7.1. Інформаційне забезпечення менеджменту

Одним з найважливіших інструментів менеджменту являється інформація. Під інформацією в управлінні слід розуміти сукупність відомостей про процеси, що протікають як в організації так і за її межами, і які являються основою прийняття управлінських рішень. Інформаційне забезпечення менеджменту складається з збору, нагромадженні, переробці, збереженні, пошуку, передачі інформації необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Від рівня реалізації даних процесів залежить ефективність систем управління організацією. Інформація використовується для: спостереження за ходом роботи й оцінки її ефективності; одержання сигналу про необхідність втручання в процес роботи керованої системи; перевірки виконання й оцінки отриманих результатів; вироблення стратегії і тактики функціонування організації; планування нововведень; прогнозування ринкових процесів та інше.

Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами відповідних управлінських ланок і управлінських рішень, що приймаються, а також необхідним рівнем якості інформації. У число значимих відмітних властивостей інформації входять час, зміст і форма ( рис. 7.1.).

Рис.7.1. Характеристика високоякісної інформації

Для сучасних умов характерне застосування високоефективної інформаційної системи, заснованої на використанні новітніх технічних засобів автоматизованої обробки цифрової і текстової інформації, програмного забезпечення і людських ресурсів, внутрішніх і зовнішніх каналів зв'язку.

Основними компонентами інформаційної системи є банк і база даних. Банк даних – комплекс, що включає спеціальні структури організації інформації, алгоритми, спеціальні мови, програмні і технічні засоби, що забезпечують створення й експлуатацію систем нагромадження інформації, її відновлення, коректування і багатоаспектне використання. Основні вимоги до банку даних: интегрованість баз даних і цілісність кожної з них; незалежність; мінімальна надмірність збережених даних; здатність до розширення. Ефективне функціонування банку даних припускає забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу чи випадкового знищення збережених даних. Користування банком даних прискорює процес одержання інформації і забезпечує можливість вибору оптимального рішення.

База даних є сховищем спеціально організованих і логічно зв'язаних інформаційних елементів. Це інформаційна модель керованого об'єкта. Вона складається із самих даних, що характеризують діяльність організації в цілому і її підрозділів, а також свідомостей щодо усіх факторів, які впливають на стан і тенденції розвитку організації. Набір статистичних показників для бази даних ретельно розробляється й уточнюється, безупинно обновляється на систематичній основі.

Управлінська інформаційна система ( ІС ) являє собою сукупність інформаційних процесів для задоволення потреб в інформації різних рівнів прийняття рішень. Відома безліч способів класифікації ІС і один з них – класифікація по рівнях управління.

Нові інформаційні технології дозволяють проводити збори управлінської команди в кіберпросторі, пропонують нові способи візуалізації інформації, сприяють появі різноманітних підходів до діагностування проблем, прискорюють процеси прийняття складних рішень. Системи підтримки прийняття рішень, географічні ІС, інтегровані ІС, корпоративні мережі дозволяють здійснити значні зміни в організації праці, істотно змінюють бізнес процеси, відкривають нові можливості .

Таблиця 7.1
Основні види інформаційних систем

Глобальна мережа Internet і корпоративні мережі, мобільний зв'язок – це мінімальні стратегічні рішення, що дозволяють зберегти конкурентноздатність організації, домогтися підвищення продуктивності і дієвості контролю, адекватно реагувати на зміну зовнішнього середовища.

Управління потребує ефективного обміну інформацією. Такий обмін називається комунікацією. Комунікація та інформація це різні, але пов’язані між собою поняття. Комунікація визначається як передача не просто інформації, а її значення, суті за допомогою символів.

Комунікації мають велике значення для забезпечення успіху організації, тому що якісний обмін інформацією – це основна умова прийняття усіх видів управлінських рішень. Здійснення комунікацій називають зв’язуючим процесом. В процесі обміну сторони грають активну роль: одна – представляє інформацію, а друга – її використовує. Головна проблема комунікації – забезпечення це розуміння інформації, яка являється предметом повідомлення. Можна виділити такі види комунікацій: між організацією і середовищем, що її оточує; комунікації між різними рівнями управління; комунікації між підрозділами; комунікації між керівником та підлеглими; комунікації між керівником та робочою групою; неформальні комунікації.

Обмін інформацією між двома і більше людьми називається комунікаційним процесом, який складається з характерних елементів та етапів. В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елемента:

1. відправник, це особа яка генерує та передає інформацію;

2. повідомлення, це інформація яка представлена у вигляді символів;

3. канал, це засіб передачі інформації;

4. одержувач, це особа, для якої інформація призначена і яка буде її використовувати.

При обміні ін формацією відправник і одержувач проходять декілька етапів. Модель процесу комунікації приведена на рис. 7.2.

Рис. 7.2 Модель процесу обміну інформацією



Для підвищення якості управління необхідна постійно удосконалювати процес комунікацій: пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передачі; налагоджувати якісний зворотній зв’язок; слідкувати за своїми жестами і інтонацією; передавати повідомлення на мові, яка зрозуміла партнеру; бути чуйним до робітників. Удосконалення комунікацій в організаціях здійснюється за допомогою: раціоналізації структури комунікаційного процесу; регулювання інформаційного процесу; удосконалення документообігу; ефективне використання графічних засобів; удосконалення зворотного зв’язку та інформаційних технологій

< Назад   Вперед >
Содержание