<< Пред.           стр. 3 (из 24)           След. >>

Список литературы по разделу

 
  4.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.
 
  4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
 
  4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.
 
  4.1.4. Документы в организации региструются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утвержде-ния или подписания, отправляемые - в день их отправления.
 
  Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.
 
  Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.
 
  При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту. (Если регистрация ведется через персональный компьютер, то одна карточка выводится на бумажную основу).
 
 5. Контроль исполнения документов
 
  Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.
 
  5.1. Сроки исполнения документов
 
  Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.
 
  Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
 
  Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку.
 
  Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
 
  5.2. Система учета контрольных документов
 
  Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных.
 
  Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
 
  Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
 
  Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов "Срочно", "На подпись", "На отправку" (или это ввести в программу компьютера).
 
 
 
  6. Составление номенклатуры дел
 
  6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя - 02.
 
  Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
 
  6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.
 
  Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.
 
  6.3. Формирование дел
 
  Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ.
 
  При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
 
  - помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;
 
  - помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
 
  - группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
 
  - группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.
 
  В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.
 
  Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.
 
  Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
 
  Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.
 
  Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
 
  Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
 
  6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.
 
  Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97.
 
  К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, которые приведены в данном пособии.
 
  Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.
 
 Приложение 1.3
 
 Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии,
 общего отдела, секретариата
 
 #G0 ___________________________
  Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
 
 Руководитель
 _________________ В.И.Петров
  Подпись
 
 Дата
 
  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
 
  руководителя канцелярии
  (общего отдела, секретариата)
 
  1. Общие положения
 
  Назначение должности
 
  Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.
 
  Структура взаимодействия
 
  Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
 
  Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.
 
  Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.
 
  Нормативные документы
 
  В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.
 
  Назначение и освобождение
 
  Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.
 
  2. Обязанности
 
  2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.
 
  2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.
 
  2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.
 
  2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специалистами структурных подразделений организации.
 
  2.5 Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документами.
 
  2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.
 
  2.7. Осуществляет контроль за своевременным информированием руководителей о сроках исполнения документов.
 
  2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.
 
  2.9 Организует подписку на периодические издания в организации и получение их руководителями организации.
 
  2.10. Организует архивную работу в организации:
 
  - координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;
 
  - ведет архивное дело по документам руководителя;
 
  - координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.
 
  2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.
 
  2.12. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию.
 
 
  3. Права
 
  Имеет право:
 
  3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отделов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники.
 
  3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.
 
  3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.
 
  3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы канцелярии.
 
  3.5. Вносить предложения по вопросам:
 
  - изменения штатного расписания канцелярии;
 
  - поощрения сотрудников канцелярии;
 
  - подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.
 
  3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.
 
  3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.
 
  3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.
 
  4. Ответственность
 
  За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно с КЗоТ РФ.
 
  5. Профессиональные качества и знания
 
  Знания
 
  1. Основные положения Конституции РФ.
 
  2. Кодекс Законов о труде РФ.
 
  3. Устав области.
 
  4. Закон области "О государственной службе области".
 
  5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
 
  6. Инструкции по работе с документами в организации.
 
  7. Положение, устав организации.
 
  8. Правила внутреннего распорядка.
 
  9. Правила эксплуатации оргтехники.
 
  Умение и качества
 
  1. Представительские качества.
 
  2. Ответственность.
 
  3. Настойчивость.
 
  4. Инициативность.
 
  5. Умение оперативно принимать решения.
 
  6. Наличие опыта руководящей работы.
 
  7. Организаторские способности
 
  8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.
 
  9. Эмоциональная устойчивость.
 
  6. Квалификационные требования
 
  Образование - высшее, желательно - высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности "Делопроизводство" (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности "Государственное и муниципальное управление" (500 ч).
 
 #G0Зам. руководителя
 Дата Подпись И.И.Петров
 Приложение 1.4
 
 Примерная должностная инструкция секретаря-референта
 
 
 #G0 УТВЕРЖДАЮ
 
 Руководитель
 _________________________
 Наименование организации
 
 Подпись И.И.Петров
 Дата Наименование организации
 
 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
 секретаря-референта
 
  Дата
 
 
  1. Общие положения
 
  1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
 
  1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
 
  1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
 
  1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
 
  - законодательными актами РФ;
 
  - Уставом предприятия;
 
  - Положением о функциональных службах предприятия;
 
  - приказами (указаниями) руководства предприятия;
 
  - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
 
  - настоящей должностной инструкцией.
 
  1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
 
  1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
 
  - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
 
  - организации работы с документами, составления документации;
 
  - организации управленческого труда;
 
  - применения средств вычислительной и организационной техники;
 
  - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
 
  - культуры труда и служебной этики;
 
  - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
 
  2. Функции
 
  На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

<< Пред.           стр. 3 (из 24)           След. >>

Список литературы по разделу