Корпоративный отдых
Корпоративный отдых дает возможность большому коллективу собраться вместе, а иногда просто встретиться, если офисы расположены в разных зданиях или в разных городах, познакомиться в неформальной обстановке, лучше узнать друг друга, иногда даже проявить личные таланты и качества, не востребованные в повседневной работе. Зачастую корпоративный праздник – это единственная возможность собрать весь персонал вместе в одно время.
Проведение корпоративных праздников, их перечень, план и бюджет должны быть прописаны в плане на весь год. Должно оговариваться участие в них руководителей, возможно, часть мероприятий будет проводиться для ограниченного круга – топ-менеджеров большой компании, или для менеджеров по продажам и маркетингу из всех региональных офисов, или Team-building (командообразование) для подразделений.
Существует понятие разработки корпоративного праздника – детальное планирование всего мероприятия, четкий по времени, действиям, месту проведения каждого события план-распорядок, программа, сценарий. Концепция, сценарий, место проведения (тип помещения, базы или площадки) утверждаются руководителем, но непосредственным организатором всего события, как правило, является офис-менеджер. Офис-менеджер является представителем клиента для компаний, оказывающих организационно-устроительские услуги. Он в первую очередь занимается выбором партнеров и контролем качества их услуг.
Корпоративный праздник может быть посвящен (было бы желание руководства, а повод найдется):
• юбилею компании;
• открытию нового филиала или магазина и т. п.;
• подведению итогов деятельности и награждению сотрудников;
• профессиональному празднику;
• общегосударственному празднику – Новый год, День защитника Отечества и 8 Марта и т. д.
Каждое мероприятие должно быть запоминающимся и специфичным, отличным от предыдущего, поэтому здесь немаловажен творческий подход. Это не просто развлекательное корпоративное мероприятие, оно должно подчеркивать фирменный стиль вашей компании.
Программа должна подчеркивать элементы корпоративности, желательно присутствие элементов корпоративного стиля в оформлении. Необходимо подчеркивать, что это праздник именно данной компании, а не просто банкет по определенному случаю для малознакомых людей.
Цели и задачи корпоративных мероприятий:
- повысить эффективность взаимодействия и общения между сотрудниками разных отделов и подразделений, а также региональных представительств компании;
- повысить приверженность сотрудников компании;
- показать масштаб компании, отношение к сотрудникам, их значимость для фирмы, может быть, даже снять некоторые разногласия в процессе живого общения;
- обозначить цели на будущее, подчеркнуть корпоративные ценности, миссию компании;
- поднять дух команды после реструктуризации, значительного обновления коллектива, немного встряхнуть "старых" сотрудников.
В зависимости от бюджета к организации и проведению корпоративного мероприятия можно привлекать специализированные фирмы, поручить им весь комплекс услуг по разработке и проведению мероприятия или только разработку сценария. Если бюджет ограничен, можно заняться организацией и находить поставщиков услуг самостоятельно.
Мероприятия могут быть выездными или проводиться в помещении офиса.
С учетом особенностей и традиций компании, а также значимости повода можно организовать:
активный отдых на природе (эстафету, игру в казаки-разбойники, спортивные соревнования и т. д.);
барбекю (поездка на шашлыки);
выездной банкет;
поездку на теплоходе и др.
Проводимые в помещении офиса мероприятия – это чаще всего фуршеты (рассадка за столами не предусматривается), при этом для организации питания пользуются услугами кей-теринговых компаний. Существуют фуршетные службы и у ряда кафе, ресторанов.
Кейтеринг (Catering) – вид деятельности по обеспечению выездного ресторанного или другого обслуживания, связанного с обеспечением питания, при котором банкет, фуршет, корпоративные праздники и развлечения организуются в любом удобном для клиента месте.
Разработка корпоративного праздника
Основные вопросы планирования всего мероприятия:
- выбор места и помещения для проведения мероприятия, планирование функционального пространства (Event Function Space planning);
- материально-техническое обеспечение планируемого мероприятия;
- решение вопросов транспорта;
- организация питания, график доставки еды и напитков, расчет меню;
- общие вопросы – выступления, оргтехника, программы и оргматериалы;
- организация развлечений;
- указания по декору или оформлению помещения, места проведения;
- решение вопроса по обслуживающему персоналу (подбор или предоставление) для мероприятия.
Все действия, временные интервалы и функциональные зоны должны быть перечислены в хронологическом порядке (табл. 3). Помещение, где планируется проводить мероприятие, среди профессионалов называется функциональным пространством.
Таблица 3.
Пример плана небольшого события
В плане должны быть перечислены услуги, напитки и блюда, которые должны предлагаться гостям или участникам мероприятия. Здесь же указывают цены на еду и напитки, их количество.
Планирование мероприятия
Если планируются выездные мероприятия, офис-менеджеру и его административному отделу обходимо заказать выездное ресторанное обслуживание (кейтеринг); составить план проведения корпоративного праздника исходя из специфики деятельности компании; разработать сценарий, расписав: сбор гостей, встречу гостей артистами или просто официантами с напитками в бокалах; характер работы тамады (распорядитель управляет вечером под негласным контролем офис-менеджера); в какой момент проводится выступление руководства с небольшой речью; составить план рассадки за столами, когда проходит приглашение в основной зал, к столу.
Оговаривают:
• Оформление зала, кто будет делать, стиль, готовность по времени.
• План расстановки столов – отдельно стоящие столы, или параллельно рядами, или буквой П, или буквой Т, другие варианты.
Возможны варианты, когда организуется фуршет, при этом не подразумевается наличие стульев у столов – присесть можно на диванчиках после завершения трапезы.
Можно предусмотреть план рассадки за отдельно стоящими столами – по отделам например, и оставить несколько столов для свободной рассадки.
Чтобы мероприятие прошло интересно и организованно, нельзя пускать его на самотек.
Любой кейтеринговой службе или ресторану нужен распорядитель с вашей стороны, контактное лицо, которое решит все организационные вопросы – можно ли подавать горячее, можно ли убирать со стола и готовить стол для подачи десертных блюд и т. д.
В зависимости от времени года (если это не зима) желательно подобрать функциональное пространство, где есть площадка и на улице, и в помещении.
Программа организуется отдельно, можно пригласить артистов на собственное усмотрение, можно посоветоваться с администратором заведения, при этом предусматривают комнату для
переодевания артистов.
В программе расписывают:
- время начала выступления, когда вступает тамада или ведущий;
- вступительное слово руководителя (коротко; все важные моменты и доклады лучше провести днем в офисе);
- анимацию (с активным участием сотрудников), можно с призами, интересно проведение лотереи.
Затраты обычно включают: стоимость по меню – банкетное меню или фуршетное меню, оплату услуг артистов, аниматоров, стоимость оформления зала и т. д.
Существуют специализированные компании, которые:
- разработают сценарий праздника; тематику и стиль развлекательной программы;
- организуют праздничные или презентационные мероприятия;
- непосредственно проведут корпоративное мероприятие.
Перечень дополнительных услуг, предлагаемых разными компаниями-организаторами:
- услуги ресторана выездного обслуживания;
- торты на заказ (возможно с фирменным знаком компании);
- салюты и фейерверки;
- оформление воздушными шарами;
- аренда, прокат лимузинов;
- аренда сцены;
- аренда света, звука (аппаратуры);
- аренда автобусов;
- предоставление услуг конферансье, ведущего, тамады;
- фитодизайн;
- аренда тентов, шатров, навесов;
- шоу-программы;
- фото- и видеосъемка;
- музыкальная программа, дискотека;
- аренда теплохода, яхты;
- караоке;
- карикатурист;
- различные мастер-классы;
- анимация;
- предоставление костюмов напрокат (для сотрудников компании);
- цирковые номера, клоуны;
- фольклорные коллективы и народные забавы;
- праздничные аксессуары и сувениры;
- подбор и аренда ресторанов, помещений, полян для пикников;
- аквагрим и многое другое.
Распорядок банкетного (или иного) мероприятия
В большинстве случаев согласованный и подписанный обеими сторонами распорядок – список мер по организации мероприятия – является приложением к контракту на проведение мероприятия, а иногда включается в текст контракта.
Как правило, такой распорядок должен быть предоставлен исполнителю (выбранному ресторану, кейтеринговой компании, агентству) не менее чем за 3 недели до мероприятия и должен содержать подробное описание каждого аспекта мероприятия.
Оплата мероприятия производится, как правило, авансом. Платежи за перерасход производятся по завершении мероприятия.
Обязанности офис-менеджера и его административного отдела при проведении корпоративных мероприятий
Офис-менеджер отвечает за детальное планирование всего мероприятия:
• Разрабатывает четкий тайм-план: где, когда, с кем будут участники мероприятия, запасные варианты.
• Предоставляет на утверждение руководителя скалькулированную смету всего мероприятия.
• Заранее (минимум за 3 недели) извещает сотрудников о дате проведения мероприятия. О месте проведения можно известить позднее.
Необходимо изначально согласовать с руководством количество участников и статус мероприятия – будут ли только сотрудники или сотрудник может привести с собой подругу (друга), жену (мужа). Желательно получить предварительное подтверждение от сотрудников об их присутствии на мероприятии.
• Обеспечивает своевременную авансовую оплату организаторам.
• Сотрудникам и приглашенным – рассылает схему проезда к месту проведения мероприятия, возможно, потребуется организовать автобусы или другой транспорт от офиса или от метро.
• Сообщает о стиле одежды (Dress code), если это принципиально.
Необходимо предусмотреть работу, возможности и емкость гардеробной. Если туалеты расположены далеко – разместить дополнительные указатели.
Следует заранее оговорить с ведущим, тамадой или конферансье национальный состав присутствующих или какую-то другую специфику персонала компании, чтобы исключить некорректные со стороны выступающих артистов шутки или анекдоты в процессе выступления.
Рекомендуется предусмотреть запас по бару на 20-30% от расчетного количества, чтобы не было сюрпризов.
Отслеживают готовность этапов плана по времени.
Организовать комнату для переодевания артистов, сообщить время начала выступления – основной программы.
Офис-менеджер первый приходит и последний уходит. Контролирует возникновение и разрешение нестандартных ситуаций.
Фуршет. В отличие от банкетов, званых обедов и иных торжественных приемов пищи при фуршетах рассадка за столами не предусматривается, это мероприятия, которые отличаются подвижностью их участников. Основная цель и событие фуршета – это общение, участники таких мероприятий, как правило, не стоят на месте, прохаживаются по помещению, выбирают собеседников. Поэтому специфика предлагаемого меню – очень малые порции. Тарелки предлагаются небольшие, мелкие, которые удобно держать в руке.
Варианты меню для фуршета:
? бутербродные закуски: канапе – различные виды, тарталетки различные, тартинки; пирожки, сэндвичи, крекеры различными муссами;
? закуски: рулетики, конвертики различные, баклажаны яйца фаршированные, маслины и оливки, корзины со свежими овощами, тигровые креветки в различных панировках, валованы, шпажки с сыром, креветкой и др.;
? салаты различные, как правило, немного;
? горячие закуски: мини-шашлычки мясные, рыбные, блинчики, жюльены;
? десерт: фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), коллекция сыров, сервированных виноградом и орехами, десерт фруктовый из дыни, арбуза, ананаса и т. д.; фруктовый салат в апельсиновых корзиночках, мини-пирожные со свежими фруктами, профитроли разные.
Шведский стол (буфетная форма обслуживания, рассадка за столами).
При буфетной форме обслуживания, в отличие от стандартной формы обслуживания банкетов, как правило, еды потребуется больше, чем при раскладке по тарелкам, и издержки на еду будут выше, чем при порционном обслуживании (в 1,5-2 раза).
Меню шведского стола:
закуски: ассорти мясное, ассорти рыбное, ассорти сыров, карпаччо, ростбиф, мясные деликатесы, язык, морепродукты, яйца фаршированные, блинчики-роллы, филе сельди, грибочки маринованные, разносолы (огурчики соленые, черемша, чеснок), овощное попурри, зелень, салаты, винегреты, соте, горячие закуски – многообразные, пирожки закусочные;
соусы различные;
горячие блюда: мясное филе, рыбное филе, эскалопы, гарниры (картофель, рис, овощи на пару, овощи-гриль);
десерт: композиции из фруктов, коллекция сыров, мини-пирожные со свежими фруктами, пирожные различные, профитроли, кондитерские и выпеченные изделия; хлебобулочные изделия.
Банкет (рассадка за столами):
Вариант меню банкета – в зависимости от выбранной кухни:
? праздничные закуски с выносом: поросенок фаршированный с миндалем и фисташками, севрюга в "растяжку" и др., мясные деликатесы, морские деликатесы, заливные рулетики из ветчины с сыром, блинчики с красной икрой, разносолы из бочонка (огурчики соленые, капуста квашеная, черемша, чеснок), оливки, маслины, овощное попурри, помидоры черри, грибочки и др. из меню ресторана;
? десерт – фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), пирожные, мороженое, муссы, торты на заказ.
Напитки. Бар – важная часть обстановки любого мероприятия. Эталонный стандарт – это 1 бар из расчета на 50 человек. Если желательно повысить уровень сервиса, то это соотношение можно уменьшить до 1 на 40 или 1 на 30 человек. При выяснении вопроса, сколько и какого спиртного должно быть в баре, отталкиваются от состава участников и бюджета.
Пробы. Если планируется большое мероприятие – желательно провести пробы блюд из меню. В этом участвуют совместно представители заказчика и исполнителя
< Назад
Вперед >
Содержание