПРО, 2004. – 328с

  1. Левкович, О.А. Основы компьютерной грамотности/О.А. Левкович.

Минск : ТетраСистемс, 2004. – 528 с

5 Ладутько, Н.И. , Бухгалтерский учет [П.Е. Борисевский., А.В. Крупнова, Е.Н. Ладутько ] – 4-е издание, переработанное и дополненное – Минск : ООО «ФУ Аинформ», 2010 – 742 с.

Организация управленческой деятельности ОДО «АВТОМИР»