5.1. Поняття про організацію як відкриту систему

Ще в глибокій давнині об'єктивні процеси розподілу праці викликали формування двох груп учасників громадського виробництва. Перша група — працівники, зайняті безпосередньо продуктивною працею. їх діяльність пов'язана з виробництвом товарів, наданням послуг. Другу групу становлять управлінські працівники. Хоча результатом їх праці є не товари чи послуги, діяльність працівників управління суспільно необхідна, оскільки дозволяє забезпечити ритмічність, узгодженість процесів виробництва і, зрештою, його ефективність.

Для спільної діяльності люди об'єднуються в організації (підприємства) різних форм власності. У ході спільної діяльності і управління нею працівники вступають у певні стосунки, які звуться управлінськими. Управлінські відносини і є предметом менеджменту.

Упралінські відносини виникають не тільки між керівниками та підлеглими.

Академічний словник української мови зафіксував активне вживання слова «організація» у 4-х різних значеннях.

1. Дія за значенням: організувати, організуватися; організовувати, організовуватися. Якщо дія триває довший час і виконується групою людей, то вона є процесом організовування чогось, упорядковування, улаштовування (організація праці, організація діяльності, організація управління тощо).

2. Об'єднання людей, суспільних груп, держав на базі спільності інтересів, мети, програми дій (Організація Об'єднаних Націй, профспілкова організація). В теорії менеджменту прийнято для зручності будь-яку юридичну особу (підприємство, банк, навчальний заклад, лікувальний заклад тощо) називати організацією. Отже, під організацією розуміється соціальний інститут, створений засновниками на ґрунті спільності інтересів, як правило, економічних, політичних.

3. Особливості будови чого-небудь, структура. (Приклад: «Від вищих кліткових рослин водорості відрізняються простішою організацією»).

4. Фізичні й психічні особливості окремої особи (душевна організація людини).

Організація — це група людей (дві особи і більше), діяльність котрих свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей .

Наведене вище визначення справедливе не просто для організації, а для формальної організації. Існують також неформальні організації, групи, що виникають спонтанно, але де люди вступають у взаємодію одне з одним досить регулярно. Неформальні організації існують в усіх формальних організаціях, за винятком, може бути, дуже маленьких. І хоча в них немає керівників, неформальні організації дуже важливі.

Таким чином, коли вживається слово організація, мається на увазі формальна організація.

З визначення випливає, що організація завжди має хоча б одну загальну мету, що розділяється і визнана усіма її членами. Але формальне управління рідко має справу з організаціями, у яких тільки одна мета. Менеджмент — це керування складними організаціями. Складні організації мають набір взаємозалежних цілей.

Усі складні організації є не тільки групами, цілеспрямованими у своїй діяльності, що мають певний набір взаємозалежних цілей. Вони також мають загальні для всіх складних організацій характеристики. Ці загальні риси, коротко викладені нижче, допомагають зрозуміти, чому, щоб домогтися успіху, організацією потрібно управляти.

В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називають підприємствами. Тому в конкретних випадках можна використовувати термін підприємства, фірма тощо.

Будь-яка організація становить соціальну систему, всередині якої можна відокремити систему виробництва (товарів або послуг) і систему управління або, відповідно, керовану і керуючу системи (суб'єкт та об'єкт управління). Ці системи вступають між собою у певні стосунки, тобто взаємодіють.

Вихідним моментом тут є ціль, для досягнення якої система управління справляє вплив, спрямований на керовану систему. З іншого боку, існує зворотний зв'язок, коли зміни в керованій системі потребують коригування керуючого складу.

Внаслідок розподілу праці всі організації, крім найменших, мають внутрішню структуру, що складається з цехів, відділів, секцій та ін. Керівництво діяльністю підрозділів покладається на менеджерів. Природно, що керівники і підлеглі вступають у певні стосунки. Розрізняють відносини субординації і координації. У першому випадку йдеться про відносини між підлеглими та керівниками, чиї вказівки обов'язкові для виконання. Наприклад, відносини між головним бухгалтером і працівниками бухгалтерії, між головним підприємством та філіалами. Відносини координації виникають між представниками різних підрозділів внаслідок їх спільної діяльності, між колегами в одному підрозділі. Учасники відносин координації не знаходяться у прямому підпорядкуванні відносно один одного, вони мають рівні права у здійсненні спільної діяльності. Наприклад, у підготовці договору постачання беруть участь товарознавець, юрист, економіст. Ці фахівці є рівноправними партнерами, колегами, які вступають до відносин координації для вирішення загального завдання.

В організаціях виникають два види міжособистісних стосунків: формальні і неформальні. Формальні відносини пов'язані з посадовим становищем учасників, регламентуються відповідними документами — положеннями, посадовими інструкціями. Наприклад, відносини між керівником і підлеглими, бухгалтером і завідувачем складом, бухгалтером і податковим інспектором.

Неформальні відносини нічим не регламентовані, ґрунтуються на особистих симпатіях і антипатіях людей, не пов'язані з посадовим становищем їх учасників.

Загальні характеристики організацій. Організація є основою світу менеджерів, вона є причиною, що зумовлює існування менеджменту.

Деяка група повинна відповідати декільком обов'язковим вимогам, щоб вважатися організацією. До них відносяться:

1. Наявність принаймні двох людей, що вважають себе частиною цієї групи.

2. Наявність принаймні однієї мети (тобто бажаного кінцевого стану або результату), що приймають як спільну всі члени даної групи.

3. Наявність членів групи, що свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

Місія і цілі організації

Оскільки місія і цілі служать орієнтиром для всіх наступних етапів розробки стратегії, вибір їх є першим і найвідповідальнішим рішенням при стратегічному плануванні, результатом якого є певні обмеження відповідно до напрямів діяльності організації, пов'язані з аналізом альтернатив її розвитку.

Залежно від масштабів намічених змін і встановленого терміну досягнення кінцевого результату цілі організації поділяються на короткострокові, або тактичні (результат очікується в найближчому майбутньому), середньострокові і довгострокові (стратегічні), для досягнення яких необхідно п'ять і більше років.

З усієї сукупності цілей насамперед виділяють основну, генеральну, яку деякі автори (У.Кінг, Д.Кліланд) називають місією, або програмною заявою організації (Ф.Котлер).

Генеральна ціль (місія) є найбільш широким за змістом і рівнем узагальнення умов і перспектив розвитку рішенням, що приймається керівництвом підприємства. Місія характеризує сутність об'єкта управління, мету його існування і властиве організації і сфері управління місце і призначення. Глобальну (генеральну) ціль необхідно підкріпити комплексом заходів, що забезпечували б досягнення бажаного результату. У зв'язку з тим, що реалізація таких заходів потребує визначеного часу і засобів, генеральна ціль містить у собі систему цілей щодо основних напрямів діяльності підприємства, орієнтованих на виконання ним своєї місії. Реалізація кожної з них пов'язана з розробкою власної стратегії.

Одним із напрямів стратегічного планування є зовнішньоекономічна діяльність. Найбільш поширене визначення цілей на основі таких головних функцій промислового підприємства:

— виробничо-технологічної, що відображає основне призначення організації у виробництві даного виду (видів) товарів і послуг відповідної якості;

— господарсько-економічної, зумовленої необхідністю забезпечення рентабельної роботи підприємства;

— науково-технічної, пов'язаної з використанням можливостей НТП як умови виробництва конкурентоспроможної продукції;

— зовнішньоекономічної, що визначає поведінку організації на зовнішніх ринках збуту;

— соціальної, пов'язаної із забезпеченням відповідного рівня соціального захисту працівників;

— екологічної, обумовленої необхідністю наближення до мінімуму техногенного навантаження на природне середовище.

Визначення цілей підприємства ускладнюється браком загальновизнаних методик. У вирішенні цього завдання перевага надається творчим, неформальним підходам. Певне практичне значення мають такі загальні правила:

— цілі мають визначатися на основі відповіді на запитання, що таке виробничо-збутова діяльність організації (її бізнес), в якому напрямі вона розвивається і якою їй варто було б бути. Виявлені при цьому цілі визначають дії, спрямовані на реалізацію основного завдання підприємства;

— цілі мають бути реальними, стимулюючи до певних практичних дій, і поділятися на конкретні завдання, виконання яких може бути доручено відповідним особам. Таке членування є основою для оцінювання дій і стимулом для досягнення цілей;

— цілі мають забезпечувати можливість концентрації сил і засобів для їхнього практичного втілення. З усіх видів діяльності вони мають відображати саме ті фундаментальні проблеми, важливість яких виправдовувала б зосередження основних трудових, матеріальних і фінансових ресурсів для їхнього вирішення. Внаслідок обмеженості ресурсів і необхідності їхнього раціонального використання цілі повинні визначатися вибірково, з урахуванням реальних можливостей їх досягнення, а не охоплювати абсолютно все;

— визначаючи цілі, їх слід обирати декілька (з урахуванням взаємозалежних підцілей). Спроба визначити «єдину правильну ціль» зменшує коло пошуку і може повести у неправильному напрямі;

— необхідно забезпечувати узгодженість і взаємозв'язок між стратегічними і тактичними цілями, що сприяє безперервності процесу їх досягнення;

— до розроблення й обговорення цілей, бажано широко залучати працівників організації, що є гарантією концентрації зусиль колективу на їхнє визначення, сприйняття і реалізацію.

Цілей у підприємства може бути дуже багато, що викликає необхідність їх ранжувати, тобто виділяти головну і додаткові, які нею визначаються. При цьому для досягнення головної цілі висуваються цілі другого рівня, для їх досягнення намічаються цілі третього рівня і т.д.

Кінцевим результатом ранжування є розробка дерева цілей, при створенні якого останні можуть групуватися за часовими інтервалами, функціональними і функціонально-часовими ознаками.

Чітке визначення цілей у сфері діяльності — важлива умова успішного виходу на внутрішні та зовнішні ринки. Не менше значення має також приведення цілей у відповідність до існуючих ресурсів, оскільки позитивні зміни в кон'юнктурі ринків збуту далеко не завжди узгоджуються з цілями підприємства і його ресурсними можливостями.

За певних умов на тих чи інших ринках збуту може скластися ситуація, сприятлива для значного короткострокового зростання прибутковості при нестійкій кон'юнктурі в майбутньому. В таких випадках і потрібне чітке визначення цілей діяльності як найважливішої передумови недопущення втягування підприємства в програшні ситуації. Випадкові, стихійні рішення іноді бувають вдалими, але тільки завдяки цілеспрямованому стратегічному плануванню можна зводити до мінімуму можливі ризики.

Пріоритетність цілей діяльності організації значною мірою визначається досягнутим рівнем виходу на зовнішні ринки збуту і зацікавленістю в його підвищенні. Ця зацікавленість виявляється в поведінці організації на зовнішньому ринку, що може характеризуватися етно- центризмом, поліцентризмом, регіоноцентризмом і геоцентризмом.

Ресурси

Загалом цілі всякої організації включають перетворення ресурсів для досягнення результатів.

Основні ресурси, що використовуються організацією, — це люди (людські ресурси), капітал, матеріали, технологія та інформація.

Процес перетворення ресурсів легше усього побачити у виробничих організаціях, але й організації обслуговування і некомерційні організації також використовують усі ці види ресурсів. «Еппл» і «Ай Бі Ем» використовують фонди акціонерів і банків (капітал) для закупівлі деталей (матеріали), будівництва складальних ліній (технологія) і оплати заводським робітникам (люди), щоб робити комп'ютери, які вони змогли б продати з прибутком (результати). Ресурси інформації використовуються безупинно для зв'язку і координування кожної фази процесу перетворення. Інформація, що стосується дослідженб ринку, допомагає керівникам «Еппл» і «Ай Бі Ем» вирішувати, якого типу продукція має велику імовірність сподобатися публіці. Спілкування з робітниками дає їм інформацію, необхідну для якісного виконання цього завдання. Швидкість і обсяг реалізації продукції дає змогу керівництву вирішувати, наскільки успішно йде компанія по шляху досягнення бажаних результатів.

Залежність від зовнішнього середовища

Однією з найзначиміших характеристик організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем. Жодна організація не може бути «островом у собі». Організації цілком залежні від навколишнього світу — зовнішнього середовища — як стосовно своїх ресурсів, так і у відношенні споживачів, користувачів їхніми результатами діяльності.

Термін зовнішнє середовище включає економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей у суспільстві, суспільні погляди, техніку і технологію та інші складові. Ці взаємозалежні чинники впливають на все, що відбувається усередині організації. Наприклад, введення нової автоматизованої технології може забезпечити організації перевагу в конкуренції.

Але щоб використовувати цю нову технологію, організації доведеться знайти нових людей з певними навичками, а також визначеними поглядами, що зроблять цю нову роботу привабливою для них. Якщо економічна кон'юнктура підвищується або якщо існує конкуренція на ринку таких фахівців, організації, можливо, доведеться підвищити заробітну плату, щоб залучити цих фахівців на роботу. При їх найманні організації прийдеться дотримувати державного законодавства, що забороняє дискримінацію за віком, статтю, релігійними поглядами і расою. Усі ці чинники змінюються постійно. Велике значення має і той факт, що хоча організація і залежить цілком від зовнішнього середовища, довкілля, це, як правило, знаходиться поза межами впливу менеджерів.

З кожним роком керівництву доводиться враховувати все більшу кількість чинників зовнішнього середовища, які набувають глобального характеру. Щоб домогтися успіху, фірмам доводиться конкурувати на іноземних ринках і протистояти конкуренції іноземних компаній у себе на батьківщині. Це потребує опанування новою галуззю — юриспруденцією, усвідомити нові культурні цінності.

Горизонтальний поділ праці

Мабуть, найочевиднішою характеристикою організації є поділ праці. Якщо, принаймні, двоє людей працюють разом для досягнення однієї мети, вони повинні розподіляти роботу між собою.

Поділ усієї роботи на складові компоненти звичайно називається горизонтальним поділом праці. Поділ великого обсягу роботи на численні невеликі спеціалізовані завдання дозволяє організації робити набагато більше продукції, ніж якби та ж сама кількість людей працювала самостійно. У дуже малих організаціях горизонтальний поділ праці може не простежуватися досить чітко. Власники, що є одночасно і керуючими маленьких ресторанів, можуть по черзі то готувати їжу, то обслуговувати відвідувачів. Але більшість складних організацій мають такого роду горизонтальний розподіл, так що можна чітко простежити їхні функції та цілі діяльності.

Класичним зразком горизонтального поділу праці на виробничому підприємстві, наприклад, є постачання, виробництво, маркетинг, збут, облік і фінанси. Вони являють собою основні види діяльності, які повинні бути успішно виконані, щоб фірма домоглася поставлених цілей.

Підрозділи

Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний поділ за рахунок створення підрозділів, що виконують специфічні конкретні завдання і домагаються конкретних специфічних цілей. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами, але існують також численні інші назви — сектори, департаменти, управління, ділянки, ланки, групи тощо.

Як і ціла організація, частиною якої вони є, підрозділи являють собою групи людей, діяльність котрих свідомо координується і на- 90 правляється для досягнення загальної мети. Таким чином, великі і складні організації складаються з декількох спеціально створених для конкретних цілей взаємозалежних організацій і численних неформальних груп, що виникають спонтанно.

Вертикальний поділ праці

Оскільки робота в організації розділяється на складові частини, хтось повинен координувати роботу групи, щоб вона була успішною.

Отже, в організації існують дві внутрішні органічні форми поділу праці. Перша — це поділ праці на компоненти, що є частинами загальної діяльності, тобто горизонтальний поділ праці.

Друга, називається вертикальним поділом, відокремлює роботу з координування дій від самих дій. Діяльність з координації роботи інших людей і становить сутність управління.

Необхідність управління. Для того щоб організація змогла домогтися реалізації своїх цілей, завдання повинні бути скоординовані за допомогою вертикального поділу праці. Тому управління є істотно важливою діяльністю для організації. Однак у малих організаціях часто немає чітко виділеної групи керуючих. Але хоча управлінські функції в них і не виділені чітко, основна функція — координування виконується. Навіть у великих організаціях більшість керівників виконує часто роботу, непов'язану з координуванням роботи інших. Однак, в усіх організаціях, за винятком найменших, управління займає так багато часу, що стає усе сутужніше здійснювати його мимохідь.

У міру розростання організації людям складніше орієнтуватися, від кого вони повинні безпосередньо приймати вказівки. На цьому рівні, щоб організація могла діяти успішно, робота з управління повинна бути чітко відділена від неуправлінської роботи, тобто організації повинні призначати керівників і визначати коло їхніх обов'язків і відповідальності. Фактично, супервеликі організації сучасного суспільства стали можливі тільки тоді, коли стала чітко відчуватися необхідність відділення управління від комерційної або технічної діяльності.

Усі організації мають деякі загальні характеристики, включаючи і необхідність управління. Тому недивно тому, що управлінська робота також має багато загальних характеристик. Керівник — це керівник, і хоча організації, сфери і відповідальність можуть розрізнятися, робота президента має багато загального з роботою майстра на складальному конвеєрі.

Складові успіху організації

Виживання. Деякі організації планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь намічених цілей. Прикладом такої організації може бути будь-яка урядова комісія, створювана для виконання конкретної мети. Але, хоча це не зафіксовано часто в письмовій формі, виживання, можливість існувати як можна довше є найпершим завданням більшості організацій.

Це може тривати нескінченно довго, тому що організації мають потенціал існувати нескінченно. Рекорд у часі належить римській католицькій церкві, що безупинно функціонує протягом 2000 років. В історії відзначене існування деяких урядових організацій протягом декількох сотень років, деякі організації в бізнесі також живуть протягом довгих років і навіть століть. Однак для того щоб залишатися сильними і щоб вижити, більшості організацій доводитися змінювати періодично свої цілі, обираючи їх відповідно до змін і потреб світу.

Майже всі організації, що існують заради бізнесу, періодично розробляють нові види продукції або послуг для своїх споживачів.

Результативність і ефективність. Щоб бути успішною протягом тривалого часу, щоб вижити і досягти своїх цілей, організація повинна бути як ефективною, так і результативною.

За словами П.Друкера, результативність є наслідком того, що «робляться потрібні, правильні речі». А ефективність є наслідком того, що «правильно створюються ці самі речі». І перше, і друге однаково важливі.

Усі компанії, що домоглися значних успіхів, робили «правильні речі», обравши мету, яка відповідала якійсь важливій потребі, що існує у світі. Крім того, ці організації робили «свої речі правильно».

Продуктивність. Результативність у тому сенсі, що «робляться правильні речі», є тим невловимим, що важко визначити, особливо якщо організація внутрішньо неефективна. Але ефективність звичайно можна виміряти і висловити кількісно, тому що можна визначити грошову оцінку її входів і виходів . Відносна ефективність організації називається продуктивністю. Продуктивність виражається в кількісних показниках.

Продуктивність — це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході.

Чим ефективніша організація, тим вища її продуктивність. Відділ маркетингу, що збільшує обсяг реалізації товару і підвищує прибуток, не затрачуючи при цьому додаткових коштів, підвищує цим самим свою продуктивність. Так само, як і складальна бригада, коли вона збільшує випуск продукції за годину роботи і при цьому робить це без дефектів. Якщо ж при збільшенні обсягу продукції, що випускається, вона має нижчу якість, ми говоримо про зниження продуктивності. Те ж саме справедливо, якщо кількість дефектів буде великою. Таким чином, ключовою складовою продуктивності є якість.

Продуктивність на всіх рівнях організації є критично важливим чинником для того, щоб організація могла вижити і домогтися успіху в умовах конкуренції. Потенційний споживач, у якого є свобода вибору, віддасть перевагу продукції більш продуктивної організації просто тому, що вона має вищу цінність. Більший обсяг продаж дає більш продуктивній організації більше грошей для того, щоб вкласти їх у ресурси, включаючи кращі заводи, краще устаткування, кращу технологію, що може й надалі сприяти підвищенню продуктивності. І якщо розрив стає великим, то менш продуктивні організації в остаточному підсумку потерплять крах.

Серйозність наслідків зниження продуктивності підкреслюється зростаючою конкуренцією, що починає набувати воістину глобального характеру. З кожним роком успіхи в розвитку техніки роблять наш світ ніби меншим за розмірами, а політичні чинники роблять усе важчим розгляд його як укриття, захист інтересів місцевого бізнесу від зовнішньої конкуренції. Менеджери вирішують, якими повинні бути цілі щодо продуктивності організацій. Менеджери вирішують, які методи одержання продукції будуть використані в організації. Менеджери вирішують, які форми стимулювання будуть застосовуватися в організації, щоб зацікавити робітників у підвищенні продуктивності. Через розроблену політику організації, через особистий приклад керівники задають тон в організації, визначають, чи буде у своїй роботі організація орієнтована на якість і на споживачів або залишиться до них байдужою, кволою.

Організаційна структура управління будь-яким суб'єктом господарювання — це форма системи управління, яка визначає склад, взаємодію та підпорядкованість її елементів.

В організаційній структурі управління тим чи тим суб'єктом господарювання кожний її елемент (виробничий або управлінський підрозділ) має певне місце й відповідні зв'язки з іншими елементами. Зв'язки названих елементів системи управління поділяються на лінійні, функціональні та міжфункціональні.

Лінійні зв'язки виникають між підрозділами та керівниками різних рівнів управління (директор — начальник цеху — майстер). Ці зв'язки з'являються там, де один керівник підпорядкований іншому.

Функціональні зв'язки характеризують взаємодію керівників, які виконують певні функції на різних рівнях управління, але між ними не існує адміністративного підпорядкування (начальник цеху — начальник планово-економічного відділу).

Міжфункціональні зв'язки мають місце між підрозділами того самого рівня управління (начальник цеху — начальник цеху, начальник служби маркетингу — начальник конструкторського відділу). Характер зв'язків визначає відповідний тип організаційної структури управління суб'єктом господарювання.

Організація (підприємство) є системою, цілісним утворенням, особливим об'єднанням її частин. Саме це об'єднання призводить до появи нової якості, необхідної для досягнення мети, заради якої підприємство створюється як система.

Організація є ймовірною системою, що значною мірою визначається наявністю людського фактора.

Особливості організації:

— інколи непередбачена поведінка через наявність людського фактора;

— здатність до адаптації;

— здатність до формування цілей;

— вертикальний розподіл праці, що передбачає необхідність в управлінні;

— горизонтальний розподіл праці, що передбачає необхідність у функціональних підрозділах;

— наявність певної кількості ресурсів.

Залежно від характеру впливу різноманітних факторів на організацію, їх поділяють на макро— та мікросередовище.

< Назад   Вперед >
Содержание