<< Пред.           стр. 14 (из 14)           След. >>

Список литературы по разделу

 
 каждого сотрудника или отдела сгруппированы и независимые колонки. Действия представлены при помощи символа с формой, на которой они сконцентрированы.
  Схема движения форм особенно подходит для быстрого получения представления об административных бизнес-процессах. Это также является одной из причин, по которой эта методика доказала свою особую пригодность (например, для действий бухгалтера с управленческими функциями). В разделе файла бухгалтерского учета, в котором описывается административная организация компании, часть этого описания можно хорошо реализовать в форме схем, в то время как схемы также проявляют себя хорошо при быстром составлении описания основных дел административной организации. Многие бухгалтерские службы также используют варианты методики схемы движения форм как стандарты документирования для контрольных файлов.
  Учитывая важность этих методик документирования, имеет смысл также выяснить, какие факторы могут (или не могут) быть представлены с помощью этой методики. Акцент в этих схемах делается на поток форм, общее представление мероприятий для каждой формы и распределение форм и действий между отделами. Последний фактор может оказаться особенно важным при анализе существующего в компании разделения задач и функционального разделения.
  Для примера на Рисунке IX.А приведена схема движения форм. Схема затрагивает простой административный бизнес-процесс продаж, доставки товаров и выписки счета в компании. Входящие заказы па продажу после сверки со списками поставок и отчетом по кредитам, проводимой отделом продаж, заносятся в форму заказа. Затем выполняется доставка товаров па товарный склад и выписка счета администрацией. Также обновляется информация в отделах складирования, дебиторской задолженности и в бухгалтерской книге.
  Ряд факторов не может быть адекватно представлен при помощи схемы обращения форм.
  Действительно, действие может быть представлено для любой формы, но это ограничено упоминающимися связями с другими действиями, такими как сравнение, контроль или утверждение. В общем, методика не позволяет развивать дальнейшее определение деталей (может быть указано, что счет сверяется с формой заказа, но не указывается, какие части этих форм сравниваются).
 Хотя необходимо стремиться к тому, чтобы схема читалась слева па-право и сверху вниз, последовательность действий не всегда отражается в схеме. Также в целом схема не отражает такие факторы, как время, периодичность, интенсивность, пространственное местоположение и приме-
 няемая методика. В этой форме схема потока форм нацелена на представление детального описания маршрута форм и основных действий, и то и другое схематически изображается для каждого отдела. Возможности контроля за завершенностью окончательной схемы, которые в определенной степени существуют для схемы управления формами, для схемы движения форм ограничены.
  На практике, существует ряд вариантов схемы движения форм, которые направлены на устранение упомянутых выше недостатков. Для представления в схеме большего объема информации о действиях часто справа резервируется широкая колонка для описания хронологической последовательности действий. Этот вариант вполне применим, если количество отделов, вовлеченных в процесс, не так велико, чтобы вся ширина страницы была занята этой колонкой. В схеме связь между самой схемой и текстовой колонкой обозначается, к примеру, при помощи кружка с номером внутри.
  На Рисунке IX. В повторяется процесс выписки счета продажи и добавлена колонка с пояснениями. В обоих схемах стандартные символы схемы движения форм замещены символами из известных методик изображения блок-схем (см. Раздел 3.9.6). С помощью этих символов административный бизнес-процесс разделен между колонками, соответствующими отделам, представленным в схемах процесса, в которых указан поток форм и действий. Этот последний вариант на практике доказал свою пользу не только при проведении анализа процессов, но и как средство информирования других. Рекомендуется ограничивать число символов, используемых этим вариантом схемы движения форм. Исходя из нашего опыта, более чем достаточным оказывается количество символов, используемых в детальных схемах процесса (см. Раздел 3.9.6)
  Рисунок IX.С представляет пример комбинации схемы движения форм и детальной схемы процесса; она описывает тот же административный бизнес-процесс, что и на Рисунках IX.A и IX.B. В качестве дополнения к символам, рассмотренным в Разделе 3.9.6, большая стрелка изображена в левом верхнем углу, которая указывает, откуда надо начинать читать схему. Можно заметить, что в нижнем правом углу формы маленький черный уголок указывает на то, что форма была подготовлена в вовлеченном отделе (черный уголок также принадлежит к стандартным символам схемы обращения форм). Как и на Рисунке IX.B приведено несколько ссылок на пояснения.
  Как и на Рисунках IX.A и 1Х.В., Рисунок IX.C дает хорошую основу для дальнейшего анализа описанных административных бизнес-процессов. В зависимости от целей анализа, может быть задан ряд вопросов, таких как:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Рисунок IX.B Схема движения форм: процесс выписки счета по продажам
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Рисунок IX.С Схема обращения форм в комбинации с детальной схемой процесса: процесс выписки счетов на реализацию
 *
 Как может администрации отдела продаж быть и курсе операций с дебиторской задолженностью и состоянием запасов сырья и материалов в результате продаж, о которых после 15 часов было доложено администрации и не зарегистрировано в дебиторской задолженности и балансе счетов сырья и материалов па следующий день?
 * Достаточен ли технический контроль функциональных подразделений, действующих в рамках отдела административного управления?
 * Возможно ли контролировать действия торгового персонала (минимальные и максимальные затраты, оценка кредитоспособности)?
 * Какие действия следует рассматривать на предмет компьютеризации?
 IX.3 Правила
  На рисунке IX.D представлены символы, которые могут использоваться в типичной схеме движения форм. Следует подчеркнуть, что символы не имеют ничего общего с символами, используемыми в детальной схеме процесса. В принципе, символы могут обновляться как угодно. Эти символы не очень подходят для представления автоматизированных инструментов, компьютерной обработки и компьютерных файлов. Следует отметить, что среди них нет символа решения. В зависимости от ситуации в компании, возможно, потребуется использовать уникальный список символов.
  Надо стремиться к тому, чтобы схема была составлена сверху вниз и слева направо. Поскольку это не всегда возможно, следует стараться избегать пересечения и обратного направления линий.
  Составление схемы движения форм продвигается не слишком быстро. Построение хорошей схемы сложного административного бизнес-процесса обычно требует нескольких попыток.
 
 Рисунок IX.D Определения символов, связанных со схемой обращения форм
 
 Рисунок IX.D Продолжение
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 X Схема системы бухгалтерского учета X. 1 Общая информация
  Схема системы бухгалтерского учета - удобный документ для получения детального представления о системе обработки данных бухгалтерского учета компании.
 Х.2 Свойства
  Схема системы бухгалтерского учета обеспечивает понимание процессов бухгалтерского учета. В особенности она указывает, в какие счета были введены изменения и какова сущность этих изменений. Для более опытного читателя схема может служить инструкцией для осуществления бухгалтерского учета. Кроме того, эта схема важна для изучения последствий возможных изменений в бухгалтерском учете компании.
  Хорошее понимание системы бухгалтерского учета компании обычно необходимо для полного понимания содержания административных бизнес-процессов. По существу схема системы бухгалтерского учета - недооцениваемый инструмент. Удивительно, что во многих случаях такие схемы не включаются в состав документов бухгалтерского учета, при подготовке годовых отчётов
 
 Х.З Правила
  Схема изображена в форме таблицы, в колонках которой представлены различные расчеты, а в строках - различные действия, отраженные в проводках. Методы отражения проводок в расчетах представлены с помощью символов кредита и дебета, которые соединены линиями.
  На практике можно выделить два вида схемы системы бухгалтерского учета. В схеме первого типа колонки дополнительно разбиты на колонки дебета и кредита для каждого счета. X или другой символ указывает, какой расчет дебетован, а какой - кредитован, тогда как другой символ используется, если расчет, в зависимости от обстоятельств, может быть дебетовым в одном случае и кредитовым в другом.
  Во втором типе схемы нет дополнительной разбивки на дебет и кредит, однако при помощи символов указан вид проводки - дебетовая или кредитовая. Очевидно, что вторая схема занимает меньше места, но ее сложнее читать. Несмотря на то что набор применяемых символов может быть в случае необходимости адаптирован, удобно использовать три следующих символа:
 Определение применяемых символов:
 X: проводка в соответствии с колонкой
 О: в зависимости от обстоятельств -дебетовая или кредитовая проводка
 Рисунок Х.А Схема системы бухгалтерского учета: отдельные колонки для дебита и кредита счетов
 
 
 Определение применяемых символов:
 d: дебет
 с: кредит
 d/c: дебитовая или кредитовая проводка в зависимости от обстоятельств
 Рисунок Х.В Схема системы бухгалтерского учета: совмещение колонок для дебета
 и кредита счетов
 d - дебитовая проводка с - кредитовая проводка
 d/c - дебитовая или кредитовая (в зависимости от обстоятельств, расчет добавляется дебет или кредит)
  На Рисунках Х.А и Х.В представлены примеры этих видов схем. 11 схеме Х.В представлены по счету сомнительная дебиторская задолженность в компании, в который ежемесячно относится сумма за счет затрат и расхождения на конец года сравниваются с фактической дебиторской задолженностью с использованием сохраненных счетов. (Примечание: рассчитанная в течение года по счету 180 сомнительная дебиторская задолженность дебетуются для подтвержденных убытков).
  Рисунок Х.В показывает те же самые проводки без использовав отдельных дебитовых и кредитовых колонок.
 
 Используемые номера счетов:
 * 820 реализация.
 * 105 дебиторская задолженность.
 * 210 рассчитанное увеличение сомнительной дебиторской задолженности.
 * 220 проверенное увеличение сомнительной дебиторской задолженности.
 * 180 увеличение сомнительной дебиторской задолженности.
 * 250 резерв по сомнительной дебиторской задолженности.
 * 460 убытки по дебиторской задолженности.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 XI Инструкция по разработке форм и документов Перечень приведенных ниже руководящих указаний по разработке форм и документов также важен для анализа и оценки применяемых форм. Концепцию форм следует трактовать широко: она может включать и себя графики, таблицы, результаты компьютерной обработки, связанные формы и даже экранные формы. Руководящие указания классифицируются и соответствии с целью формы, размещения и носителем (формат и материал).
 XI. 1 Цель и содержание формы
 Номер На что обратить
 внимание Пояснение 1.1 Выполняет ли форма
 какую-либо функцию? Следует определить, какая форма является наиболее подходящим носителем информации для рассматриваемого случая. Могут ли данные быть задокументированы другим, лучшим способом? Улучшается ли эффективность административной обработки при использовании формы (к примеру, могут ли быть исключены другие формы и операции)?
 
 1.2 Связаны ли содержание формы и ее функция? Важно знать, какая информация требуется для выполнения функции данной формы. Вся информация, которую необходимо занести в формы, должна быть доступна пользователям. Форма должна иметь короткое и однозначное название, указывающее на ее функцию. 1.3 Является ли содержание формы существенным, понятным и полным? В форме должны присутствовать все данные (как напечатанные ранее, так и те данные, которые еще надо заполнить). Текст должен быть понятен пользователю формы. Следует, когда это возможно, использовать напечатанный ранее текст. Формы должны быть как можно более унифицированы. 1.4 Нужны ли инструкции для заполнения формы? Желательно, чтобы инструкции по заполнению формы содержались в самой форме. Инструкции приводят рядом с соответствующим отделом. Следует как можно меньше использовать сноски. По необходимости следует делать ссылки на специальные инструкции по заполнению формы. 1.5 Удовлетворены ли требования, предъявляемые к форме? Пользователю должен быть понятен источник форм. Могут быть указаны адрес, местоположение, телефон и ссылка. Должны быть удовлетворены требования закона (на внешних формах должны быть указаны название и местонахождения фирмы, номер отдела и исходящий номер и т.д.). В форме следует указать ее номер, а также дата разработки. XI.2 Дизайн формы
 Номер На что обратить внимание Пояснение 2.1 Учтено ли единообразие форм Единообразие форм в общем повышает эффективность работы с ними.
 
 Номер На что обратить
 внимание Пояснение 2.2 Принята ли но внимание дальнейшая обработка форм? Следует рассмотреть возможность посылки формы по почте в конверте с прозрачным прямоугольником, а также возможность дальнейшей предварительной обработки при помощи счетно-аналитической машины, сканера, пишущей машинки, копировальной техники и т.д. 2.3 Удобна ли форма для чтения? Наиболее важные разделы должны быть помещены наверху справа. Размещение разделов формы должно как можно точнее соответствовать их расположению п документе, из которого были взяты данные. В верхнем правом углу формы (в фиксированном месте) должны быть указаны коды документирования, номер процесса, номер процесса, номер подпроцесса и т.д. 2.4 Легко ли заполнить форму? Важно, чтобы разделы, которые должны быть заполнены, располагались в логическом (для пользователя) порядке. Пели используются так называемые ответы да/нет, пользователь должен знать, что ему делать; к примеру пометка или вычеркивание того, что он считает верным или не верным. Должно быть достаточно свободного пространства для занесения данных или ответов, которые предположительно займут много места. 2.5 Оставлено ли место для архивирования отправки по почте и обработки? Необходимо определить, надо ли оставлять место для проставления в форме адреса или штампа (в большинстве случаев рекомендуется печатать форму таким образом, чтобы предусматривалось место для печати). Иногда следует оставлять место для переплета или скрепления форм, перфорирования отверстий, места для захвата разными видами оборудования и т.д. 2.6 Требуется ли заново разрабатывать форму при перепечатке? Если разделы формы, которая регулярно тиражируется, часто меняются, то лучше не заносить эти разделы в форму; пусть пользователь сам заполняет их.
 
 
 
 2.7 Все ли копии функ-циональны? Ясна ли функция каждой копии? Рекомендуется для каждой копии формы указывать цель данной копии. XI.3 Носитель формы
 Номер На что обратить внимание Пояснение 3.1 Годится ли формат? Следует как можно чаще использовать стандартный формат. Формы не должны быть слишком большими или слишком маленькими; в общем, для заполнения, хранения, применения и для консультаций обычно подходит бумага стандартных размеров.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 XII Руководство по проведению интервью Интервью - форма общения, в которой один или несколько исследователей пытаются получить информацию у интервьюируемого. В ходе изучения административных бизнес-процессов очень важна роль интервьюера для описания текущего состояния дел. С помощью информации, полученной в ходе интервью, исследование обогащается документацией и личными наблюдениями. Ниже приведен перечень рекомендаций по проведению интервью. В него включены руководящие указания, важные для проведения интервью, в ходе проведения интервью и после проведения интервью. Для каждого интервью должны быть определены существенные моменты.
 XII. 1 Подготовка к интервью
 Номер На что обратить внимание Пояснение 1.1 Хорошо ли подготовлено введение к интервью? Рекомендуется,, чтобы присутствовал третий человек, который мог представить интервьюера интервьюируемому (пред-почтительно, менеджер интервьюируемого) Это особенно важно, когда интервьюер и интервьюируемый не знакомы друг с другом и/или цель изучения и обсуждения ин-
 
 
 
 Номер На что обратить внимание Пояснение тервьюруемому не известна. Представление может также проводиться в ходе совещания в начале осуществления проекта. Цели и желаемые результаты проекта могут быть представлены руководством организации в ходе совещания. 1.2 Какую информацию необходимо изучить заранее? Если интервьюер заранее изучит потенциально полезные документы, он сможет лучше понять интервьюируемого в ходе интервью и оценить непротиворечивость его ответов. 1.3 Какую информацию необходимо получить в ходе интервью? Интервьюер должен определить заранее, какой информацией он хочет обладать по окончанию интервью. Необходимо знать, насколько точна и детальна должна быть информация. В то же время, интервьюер должен также определить, каким образом может быть получена другая дополнительная информация. 1.4 Какие сотрудники должны быть проинтервьюированы Интервьюер должен постараться заранее определить организационный статус, характер, особенности характера интервьюируемого, для того чтобы оценить уровень беседы и выявить, какие вопросы могут быть расценены как правдоподобные, а какие - нет. 1.5 Где лучше всего проводить интервью? В общем, интервью должно проводиться в тихой комнате, где минимальны шансы быть прерванными. Если интервью носит очень важный характер, то оно должно быть закрытым, и интервьюируемый должен быть скрыт от глаз коллег или руководителя. Интервьюируемый будет чувствовать себя комфортней в привычной обстановке; должны быть доступны необходимые документы. Иногда проведение обсуждения в офисе интервьюируемого может помочь в достижении понимания (сколько раз беседа прерывалась, количество телефонных контактов и т.д.)
 
 
 1.6 Сколько времени должно длиться интервью? В зависимости от предполагаемой длительности обсуждения, по необходимости можно назначить еще одну встречу. В целом, интервью по поводу административной организации не должен длиться больше двух часов. 1.7 Когда лучше проводить интервью? Интервью следует проводить в удобное для интервьюируемого время. Шансы быть прерванными должны быть минимальны, и он должен иметь возможность подготовиться к интервью. 1.8 Сколько должно быть интервьюеров? Преимущества работы с двумя интервьюерами:
 * интервьюеры могут разделить задачи: один задает вопросы, а другой наблюдает или записывает
 * интервьюеры могут дополнять друг друга
 * в целом, обсуждение более удобно
 Недостатки:
 * интервьюируемый может чувствовать себя менее комфортно
 * интервью занимает больше человеко-часов
 Интервью, в котором одновременно участвуют несколько сотрудников, скорее всего будет менее успешно, поскольку ни один из интервьюируемых не сможет полностью осветить вопросы. XII.2 Проведение интервью
 Номер На что обратить внимание Пояснение 2.1 Достаточно ли было представление интервьюера интервьюируемому? В начале беседы интервьюер должен сказать пару слов о своем образовании, квалификации и опыте.
 

<< Пред.           стр. 14 (из 14)           След. >>

Список литературы по разделу