Аутсорсинг

Важным вспомогательным средством для организации работы офиса является аутсорсинг. Слово и само понятие заимствованы из практики зарубежных компаний.

Аутсорсинг – это привлечение сторонних фирм-подрядчиков для выполнения комплекса работ на постоянной основе.

В России аутсорсинг становится все более популярным, поскольку компании начинают уделять больше внимания структуризации бизнес-процессов и их более четкому разделению на основные – приносящие наибольшую отдачу, прибыль компании, и вспомогательные, которые обеспечивают поддержку основного бизнеса. Западные компании уже давно используют эту стратегию как способ повышения эффективности работы организации и снижения операционных затрат. По оценкам экспертов, в ряде случаев аутсорсинг, применяемый в крупных компаниях, позволяет добиться гарантированного снижения расходов на 20%. При этом некоторые офисные процессы бывают настолько размыты по компании (и потому плохо управляемы), что (организации идут по пути применения аутсорсинга, в том числе и для получения более четкой информации о структуре и себестоимости этих процессов.

Наиболее часто на аутсорсинг передаются:

- обслуживание офиса – ежедневная уборка помещений;

- кэтеринг (снабжение кухни необходимыми запасами чая, кофе, молока, сахара и т. д., салфетками, одноразовой посудой), организация фуршетов, сопровождение длительных деловых встреч и совещаний;

- работа флористов (компании, занимающиеся живыми цветами, поставляют букеты срезанных цветов для приемной или ухаживают за живыми растениями в офисе);

- транспортные вопросы – часто удобнее иметь договор с транспортной компанией с определенным парком машин, нежели заниматься вопросами содержания транспортного парка компании самостоятельно;

- организация поездок – билеты (выписка и доставка), бронирование гостиниц. Визовые вопросы могут быть поручены агентству, но, как правило, сама координация остается в ведении сотрудника компании;

- расчет заработной платы;

- погрузочно-разгрузочные работы, перестановка мебели в офисе и т. д., проведение переезда из офиса в офис;

- службы IT (частично);

- вопросы логистики;

- юридические услуги;

- вопросы охраны и организации пропускного режима;

- курьерские услуги;

- уничтожение конфиденциальных документов.

Передача телекоммуникационных служб в субподряд – эффективный способ получить весь комплекс сервисов, не вкладывая средства в развитие ресурсной базы. Работа с одной компанией, которая строит и развивает телекоммуникационную инфраструктуру, взаимодействует со всеми операторами связи и курирует процесс получения арендаторами услуг, позволяет гарантировать высокий уровень сервиса при минимальных издержках.

Встречается аутсорсинг документооборота компании.

Проблема вывоза мусора тоже возникает в том или ином виде. Например, вывоз большого объема мусора после доставки мебели, оборудования или уничтожение большого объема документов. Есть компании, оказывающие услуги по вывозу мусора.

Существуют компании, оказывающие услуги по уничтожению конфиденциальных документов – документы накапливаются в опечатанных бумажных коробах-контейнерах, и после их заполнения представители такой компании вывозят и сжигают данные короба без их вскрытия.

< Назад   Вперед >
Содержание