Документация и учет

Для ведения документации и учета работы автомобилей следует применять компьютерные программы. Например, типовое отраслевое решение "1С-Рарус: Автотранспорт" рекомендуется использовать на предприятиях, эксплуатирующих небольшое количество автомобилей – от 5 до 30. Программа предназначена для учета прямых затрат на эксплуатацию транспортных средств.

Программа "Автотранспорт" выполняет следующие функции:

1) ввод первичной информации по транспортным средствам и сотрудникам;

2) формирование и обработку путевых листов автомобильного транспорта. При закрытии путевых листов рассчитываются:

- фактический и нормативный расход топлива. Расход топлива в пределах норм списывается на счет затрат, сверх норм – на счет прибыли;

- заработная плата водителя с учетом времени работы водителя, пробега автомобиля и классности водителей. Заработная плата водителя начисляется также по сдельным и повременным тарифам. При расчете происходит удержание подоходного и пенсионного налогов;

3) формирование забалансовых проводок для получения аналитических отчетов в различных разрезах;

4) учет расхода автозапчастей (ремонт автотранспорта);

5) начисление износа транспортного средства по норме и пробегу (в зависимости от выбранной схемы);

6) учет взаиморасчетов с контрагентами;

7) формирование статистической отчетности:

- по пробегу автомобилей;

- по расходу горючего;

- по количеству перевезенного груза;

- по количеству отработанных часов.

Использование "1С: Бухгалтерия 7.7" в качестве платформы позволяет выполнять следующие функции:

- учет товарно-материальных ценностей (купля-продажа, переоценка, амортизация);

- учет издержек и затрат предприятия;

- учет денежных средств в рублях и валюте;

- учет расчетов с подотчетными лицами;

- закрытие отчетного периода с формированием прибыли;

- получение форм бухгалтерской отчетности.

Настройка создана на основе типовой конфигурации 3.1 программы "1С: Бухгалтерия 7.7" и вследствие этого позволяет реализовывать заложенные в типовой конфигурации схемы учета и интегрироваться с другими компонентами системы программ "1С: Предприятие".

Главный элемент системы – путевые листы, которые являются первичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Они выписываются в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Каждый из таких документов имеет цепочку подчиненных: документ выдачи горючего, Акт об оказании услуг и документ закрытия путевого листа.

Таким образом, работа системы осуществляется в следующем порядке: выписывается путевой лист, печатная форма которого выдается водителю; выписывается документ выдачи горючего, в котором содержится ссылка, на основании какого путевого листа было выдано горючее. При сдаче водителем путевого листа при необходимости вводятся акты об оказании услуг, которые также имеют ссылку на путевой лист, и документ закрытия путевого листа, который производит расчет расхода горючего, списание горючего и расчет заработной платы водителям .

Документы, касающиеся расхода топлива ("Выдача горючего", "Закрытие путевого листа"), должны вводиться в строго определенном порядке, т. е. документы выдачи горючего должны вводиться после ввода документа "Путевой лист", но раньше документа "Закрытие путевого листа", а следующий путевой лист на автомобиль А должен быть выписан только после закрытия предыдущего путевого листа на автомобиль А. В противном случае возможен неправильный расчет списания горючего.

В конфигурации "1С-Рарус: Автотранспорт" используются справочники, входящие в состав типовой конфигурации:

• Основные средства.

• Сотрудники.

• Материалы.

Также в конфигурацию было привнесено несколько новых справочников:

- типы автотранспорта;

- марки автотранспорта;

- виды работ;

- адреса подачи автомобилей;

- расстояния

< Назад   Вперед >
Содержание