18.4. Організація особистої праці менеджера

Сутність, предмет, об'єкт та засоби організації праці менеджера

Праця менеджера — це є цілеспрямований специфічний вид розумової діяльності щодо забезпечення ефективної роботи керованої системи.

Організацію праці менеджера слід розуміти як процес підготовки і здійснення відповідних заходів, спрямованих на досягнення поставленої перед системою мети.

Предметом праці менеджера є інформація про об'єкти управління і зовнішнє середовище.

Об'єктом праці менеджера є персонал керованої системи та відносини, які складаються в ньому в процесі виконання певних функцій.

Засобами організації праці менеджера є сукупність організаційної та облікової техніки для отримання, фіксації, передавання, копіювання, розмноження, оброблення інформації, яка необхідна для здійснення процесу управління системами.

Праця менеджера відрізняється від праці інших працівників апарату управління системами.

Праця менеджера творча. Він повинен постійно з власної ініціативи шукати шляхи забезпечення ефективної роботи керованої системи і мобілізувати на це її персонал.

Менеджер — це насамперед організатор роботи тієї чи іншої системи. Перед ним завжди стоїть завдання об'єднати персонал усієї системи в єдине ціле, визначити стратегічні напрями її діяльності, скоординувати роботу функціональних підрозділів і безпосередніх виконавців.

У процесі організації праці менеджер виконує такі функції, як прогнозування, організація, планування, облік, мотивація, контроль та регулювання.

Менеджер у керованій системі є не тільки організатором, а й вихователем персоналу. Для цього менеджер застосовує відповідні принципи та методи впливу на людей.

Професійне самовизначення менеджера

В американських школах бізнесу кандидат на отримання сертифіката менеджера повинен продемонструвати свою компетентність у таких напрямах:

1) розуміти природу керівних процесів, знати основні оргструк- тури, функціональні обов'язки і стилі роботи менеджерів; мати чітке уявлення про відповідальність менеджера, про розподіл відповідальності за рівнями керування, а також про способи підвищення ефективності керування системами;

2) знати інформаційну технологію й засоби комунікації, які необхідні для керування персоналом, вміти письмово і усно викладати свої думки;

3) бути компетентним у керуванні людьми, доборі й підготовці спеціалістів, які здатні до лідерства і нормалізації ділових та особистих взаємовідносин серед підлеглих;

4) знати особливості взаємовідносин між фірмою та її клієнтурою;

5) володіти здібностями до управління ресурсами;

6) мати здібності до планування і прогнозування діяльності фірми з використанням технічних засобів;

7) вміти оцінювати особисту діяльність, робити правильні висновки і підвищувати кваліфікацію, виходячи з цих вимог і очікуваних змін у майбутньому.

До найважливіших здібностей менеджерів належить уміння реалізувати поставлені цілі; уміння делегувати повноваження і відповідальність; уміння організувати і мотивувати групову роботу, встановлювати пріоритети, самопізнавати і самооцінювати, переконувати, аналітично мислити, розпізнавати найбільші суттєві фактори, систематизувати, опрацьовувати і формувати інформацію, розробляти програми, виявляти тенденції; розподіляти сили і час. Підкреслюється необхідність пристосування засобів та методів керування до специфічних особливостей галузі, керуючого об'єкта і управлінських функцій, які реалізуються на тому чи іншому ієрархічному рівні керування.

Таким чином, поряд з управлінською, правовою, економічною підготовкою кожному менеджеру необхідна серйозна психологічна підготовка (у навчальних планах американських шкіл бізнесу психології відведено 20-40% навчального часу), а також розвиток спеціальних здібностей до керування соціотехнічними системами, якими є сучасні організації. У зв'язку з цим кожний кандидат у менеджери (як і працюючий) повинен бути впевнений у правильності професійного вибору, чому може сприяти проведення психологічного самооцінювання. Наприклад, дослідження, проведені в корпорації «Дженерал електрик», виявили, що майже 90% керівників і 86% підлеглих впевнені в необхідності регулярного самооці- нювання, яка розглядається як важлива складова частина оцінювання менеджера в цілому.

Для проведення самооцінювання менеджерів часто застосовується ряд простих психологічних тестів, які дають змогу в першому наближенні виявити спрямування інтересів, рівень розвитку управлінських здібностей. Особливе значення слід надавати виявленню в менеджерів таких необхідних особистих властивостей, як вольові якості, підприємливість, схильність до лідерства, рішучість та комунікативні якості. Професійне самовизначення менеджерів сприяє якісному відбору претендентів на цю роль і одночасно підвищує ефективність роботи вже працюючих менеджерів.

Розподіл функцій між членами загального керівництва

Менеджер підприємства розподіляє функції, як правило, тільки між безпосередньо підлеглими йому особами. Так, менеджеру підприємства безпосередньо підпорядковуються:

— його заступники за об'єктами і напрямами діяльності;

— менеджери ряду підрозділів;

— окремі працівники (референти, секретарі офісу, помічники, юрисконсульти та ін.);

— менеджери неформальних підрозділів, створюваних на період розв'язання певного завдання, розробки проекту тощо;

— голови створюваних менеджером підприємства комісій.

До складу загального керівництва входять менеджер підприємства і його заступники. Розподіл компетенції між членами загального керівництва здійснюється на основі функціонально-структурного підходу. Він полягає в тому, що кожний заступник менеджера підприємства підпорядкований менеджеру підприємства при виконанні функцій загального керівництва, одночасно є вищестоящим керівником щодо безпосередньо підпорядкованих йому структурних підрозділів.

Менеджери підприємств, які прогресивно думають і діють, прагнуть до більшого делегування повноважень своїм заступникам. Отже, кожний заступник несе персональну відповідальність за певну діяльність, яку під його керівництвом здійснюють ті або інші підрозділи.

Безпосереднє керівництво виконанням функції бухгалтерського обліку, технічного контролю, планування обсягів діяльності та асортименту продукції, правової діяльності, загального діловодства та кадрової політики здійснює менеджер підприємства, якому підпорядковані керівники та спеціалісти відповідних структурних підрозділів головний бухгалтер, юрисконсульт, менеджер відділу планування, помічник по кадрах, секретар офісу тощо.

Наразі підприємствам надано право самостійно розробляти свою структуру управління, тому перелік функцій і підрозділів на кожному конкретному підприємстві може бути доповнений і змінений.

Кількість функцій або підрозділів, які закріплюють за менеджером підприємства, залежить від багатьох факторів. До них належать: загальний обсяг робіт, напрями діяльності і кількість підлеглих (підрозділів), якими ефективно може управляти менеджер, широта погоджень прийнятих менеджером рішень, традиції, що склалися тощо.

Точно визначити раціональні межі завантаженості менеджера складно. Вони багато в чому залежать від його здібностей і схильностей. Прийнято вважати, що менеджер підприємства може мати в безпосередньому підпорядкуванні до 10 чол. Цей показник досить умовний і може бути лише орієнтовним. На малих і середніх підприємствах він коливається в межах 6-9 чол. Погоджений і санкціонований менеджером підприємства розподіл функцій фіксують у спеціальному документі, який доводять до відома всіх працівників апарату управління і лінійних менеджерів. Таким документом, як правило, є наказ про розподіл обов'язків між менеджером і його заступниками або перелік функцій (підрозділів), закріплених за кожним членом керівництва.

На малих і середніх підприємствах, де загальне керівництво здійснює менеджер підприємства та його заступники, розподілу функцій досягають укладенням угоди між цими працівниками, яка є основою для видання відповідного розпорядчого документа.

Розділ функцій між членами загального керівництва має здійснюватися на основі добровільності, переконань, координації спільної діяльності.

Організація і планування особистої праці менеджера

Організація праці менеджера щільно пов'язана з організацією всіх процесів управління в підлеглому йому апараті та істотно впливає на успіхи управління в цілому.

Менеджер постійно піддається стихійному перебігу подій, часто не керує власним часом, він може втратити здатність і можливість відрізняти головне від другорядного, побачити за рядом конкретних ситуацій більш фундаментальну проблему. Його рішення все більше набувають характеру оперативного погашення конфліктів. Виконуючи, по суті, роль генерального диспетчера, такий менеджер не виконує внаслідок великої завантаженості своїх найважливіших прямих обов'язків. Залишаються невирішеними перспективні проблеми, а це, в свою чергу, породжує багато нових поточних проблем, якими доводиться постійно займатися.

Нерідко буває й так, що менеджери надають великого значення проблемам і перспективним питанням. Але свою працю вони організовують так нераціонально, що не мають можливості бувати на керованих об'єктах, особисто зустрічатися з підлеглими керівниками підрозділів та іншими працівниками; їм бракує часу для підвищення особистої кваліфікації, через що перспективні завдання, якими вони опікуються, вирішуються не найкращим чином.

Іноді менеджери через нестачу часу, що є наслідком поганої організації праці, подовжують свій робочий день до 10, 12 і навіть 13 години. Врешті не залишається часу на самоосвіту, сім'ю, відпочинок, спорт та ін. Слід мати на увазі й те, що організація особистості праці — це особиста турбота менеджера.

Невпорядкованість робочого дня, постійна зайнятість менеджера, безперервна штурмівщина в тих справах, які потребують вдумливого, планомірного вирішення, створюють у самому апараті управління стиль роботи, який призводить до нераціонального використання часу в усіх підрозділах апарату управління.

Для того щоб спланувати розподіл робочого часу між різними видами діяльності, необхідно насамперед його класифікувати за певними ознаками.

Роботи за змістом часто поділяють на комплексні, економічні, технічні та ін. Розрізняються роботи:

— за характером спонукальних причин (особиста ініціатива, ініціатива підлеглих, вказівки зверху, ініціатива громадських організацій);

— за періодом, що охоплюється керівною діяльністю (питання перспективні, поточні та ін.);

— за формами діяльності (індивідуальна робота, збори, наради, приймання відвідувачів, телефонні розмови, відвідування робочих місць тощо).

У діяльності менеджерів різних підприємств багато особливостей. Тому менеджер повинен самостійно відповідно до особливостей робіт, згрупувати їх за видами на підставі тих чи інших ознак. Це потрібно для обліку витрат часу за видами діяльності, аналізу планування особистої праці.

Для планування особистої роботи недостатньо мати перелік робіт, неможливо знати й їхню фактичну тривалість, на основі якої можна встановлювати терміни початку і закінчення робіт і взаємно пов'язувати їх. Для цього треба проводити спеціальні спостереження, вивчати особисті витрати часу протягом робочого дня. При цьому тільки облік усіх робіт може дати повну картину навантаження менеджера.

Способи і форми обліку залежать від його цілей. Так, для удосконалення організації праці менеджера доцільно проводити самофотографування як робочого, так і вільного часу. Але сам хронометраж нічого не вартий без систематичного аналізу. Саме дані аналізу дають змогу оцінити рівень організації робочого часу керівника.

Основним способом аналізу є порівняння фактичних витрат часу на кожний вид робіт із середніми витратами часу інших керівників того самого рівня. Так, дослідження, проведені в торговельних підприємствах м. Києва, свідчать, що в загальному обсязі робочого часу на особисті стосунки витрачається до 76% часу, у тому числі: наради, збори, прийоми відвідувачів (бесіди) — 23,5%; службові поїздки (ділові зустрічі) — 23,5%, контроль за роботою об'єктів управління і відвідування робочих місць — 23,5%; телефонні розмови — 6,5%. На роботу з документами витрачається до 15,5%, підготовку і організацію роботи — 5%, особисті потреби і відпочинок — 2%, втрати робочого часу — 3,5%.

Планування робочого часу менеджера необхідно починати з розробки певного режиму, якого повинно дотримуватися, уточнювати і поступово перетворювати на постійну норму.

Для складання переліку основних робіт на черговий плановий період, менеджер повинен ознайомитися з планом заходів у вищій інстанції, громадських організаціях та ін.

Оперативне планування роботи здійснюється, як правило, не більше, ніж на тиждень. Воно є ефективним інструментом у боротьбі з нераціональними витратами часу, якщо ґрунтується на основі річних, квартальних, місячних планів і вписується у графіки робіт.

Значно полегшує оперативне планування і організацію часу менеджера встановлення певного регламенту, чіткого розпорядку робочого дня. Режим поділяє добу на певні відрізки часу, відведені для роботи, самоосвіти, відпочинку. Після опрацювання загального режиму роботи можна розрахувати реальний фонд робочого часу і переходити до планування справ на певний період.

Планування повинно бути довгостроковим (рік, квартал, місяць) і оперативним (тиждень, один день). Починати треба з довгострокового плану. Для цього необхідно скласти перелік найважливіших робіт року, кварталу, місяця, а потім установити терміни їх початку і закінчення. У числі цих робіт можуть бути такі, які повторюються з року в рік. Наприклад, річний звіт, збори трудового колективу щодо підсумків року та ін. Існує практика складання робочих графіків одного дня, тижня, рідше — декади чи місяця. Ці графіки дисциплінують не тільки самого менеджера, а й підлеглий йому колектив.

Менеджер, який планує свою працю, повинен враховувати час, необхідний для підвищення ділової кваліфікації, рівня політичних і економічних знань, виконання громадських доручень і приймання працівників підприємства зі службових і особистих питань.

Робота з документами

Письмові документи — це не тільки важливе джерело інформації для менеджера, а й засоби інформування інших працівників підприємства, і спосіб доведення до виконавців прийнятих рішень. Читання і аналіз документів, накладення резолюцій, віз, оцінка відповідності щодо правил документування адміністративних, планових, фінансових та інших рішень, підписання документів, листування потребують від менеджера володіння навичками роботи з ними: скорочитання, дотримання правил складання резолюцій, знання діловодства і використання сучасних засобів організаційної техніки.

Під час підготовки документації менеджеру слід чітко і ясно викладати свої думки в документах, щоб їх неможливо було двозначно тлумачити. Потрібно пам'ятати і про те, що багатослів'я заважає сприйняттю документа.

На кожній стадії складання документа — від першопочаткового накреслення проекту до підписання кінцевого варіанту тексту — потрібно виявляти максимум уваги, враховуючи, що будь-яка одразу не виправлена неточність може зберегтися, тому що око до неї «звикає». Резолюція менеджера — це своєрідний висновок на документі. Вона повинна бути чіткою і короткою. Загальні резолюції: «До відома і виконання», «Прошу розібратися» — найчастіше є недостатніми. Якщо документ передається виконавця, і зі змісту ясна суть справи, то краще обмежитися просто вказівкою прізвища виконавця «С.П.Іванову. Підпис. Дата». Якщо згідно з документом треба провести додаткову роботу, яка відрізняється від звичайно виконуваної працівниками діяльності, тоді резолюція може бути багатослівнішим.

Копії документів, які розмножені для розсилання, слід підписувати особисто менеджеру. Це підвищить авторитет документа, що розсилається. Підпис менеджера на документі повинен бути розбірливим. Один з найдієвіших заходів заощадження часу і засобів на листування є впровадження типових текстів для регулярної кореспонденції. Це дає змогу зекономити час на складання і читання листів у три-п'ять разів.

Інтерес становить також складання кореспонденції за системою «відповідь-блискавка». У цьому випадку лист пишеться безпосередньо на бланку отриманого листа і відправляється назад відправникові. На підприємстві для зберігання довідок залишається копія цього листа з відповіддю.

Заповнення трафаретного тексту, написаного на бланку типового аркуша друкарським способом, скорочує у вісім разів витрати часу порівнянно зі звичайною підготовкою листа. Читання трафаретних листів також прискорюється настільки, що забезпечує більшу ефективність їх застосування у адресата, зокрема, у менеджера.

Організація службових нарад, приймання відвідувачів, проведення бесід

Службові наради — відповідальний вид роботи менеджера і важливий фактор організації діяльності всього апарату управління.

Така робота необхідна для прискорення процесу прийняття рішень і підвищення їх обґрунтованості. Наради є також ефективною формою обміну інформацією і досвідом роботи. За допомогою нарад спрощується і прискорюється процес доведення конкретних завдань до безпосередніх виконавців, організація контролю і т.д. Але, якщо менеджер виносить на нараду такі питання, які він міг би з успіхом вирішити самостійно, то втрачається головна мета наради, і вона перетворюється на безкорисну витрату часу.

Службові наради за своїм призначенням і характером можна розподілити на такі головні види: пов'язані з опрацюванням рішень, з організацією реалізації прийнятих рішень, з підсумками будь-якого рішення з метою оцінки його результатів, з вирішенням поточних виробничих завдань та ін. Службові наради — це також одна з форм участі широких кіл рядових працівників в управлінні. У цьому розумінні вони мають важливе значення для демократизації управління. Неможливо не враховувати і виховного значення нарад. Емоційний вплив менеджера на колектив під час наради, вплив колективу на окремих робітників сприяє зростанню ініціативи і ентузіазму. Усе наведене є справедливим тільки в тому випадку, коли нарада є дійсно необхідною і належним чином підготовленою, а питання, що розглядаються, безпосередньо стосуються працівників, залучених до участі в ній.

Готуючись до наради, присвяченої опрацюванню рішення, менеджер має здійснити вступні заходи: заздалегідь вирішити і чітко сформулювати порядок денний, щоб на обговоренні наради винести одне-два (не більше) питань, які менеджер дійсно не може вирішити самостійно або вирішення яких на основі консультацій і особистих контактів менеджера з відповідними спеціалістами малоефективне; обмежити коло учасників наради тими працівниками, котрих безпосередньо стосуються обговорювані питання; своєчасно ознайомити всіх учасників з порядком денним, часом і місцем проведення наради і з усіма матеріалами, які стосуються обговорюваних питань (тези доповіді або основного повідомлення, довідки та інший фактичний матеріал, запропоновані проекти рішень і т.д.); попередньо повідомити всім учасникам наради, щоб вони були готові висловити свою думку або відповісти на ті чи інші запитання; потурбуватися про те, щоб на нараді були присутні стенографістка або секретар; забезпечити також підготовку приміщення та організаційної техніки (столи, мікрофони та ін.).

Починати роботу наради необхідно в призначений час, навіть коли відсутні деякі запрошені працівники. У випадку, якщо відсутні ті працівники, без яких нараду проводити недоцільно, краще її перенести, щоб не втрачала час решта учасників. При цьому слід обов'язково з'ясувати причини запізнення або відсутності, до винуватих за зрив наради вжити відповідні заходи і повідомити про це на початку наступної наради.

Менеджер починає нараду коротким вступним словом, у якому формулює основну мету, пропонує регламент виступів, визначає загальну тривалість наради і надає слово промовцям. Він слідкує за суворим дотриманням регламенту роботи і певним чином спрямовує питання, ставить з цією метою необхідні запитання перед усіма учасниками нарад або пропонує конкретно висловитися тим учасникам, думка яких важлива для прийняття рішення.

Якщо на нараді присутні працівники різного рівня, то для обговорення спірних питань доцільно спочатку надати слово підлеглим, а потім їх безпосереднім керівникам, щоб думка останніх не чинила впливу на думку підлеглих. На закінчення наради менеджеру необхідно обов'язково підбити її підсумки і конкретизувати результати. Це може бути або остаточне рішення з обговореного питання, в якому слід точно і недвозначно зазначити, що робити, як робити і в який термін, або доручити конкретній групі спеціалістів підготувати таке рішення, напрям чи програму подальшої роботи з додаткового вивчення і наступного вирішення обговорюваних проблем. Інакше в підлеглих може скластися враження про безкорисність проведеної наради.

Після закінчення наради треба отримати її стенограму або протокол, особливо якщо рішення не сформульоване остаточно і передбачається подальша робота.

Для менеджера дуже важливо вміти під час особистих контактів з підлеглими одержати від них нову і передати їм необхідну інформацію. Це потребує вміння так організувати й вести бесіду, щоб, по- перше, завоювати довіру підлеглого і викликати його на відверту розмову, і, по-друге, в зручній та зрозумілій формі передати йому необхідну інформацію, свій досвід роботи, підтримати корисну ініціативу. Особисті контакти менеджера з підлеглими є важливою формою активізації їхньої діяльності. Значну частину особистих контактів менеджер здійснює в період службових прийомів, які проходять у формі бесід. Ці прийоми можна розділити на два види: здійснювані з ініціативи (запрошення) менеджера і з ініціативи (прохання) підлеглих. На практиці часто менеджера, на знак похвали, визнають «доступним». Двері службового кабінету такого менеджера завжди відчинені для кожного працівника в будь-який час і з будь-якого питання. Така форма прийому може бути виправдана для менеджера, який має у своєму підпорядкуванні не більше двох десятків працівників. В іншому випадку «політика відчинених дверей» призводить до марної втрати робочого часу менеджера. Деякі підлеглі хочуть створити особисті контакти з менеджером для того, щоб прискорити реалізацію тільки своїх ідей і пропозицій або щоб одержати необхідну інформацію з «перших рук», а іноді і просто, щоб звернути на себе увагу менеджера. За такої ситуації порушується або перенасичується режим роботи менеджера. Для раціональної організації приймання відвідувачів менеджеру необхідно, по-перше, встановити певний перелік службових питань і категорії працівників, яких приймає безпосередньо він сам; по-друге, чітко визначити час приймання з невідкладних питань.

Приймання з невідкладних справ найчастіше проводиться менеджером на початку дня. Воно відбувається у формі доповіді підлеглих. Приймання з інших службових питань здійснюється у заздалегідь визначені дні тижня (числа місяця). Приймання з невідкладних оперативних справ робиться звичайно «відкритим», тобто в ньому можуть брати участь, окрім менеджера, його заступники і помічники, щоб відразу на місці вирішити всі необхідні суміжні питання.

Приймання з інших службових справ менеджер частіше веде самостійно в період, коли можна провести бесіду без перешкод. Такі приймання проходять звичайно у формі бесіди. Починає її підлеглий. Але керівник повинен вміти направити бесіду наведеними питаннями так, щоб підлеглий раціонально і чітко викладав і обґрунтовував свої прохання і пропозиції. Якщо бесіда з підлеглими відбувається з ініціативи менеджера, то щоб підняти її ефективність, необхідно дотримуватись певних правил. Так, менеджер зобов'язаний заздалегідь визначити мету і призначення бесіди. Можна виділити такі, найбільш розповсюджені за своїм призначення або змістом бесіди:

— для ознайомлення під час прийняття нових працівників або обговорення питання щодо просування працівників по службі. У цих бесідах менеджер з'ясовує кваліфікацію працівника,

його ставлення до пропонованої роботи, порівнює його з іншими кандидатурами; — з метою отримання і обміну інформацією, необхідною для прийняття рішення з якого-небудь питання, для оголошення наказу, підписання або видачі службового доручення. Доведення наказу до безпосереднього виконавця найкраще здійснювати у формі бесіди. У наказі, звичайно, повністю відображені його мотиви та окремі, іноді дуже важливі подробиці. Під час бесіди керівник зможе відразу відповісти на запитання, які неминуче виникають у виконавця. Такі бесіди дають змогу виконавцеві наказу швидше зрозуміти зміст доручення, а менеджеру — уникнути помилок у визначенні міри відповідальності виконавця, строку виконання завдання тощо.

Після визначення основної мети бесіди менеджеру необхідно попередньо ознайомитися зі станом справ і наявною інформацією з даного питання, заздалегідь попередити підлеглого про місце і час бесіди. що є важливим елементом її підготовки. Це не тільки знімає непотрібну напруженість у підлеглих, а й спрощує завдання менеджера. Підлеглий у такому випадку приходить краще підготовленим для обговорення намічених питань. До початку бесіди доцільно скласти попередній план її проведення. Досвідчений менеджер складає для кожної бесіди такий план подумки. Початківцеві-менедже- ру краще скласти письмовий план на окремому аркуші або карточці. У цьому випадку скорочується час бесіди, вона стає більш змістовною. У плані намічають такі основні пункти: виступ, який відразу орієнтував би підлеглого щодо цілей і конкретного змісту бесіди; перелік основних запитань, які слід поставити для з'ясування суті проблем, що цікавлять менеджера; попереднє формулювання (якщо необхідно) заключних пропозицій або рішень менеджера з обговорюваних питань. Важливе значення для успіху бесіди має атмосфера довіри, яку із самого початку зобов'язаний створити менеджер. Так, вступне слово менеджера повинно враховувати мету бесіди, характер підлеглого, ступінь його знайомства з менеджером.

Питання слід ставити в такій формі, щоб вони не породжували односкладових відповідей «так» або «ні», а спонукали підлеглого відверто і аргументовано висловлювати і відстоювати свою думку. Не можна ставити, наприклад, такі запитання: «Як Ви оцінюєте ситуацію, що склалася», «Що, на Вашу думку, необхідно зробити для досягнення тієї чи іншої мети?», «З чого б Ви почали, якби Вам доручили цю справу?» Слід також звернути увагу і на такі організаційні моменти: організувати прийом так, щоб йому не заважали ні інші відвідувачі, ні телефонні дзвінки; якщо підлеглий уникає в бесіді якої-небудь теми або ухиляється від прямої відповіді на поставлене запитання, то іноді не слід відразу спонукати його до відповіді. Краще надати йому можливість обдумати ці запитання ще раз, але якщо вони стосуються безпосередньо сфери діяльності підлеглого і він знав про бесіду заздалегідь, то менеджер має право вимагати відповіді на поставлені запитання.

Після того як мета бесіди буде досягнута, менеджеру слід тактовно її закінчити. Для цього найкраще спробувати підбити підсумки бесіди і зробити висновки або дати оцінку основної мети бесіди. Дуже важливо, щоб у підлеглого залишилось враження корисності інформації, отриманої від нього менеджером. Це допоможе забезпечити в наступних бесідах довірчий відвертий обмін думками. Якщо це була дисциплінарна бесіда, то менеджер повинен вказати підлеглому на його основні помилки і недоліки, висловити впевненість у тому, що вони будуть виправлені. Після закінчення бесіди менеджеру слід підбити і оцінити її підсумки для себе: насамперед з'ясувати, в чому полягає цінність бесіди; порівняти попереднє враження про підлеглого з думкою, яка склалась після бесіди; критично проаналізувати свою поведінку під час бесіди і з'ясувати причини особистих помилок або недоліків, якщо вони мали місце. Усе це допоможе менеджеру в подальшій роботі.

Приймати підлеглих з особистих питань слід у суворо визначені і заздалегідь оголошені для цього дні й години. Вони, як правило, відбуваються наприкінці робочого дня. Різноманітність питань, з якими доводиться стикатися менеджеру під час таких приймань, потребують від нього не тільки широкої ерудиції, а й, насамперед, максимальної уваги і чуйності при задоволенні навіть незначних особистих прохань.

Відомі випадки, коли неуважне ставлення менеджера до особистих, ніби незаконних прохань підлеглих, стає причиною їх звільнення з роботи і призводить до підвищення плинності кадрів. Разом з тим, менеджер ні в якому разі не повинен давати яких-небудь обіцянок або завірянь, у виконанні яких він не впевнений. Невиконання менеджером обіцянки часто стає відомим у колективі і негативно впливає на авторитет менеджера

< Назад   Вперед >
Содержание