Функции административного отдела

"Обеспечение нормального функционирования офиса" – вот стандартная фраза, которой пробуют кратко описать обязанности офис-менеджера. Они зависят от многих факторов – размера компании, величины офиса, количества сотрудников, наличия своего транспорта, класса здания, в котором офис расположен, наличия филиалов в других городах и т. д.

Организация и контроль работы офиса и административного персонала – это непрерывный вид деятельности. Рабочий процесс должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Надо периодически думать о том, что может сделать рабочий процесс более эффективным и как можно сократить или устранить ошибки.

Организация работы офиса включает:

- соблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала;

- организацию работы транспорта;

- организацию системы безопасности;

- организацию питания сотрудников;

- организацию услуг связи;

- внутреннее оформление офиса (плакаты, постеры, живые растения);

- ведение графика использования переговорных комнат;

- учет и контроль расходов на телефонные переговоры;

- организацию рабочих мест, эргономику;

- снижение уровня шума;

- контроль уровня освещенности и микроклимата (жарко, холодно, дует);

- организацию курьерской связи;

- организацию сервисно-профилактических работ;

- организацию поездок сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса), диспетчеризация автотранспорта;

- вывоз мусора;

- перемещение мебели;

- организацию конференц-звонков или видеоконференций;

- комплектацию аптечки;

- инвентаризацию хозяйства офиса;

- профилактическое обслуживание и ремонт офисной техники;

- организацию уборки помещений;

- организацию ведения журнала учета посетителей (исполнители – общая приемная), выдачу нагрудных карточек (бейджей) с надписью "Посетитель" и многое другое.

< Назад   Вперед >
Содержание