16.3. Використання інформації в основних функціях менеджменту

Менеджери відповідають за планування, організацію і контроль діяльності організації. Специфічна інформація також використовується для мотивації, але характер її використання протилежний характеру використання загальної інформації. На операційному рівні бригадири і контролери одержують масу звітів і статистики про оперативні операції. Бригадири ставлять специфічні цілі для кожної зміни, використовуючи специфічну інформацію про роботу попередніх змін.

Розподільна інформація також використовується для планування. На операційному рівні, як правило, більшість розподільчих рішень уже було зроблено раніше. Стратегічні менеджери, що фокусують свою увагу на скеровуючих рішеннях, приймають також розподільчі рішення на своєму рівні більше, ніж це робиться на операційному рівні, і менше ніж на рівні підрозділів (одиниць).

Скеровуючу інформацію для планування на операційному рівні використовують якнайменше. Хоча можливості для прийняття скеровуючих рішень на операційному рівні обмежені, вони все-таки існують. Однак найбільше скеровуюча інформація використовується на стратегічному рівні.

Оскільки плани складаються, вони повинні виконуватися, і це найбільше залежить від стимулювальної інформації. Здійснення угод і операцій вимагає стимулюючої інформації, а вона у свою чергу, генерує нову стимулювальну інформацію, що ініціює подальше здійснення угод та іншу діяльність. Ціль здійснення угод і операцій полягає в тому, щоб керувати специфічними даними, які зможуть підтримати специфічну інформацію.

На операційному рівні стимулювальна інформація породжується у величезних розмірах. Одне дослідження показало, що майстер зіштовхується з більше ніж 500 окремими задачами на день. На рівні підрозділів/одиниць інтенсивність надходження стимулювальної інформації знижується. У той час як ця інформація для майстра надходить хвилина за хвилиною, то для заводського менеджера — лише щогодини. А до менеджерів стратегічного рівня така інформація доходить ще рідше.

Оскільки плани виконуються, то процеси повинні відстежува- тися і в разі необхідності коригуватися. Ціль виняткової інформації полягає в тому, щоб дати імпульс коригуючій дії. Операції, що відбуваються, або угоди звичайно є джерелами даних, за допомогою яких можна витягти виняткову інформацію, і вони генерують такі дані досить часто.

Виняткова інформація потрібна рідше на рівні підрозділів/одиниць. Коли менеджер великого заводу одержує щомісячний бюджетний звіт, який повідомляє, що він вийшов за рамки бюджету, то він швидко простежує джерело проблеми і починає коригуючі дії. Менеджери на стратегічному рівні пов'язані з планами і діями, що потребують тривалого часу для їхнього завершення, тому винятки на цьому рівні трапляються не так часто. Багато відхилень від плану неочікувані.

Використання контрольної інформації, насамперед, спричинене необхідністю реагувати на несподівані проблеми. Контрольна інформація використовується найчастіше на рівні підрозділів/одиниць. На операційному рівні контрольна інформація використовується рідше і переважно у відповідь на виникаючі проблеми.

Оскільки менеджерам необхідно знати різні способи використання інформації в різних управлінських діях, вони повинні пам'ятати такі рекомендації.

1. Інформація є невід'ємною частиною в роботі менеджера.

2. Інформаційний менеджмент не може бути делеговано. Делегування інформаційного менеджменту до відділу, що обробляє дані, є відходом від важливої частини менеджерських обов'язків. Це не свідчить про те, що технічні аспекти управлінської інформаційної технології не можуть бути передоручені, але менеджери повинні бути дуже активними в керуванні їх власною інформацією і необхідними даними.

3. Комп'ютерні системи обробляють тільки дані, а не інформацію. Менеджеру важливо витягти інформацію з даних. І комп'ютери можуть розглядатися лише як інструменти, що розширюють можливості менеджерів. Вони не замінюють менеджерів, але можуть замінити клерків, а також «менеджерів», що насправді виконують функції клерка.

4. Менеджери повинні думати про те, як вони використовують інформацію. Те яка інформація буде використовуватися відповідно до рівня управлінської діяльності, впливає на тип інформаційної системи, що повинна бути впроваджена. Менеджери нижчого (оперативного) рівня найчастіше використовують специфічну, стимулюючу і виняткову інформацію. Менеджери вищого рівня використовують контрольну, розподільну і скеровуючу інформацію частіше, ніж стимулювальну і виняткову.

< Назад   Вперед >
Содержание