Создание пользовательских баз данных в СУБД Access

Курсовая работа

По дисциплине: «Информационные системы и технологии»

Тема «Создание пользовательских баз данных в СУБД Access»

Содержание

[0.0.1] Задание на курсовую работу: [0.0.2] Аннотация: [0.0.3] Курсовая работа «Создание пользовательских баз данных в СУБД Access» посвящена созданию базы данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса. Разработка БД направлена на повышение эффективности работы частного предприятия и учета деловой документации (электронные адреса, телефоны и факсы партнеров предприятия, исходящая и входящая документация) и служит удобным инструментом для формирования и печати отчетов. Разработанная база данных будет использоваться в делопроизводстве предприятия. [0.0.4] Использование данной базы данных позволяет сократить время, требуемое на подготовку отчетов, уменьшить непроизводительные затраты, что дает для частного предприятия прямой экономический эффект [0.0.5] 2. Практическая часть [0.0.6] 2.1 Описание практической части [0.0.7] Необходимо создать базу данных для учета и обработки деловой документации (электронные адреса, телефоны и факсы партнеров предприятия, исходящая и входящая документация) частного предприятия. [0.0.8] 2.2 Разработка структуры базы данных. [0.0.9] Создаем таблицы с исходными данными - это будут: [0.0.10] Список выходных данных – это [0.0.11] Создание таблиц [0.0.12] Установление связей между таблицами [0.0.13]  Создание главной кнопочной формы [0.0.14] Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы [0.0.15]  Создание подчиненной кнопочной формы: запросы. [0.0.16] Пояснительная записка к программному обеспечению – База данных «Деловая переписка предприятия частного бизнеса». [0.0.17] Основание для разработки: [0.0.18] Назначения и область применения [0.0.19] Технические характеристики [0.0.20] Заключение [0.0.21] Список литературы

Задание на курсовую работу:

Создать базу данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса

Аннотация:

Курсовая работа «Создание пользовательских баз данных в СУБД Access» посвящена созданию базы данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса. Разработка БД направлена на повышение эффективности работы частного предприятия и учета деловой документации (электронные адреса, телефоны и факсы партнеров предприятия, исходящая и входящая документация) и служит удобным инструментом для формирования и печати отчетов. Разработанная база данных будет использоваться в делопроизводстве предприятия.

Использование данной базы данных позволяет сократить время, требуемое на подготовку отчетов, уменьшить непроизводительные затраты, что дает для частного предприятия прямой экономический эффект

Курсовая работа состоит из двух частей: теоретической и практической.

В теоретической части курсовой работы рассматривается выбор и обоснование структурной схемы базы данных, расчет структуры табличных данных и обоснование табличных связей. В практической части описываются проделанные операции с базой данных, а именно подробно описано, как созданы структуры таблиц, как созданы запросы, формы, отчеты.

Курсовая работа содержит 20 рисунков, 4 таблицы с исходными данными, с выходными данными: 3 формы, 3 запроса, 3 отчета, выполнена печатным образом на 23 страницах, с использованием 5 источников литературы.

Введение

Базы данных играют сегодня особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение создавать и работать с базами данных является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты этой области всегда окажутся востребованными, поэтому возникает необходимость изучения свойств существующих  и разработки новых баз данных, что и обосновывает актуальность данной курсовой работы.

Цель курсовой работы: создание базы данных СУБД Access учет и обработка деловой информации предприятия частного бизнеса.

В курсовой работе предметной областью является деловая документация частного предприятия, а именно учет и обработка деловой документации (электронные адреса, телефоны и факсы партнеров предприятия, исходящая и входящая документация) предприятия.

В процессе написания курсовой работы, я постаралась решить следующие задачи:

1. Изучение особенностей наиболее популярных СУБД и СУБД Access;

2. Рассмотрение теоретических аспектов баз данных СУБД Access

3. Изучение области применения базы данных в делопроизводстве частного предприятия.

Курсовая работа состоит из введения, двух частей с подразделами, пояснительной записки, заключения и списка использованной литературы.

1.Основная часть.

1.1Выбор и обоснование структурной схемы базы данных

Для взаимодействия пользователя с БД используются СУБД (Система управления базой данных) программы, помогающие хранить, управлять и использовать наборы данных независимо от их формата. В мире существует немало различных систем управления БД, большинство из них представляют пользователю дружественный интерфейс, с помощью которого, используя меню, окна и систему диалогов, можно легко и просто управлять БД. В информационных системах, которые работают на ПК, совместимых на IBM PC, большое распространение получили в свое время так называемые dBASE-подобные СУБД. Важный этап в их развитии СУБД это - dBASE III и dBASE III PLUS фирмы Ashton Tate, которые по существу стали стандартом для программных продуктов данного класса. Современные настольные СУБД входят в состав интегрированных продуктов типа Office: Access – в MS Office, Paradox - в Corel Office, Approach - в Lotus SmartSuite.

Примером популярной крупной системы управления базами данных является Microsoft Access. К преимуществам этой программы, ее наиболее привлекательной для современного пользователя, можно отнести универсальный интерфейс, совместимость и возможности интеграции с другими программными продуктами, богатый набор средств для разработки приложений.
Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, электронные таблицы). Можно задавать также форматы хранения представления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе хранятся только корректные значения, можно задать

условия на значения различной степени сложности.

Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, можно использовать в работе все возможности DDE (динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Microsoft Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. 
OLE  является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других поддерживающих OLE приложений Windows.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL  можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные

связи между таблицами.

В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса – так называемый «запрос по образцу» (query by example), которое используется для задания данных,  необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды

построить довольно сложный запрос.

Microsoft Access спроектирован таким образом, что он может быть использован как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети – в режиме «клиент-сервер». Поскольку в Microsoft Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства защиты и обеспечения целостности данных. Можно заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями.

Microsoft Access предоставляет дополнительные средства разработки приложений, которые могут работать не только с собственными форматами данных, но и с форматами других наиболее распространенных СУБД. Возможно, наиболее сильной стороной Access является его способность обрабатывать данные электронных таблиц, текстовых файлов, файлов dBASE, Paradox, Btrieve, FoxPro и любой другой базы данных SQL, поддерживающей стандарт ODBE. Это означает, что можно использовать Access для создания такого приложения Windows, которое может обрабатывать данные, поступающие с сетевого сервера SQL или базы данных SQL на главной ЭВМ.

Продуманность пользовательского интерфейса Access делает его особенно привлекательным в качестве решения задач организации и обработки данных для специалистов в области экономики и финансов, одновременно не имеющих квалификации или опыта в профессиональном программировании.

Встроенные функции для работы с Интернет делают Microsoft Access незаменимой системой введения данных для небольших предприятий.

Все выше сказанное позволило остановить выбор на СУБД Microsoft Access для  постановки и решения задачи - автоматизации процесса  ведения  документации и отчетности  в частном предприятии.

2. Практическая часть

2.1 Описание практической части

Необходимо создать базу данных для учета и обработки деловой документации (электронные адреса, телефоны и факсы партнеров предприятия, исходящая и входящая документация) частного предприятия.

2.2 Разработка структуры базы данных.

Создаем таблицы с исходными данными - это будут:

1. Таблицы:
   1. Архив на 2000 год;
   2. Переписка;
   3. Предприятия.
   4. Сотрудники.

Список выходных данных – это

1. Формы:
   1. Информация об отправителях;
   2. Композиция архива;
   3. Учет предприятий.

3. Запросы:

3.1. Действующие предприятия;

3.2 Информация об архиве;

3.3 Переписка в системе документооборота;

Отчеты

1. Электронная связь;
   1. Деловая переписка;
   2. Учет получателей.

Создание таблиц

Создание базы данных – одна из простейших операций в Access. При запуске Access открывается диалоговое окно (рис. 1), в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выбираем параметр "Новая база данных", а затем нажмем кнопку .

Рис. 1. Начальное окно диалога.

На экране появиться окно диалога "Файл новой базы данных". Здесь необходимо определить имя для нового файла и указать его местоположение на диске. Зададим название базы данных "Деловая переписка частного бизнеса". Access выполнит необходимые действия, и через несколько секунд на экране появится чистое окно базы данных (рис. 2), с которым мы и будем работать.

Рис. 2. Рабочее окно базы данных.

Теперь для того чтобы использовать созданную базу данных требуется ввести данные, необходимые для работы предприятия. В первую очередь это должен быть список сотрудников.

Создадим таблицу, содержащую данные сотрудников с помощью конструктора. Для этого сначала выберем вкладку "Таблицы", а затем в окне базы данных сделаем двойной щелчок мыши по листку с подписью "Создание таблицы в режиме конструктора". На экране появиться окно изображенное на рис. 3.

В первую свободную ячейку столбца "Имя поля" введем "Порядковый номер", а в столбце "Тип данных" выберем "Счетчик". Поле счетчика очень удобно, так как будет автоматически нумеровать записи, поэтому используется для полей, значение которых должно быть уникальным для каждой записи. После удаления записи с определенным номером, удаленный номер больше не будет присваиваться новым записям.

В четыре последующие ячейки введем "Фамилия ", "Имя", "отчество", "Дата рождения", "Местопроживания" и «Должность». Во втором столбце напротив каждой введенной записи выставим "Текстовый", а напротив столбца под название «Дата рождения» поставим «Дата\Время».

Рис. 3 Окно конструктора для создания Таблицы.

Для того чтобы легче было вводить номер телефона в поле "Маска ввода" на панели "Свойства поля" поставим курсор и нажмем на появившуюся слева кнопку . В окне "Создание масок ввода" выберем "Средний формат даты" и щелкнем на "Далее". В следующем окне напротив "Маска ввода" удалим текущую запись и введем «00-00-00». Ноль означает – только цифры от 0 до 9, обязательно; а знак дефиса будет использоваться непосредственно как маска. Теперь нажмем кнопку "Готово".

Теперь закроем таблицу и при сохранении зададим название "Сотрудники". Остальные таблицы создаются аналогично.

Установление связей между таблицами

Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами нужно проследить через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами выполните действия:

1. Активизировать окно базы данных и щелкните на кнопке >Схема данных, чтобы открыть окно Схема данных (команды >Сервис>Схема данных или посредством контекстного меню).
2. Щелкнуть на кнопке >Отобразить таблицу на панели инструментов.
3. В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди выбрать необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.
4. После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, щелкнуть на кнопку >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.
5. Щелкнуть на поле родительской таблицы и «дотащить» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при отжатой левой клавиши мыши(когда еще отсутствуют индексы «1» и «»).
6. После протаскивания полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в котором можно добавлять дополнительные связи.
7. Установите флажок >Обеспечение целостности данных >Каскадное обновление связанных полей и отожмите кнопку >Создать структуры связей, как это примерно показано на рисунке 4.

Рис.4 Схема связей в таблице

Закройте схему данных с предлагаемым режимом сохранения.

Создание Запросов

Для создания запросов существует несколько способов. В данной курсовой работе запросы

будут создаваться с помощью мастера запросов.

Создадим три аналогичных запроса. Один запрос будет содержать информацию о переписке, второй – информацию о сотрудниках, а третий – информацию об архиве.

Пошаговое описание создание запроса "Информация о переписке":

1. перейти на вкладку "Запросы";
2. двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;
3. из таблицы "Переписка" выбрать "Вид связи", «Положение в системе документооборота»
4. из таблицы "Сотрудники" выбрать "Фамилия"
5. из таблицы "Предприятия" выбрать "", "Должность" и "Предприятие";
6. дважды нажать кнопку ;
7. задать имя запроса как - «Информация о переписке»;
8. нажать кнопку ;
9. в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате.

Аналогично создаются остальные запросы.

Создание отчетов

Создаем отчет на базе созданного запроса «Информация о переписке» с помощью мастера создания отчетов. В окне "Создание отчетов" выставим флажок для суммирования суммы. Пошаговое описание создание отчета "Информация о предприятии":

1. перейти на вкладку "Отчеты";
2. двойным щелчком выбрать «Создание отчета с помощью мастера»;
3. из таблицы "Предприятия" выбрать "Город, «Руководитель»
4. из таблицы "Сотрудники" выбрать "Фамилия", «Имя», «Отчество»
5. дважды нажать кнопку ;
6. задать имя отчета как - «Информация о предприятии»;
7. нажать кнопку ;
8. в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате.

Отчеты «Переписка» и «Информация о сотрудниках» создаются аналогично отчету «Информация о предприятии».

Создание форм

Теперь создадим три формы. Формы создаются аналогично, поэтому приведем пошаговое создание формы только для «Учет архива на второй квартал»:

1. перейти на вкладку "Формы";
2. двойным щелчком выбрать «Создание формы с помощью мастера»;
3. из таблицы "Архив на 2000 год" выбрать "Архив" "Май";
4. из таблицы "Предприятие" выбрать "Предприятие";
5. нажать кнопку ;
6. задать имя формы как: " Учет архива на второй квартал ";
7. нажать кнопку .

Остальные формы создаются аналогично.

 Создание главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. 
Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму. 

Технология создания кнопочных форм следующая:
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
3) создать элементы главной кнопочной формы;
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.
Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.

Рис.5 Структура кнопочной формы

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Деловая переписка частного бизнеса») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм», 

Рис. 6 Окно создания кнопочной формы

в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Рис.7 Страница кнопочной формы

Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода  данных»

Рис. 8 Окно страницы кнопочной формы: Форма ввода данных

и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».

Рис.9 Окно страницы кнопочной формы

После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы».

Рис.10. Окно изменения страницы кнопочной формы

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», 

Рис.11 Окно «Изменение элемента кнопочной формы»

в котором выполняем следующее:

- вводим текст: Формы для ввода данных;

- выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;

- выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных».

Рис.12 Окно «Изменение страницы кнопочной формы»

Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем  элемент (кнопку) "Выход из БД".

Рис.13. Окно «Выход из БД»

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы. 

Рис.14 Окно «Изменение страницы кнопочной формы»

Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.
Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать "Кнопочная форма" из раскрывающегося списка,  кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и  значок приложения. 

Рис. 15 Окно «Параметры запуска»

Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы

Для создания элементов кнопочной формы "Формы ввода данных" необходимо запустить базу данных (например, «Деловая переписка частного бизнеса» с главной кнопочной формой) и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. 
Откроется окно "Диспетчер кнопочных форм". Затем нужно выделить «Формы ввода данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм» 

Рис.16 Окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»

и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы». 

Рис. 17 Окно диалога « Изменение страницы кнопочной формы»

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы», 
в котором выполняем:

- вводим текст: Переписка;

- выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;

- выбираем из списка кнопочную форму: Переписка щелкаем на кнопке «ОК».

В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент «Переписка».
Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму, для этого щелкаем на кнопке «Создать» и в появившемся окне выбираем команду «Перейти к кнопочной форме», выбираем «Главная кнопочная форма» и вводим «Перейти к главной кнопочной форме». Нажимаем на кнопке «ОК» 

Рис. 18 Окно диалога «Изменение элемента кнопочной формы»

и закрываем окно «Изменение страницы кнопочной формы».
Запустим главную кнопочную форму в окне БД, в которой щелкнем на кнопке "Формы ввода данных", откроется "Формы ввода данных".
Создание элементов для кнопочной формы "Отчеты" осуществляется по той же технологии, в результате получим.

 Создание подчиненной кнопочной формы: запросы.

Для создания элементов подчиненной кнопочной формы "Запросы" необходимо запустить базу данных (например, «Деловая переписка частного бизнеса» с главной кнопочной формой) и создать макросы "Открыть Запрос" или "Открыть Таблицу" с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
При создании макроса "Информация о переписке" надо выбрать вкладку "Макросы" и щелкнуть на пиктограмме "Создать", откроется окно диалога "Макрос". В этом окне в раскрывающемся списке выберите макрокоманду "Открыть Запрос" и из раскрывающегося списка выберите имя запроса "Информация о переписке", 
Затем щелкните на кнопке "Закрыть". В появившемся окне "Сохранить изменения макета или структуры объекта Макрос1?" щелкните на кнопке "Да". Откроется окно "Сохранение", в котором надо указать имя макроса "Информация о переписке" и щелкните на кнопке "ОК". 
Имя макроса сохранится в списке макросов в окне БД.  После создания и сохранения макроса "Параметрический_запрос" в окне БД будут отображаться имена созданных макросов.
Для создания элементов кнопочной формы запроса "Успеваемость студентов" необходимо выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется "Диспетчер кнопочных форм". 

Рис. 19. Окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»

Затем нужно выделить «Запросы» в окне «Диспетчер кнопочных форм» и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы». 

Рис. 20 Окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы»

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы», в котором выполняем:

- вводим текст: Отчет: Переписка;

- выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;

- выбираем из списка кнопочную форму: Информация о переписке, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Отчет: Переписка». После создания по такой же технологии элемента «Параметрический запрос», он тоже будет отображаться в окне. 
Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму. В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы кнопочной формы "Запросы".  
Далее закроем окна «Изменение страницы кнопочной формы» и "Диспетчер кнопочных форм". В окне БД на вкладке "Формы" щелкнем на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма. В Главной кнопочной форме щелкнем  на кнопке Запросы, откроется кнопочная форма "Запросы". 
Таким образом, создана кнопочная форма "Запросы", которая является подчиненной кнопочной формой

Пояснительная записка к программному обеспечению – База данных «Деловая переписка предприятия частного бизнеса».

Основание для разработки:

База данных разработана для курсовой работы по предмету «Информационные системы и технологии» Уфимской государственной академии экономики и сервиса.

Тема разработки: составить базу данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса

Назначения и область применения

Данная БД применима в делопроизводстве предприятия частного бизнеса.

Получение информации:

- о деловой переписке предприятия;

- о сотрудниках предприятия;

- об архиве деловой переписки.

Технические характеристики

База данных «Деловая переписка частного бизнеса» создана с применением СУБД Microsoft Access.

Заключение

В данной курсовой описан алгоритм создания базы данных для учета и обработки информации по деловой документации (электронные адреса, телефоны и факсы партнеров предприятия, исходящая и входящая документация), предприятия частного бизнеса.

В результате вышеописанных действий база данных для учета и обработки информации по деловой документации содержит:

Таблицы:

- Архив на 2000 год;

- Переписка;

- Предприятия;

- Сотрудники;

Формы:

- Учет архива на первый квартал;

- Учет архива второй квартал;

- Учет отправителей;

Запросы:

- Информация о переписке;

- Информация о сотрудниках;

- Информация об архиве;

Отчеты

- Информация о предприятии;

- Информация о сотрудниках.

- Переписка.

При использовании созданной базы данных учет и обработка деловой документации предприятия частного бизнеса пользователь получает возможность работать с различными категориями документов, выполнять действия по приему и регистрации, контроля их выполнения, что значительно облегчает и ускоряет этот трудоемкий процесс, также пользователь может сам внести некоторые изменения в базу данных.

Удобный интерфейс созданной базы данных, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в БД, требуя от пользователя лишь небольшого количества каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию обо всех интересующих его данных.

Цель, поставленная перед началом разработки, достигнута.

Список литературы

1. Баталов, С. А. Информационные системы в сервисе телекоммуникаций [Текст] :методические указания по выполнению курсовой работы / С. А. Баталов – Уфа: УГАЭС, 2009. - 18 с.: ил.

2.СпбГУЭФ, под редакцией профессора В.В. Трофимова. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Москва: Юрайт, 2012. – 521с.:ил.

3.О.Л. Голицына, .Н.В. Максимов, И.И Попов. Информационные системы – Москва: Форум-Инфра-М,2012 – 495с: ил.

4 Банк, В. Р. Информационные системы в экономике: учебник / В. Р. Банк, В. С. Зверев. – М.: Экономистъ,2005. – 477с.: ил.

1. Максимова, О. В. Информационные технологии для экономистов: учебное пособие / О. В. Максимова, В. И. Невзорова. – Ростов-на Дону: Феникс,2010. – 416с.: ил.

Создание пользовательских баз данных в СУБД Access