16.1. Рівні інформаційного забезпечення менеджменту і типи інформації

Інформація — цє знання про особливий факт, подію або ситуацію.

Інформація — це сукупність відомостей, повідомлень про господарську (комерційну) діяльність підприємств та їх зовнішнє середовище.

Менеджери в організаціях використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми. Вони залежать від інформації. Зазвичай люди не роблять різниці між інформацією і даними. Дані є характеристиками фактів і подій, вони є джерелом інформації. Але самі по собі дані нічого не варті. Для того щоб зрозуміти, як менеджери використовують інформацію в організаціях, охарактеризуємо інформаційні потреби в двох вимірах:

— рівень, на якому використовується інформація в організації;

— тип використовуваної інформації.

Управлінська діяльність на різних рівнях в організаціях іноді потребує різних видів інформації. На стратегічному рівні управління менеджери мають потребу в інформації, що допомагає їм планувати і приймати рішення про довгостроковий напрям діяльності фірми. Вони повинні уважно проаналізувати зовнішнє оточення організації, щоб знайти і застосувати рішення, які допоможуть фірмі ефективно діяти в цьому оточенні через визначений час. Необхідна на цьому рівні інформація — комплексна, нерутинна й орієнтована на перспективу.

Елементи інформації підсистеми (рис. 16.1) розподіляються між суб'єктом та об'єктом управління таким чином, що один із них повністю відноситься або до управляючої, або до керованої підсистеми, а інші розподіляються або можуть розподілятися між ними певними частинами. Так, частково до тієї чи іншої підсистеми належать працівники, що забезпечують функціонування інформаційної підсистеми. Сукупна інформація включає в себе не тільки відомості про стан керованої підсистеми та її зовнішнього середовища, а й і нормативну інформацію, що є вихідною для функціонування як управляючої системи в цілому, так і інформаційної підсистеми зокрема. Тут мається на увазі режими збирання, перетворення, використання і зберігання інформації.

Інформаційна підсистема — це основа процесу управління підприємством. Без неї неможливо сформувати цілі управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати і прийняти рішення, проконтролювати хід його виконання.

Інформація є предметом і результатом праці управлінського персоналу, сукупністю даних про стан управляючої та керованої підсистем і зовнішнього середовища.

Одночасно інформація є об'єднуючою ланкою між суб'єктом та об'єктом управління а також між підприємством і зовнішнім середовищем.

Інформація поступово переходить до категорії товару, набуваючи споживчу вартість.

Ефективне управління підприємством неможливе без достовірної і високоцінної інформації.

Враховуючи те, що інформаційна підсистема підприємства досить складна, на практиці виділяються менш складні її елементи (наприклад, у торговельних підприємствах інформаційна частина, що забезпечує управління товарорухом, вивченням попиту на товари, управління персоналом, матеріально-технічною базою тощо). Так, для забезпечення ефективного управління керуюча підсистема може поділятися на значну кількість частин, деякі частини інформаційної підсистеми можуть мати загальні елементи. Так, різні по відношенню до окремих частин управляючої підсистеми інформаційні підсистеми можуть приводитися в дію одними й тими самими управлінськими працівниками. Загальними можуть бути засоби передачі інформації, технічні засоби, порядок її перетворення тощо.

Основними завданнями інформаційної підсистеми є:

1) координація діяльності по збору і оброблення фінансових звітів на вищому рівні управління і в підрозділах підприємства, щоб підвищити якість і забезпечити своєчасне надходження фінансової інформації по підприємству в цілому;

2) визначення основних напрямів системи збору, оброблення і зберігання первинних відомостей;

3) визначення основних напрямів розвитку технології оброблення інформації;

4) проведення багатоваріантних розрахунків у процесі розробки програм планування, маркетингу, контролю, збирання й оброблення цифрової інформації;

5) розробка програмного забезпечення, створення і використання банків даних;

6) визначення обґрунтованих потреб у технічних засобах (в тому числі комп'ютерної техніки) по підприємству в цілому і в кожному його підрозділі;

7) визначення основних вимог до змісту інформації та її характеру залежно від цілеспрямованості та ін.

Інформація, яка необхідна для рівня менеджменту підрозділів або виробничих одиниць, стосується скеровуючих і контрольних дій підпорядкованих одиниць в організації.

Менеджери на операційному рівні цікавляться щоденним виконанням різних завдань у межах їхніх сфер відповідальності. Вони планують, організують і контролюють повсякденну роботу всередині організації.

Реєстрація угод і операцій є основою для генерування інформації всередині організації. У минулому така реєстрація проводилася на папері — у головних книгах, на спеціальних картках, у формулярах тощо. З використанням персональних комп'ютерів обсяги нагромадження такої інформації різко зросли.

Основними функціями інформаційної підсистеми є збирання, оброблення, передача, зберігання і подання інформації, необхідної для процесу управління, за допомогою якої здійснюються комунікації між управляючою і скеровуючою підсистемами (рис. 16.2).

У міру того, як інформація обробляється, менеджери мають необхідність у різних типах інформації. Існує сім типів інформації. Перший її тип є загальним. Загальна інформація — це та інформація, що виникає випадково або у відповідь на неспецифічні запити чи пошуки. Вона відповідає на питання: «Що ви хочете знати?» або «Чи є що-небудь цікаве?»

Оскільки загальна інформація є широкою, її важко визначити заздалегідь і складно підтримувати в комп'ютерних системах. Загальна інформація більше використовується на стратегічному рівні, ніж на операційному. Вона не використовується на рівні здійснення угод.

Здійснення угод цілком зосереджено на специфічній інформації, тобто інформації, що задовольняє особливим вимогам. Специфічна інформація може бути запитана, коли Ви перевіряєте, який баланс на Вашому контрольному рахунку в автоматизованій касовій машині. Специфічна інформація може бути і незапитаною, наприклад, коли Ви одержуєте повідомлення, що вартість користування Вашим телефоном збільшилася.

Стимулювальна інформація подібна до специфічної тим, що вона занадто специфічна. Якщо специфічна інформація просто робить одержувача обізнаним у чому-небудь, то стимулювальна потребує дії. Необхідна дія є майже автоматичною, вона заздалегідь запрограмована. Стимулювальна інформація може бути запитаною чи ні, і стимульована дія може бути будь-якого типу.

Виняткова інформація подібна до стимулювальної оскільки вона стимулює дію. Однак виникають складності через те, що вона стимулює специфічний тип дії, і через те, що запитується загальною вимогою. Проте ні для стимулювальної, ні для виняткової інформації не потрібно комплексного ухвалення рішення.

Описані чотири типи інформації припускають просту відповідь від осіб, яких інформують. Загальна і специфічна інформація просто повідомляє особі те, чого він або вона ніколи не знали. Наприклад, коли менеджер бачить, що первісний параметр (показник) не змінився і у відповідь на стимулювальну або виняткову інформацію він починає ті дії, що були намічені попередньо, він не повинен приймати яких-небудь нових комплексних рішень. Більшість із того, що менеджери роблять, потребує лише простого інформування і виконання певних дій; не це визначає важливість управлінської роботи. Менеджери повинні часто приймати складні рішення по виправленню проблем, розподілу ресурсів або вибору майбутніх цілей і напрямів діяльності.

Коли план приймається до виконання, менеджери здійснюють контроль, щоб переконатися в його виконанні. П'ятий тип інформації — контрольна інформація. Вона необхідна для встановлення відхилень від плану, причому коли ці зміни не були заздалегідь передбачені. Ця якість відрізняє контрольну інформацію від стиму- лювальної.

Шостим типом інформації є інформація для рішення про розподіл. Розподільна інформація корисна для рішень про те, як розподілити людей, час, устаткування або гроші відповідно до проектів. Коли у менеджера є дані про передбачувані проекти, він повинен вирішити, як розподілити ресурси, що знаходяться в його розпорядженні. Тут він має потребу в даних, що дозволяють йому одержати інформацію про відносні витрати і доходи за цими проектами.

Нарешті, коли головні менеджери зважили плюси і мінуси входження в новий ринок, вони обмірковують скеровуючу інформацію, щоб прийняти рішення про район економічного включення фірми.

< Назад   Вперед >
Содержание