<< Пред.           стр. 14 (из 24)           След. >>

Список литературы по разделу

 г. Новосибирск
 
 О проверке технического
 состояния жилых помещений
 базы отдыха для детей
  Генеральному директору Завода точного машиностроения И.И.Петрову Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1998 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
 
  Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.
 
  Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.
  Зав. районо Подпись Н.И.Пирогова
 
  Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
 
  Приведем образцы оформления объяснительных записок:
 
 #G0ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
 10.04.2000 № 34
 
 
 О срыве занятий в группе
 секретарей-референтов
  Директору центра "Кадры" Н.И.Иванову 09.04.2000 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.
 
  В результате этого занятия пришлось отменить.
  Преподаватель Подпись Г.И.Григорьева
 
 #G0Наименование организации
 Производственный отдел
 
 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
 12.01.2000 № 46
  Генеральному директору объединения А.А.Зуеву Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1999 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.
  Начальник отдела Подпись Ю.П.Елкин
 
 
 
 
 
 
 
 
 #G0Производственное объединение по добыче железной руды "Крымчермет"
 шахта "Юзовская"
 
 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
 24.01.2000 № 87
 
 О нарушении производственной
 дисциплины
  Начальнику шахты К.Е.Матвееву 11 января 2000 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.
 
  Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при экплуатации передвижной установки - рабочий Егоров С.К.
 
  Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.
 
  Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.
  Горный матер Подпись П.Г.Потапов
 
  Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
 
  Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
 
  Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
 
  В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
 
  Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия*, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел** и т.п.
 
  Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
 
  Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 "О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе".
 
  С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
 
 #G0Составлен: Председатель __________________________________________
  Должность, фамилия, инициалы Члены комиссии: 1. ________________________________________
  Должность, фамилия, инициалы
 2.
 3. Присутствовали: 1. ________________________________________
  Должность, фамилия, инициалы
 2.
 +
  Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
  Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
 
  В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.
 
  После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:
 
  Составлен в 3-х экземплярах:
  1-й экз. направлен в Минэкономики России
  2-й экз. направлен в МПС России
  3-й экз. - в дело 05-24.
 
  Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
 
 #G0Председатель комиссии Подпись К.Я.Лакин Члены комиссии: _____________
 Подпись В.Н.Кириллов _____________
 Подпись И.Н.Потапов _____________
 Подпись Н.Н.Ламшина
  Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об") и формулируемый с помощью отглагольного существительного "О проверке",
 
  "О приеме-передаче", "О списании", "Об уничтожении" и т.п.
 
  Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
 
  Приведем пример оформления акта:
 
 #G0Министерство культуры России
 Комитет по культуре Администрации
 _______________________
  Наименование области
 
 АКТ
 18.05.2000 № 12
 г. Новосибирск
  УТВЕРЖДАЮ
 председатель комитета
 Подпись Н.И.Петров
 __________________
 Дата О проверке сохранности документов в комитете
 
  Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 "О проверке сохранности управленческих документов".
 
  Составлен комиссией в составе: Председатель: зам.председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: 1. Зав.общим отделом Григорьева Н.И. 2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г. 3. Зам.главного бухгалтера Мышкина С.И. 4. Референт Прокудина М.В.
  В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.
 
  Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
 
  Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.
 
  Составлен в 2-х экземплярах:
  1-й - в дело № 1-23
  2-й - в областной архив.
  Председатель комиссии Подпись Г.В.Сидоров Подпись Н.И.Григорьева Подпись Г.Г.Михайлова Подпись С.И.Мышкина Подпись М.В.Прокудина
  Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
 
  В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: "внеочередная", "правительственная", "срочная" и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.
 
  В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:
 
 #G0КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ КРАСНОЯРК КОБРА МАХИНУ ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ
  В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.
 
  Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб.
 
  Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицателный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
 
 
 
 
 
  Приведем пример телеграммы:
 
 #G0ТОМСК 25
 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД
 
 ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк
 ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ
 
 _______________________________________________________________
 630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.
 Тел. 24-02-83. Р/счет ___________________________
 Директор Н.И.Петров
 Исх. № ___________
 Дата _____________
 
  Пример шифрованной телеграммы:
 
 #G0КЕМЕРОВО АГАТ
  ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВЛЕН САМОЛЕТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ
  ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ
 _______________________________________________________________
 630070, г. Новосибирск-70, ул. Горького, 24.
 Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет __________________
 Директор К.П.Сомов
 Исх. № _____________
 Дата ________________ #G0Приложения
 
 Приложение 6.1
 
 Образец оформления устава
 (угловое расположение реквизитов)
 
 
 #G0_______________________
 Место регистрации УТВЕРЖДАЮ
 ________________________
 Должность
 ________ Инициалы, фамилия
  Подпись
  Дата
  УСТАВ
 ______________________________________________
 Наименование предприятия
 
 Юридический адрес: ____________________________
 _______________________________________________
 
  1. Общие положения
  2. Предмет и цели деятельности, права
  3. Органы управления и контроля, их компетенция
  4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов
  5. Гарантии работникам предприятия
  6. Условия реорганизации и ликвидации
  Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
  Примечание: разделы устава могут быть дополнены.
 
 
 
 Приложение 6.2
 
 Образец оформления положения
 (угловое расположение реквизитов)
 
 
 #G0 Герб РФ
 
 Наименование организации
  Наименование структурного
 подразделения УТВЕРЖДАЮ
 ________________________
 Должность
 ________Инициалы, фамилия
  Подпись
  Дата
  ПОЛОЖЕНИЕ
 
 _________ № ____________
  Дата
  1. Общие положения
  2. Цели и задачи
  3. Функции
  4. Права и ответственность
  5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями
  Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
 
 
 
 
 
 
 
 Приложение 6.3
 
 Образец оформления постановления
 (с угловым расположением реквизитов)
 
 
 #G0 Герб РФ
 
 Наименование организации
 
 ПОСТАНОВЛЕНИЕ
 
 От ___________ № ____________
 _____________________________
  Место издания документа
 
 
 Заголовок к тексту постановления
  Текст
 
 [Констатирующая часть
 Вступление (указывают причину издания документа)
 Доказательство (излагают основные факты)
 Заключение (отмечают цель издания постановления)
 
 Постановляющая часть
 (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
 1. Действие, которое необходимо предпринять
 2. Срок исполнения