16.5. Раціоналізація, інтегрування й подальша автоматизація інформаційних потоків

Успішна реалізація наданих прав, обґрунтованість прийнятих керівниками різних рішень тісно пов'язані з тим, наскільки повно керівники забезпечені необхідною і своєчасною інформацією, тому що недостатність інформації може призвести до прийняття неправильних рішень. Однак і надлишок інформації або її зайва деталізація перевантажують керівників, зменшують кількість і розмаїтість проблем, які вони можуть ефективно вирішувати в організації. Тому в кожному окремому випадку варто виявляти об'єктивно необхідний обсяг і характер інформації. Облік інформаційних факторів дозволяє якісно і кількісно обґрунтувати обраний варіант розподілу повноважень і відповідальності, установити необхідні взаємозалежності між удосконалюванням організаційної структури і раціоналізацією документообігу, виявити можливості і шляхи створення інтегрованих систем оброблення даних.

Між системою інформації та структурою управління в організації мається органічний взаємозв'язок і взаємозалежність. Обсяг, характер і об'єктивні потоки інформації визначають склад і взаємодію структурних підрозділів. Зайва і недостовірна інформація призводить до ускладнення організаційної структури підприємства, збільшення трудових витрат управлінського персоналу. Нечітко організовані, уповільнені потоки інформації ведуть до дублювання функцій, зниження відповідальності керівників і виконавців, порушення ритму функціонування системи управління.

Поряд з цим, багатоланковість у структурі управління, надмірне дроблення підрозділів, нечітка координація і зв'язок між ними не дають змоги налагодити ефективну, гнучку, динамічну систему інформації в організації. Управлінська ієрархія може розглядатися як структура центрів прийняття рішень (комунікаційних центрів), з яких директивна, розпорядча інформація передається на рівень виконання рішень і до яких від виконавчого рівня йде зустрічний потік інформації. Обсяг інформації, що проходить у системі, тісно пов'язаний зі ступенем централізації процесів прийняття рішень. У багаторівневій системі рішення, що приймаються на вищих рівнях управління, торкаються більше комунікаційних центрів, ніж ті, котрі приймаються на нижчих рівнях. Занадто сильна централізація може перевантажити систему і створити затори в потоках інформації.

Ця проблема стає гострішою в міру зростання управлінської вертикалі і може значно знизити швидкість прийняття рішень, а також пристосованість організації до мінливих умов функціонування. До того ж при проходженні інформації через безліч адміністративно-управлінських ланок вона нерідко перекручується.

Інформаційна система підприємства має такі властивості:

1) потоки інформації в системі управління, як правило, складніші і розгалуженіші, ніж матеріальні потоки, пов'язані з безпосереднім виробничим або торговельним процесом;

2) жодна з функцій керування не може забезпечити підтримку заданих параметрів усієї системи без налагодженого постійного прямого і зворотного зв'язку потоків інформації;

3) інформаційна система являє собою невід'ємну органічну частину всієї системи управління, що забезпечує комплексність, ефективність взаємодії і взаємозв'язок усіх ланок підприємства.

Якщо зіставити інформаційні потоки, які об'єктивно спричинені процесом нормального функціонування тих або інших систем управління, з фактичним станом, що склався в структурах управління підприємством, то в багатьох випадках можна встановити такі негативні явища.

Паралельність проходження однакової інформації. Ті самі дані і показники надходять до різних підрозділів і обробляються там, а іноді навіть і в різних частинах одного підрозділу. Зв'язок між службами щодо систематичного обміну плановою, звітною й аналітичною інформацією не завжди упорядкований.

Відсутність єдності при формуванні інформації. Кожний підрозділ використовує свої планові і звітні показники, нормативно- довідкові дані, форми документів, маршрути їхнього руху.

Невпорядкованість і нерегулярність інформаційних потоків.

Повторюваність інформації. Нерідко ті самі масиви і види інформації надаються у вищі органи підприємства неодноразово (щодоби, щодня, щомісяця, щокварталу). Це багато в чому послідовно повторювані потоки інформації.

Запізнення інформації. Швидкість оброблення інформації наполовину ручним способом настільки відстає від ритму виробничого або торговельно-технологічного процесу, що найчастіше ця інформація не може бути використана для управління. Недостатня оперативність при збиранні й обробленні інформації ускладнює прийняття рішень щодо відхилень у процесі виробництва й торгівлі. Це знижує ефективність управлінської діяльності. Тим часом загальний час на передавання, оброблення інформації й ухвалення рішення в будь-якому випадку повинен бути меншим, ніж час, протягом якого можуть відбутися необоротні процеси на керованих об'єктах. Відсутність систематизованої облікової інформації, обмеженість оперативного аналізу показників роботи підрозділів підприємства унеможливлюють у прийнятний термін різноманітні розрахунки, пов'язані з прийняттям управлінських рішень. Одноваріантні рішення відбивають лише деякий фіксований рівень використання ресурсів.

Недостатня надійність і повнота інформації. У багатьох випадках відсутність однакових вимог до умов збирання інформації, а також регулярного, добре організованого обліку і звітності призводять до одержання випадкових даних, що не відбивають реального положення справ. Через перевантаженість працівників обчислювальними роботами припускаються помилки в розрахунках, а потім і в прийнятих рішеннях. їхнє виявлення і виправлення потребують додаткових зусиль і часу.

Зайві обсяги інформації. Зайва кількість планово-облікової та іншого видів інформації часто є наслідком невпорядкованості даних. Тому кваліфіковані фахівці відволікаються на пошук і оброблення даних, показників і документів, не завжди спричинених необхідністю. Великий обсяг документів, що циркулює усередині підприємства, часто свідчить про недостатньо чітке розмежування функцій і відповідальності за їхнє виконання. Усе це породжує тяганину, викликає зайві витрати праці управлінського персоналу і збільшує час, необхідний для прийняття рішень.

Непорівнянність інформації. Різні періоди одержання й оброблення даних у різних підрозділах підприємства часто не дають змоги провести достовірний порівняльний аналіз планових і звітних показників.

Інтегровані інформаційні системи орієнтовані на використання одних і тих самих вихідних показників для вирішення широкого кола прогностичних, планових, комерційних, облікових і багатьох інших завдань.

Основну увагу в цих системах приділяють не поділу інформації з відокремлених функцій між структурними підрозділами, а взає- моув'язку й інтеграції діяльності всіх елементів організаційної системи управління. Основою інтеграції окремих частин підприємства в єдину систему служать інформаційні мережі й потоки.

Створення інтегрованих інформаційних систем потребує:

— створення єдиної, централізованої в масштабі всього підприємства, нормативно-довідкової системи;

— побудови схеми документообігу з урахуванням проходження інформації через єдиний центр оброблення даних;

— підвищення точності й оперативності обліку з одночасним скороченням до необхідного мінімуму кількості документів і показників;

— чіткої регламентації процедур збереження і подання інформації на різні щабелі управління, а також доступу до неї зацікавлених підрозділів.

Взаємозв'язок побудови інтегрованої інформаційної системи з організаційною структурою управління виявляється в тому, що при визначенні рівнів, яким варто передати право приймати рішення з тих або інших питань, доцільно виходити з того, на якому рівні існують кращі умови для одержання інформації, необхідної для опрацювання й ухвалення оптимального рішення. Інформацію можна одержувати на всіх структурних рівнях підприємства. Однак чим далі центр ухвалення рішення знаходиться від пункту одержання інформації, тим більше ймовірність перекручення інформації, тим сутужніше керівникові орієнтуватися в справах і здійснювати динамічне гнучке керівництво.

Для раціоналізації інформаційних потоків необхідно робити їхній ретельний аналіз, щоб виявити обсяг і вид інформації, що проходить по всіх каналах зв'язку на підприємстві. Оскільки управлінська діяльність будь-якого підрозділу знаходить прояв у створенні різних форм документів і показників, а також в оперуванні ними, при аналізі потоків інформації необхідно охопити функції всіх підрозділів, їхню взаємодію, номенклатуру документів, визначити процеси їхнього формування і маршрути руху, періодичність складання, обсяги тощо. Центральне місце в аналізі займає визначення даних, зведень і показників, об'єктивно необхідних кожному підрозділу для виконання його функцій.

< Назад   Вперед >
Содержание