6.5.3. Рациональная организация информационной работы

Оптимальная постановка работы по информации является важнейшим условием деятельности руководителя. Ее необходимость вызвана тем, что малоопытные руководители, работающие подчас в нестабильных условиях, часто испытывают недостаток в информации, что весьма отрицательно отражается на качестве их работы. Причиной этого является неумение мобилизовать доступные источники информации, подбирать нужных информаторов, неумение рационально организовать чтение, а также задавать вопросы и терпеливо выслушивать пояснения. При этом забывается, что обязанность принимать мудрые и зрелые решения требует умения собирать и накапливать сведения. Часто обстоятельства складываются так, что нужно быстро записать информацию о содержании какого-либо вопроса, а также фамилии и адреса, названия публикаций, дословные цитаты, номера телефонов. В таких случаях правильно поступает тот, кто записывает все в соответствии с порядком изложения, т. е. в таком порядке, в каком бы он сам повторял эту информацию в связном изложении кому-либо другому. При другом методе фиксирования информации можно легко перепутать телефоны, цитаты и другие части информации, отдельные мелкие детали которых являются весьма существенными (достаточно перепутать одну цифру в номере телефона, и вся информация уже не пригодна). А путаница вносится в эти детали потому, что подробная запись отвлекает внимание от самых важных деталей и приводит к их искажению. В таких случаях следует немедленно записывать номера и дословные цитаты, фамилии и адреса, — а описательное содержание вопроса добавлять к этому позже. Работа предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные сред^ ства механизации и регистрационную технику, контактное копирование документов, оптическую и микрорепродукцию (микрофильмирование) и т. п. с тем, чтобы разработать единую систему минимальной и достаточной информации, необходимой для руководителя. Задача состоит в нахождении оптимума количества и качества принимаемой и передаваемой информации. Необходимо учитывать, что этот оптимум имеет индивидуальные особенности и весьма изменчив, поскольку на него воздействуют объективные обстоятельства, зависящие от методов осуществления руководства, внутреннего и внешнего воздействия на них, а также субъективных — образования и опыта руководителя, методов его умственной работы, организаторских способностей, стиля работы с людьми, его физического и морального состояния

< Назад   Вперед >
Содержание