Логистика переезда в новое помещение

Переезд офиса станет головной болью не только для офис-менеджера, но и для владельцев бизнеса, менеджмента, для всех сотрудников, если не поручить его исполнение профессиональной мувинговой фирме, которая возьмет на себя хлопоты по организации и проведению переезда.

Но количество специализированных фирм, способных передислоцировать крупный офис, невелико.

Хорошая компания должна иметь как минимум пятилетний стаж перевозки именно крупных объектов и наличие рекомендаций от солидных клиентов. Нужно, чтобы сотрудники были штатными и их было достаточно для перебазирования 700-1000 рабочих мест.

На сегодня основная масса таких фирм сформированы из бригады грузчиков и водителей. Их опыт ограничивается сотрудничеством с несколькими небольшими конторами. Если ваша компания хочет переехать оперативно, без путаницы в вещах и документах и без потерь, следует найти перевозчика (мувера), гарантирующего высокий уровень сервиса. Профессиональная фирма обязательно разместит на сайте список клиентов и партнеров, рекомендательные письма, ведь это повышает ее авторитет.

Следует поинтересоваться количеством сотрудников, спектром упаковочных материалов и структурой маркировки. Для перевозки крупного офиса важны системная организация, четкий алгоритм и неукоснительный порядок работы. Менеджер перевозчика должен подробно рассказать, как они будут маркировать предметы и перевозить архив. Серьезные фирмы стараются использовать собственные специально подготовленные машины и имеют отработанную систему переброски большого количества вещей.

За одну-две недели до дня переезда необходимо обсудить вопросы подготовки и проведения работы. Менеджер мувинговой фирмы должен учесть условия переезда, объем груза и сообщить клиенту точную стоимость услуг. Профессионалы учитывают день переезда, количество вещей и мебели, нынешний и будущий этажи офиса, наличие лифтов, ширину лестничных пролетов и дверей, план расстановки на новом месте, схему передвижения сотрудников. Необходимо точно рассчитать количество персонала, упаковочного материала, число машин, подобрать систему маркировки, оговорить план расстановки на новом месте. После этого заключают договор. В офис заказчика заранее доставляют коробки для вещей и наклейки с именами (если кто-то пожелает упаковать свое имущество самостоятельно).

За несколько дней до дня переезда заказчик получает список сотрудников перевозчика. В день переезда в определенный час приходит машина с упаковочным материалом, и приезжают муверы. Они разбирают и упаковывают мебель, пакуют и маркируют компьютеры, оргтехнику и документацию, демонтируют встроенные шкафы, карнизы, жалюзи, защищают полы, дверные косяки и лифты, грузят мебель и коробки в машины.

На новом месте процесс повторяется в обратном направлении: разгрузка, сборка мебели, расстановка, размещение вещей и документов.

Перевозчики отвечают за риски, связанные с неисправным лифтом и пробками на дороге, проблемы с неразборной мебелью и громоздкими сейфами; они готовы решать нестандартные задачи, привлекать промышленных альпинистов или подъемный кран. Заранее рассчитывают количество людей и обязанности каждого. По завершении переезда обязательно оформляют Акт приема-передачи.

Еще один важный момент – размещение имущества на новом месте, особенно если несколько частей компании съезжаются в одно здание либо, наоборот, разъезжаются.

Цена переезда складывается из затрат на упаковочный материал, транспорт и стоимости труда грузчиков. В российских компаниях цены ниже, чем в западных, в основном за счет меньших расходов на упаковку, произведенную на территории России .

Офис-менеджеру до переезда важно организовать перевод телефонных номеров или установить автоответчики, сообщающие новые номера телефонов и факсов, – рекомендуется установить срок действия автоответчиков не менее 3 месяцев. Услуга предоставляется провайдерами телефонной связи за дополнительную плату.

Заранее сообщите новые адреса и телефоны всем нужным вам организациям.

Можно установить просто переадресацию звонков, но в этом случае абоненты не будут оповещены об изменениях и позже вновь столкнутся с проблемой связи с вашим офисом.

Лучше всего нанять для переезда профессиональную компанию-перевозчика, в этом случае вам необходимо только:

- на новом плане офиса провести нумерацию каждого рабочего места, причем при наличии разных этажей номер этажа включают в нумерацию, например 2 – 17 (2-й этаж, место 17), если на каждом этаже несколько комнат, то 3 – 302 – 07 (3-й этаж, комната 302, место 07);

- составить список сотрудников с указанием присвоенного номера;

- вызвать сервисного инженера для отключения телефонной станции и подключения ее в новом офисе;

- сообщить перевозчикам время готовности вещей к перевозке и время подачи автомобилей.

Схема работы с профессиональными перевозчиками выглядит так:

1) вызываете эксперта;

2) сообщаете даты переезда;

3) первый адрес – откуда переезжаете;

4) второй адрес – куда переезжаете;

5) показываете старый офис и оговариваете предметы мебели, офисную технику, цветы, предназначенные к перевозке;

6) вместе посещаете новый офис и предоставляете его план.

Эксперт перевозчика оценивает общий и дополнительный объемы (в том числе содержимое шкафов, документы, личные вещи сотрудников и т. д.), удаленность нового офиса и другую специфику; исходя из этого, позже делает вам ценовое предложение.

Опытные профессиональные перевозчики уже на стадии предварительных переговоров при первичном посещении офиса визуально оценивают объем и могут ориентировочно сказать, сколько упаковочных коробок потребуется. Как правило, это специализированные короба из прочного картона с ручками, рассчитанные на то, чтобы при максимальной загрузке их мог поднять один человек и погрузить на тележку. За пару дней до переезда представители компании-перевозчика сами доставят вам эти короба. Не рекомендуется заниматься приобретением каких-то других коробок самостоятельно – они могут оказаться непрочными, слишком большими, а соответственно слишком тяжелыми, плохо закрываться, не иметь удобных для переноски ручек. Все это значительно затруднит процесс переезда, может вызвать потерю или порчу каких-то документов, вещей – коробка может элементарно порваться;

7) за несколько дней до переезда:

- оформляете все необходимые документы для выноса оборудования из старого офиса (разрешение на вынос – для охраны здания);

- оформляете соответствующее разрешение на въезд грузовых автомобилей на старую территорию;

- оформляете соответствующее разрешение на въезд грузовых автомобилей на новую территорию;

- согласовываете вопросы доступа в здание сотрудников компании-перевозчика (в вашем сопровождении, разумеется), доступность грузовых лифтов, возможность использования тележек перевозчика или предоставляете свои (зависит от напольного покрытия).

Упаковкой мебели и техники перевозчики занимаются самостоятельно. Упаковку документов из шкафов по желанию заказчика перевозчики тоже могут осуществить сами.

Переезд всегда планируют на конец недели и выходные дни. В пятницу – вы сообщаете сотрудникам вашей компании их упаковочный номер (номер рабочего места), и они упаковывают свои личные вещи, отключают от сети технику, клеят стакеры с номерами на коробки или просто пишут упаковочный номер. Суббота – обычный день для переезда. Воскресенье – рабочий день на новом месте для вашей службы IT – наладка оборудования. В понедельник в новом офисе ваши сотрудники начинают процесс распаковки.

Подготовьте несколько списков сотрудников с указанием номеров их рабочих мест и несколько планов нового офиса с нанесенными номерами – в понедельник наверняка начнется некоторая неразбериха, связанная с поиском сотрудниками своих новых рабочих мест.

< Назад   Вперед >
Содержание