Текущие задачи

Повседневные задачи офис-менеджера в тесном взаимодействии с бухгалтерией: проверка счетов, ведение графика платежей по регулярным поставкам или услугам, контроль своевременности оплаты.

К регулярным платежам относятся:

- платежи за поставки расходных материалов, канцтоваров, воды;

- платежи за услуги клининговой компании;

- платежи за услуги связи (аренду телефонных линий, услуги сотового оператора);

- платежи за аренду помещения и связанные с ней расходы;

- оплата транспортных расходов;

- оплата счетов на билеты командированным;

- оплата счетов на проживание командированных в гостиницах и т. п.

Учет материальных средств осуществляет бухгалтерия. При приобретении, к примеру, новой техники или мебели офис-менеджер передает все документы в бухгалтерию и сообщает все необходимые данные для постановки на учет нового материального средства. Инвентарные номера присваивает бухгалтерия, обязанностью офис-менеджера является осуществление маркировки поставленного на учет средства.

Вопросы снижения расходов и в ряде случаев – разнесения расходов по проектам всегда являются актуальными.

Учет расходов на изготовление копий документов с целью экономии и разнесения расходов по разным проектам (или клиентам) в западных компаниях ведется путем применения моделей копировальных аппаратов, оснащенных электронным аудитроном.

Как правило, это достаточно дорогие высокопроизводительные аппараты, встроенные электронные аудитроны которых могут вести, к примеру, порядка 300 счетов в стандартной комплектации, но дополнительный расширенный аудитрон может позволять довести общее количество счетов до 2000.

В компаниях, предоставляющих услуги клиентам, например в консалтинговых фирмах, применение копировальных машин с аудитроном распространено очень широко. Прежде чем начать копирование, сотрудник должен ввести номер проекта или клиента, для которого делается копия, машина сама подсчитывает количество копий, и информация передается в бухгалтерию. Стоимость копий позже включается в счет клиента, которому оказывалась услуга. Без ввода номера аппарат работать не будет. Если сотруднику необходимо сделать копию для себя лично, он вводит присвоенный ему личный код. На усмотрение руководства стоимость копий, сделанных для себя лично, может быть предъявлена к оплате сотруднику в конце месяца или "подарена" ему, т. е. не взыскана. Ряд компаний таким образом снижают количество бесплатных копий.

Для учета расходов на телефонные переговоры при применении офисных телефонных станций вводится кодирование звонков, когда сотрудник не может сделать ни одного звонка, предусматривающего последующую оплату, без введения соответствующего кода. Внутренним абонентам могут быть назначены индивидуальные номера счетов с целью проверки их затрат на телефонные переговоры. Абоненту может быть запрещено выполнять внешние вызовы без ввода номера счета. В этом случае каждому абоненту назначается режим ввода номера счета. Режим устанавливается вышестоящим менеджером. Может быть, к примеру, запрещен доступ к междугородной или международной связи. Протокол работы УАТС записывает информацию о вызове – дату, время, внутренний номер, набранный номер, продолжительность разговора и т. д., затем создается отчет о затратах на переговоры.

Для небольших компаний, в целях снижения затрат на международные и междугородные разговоры и соединения или для личных нужд, можно использовать специальные телефонные карты.

Одним из способов минимизации расходов в части снабжения офиса является регулярный – 1 раз в 6 месяцев мониторинг рынка на предмет выявления новых товаров с теми же потребительскими свойствами, но других, ранее неизвестных производителей, или поиск новых поставщиков.

< Назад   Вперед >
Содержание