Налично-денежные операции

12

Курс «Финансы предприятий »

Тема 7 «Налично-денежные операции»

Предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков и большую часть расчетов по своим обязательствам осуществлять в безналичном порядке.

Однако существуют такие виды расчетов, которые требуют использования наличных денег, например выдача заработной платы рабочим и служащим, выдача денег на командировочные расходы, закупку сырья у физических лиц и т.д. Таким образом, каждое предприятие должно иметь кассу, через которую и осуществляются расчеты наличными деньгами.

7.1. Кассовый план предприятия

Движение наличных денег через кассу предприятия оформляется в виде кассового плана. Кассовый план составляется на квартал и представляется в обслуживающий банк за 55 дней до его начала. Он обеспечивает своевременное получение наличных денег в банке и эффективный контроль за их использованием.

Планирование основывается на следующих принципах организации оборота наличных денег в Российской Федерации: экономичности, обеспечения учета и сохранности, планомерности и целенаправленности расходования наличных денег. Соблюдение этих принципов обеспечивается рядом условий. Во-первых, наличие денег в кассах предприятий ограничивается. В связи с этим обслуживающие предприятия банки по согласованию с их руководителями устанавливают лимиты кассовых остатков наличных денег. При необходимости лимиты пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам, в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе договоров.

Сверх лимита предприятие имеет право оставлять наличные деньги только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Во-вторых, устраняются встречные перевозки наличных денег. Если предприятия имеют систематически выручку в виде наличных денег (городские транспортные предприятия, предприятия связи, торговли и т.п.), то по согласованию с обслуживающими их банками они могут использовать часть выручки для расходных операций.

В-третьих, установлен банковский контроль за выполнением предприятиями и организациями кассовой дисциплины.

Кассовый план предприятия (его форма приводится ниже) состоит из четырех разделов. Первые три раздела имеют, кроме графы «план», графу «фактическое исполнение за соответствующий квартал прошлого года». Однако в связи с высокой инфляцией и несопоставимостью указанных периодов в последнее время графа «фактическое исполнение за соответствующий квартал прошлого года» не заполняется.

Разработка кассового плана начинается с первого раздела. В нем отражаются поступления наличных денег в кассу предприятия, кроме денег, получаемых в банке. Это главным образом платежи рабочих и служащих данного предприятия за приобретенные со склада предприятия товарно-минеральные ценности (уголь, лакокрасочные материалы и т.п.), услуги (ремонт квартир, перевозки), путевки в дома отдыха, санатории. Обычно это небольшие суммы; многие из них носят систематический характер и зависят от численности работающих.

Предприятия, которые имеют постоянную выручку в наличной форме, отражают ее также в первом разделе кассового плана. В этом случае используется строка: «Выручка местного транспорта» или «Торговая выручка».

Из общей выручки всем предприятиям разрешается расходовать наличные деньги на хозяйственные нужды. Сумма согласовывается с обслуживающим банком. Прежде всего учитывается сфера деятельности предприятия. Если предприятие пользуется услугами юридических лиц, то сумма расходования наличных денег на хозяйственные нужды должна учитывать предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, устанавливаемый правительством. Если предприятие закупает сельскохозяйственное сырье у населения, то ограничений по сумме нет.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 1994 г. № 1258 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» этот размер определен в сумме 2 млн. руб. по одному платежу.

Далее рассчитывается третий раздел кассового плана. В кассовом плане обычно не учитывается ожидаемое выполнение плана по показателям, от которых непосредственно зависит величина заработной платы и премий из поощрительных фондов. Планируемый фонд заработной платы (стр. 1) и премий, выплачиваемых из фонда материального поощрения (стр. 2), рассчитывается на основе годового плана на соответствующий квартал.

Наличные деньги на заработную плату выдаются за вычетом из начисленной суммы удержаний, налогов, перечислений.

После заполнения третьего раздела переходят к планированию второго раздела «Расходы». Первая строка второго раздела должна соответствовать десятой строке третьего раздела.

Плановая сумма пенсий и пособий социального страхования определяется раздельно. Сумма пенсий на предстоящий квартал определяется исходя из количества работающих пенсионеров, суммы получаемой ими пенсии в текущем квартале и повышающего коэффициента, устанавливаемого правительством на предстоящий квартал. Сумма пособий социального страхования, основную часть которой составляют пособия по нетрудоспособности, подвержена значительная колебаниям в зависимости от времени года. Вначале по данным прошлых лет определяются закономерности в графике заболеваний, а затем планируются суммы пособий на предстоящий квартал с учетом численности работающих и фонда оплаты труда.

Сумма выплат на командировочные расходы (кроме постоянных надбавок к заработной плате) планируется по необходимости с учетом норм командировочных расходов, устанавливаемых правительством, а выплат на хозяйственные расходы — в соответствии с утвержденными сметами, договорами и предельными размерами расчетов наличными деньгами между юридическими лицами.

Календарь выдач заработной платы рабочим и служащим, который составляет последний раздел кассового плана, разрабатывается в соответствии с коллективным договором и по согласованию с обслуживающим банком. На крупных предприятиях заработная плата за ту или иную половину месяца выплачивается в течение нескольких дней. Это связано с процессом поступления наличных денег в кассу обслуживающего банка.

7.2. Оформление документов на получение, прием и выдачу наличных денег

Наличные деньги в банке выдаются предприятиям и организациям по чеку. Чековая книжка для получения наличности в банке покупается в обслуживающем банке по заявлению предприятия с указанием количества листов. Книжка выдается распорядителю счетов или главному бухгалтеру. На обложке чековой книжки указываются номер счета, номера чеков, порядок заполнения и пользования чеками.

Чек является бланком строгой отчетности с указанием номера; изготавливается предприятиями Госзнака. На лицевой стороне корешка чека заполняется сумма цифрами, дата оформления, подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера, фамилия лица, которому выдан чек, и подпись этого лица.

На лицевой стороне чека указывается полное название предприятия, номер счета, сумма цифрами и прописью, место и дата выдачи чека, подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера, ставится печать. На оборотной стороне чека указывается сумма наличных денег цифрами и цель, на которую направляются деньги, подписи руководителя предприятия, главного бухгалтера и лица, которому выдан чек, а также его паспортные данные.

На оборотном стороне корешка чека делается отметка об оприходовании полученной в банке суммы наличных денег по кассе предприятия с указанием номера приходного ордера, даты и подписи главного бухгалтера.

При заполнении чека следует выполнять следующие правила:

Сумма чека цифрами и прописью, а также дата выдачи (месяц прописью) заполняются чернилами от руки или шариковой ручкой.

В реквизите «сумма цифрами» свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями.

После слов «заплатите» вписываются чернилами или шариковой ручкой на именном чеке: фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек.

Сумма прописью должна проставляться обязательно с самого начала строки. Слово «рублей» должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места.

Чек подписывается чекодателем обязательно чернилами или шариковой ручкой.

Подписание чека до заполнения всех его реквизитов запрещается.

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, поскольку они делают чек недействительным.

При наличии в представленной банку владельцем счета карточке с образцами подписей отметки о том, что организации печать не присвоена, чеки принимаются банком без скрепления их оттиском печати.

Расписка в получении денег отбирается банком только на именном чеке, на оборотной стороне чека.

Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека.

Расписка в получении чека отбирается владельцем счета на корешке чека.

Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее трех лет.

Владелец счета обязан при его закрытии возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками, с указанием номеров чеков.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Отчет должен быть документально подтвержден. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Наличные деньги выдаются из касс предприятий по расходным ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации могут выдавать наличные деньги сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В центральных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Деньги могут выдаваться и по удостоверению данного предприятия при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-раз-грузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, деньги могут выдаваться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия — организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если деньги выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись:

«По доверенности». Паспортные данные доверенного лица в ведомость не записываются, а доверенность остается в документах как приложение к ведомости.

Выплата заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. Аналогично могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

• в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ».

Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчитывает выданные и депонированные по ним суммы. Депонированные суммы сдаются в банк, и на них составляется один общий расходный кассовый ордер.

7.3. Требования к кассовым документам

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, формируются данные для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при обеспечении полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», последней за каждый месяц, должно автоматически печататься общее количество листов книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

11

Тема 7. Налично-денежные операции.

Налично-денежные операции