УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
V. МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
13. Методы реформирования организации
Гроссмейстер вошел в зал. Он чувствовал
себя бодрым и твердо знал, что первый ход е2—е4 не грозит ему никакими
осложнениям. Остальные ходы, правда, рисовались в совершенном уже тумане, но это
нисколько не смущало великого комбинатора. У него был приготовлен совершенно
неожиданный выход для спасения даже самой безнадежной партии.
И. Ильф, Е. Петров. Двенадцать стульев
Одно из существенных ограничений, которое
должен учитывать современный руководитель, — невозможность существования
организации (длительно и эффективно) без изменений. Реформирование может
проводиться двумя способами: 1) медленные эволюционные изменения и 2)
динамичные, резкие и за короткое время революционные изменения.
Для многих организаций процесс медленных
эволюционных изменений невозможен в силу отсутствия ресурсов (финансовых,
временных и заинтересованного управления). Поэтому для восстановления
работоспособности многих предприятий может быть использован только метод
революционных, парадигмальных изменений — реформирование организации в целом
(организационной структуры, технологической основы, кадрового состава).
Современная ситуация ряда постсоветских
предприятий осложняется еще и рядом социально-кадровых аспектов:
-
на многих предприятиях сами работники
являются собственниками, и именно от них теперь зависит, будет ли работать
предприятие,
-
большая часть крупных предприятий
является градообразующими и не может быть ликвидирована в силу социальных
причин;
-
для многих регионов весьма низка
вероятность привлечения другого персонала (в силу непривлекательности
предприятия, региона, финансовых условий);
-
достаточно большая часть персонала по
своим профессиональным характеристикам не имеет шансов на нахождение другой
работы, и поэтому работа на нынешнем предприятии — ее единственная
возможность.
Именно поэтому вопрос о проведении
реорганизаций на большей части российских предприятий стоит особенно остро.
13.1. Процессы реорганизации
Менон. Что же, по-твоему, значит “правильно”?
Сократ. А вот что. Если кто-нибудь, зная дорогу в Ларису или куда угодно еще, пойдет сам и поведет других, то ведь он поведет их хорошо и правильно, не так ли?
Менон. Конечно.
Платон. Менон
Стратегии и методы реорганизации
Реорганизация может проводиться в разных стратегиях, затрагивая четыре возможных направления деятельности предприятия (стратегии проранжированы по степени сложности и затратности как во временном, так и в финансовом выражении):
1) изменение масштаба оперативной деятельности;
2) изменение направлений деятельности (структурных изменений);
3) реорганизация всего предприятия (организационной структуры);
4) глобальные организационные изменения (в том числе среды).
Рассмотрим, какие методы могут применяться при проведении реорганизаций.
1. Принудительный метод. Предусматривает использование силы для преодоления сопротивления со стороны персонала. Это дорогостоящий и нежелательный процесс в социальном плане, но дающий преимущества во времени стратегического реагирования. Используется в условиях острого дефицита времени и только в тех случаях, когда природа сопротивления ясна и откровенного проявления силы не требуется.
Наибольшие трудности в использовании этого метода заключаются в
отсутствии до начала процесса перемен базы, которая обеспечила бы его осуществление (чрезвычайно высок риск неудачи нововведений);
неспособности предвидеть источники и силу сопротивления (возникает замешательство, увеличиваются расходы, происходят отсрочки. Изменение изначально обречено на провал);
неспособности устранить первопричину сопротивления;
преждевременных структурных переменах (замедляются темпы изменения);
игнорировании указаний по внедрению изменений (саботируются изменения);
непонимании необходимости повышать компетентность и созидать новый управленческий потенциал (изменения приносят в жертву текущим производственным проблемам, снижается качество стратегических решений).
Для повышения эффективности принудительного изменения необходимо (хотя бы задним числом) проанализировать настроение персонала и выявить потенциальные источники сопротивления или, напротив, поддержки.
2. Метод адаптивных изменений. В рамках этого подхода стратегические изменения происходят путем постепенных незначительных перемен в течение длительного периода. Процессом руководит не высшее начальство, а специально созданная проектная группа. В любой конкретный момент сопротивление, хотя и слабое, все же будет. Конфликты разрешаются путем компромиссов, сделок и перемещений в руководстве. Этот метод дает возможность осуществлять изменения в условиях, когда у сторонников изменений нет административной власти, но есть сильная мотивация к внедрению нововведений, сформирован соответствующий образ мышления.
Метод полезен при том состоянии внешней среды, когда опасность (тенденции) или благоприятные возможности легко предвидеть, и поэтому особой срочности в принятии мер нет. В случае чрезвычайных событий во внешней среде метод может быть неэффективен.
3. Управление кризисной ситуацией. Метод может быть использован в ситуации, когда администрация находится в кризисной ситуации, например, изменения во внешней среде угрожают ее существованию и она оказалась в жестоком цейтноте. Когда наступает подобный явный кризис, сопротивление обычно уступает место поддержке. В этой ситуации первоначальная задача высшего руководства — не борьба с сопротивлением, а меры по предупреждению паники. О первых признаках выхода из кризисного положения свидетельствует возобновление сопротивления.
Для предотвращения паники в ситуации, когда кризис неизбежен, руководители, осознающие это ранее других, могут предпринять следующие действия:
постараться убедить в неизбежности кризиса и принять пpeдупредительные меры;
не “зацикливаться” на неизбежности кризиса, готовить себя к роли “спасателя”, когда кризис наступит;
до настоящего кризиса создать искусственный, придумав “внешнего врага”, угрожающего существованию администрации: поведение инициатора искусственного кризиса рискованно и может иметь серьезные этические последствия, ведь созданный искусственно кризис может и не превратиться в реальный. Этот метод существенно снижает сопротивление, формируется поддержка решениям, что увеличивает шансы на успешный выход из реальной кризисной ситуации.
4. Управление сопротивлением (метод “аккордеона”). Если принудительный и адаптивный методы являются крайними мерами проведения изменений, то этот метод промежуточный и может быть реализован в сроки, диктуемые развитием событий во внешней среде. Продолжительность процесса изменений должна учитывать имеющееся время. С нарастанием срочности этот метод приближается к принудительному, с уменьшением срочности — к адаптивному методу осуществления изменений.
Свойство адаптивности процесса изменений приобретается благодаря использованию поэтапного подхода: процесс планирования подразделяется на этапы, завершающиеся реализацией определенной программы внедрения.
При использовании этого подхода сопротивление минимально контролируется с помощью разработанной “стартовой площадки” — первого подразделения, включившегося в изменения. Затем последовательно применяются все новые и новые виды мотивации, включающие и подкрепляющие реально продемонстрированные сотрудниками изменения. Далее в ходе планирования разрабатывается сам процесс внедрения с учетом возможных вариантов развития ситуации.
Метод эффективен, если спонтанные явления во внешней среде не одиночные, а повторяющиеся, и администрации необходимо создать постоянный управленческий потенциал стратегического характера для реагирования на изменения.
Недостатки метода: значительная сложность, постоянное внимание со стороны высшего руководства, необходимость уметь планировать действия в трудно прогнозируемых ситуациях.
Сравнение рассмотренных методов дано в табл. 13.1.
Таблица 13.1
|
Метод
|
Условия применения |
Преимущества
|
Недостатки
|
|
Принудительный
Адаптивный
Кризисный
Управление сопротивлением |
Большая срочность
Небольшая срочность
Угроза существования
Средняя срочность |
Быстрота изменений
Слабое сопротивление
Слабое сопротивление
Подгонка к моменту |
Большое сопротивление
Медленность
Жесткий дефицит времени
Риск неудачи
Сложность
|
Неуместное и несвоевременное использование методов реорганизации может стать причиной срыва стратегически важных организационных нововведений. Поэтому руководству организации необходимо иметь инструмент для адекватной оценки ситуации и выбора оптимальных вариантов в реализации организационных нововведений в систему управления. При этом следует учитывать два основных параметра:
1) временной горизонт (степень неотложности организационных нововведений, имеющийся временной ресурс для их успешной реализации);
2) профессиональная, психологическая, техническая готовность персонала к стратегически важным изменениям в этой организации.
Для оценки временного горизонта необходимы квалифицированные прогнозы развития ситуации в организации и вокруг нее.
При оценке уровня готовности организации к освоению новых управленческих технологий необходимо провести диагностику характеристик организационной культуры, социально-психологического статуса персонала, его технической оснащенности.
Этапы реорганизации
1. Создание образа “желаемого будущего” — того, к чему должна стремиться организация. Формирование этого образа важно совместить с организацией так называемой “стартовой площадки”. В ее рамках целесообразно приступить к формированию комплексной аналитической группы как одной из первых управленческих команд, способной давать квалифицированные прогнозы развития ситуации в организации и вокруг нее, имеющей возможность накапливать и оперативно обрабатывать необходимую информацию для достоверности своих выводов.
Аналитическая группа должна:
провести диагноз ситуации, сложившейся в организации и вокруг нее;
разработать схему преодоления вероятного сопротивления;
выбрать подходящий метод;
выявить и мобилизовать всех желающих и способных участвовать в подготовке реорганизации;
создать атмосферу поддержки со стороны других сотрудников и особенно руководства;
организовать помощь внешних консультантов.
2. Планирование процесса реорганизации. Необходимо показать пути перехода от существующей ситуации к “желаемому будущему”. В рамках этого этапа должны произойти:
1) перераспределение приоритетов в деятельности организации (выделение основных процессов и вспомогательных процессов, обеспечивающих эффективное функционирование, разработка стратегий достижения эффективного функционирования, разработка кадровых программ обеспечения реорганизации);
2) направление деятельности администрации на решение приоритетных проблем (стратегический контроль за перспективой, а не за прошлой деятельностью);
3) формирование программы проведения реорганизации.
3. Начало изменений. Начало организационных изменений целесообразно закрепить, например, созданием экспериментального участка. Наиболее важно создание конкурентной среды для персонала предприятия. Конкуренция даст возможность выявить сотрудников, способных включиться в реорганизацию в активной позиции, разработчика, лидера, организатора и т.д. Существенное внимание руководство должно уделить тому, чтобы оградить процессы стратегического изменения от конфликтов с текущими делами. Для этого необходимо:
четко разделить ответственность за поддержание функционирования и реорганизацию;
финансировать внедрение изменений отдельно от финансирования репродуктивной части работы организации;
разработать гибкую систему стимулирования и вознаграждать за успешную работу по стратегически важным направлениям.
4. Поддержка реорганизации. Необходимость включения в реорганизацию все большего числа разного персонала. Важно максимально расширить реорганизацию, а для этого следует:
наладить обучение персонала;
привлечь экспертов к принятию решений;
постоянно информировать всех заинтересованных лиц;
контролировать совместимость задач с профессиональным уровнем исполнителей;
обеспечить управленцам возможность влиять на процесс принятия решений по вопросам, относящимся к их непосредственной деятельности.
5. Мобилизация. Переход от активного внедрения к естественному проведению реорганизации. Происходит мобилизация всего персонала на работу по-новому. Если и остаются “оппозиционеры”, то это, как правило, работники среднего звена управления. Ускорить их включение или вывод за пределы предприятия может такая кадровая программа, как конкурс на замещение должностей. Всем кандидатам конкурса важно дать возможность представить альтернативные проекты, уже детерминированные программой реорганизации.
6. Обновление. Организация достигает поставленных целей и живет в соответствии со сформулированным видением.
Таким образом, сталкиваясь с необходимостью проведения изменений, следует учитывать ситуацию в организации, время на изменения и особенности персонала. На основании этих данных необходимо выбирать тот способ изменений, который будет адекватен сложившейся ситуации, и планировать этапы проведения изменений, максимально привлекая к этому работоспособный персонал.
13.2. Организационно-кадровый аудит
— Что это за спешка?
— Мы гонимся за Козленком, — ответила Корова, задыхаясь от быстрого бега.
— Он нас считает, — заныл Телёнок.
— А ему никто не дал такого права. Уф-ф! — проревел Бык.
— А как же он это делает? — спросил Конь, увязываясь за остальными.
А. Прейсен. Про козленка, который умел считать до десяти
Организационно-кадровый аудит — оценка соответствия структурного и кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития. Проводится с целью подготовки к принятию стратегических решений о развитии бизнеса, разработки программы реформирования организации и кадрового обеспечения процесса реструктуризации.
Оценке могут быть подвергнуты три основных аспекта организационной реальности:
1) кадровые процессы — направления деятельности организации по отношению к персоналу и те области формирования кадрового потенциала, которые существенны для конкретной организации;
2) строение организации (ее структура) — соотношение и соподчиненность основных элементов, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации;
3) качественные и количественные характеристики персонала.
Аудит кадровых процессов
Менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие направления деятельности и с какой эффективностью осуществляются в организации. Краткое описание этих направлений представлено в табл. 13.2.
Следующий шаг связан с необходимостью формирования прогноза кадрового потенциала, оценкой будущего соответствия кадровых процессов стратегии и целями развития организации. Для этого необходимо разработать систему индикаторов и построить механизм мониторинга кадровых процессов.
Таблица 13.2
|
Направления деятельности |
Параметры диагностики |
|
1. Планирование трудовых ресурсов |
Оценка наличных ресурсов, целей, условий и
перспектив развития организации, будущих потребностей в кадрах |
|
2. Набор персонала |
Описание способов распространения информация о
потребности в персонале, используемых способов набора. Оценка
результативности набора (финансовой и качественной). Оценка перспективного
списка кандидатов на работу, обеспеченности вакансий кандидатами |
|
3. Отбор персонала |
Оценка результативности разработанной программы оценочных процедур.
Анализ изменений кадрового потенциала
организации |
|
4. Разработка системы стимулирования |
Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и
премиальной ставок, наличие схем, персонифицирующих выплаты в соответствии
с эффективностью. Оценка соответствия разработанных принципов, структуры
зарплаты и льгот условиям на рынке труда, производительности и
прибыльности организации. Проведение сравнительных исследований,
определение эффективной системы вознаграждения |
|
5. Адаптация персонала
|
Описание используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, конфликты в подразделениях новичков).
Описание проблем, возникающих в период
адаптации |
|
6. Обучение персонала |
Анализ целей и используемых форм обучения. Оценка
количества прошедших обучение (по темам). Анализ процесса сбора и
распространения в организации информации о программах обучения. Анализ
системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: с
точки зрения затрат, количества персонала, практической ориентированности,
программ, фактических результатов, изменения мотивации к труду и
социально- психологического климата и т.д.) |
|
7. Оценка трудовой деятельности |
Оценка аттестации, периодичности её проведения,
представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам
аттестации |
|
8. Повышение, понижение, перевод,
увольнение |
Оценка эффективности используемой системы
кадрового мониторинга, адаптация компьютерных методов кадрового
мониторинга. Оценка результативности методов планирования карьеры
|
|
10. Мониторинг социально-психологической ситуации
и организация коммуникации внутри предприятия |
Диагностика кадровых процессов и
социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности
в организации.
Диагностика организационной
культуры, типа управленческой команды, оценка уровня их соответствия
другим элементам организации (целям, структуре, технологии, финансам,
системе управления, кадровому составу).
Определение потребности в подготовке
и реализации программ развития внутриорганизационной
коммуникации |
Среди процессов, существенно влияющих на
формирование кадрового потенциала, можно выделить:
1. Процесс профессионального развития и в
зависимости от технологии, принятой в организации, может проходить по
принципиально разным схемам:
1) организация может быть заинтересована в
специализации своих сотрудников, требуя от них углубления своих знаний и навыков
в конкретных направлениях деятельности — этот показатель может быть принят за
нулевую точку шкалы профессионального развития;
2) организация может быть заинтересована в развитии
профессионализма персонала, повышении его способности работать в разных
областях, умении менять сферу деятельности, работать на стыке нескольких новых
направлений, т.е. развитии универсализма сотрудников — этот показатель может
быть принять за максимальный показатель шкалы профессионального развития;
3) в организации может идти процесс
депрофессионализации, потери профессиональных навыков и профессиональной этики,
которые характерны для “люмпенизирующихся” сотрудников — этот показатель может
стать негативным полюсом шкалы профессионального развития.
Для того чтобы оценить преобладающие
тенденции в области кадровых процессов, необходимо проанализировать следующие
индикаторы процессов профессионализации:
преобладание специализации или
универсализации;
баланс между технологичностью и
креативностью, т.е. использованием описанных и формализованных способов решения
задач или необходимостью выработки новых, творческих решений сложных проблем, не
имеющих стандартных вариантов их решений;
способы взаимодействия различных
исполнителей в ходе трудового процесса, который может происходить на основаниях
либо кооперации, либо конкуренции.
2. Анализ процесса внутрифирменной
коммуникации дает возможность оценить характерные для организации схемы общения,
области и принципы, лежащие в основе формирования корпоративной культуры и
философии фирмы.
Для того чтобы охарактеризовать
коммуникацию в организации, следует проанализировать:
схемы передачи информации, существующие
технологии и схемы обратной связи, преобладание трансляционных схем или схем
партнерского взаимодействия;
существующие нормы в области
внутрифирменной коммуникации, оценить степень его формализованности или
спонтанности;
доминирующие темы, по поводу которых
разворачивается общение, степень фиксации на предмете деятельности, возможность
выхода за рамки непосредственной (предметной) деятельности и ориентация на
удовлетворение интересов партнеров.
3. Анализ процессов управления
организацией дает возможность оценить тенденции развития системы управления и
позицию персонала по отношению к процедурам принятия управленческих решений.
Необходимо проанализировать (рис. 13.3):
какова стратегическая ориентация системы
управления на поддержание функционирования или развитие бизнеса;
какие специфические управленческие формы
и методы управления используются в организации, преобладают авторитарные или
демократические методы управления;
как размещена структура управления,
преобладают тенденции централизации или децентрализации управленческих функций,
каково местоположение в организации лиц, принимающих решения, какова степень
включенности персонала в подготовку и экспертизу решений.
Проанализировав данные, описывающие
параметры кадровых процессов, мы можем с некоторой долей вероятности
идентифицировать тип кадровых процессов и спрогнозировать тенденцию развития
кадрового потенциала (рис.13.4).
Рис. 13.4. Тенденция развития кадрового
потенциала
В зависимости от того, в какой из малых
кубиков попадает тип кадрового процесса организации, мы можем предполагать
содержание и граничные характеристики того кадрового потенциала, который
формируется в организации.
Аудит кадрового потенциала
Проводя организационно-кадровый аудит,
менеджер по персоналу должен решить важный вопрос, обладает ли организация
достаточным человеческим ресурсом функционирования и изменения, способен ли
персонал работать достаточно эффективно и в соответствии с выбранной стратегией.
Для этого необходимо оценить фактический состав персонала, а также особенности
самого персонала, наличие профессионально важных качеств и характеристик. Оценка
кадрового состава должна включать:
1) оценку укомплектованности кадрового
состава в целом и по уровням управления, в том числе оценку обеспеченности
персоналом технологического процесса;
2) оценку соответствия уровня
подготовленности персонала требованиям деятельности;
3) анализ структуры кадрового состава в
соответствии с требованиями технологии и классификатором должностей;
4) анализ структуры кадрового состава по
социально-демографическим характеристикам;
5) оценку текучести кадров.
Оценка кадрового потенциала
предполагает:
1) диагностику основной ориентации
управленческого персонала — ориентация на задачу или отношения. Ориентация
руководителя на задачу связана с предположением о том, что группа сможет
эффективно функционировать, если будет четко и однозначно определена цель.
Ориентация на отношения связана с предположением о том, что любая задача может
быть решена группой, если в ней создан оптимальный социально-психологический
климат, существуют доверительные отношения, доминирует партнерство;
2) распределение управленческих ролей. Для
оценки кадрового потенциала важно понять, какие управленческие роли доминируют в
организации, какие управленческие роли отсутствуют, какие роли представлены в
высшем, среднем и низовом звеньях управления. Организация будет функционировать
эффективно, если на высшем уровне корпоративного управления в ней будут
представлены управленцы и руководители, на среднем уровне — администраторы и
организаторы, а в низовом звене — руководители. Распределение управленческих
ролей важно проанализировать и по основному, и вспомогательному процессам,
функциональным направлениям организации;
3) умение проектировать. Современная
организация не может эффективно функционировать в изменяющейся среде, если не
будет обеспечена достаточным количеством проектировщиков, людей умеющих
создавать технологии реализации деятельностей и решения проблем в конкретных
ситуациях. Основная характеристика людей, способных к проектировочной
деятельности, — умение строить процесс достижения деятельности, ориентируясь на
результат и условия;
4) сверхнормативную активность —
ориентация сотрудников организации на превышение задач, которые были перед ними
поставлены, способность делать всегда немного больше, чем было приказано;
5) инновационный потенциал. Способность
сотрудников организации принимать нестандартные, нетрадиционные решения;
6) способность к обучению. Ориентация на
овладение новыми знаниями и умение быстро овладевать ими в процессе самой
деятельности;
7) ролевой репертуар в групповой
работе.
Ролевой репертуар
1. Для эффективной групповой деятельности
по решению проблем и организации, их исполнения в состав группы должны входить
исполнители разных ролей.
В деятельности группы можно выделить три
составляющие, одинаково важные для успешной деятельности:
1) работа по содержанию — разрешение
производственных задач и проблем, проектирование путей реализации планов и
достижения целей;
2) организация групповой работы —
оптимальное оформление процессов групповой деятельности, постановка групповых
целей, соблюдение этапов групповой деятельности, распределение ролей в
группе;
3) создание благоприятной
социально-психологической атмосферы в группе — анализ состояния отношений в
группе, создание групповых норм, снятие возникающих в процессе групповой работы
напряжений, эмоциональных конфликтов.
2. Для эффективной работы по содержанию в
группе обязательно должны быть представлены следующие роли:
аналитик — человек, ориентированный на
целостное восприятие ситуации, выделение ее составных частей, установление
взаимосвязей, выделение приоритетов;
генератор идей — человек,
ориентированный на новые решения, интеллектуально активный, обладающий большим
инновационным потенциалом;
эрудит — человек, компетентный в своей
области, знающий ее в мелочах и ориентированный на большее углубление в
конкретное содержание, способный выступать в качестве эксперта;
критик — человек, ориентированный на
поиск обоснований, сконцентрированный на вопросах, требующих от других
приведения аргументов в пользу принятого решения;
разработчик — человек, ориентированный
на детализацию общих принципов, доведение сформулированного решения до уровня
технологии его осуществления.
3. Для эффективной организации групповой
работы в группе обязательно должны быть представлены следующие роли:
организатор — человек, осуществляющий
анализ ситуации и поставленных задач, формулирующий цели групповой работы,
выделяющий отдельные этапы и формулирующий задания отдельным исполнителям;
координатор — человек, осуществляющий
анализ содержания всех индивидуальных деятельностей и сведение индивидуальных
деятельностей в общее целое (работает в тесном контакте с организатором);
контролер — человек, осуществляющий
надзор за правильностью реализации деятельности, особенно за соблюдением
последовательности и времени выполнения работы, а также использованием
ресурсов;
тренер — человек, ориентированный на
передачу собственного опыта другим сотрудникам, способный организовать процесс
включения и адаптации молодого персонала.
4. Для создания благоприятного климата,
рабочих и дружеских отношений в группе обязательно должны быть представлены
следующие роли:
эмоциональный лидер — человек,
являющийся авторитетным для членов группы, обладающий влиянием вне зависимости
от своего должностного положения;
диагност — человек, способный проводить
анализ состояния социально-психологического климата в группе, а также выявлять
особенности всех других участников группы, их положение по отношению к
партнерам;
интегратор — человек, способный
сплачивать группу для решения отдельных задач, обладающий частью лидерского
потенциала и целенаправление осуществляющий необходимую коррекцию состояния
групповой атмосферы;
8) удовлетворенность должностным статусом,
ориентация на должностной рост, наличие резерва на выдвижение, оценка кадрового
резерва — все это будет свидетельствовать об общей ориентации персонала на
продвижение, о наличии людей, готовых к занятию новых должностей.
Аудит кадрового состава и кадрового
потенциала позволяет выявить:
уровень кадровой обеспеченности и
потребность в персонале;
качественную структуру управленческого
персонала (ролевая и психологическая структура);
потребности в обучении;
стили управления;
социально-психологический климат;
инновационный потенциал;
основные источники сопротивления
изменениям;
распределение персонала в рамках
организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям).
Понимание состояния кадровых процессов,
формирующегося кадрового потенциала дает возможность получить данные для
сопоставления показателей о качестве персонала с требованиями тенденций
развития, организационного обеспечения и стратегических установок
организации.
Не менее важным является оценка
организационного обеспечения процессов развития фирмы. Для этого проводится
аудит организационной структуры.
Аудит организационной структуры
Для получения первичных, системообразующих
показателей проводится анализ организационной структуры и корпоративной
культуры:
миссия, цели, стратегия организации;
корпоративная культура, доминирующая
управленческая форма;
стадия и цикл жизни организации;
оценка системы управления — анализ
типологии решений.
Традиционно в организации принимаются
следующие решения:
1) объективные и свободные от
индивидуальной детерминации — решения, связанные с рациональной оценкой
фактического состояния дел или детерминированные субъективным, индивидуальным
восприятием, особенностями и мотивами руководителей;
2) инициативные или реактивные —
детерминируемые активностью руководства или принимаемые в ответ на изменение
ситуации, после того как произошли существенные изменения, требующие
вмешательства управляющего;
3) ситуационные или стратегические —
ориентированные на прогноз и управление развитием среды и организации или
максимально ориентированные на сегодняшний день бизнеса;
4) направленные на поддержание
функционирования (оптимизацию существующих процессов деятельности) или на
развитие (поиск новых направлений, включение новых механизмов деятельности,
технологий и революционное движение организации);
5) оценка осуществляемости управленческих
решений — сколько решений не осуществляется, сколько пересматривается, сколько
требует дополнительной проработки после принятия;
6) оценка диапазона контроля, оценка
количества подчиненных, приходящихся на одного руководителя, количества
затрачиваемого на каждого из них времени;
7) оценка стиля управления, какие способы
поведения руководителя доминируют, на какой уровень управленческой иерархии
ориентируются конкретные руководители, как оценивается поведение руководителей
их подчиненными;
8) диагностика организационной структуры с
точки зрения ее адекватности современной ситуации в организации —
организационные патологии.
Типы патологий
господство структуры над функцией — если
выявляется подструктура, которая не выполняет существенных для деятельности
организаций функций или не имеет ни внутри, ни внеорганизационного потребителя
своих услуг;
бюрократизация — если выявляется такая
структура или функция, деятельность которой не регламентирована требованиями
технологии и корпоративной культуры, а осуществляется в соответствии с
индивидуальными предпочтениями и целями работающих в ней сотрудников;
стагнация — потеря организационной
структурой гибкости, может быть диагносцирована, если организационная структура
не изменялась длительное время, несмотря на изменение деятельности, персонала,
внешней среды;
дублирование организационного порядка —
выявление участка технологии или функции, которая повторяется и осуществляется
несколькими подразделениями одновременно. Вторым аспектом дублирования
организационного порядка может быть ситуация, когда функция, нормированная,
заданная технологией и не требующая сознательного регулирования, вменяется в
обязанность, например, одному из руководителей.
После проведения анализа организационной
структуры необходимо оценить ее соответствие стратегии и целям развития
организации, в частности:
тип организационной патологии (если она
есть);
коэффициент управляемости и уровень
управляемости;
характер механизмов принятия
решений;
перечень внутри- и внеорганизационных
проблем;
тип организационной культуры;
ожидаемые результаты деятельности
подразделений и сотрудников;
причины трудовых конфликтов.
По результатам организационно-кадрового
аудита появляется возможность дать качественную оценку состоянию кадровых
процессов, предположить тенденции развития персонала и сопоставить имеющийся
кадровый ресурс с актуальными или прогнозируемыми требованиями организации.
Организационно-кадровый аудит является, таким образом, важным элементом
программирования развития организации, так как дает возможность провести анализ
сегодняшней ситуации, предположить естественное развитие событий в области
кадрового обеспечения и наметить шаги по приведению существующего кадрового
потенциала в соответствие с требованиями развития организации.
13. 3. Недирективные методы сокращения персонала
… в одну чудесную весеннюю ночь, когда он
сидел у открытого окна и проверял ротную отчетность, в кустах рядом с ним запел
соловей. Слива послушал-послушал и вдруг крикнул денщику: — 3-захарчук! П-рогони
эту п-тицу ка-камнем. М-мешает...
А. И. Куприн. Поединок
Если предприятие попадает в ситуацию
кризиса, то одним из способов повышения его сопротивляемости, улучшения в
будущем финансового положения может стать частичное сокращение персонала,
увольнение неэффективных работников. Однако при использовании традиционных форм
сокращения (увольнения по прошествии установленного законом срока) возникает
множество негативных последствий, которые часто сводят к минимуму все возможные
выигрыши. Для управленческого аппарата почти всегда очевидна экономическая
сторона затрат — большие одновременные финансовые затраты на выплаты,
предусмотренные КЗоТ. Однако менеджер по персоналу в этой ситуации в первую
очередь столкнется с психологическими последствиями сокращения — высоким
психологическим дискомфортом даже у тех, кто не был уволен и остался работать,
поскольку каждый из оставшихся сотрудников предприятия (организации) начинает
“примерять” к себе одну из трех ролей, в которых он может оказаться: жертвы (“И
меня могут также выбросить за борт”), палача (“Из-за меня их уволили”, “Они
пожертвовали собой ради нашего блага”), свидетеля (“Это происходило, а я не мог
помешать”).
Такое восприятие ситуации приводит к
ухудшению социально-психологического климата, возникновению психологических
проблем, конфликтов, барьеров в общении. В итоге работник начинает воспринимать
организацию как нечто, угрожающее его психологическому состоянию, вызывающее в
основном негативные эмоции. В результате ухудшаются психологический климат,
отношения, снижается мотивация к труду, производительность, повышается текучесть
кадров (причем не тех, которых и гак бы уволили — неэффективных, а именно тех,
на кого предприятие могло бы рассчитывать, проводя реорганизацию).
Таким образом, мы сталкиваемся с проблемой
— сокращать надо, но использовать традиционные способы воздействия на персонал
(административные, экономические и другие силовые) неэффективно.
Решить проблему можно, используя
недирективные (нежесткие) формы сокращения. Они связаны с доведением до
индивидуального сознания каждого сотрудника необходимости изменить гное
поведение, место в структуре, задуматься о необходимости оставаться именно в
этой организации. Основной инструмент недирективного сокращения —
эмоционально-ценностные мотивы при формировании решения об увольнении и, в
конечном итоге, принятие каждым решения или преодоление негативного отношения к
решению руководства о возможностях ухода из организации.
Именно недирективные методы позволяют
получить экономический и психологический эффект от сокращения персонала.
Однако, оставаясь в рамках
культурологического подхода к рассмотрению феноменов кадровой работы, мы должны
понимать, что разным организационным культурам будут адекватны разные механизмы
и методы недирективного сокращения (табл. 13.3)
Таблица 13.3
|
Тип организационной культуры
|
Механизм — метод
|
|
Предпринимательская
|
Контрактация ответственности — увольнение в
соответствии с условиями, закрепленными в контракте |
|
Бюрократическая
|
Одобрение руководства — проведение
аттестации |
|
Органическая
|
Психологический контракт — поэтапная
реорганизация |
|
Партиципативная
|
Командообразование — формирование команд под
проекты |
Предпринимательская организационная культура
Сотрудники ориентированы на достижение
индивидуальных целей, активны, стремятся к достижению результата. Если
организация попадает в ситуацию спада и возникает вопрос о сокращении персонала,
каждый из них начинает оценивать плюсы и минусы сохранения своего места. Часто
подобные люди покидают компанию и ищут другую, более сильную. Но если же они не
принимают такого решения, а сокращение персонала необходимо, то как быть?
Следует вспомнить, что с активными, ориентированными на достижение,
предпринимательски ориентированными сотрудниками важно заключить контракт
(договор) о том, что они приносят организации, что организация им за это обязана
предоставить. Заключая контракт при приеме сотрудника, менеджеру по персоналу
необходимо спрогнозировать основные этапы роста сотрудника, его
профессионального развития, требования, которые будут предъявляться к данному
специалисту на разных стадиях развития организации. В контракте важно
предусмотреть стратегию развития организации и учесть возможные периоды
сокращения персонала.
В ситуации, когда контракт был заключен, а
ни одна из сторон не выполняет свои контрактные обязательства, следует или
сокращение (свои обязательства не выполняет сотрудник), или добровольное
увольнение (организация не выполняет свои обязательства — по профессиональному и
должностному росту, уровню оплаты труда, т.д.). Однако при использовании данного
метода важно уже при заключении контракта предусмотреть форс-мажорные ситуации.
Например, организация взяла человека в отдел сбыта и спланировала его карьеру
таким образом, что после двух лет работы, изучив хинди, он должен возглавить
открывающееся представительство в Индии. Сотрудник выполнил свои обязательства,
выучил язык, но ситуация на рынке изменилась и представительство открыто не
было. Организация должна будет найти альтернативное место в своей компании или
попробовать “продать” его кадровому агентству. Если же в контракте была бы
оговорка, что за изменение конъюнктуры рынка организация ответственности не
несет, то никаких шагов по восполнению морального ущерба организация формально
бы не несла.
Бюрократическая организационная культура
Сотрудники, как правило, технологически
дисциплинированы, работают по заранее определенным правилам, ориентируются на
мнение руководства. Если в такой организации ставится вопрос о сокращении
персонала, то всем понятно, что решающим голосом будет обладать руководитель.
Однако чтобы избежать прямого силового воздействия и дать сотрудникам
организации оценить свои собственные возможности, эффективным механизмом может
стать аттестация. Однако в любой ситуации, особенно перед сокращением,
аттестация должна проводиться в соответствии с определенными правилами и
требованиями КЗоТ. Можно выделить следующие основные правила:
1) коллективность аттестации — проходить
аттестацию должен не конкретный сотрудник, которого, возможно, собираются
уволить, а все подразделение, функциональное направление, уровень исполнителей
или руководителей;
2) обязательность участия экспертов,
внешних участников со стороны, которые не поддерживают ни одну из сторон и прямо
не заинтересованы в индивидуальных результатах. Если внешние эксперты не
привлекаются, то трудно говорить об объективности оценки, и эффективность
аттестации как механизма недирективного сокращения снижается;
3) возможность подготовки самоотчетов
всеми сотрудниками. Оценка должна проводиться не только сверху и независимыми
экспертами со стороны, важно продумать такую ситуацию аттестации, которая дала
бы возможность высказаться всем сотрудникам, взаимодействующим с подразделением,
проходящим аттестацию, и с конкретными его сотрудниками. В основе оценки каждого
сотрудника должны быть перекрестные оценки коллег, подчиненных, руководителей,
клиентов;
4) длительность подготовки процедуры
аттестации. Все сотрудники должны знать, кто и когда будет проходить аттестацию,
и иметь время на подготовку;
5) обязательный результат аттестации — не
только сокращение неэффективных работников, но и продвижение, обучение
эффективных.
Органическая организационная культура
Сотрудники разделяют коллективные
ценности, ориентированные на неформальный авторитет — авторитет личности, как
правило, нуждается в личностной оценке — поддержке со стороны руководителя. При
сокращении, проводимом в такой организации, главным механизмом принятия решений
должно стать понимание каждым своего места в измененной организации.
Лидер-руководитель, мнение которого важно для каждого сотрудника организации,
должен сформулировать свое видение изменений в организации, а каждый должен
представить, где, в какой позиции в новой организации он будет работать. Такой
вопрос индивидуального самоопределения особенно важен для руководителей, которые
должны принять новую управленческую концепцию, увидеть свое место в новой
организационной структуре. Часто правильно проведенная реорганизация дает
сотрудникам возможность понять, что им не имеет смысла оставаться в этой
организации, и они сами принимают решения об уходе.
Партиципативная организационная культура
Здесь работают профессионалы,
ориентированные на собственный профессиональный рост, овладение новыми знаниями,
удовлетворение потребности в самораскрытии. Если в такой организации встает
вопрос о сокращении персонала, то каждый должен оценить, с одной стороны,
насколько организация в ее нынешнем состоянии способна помочь ему в
профессиональном росте, а с другой стороны, — чем он сам может быть полезен
организации и коллегам. Главный механизм такого понимания — самоформирование
целевых команд под проекты, что позволяет организации снизить бремя
неэффективных затрат, переведя персонал на работу но проектам, имеющим
финансирование. Кроме того, сотрудники получают возможность эффективно
использовать собственное время, например, для участия в проектах, проводимых
другой организацией.
Важно, что проектные группы должны будут
создаваться самими исполнителями. В таком случае, если какой-то специалист не
будет приглашен ни в одну из групп — это оценка его профессионального уровня,
или специфики групповой роли, то он окажется перед необходимостью
самостоятельного принятия решений о собственном будущем.
Таким образом, механизм недирективного
сокращения персонала должен быть адекватен корпоративной культуре организации и
особенностям работающего персонала. Только в этом случае удастся избежать
резкого негативного отношения со стороны персонала и возникновения конфликтов в
организации.
Резюме
1. Работа с персоналом в организации,
находящейся в стадии кризиса или просто переживающей реформирование, является
особенно сложной, но и жизненно необходимой. Для формирования кадровых программ
в такой организации важно учитывать, что именно в подобной ситуации на работу с
персоналом руководство возлагает особые надежды и рассматривает человеческий
ресурс, как один из важнейших ресурсов реорганизации.
2. Существенным является также и тот факт,
что сами сотрудники могут воспринимать процесс реорганизации либо как процесс,
мешающий, препятствующий в том числе и их профессиональному или статусному
росту, или, что гораздо более продуктивно, как процесс, дающий большой шанс для
резкого рывка в профессиональной или социальной карьере.
3. Именно в ситуации реформирования,
изменения повышается роль прогностических и проектировочных способностей
менеджера по персоналу, которые могут позволить ему включиться на равных с
другими менеджерами в проектирование стратегии развития организации.
Контрольные вопросы
1. Почему проблема реорганизации так важна
для российских предприятий?
2. Назовите стратегии и методы
реорганизации.
3. Сравните стратегии реорганизации,
назовите их преимущества и недостатки.
4. Какие этапы реорганизации могут быть
выделены?
5. Что такое организационно-кадровый
аудит? Каковы его цели?
6. Что включает (предполагает) анализ
оценки кадрового потенциала предприятия?
7. Расскажите о недирективных методах
сокращения персонала.
8. Как связан выбор метода сокращения с
типом организационной культуры?