<< Пред.           стр. 2 (из 9)           След. >>

Список литературы по разделу

 Неумение сказать "нет".
 
 Нечеткая постановка задач и слабый контроль за работой.
 
 Нетерпеливость в отношении деталей. Применяйте те же приемы, что и при отсутствии планирования.
 
 Планируйте время на возможные перерывы в работе.
 
 Ориентируйтесь на имеющиеся возможности.
 
 Учитесь говорить "нет" руководству, коллегам по работе и подчиненным.
 
 Не жалейте сил, чтобы сделать все, как следует. Это сэкономит время, которое вы потратите на переделку. Глава 2
 
 Глава 4 "Раскачка" в выполнении дел, нерешительность Наличие "любимой" и "нелюбимой" работы.
 
 Неуверенность в точности фактов.
 
 Страх последствий возможной ошибки.
 
 Отсутствие умения принимать рациональные решения. Если Вы настаиваете на том, чтобы были собраны все факты, то это парализует возможность анализа этих фактов.
 
 Улучшите систему сбора и уточнения фактов. Принимайте риск как неизбежность. Решайте, не имея перед собой всех фактов.
 
 С передачей дела другому человеку передайте ему и право на ошибку. Используйте ошибку как возможность извлечь из нее уроки.
 
 Соберите факты, поставьте цели, продумайте все возможные решения и нежелательные последствия, примите решение и выполняйте его. Глава 4 Неспособность сказать "нет" Боязнь обидеть кого- либо.
 
 Отсутствие готовых отговорок. Честный ответ не должен быть обидным. Пример: "Мне очень жаль, но я вынужден сделать Вам следующее предложение...".
 
 Лучшим извинением служит честное признание, что у Вас нет времени. Предпосылка к тому, чтобы сказать "нет", состоит в том, что Вы ежедневно планируете свою работу и знаете ограниченность своего времени. Глава 4 Постоянные посетители Удовольствие от общения.
 
 Неумение отказывать. Общайтесь в другом месте.
 
 Встречайте посетителей в дверях кабинета. Если необходимо, предложите вместе пообедать.
 
 Проводите "стоячие" заседания. Отсеивайте посетителей. Чаще говорите "нет". Будьте недоступны. Отмените политику открытых дверей. Глава 4 Частые или долгие телефонные разговоры Отсутствие самодисциплины.
 
 Стремление быть информированным и включенным во все дела. Отсеивайте и группируйте телефонные звонки.
 
 Подключите секретаря.
 
 Будьте кратким в разговоре.
 
 Не включайтесь ни в какие дела, кроме тех, которые имеют решающее значение. Вмешивайтесь только в исключительных случаях. Глава 4 Обычные дела и текучка Неумение организовать личную работу.
 
 Отсутствие порядка выполнения дел.
 
 Слишком большой контроль над деятельностью подчиненных.
 
 Чувствуете себя в большей безопасности, когда занимаетесь мелочами. Сформируйте свой индивидуальный рабочий стиль.
 
 Ставьте цели и концентрируйте усилия на их выполнении. Не бойтесь принимать решения.
 
 Четко придерживайтесь ежедневного плана дел.
 
 Наладьте взаимодействие секретарем и подчиненными.
 
 Смотрите на результаты, не вникайте ни в детали, ни в методы работы. Глава 5 Слабая организация работы с документами и информацией Информационный взрыв.
 
 Чрезмерное увлечение компьютером.
 
 Неумение свести к минимуму бумажную работу и отсеивать ненужное. Читайте выборочно. Обучайтесь скорочтению.
 
 Пользуйтесь данными компьютера только при необходимости. Помните принцип Парето.
 
 Поручайте работу с документами своим подчиненным. Глава 6 Неэффективные заседания и совещания Страх взять на себя ответственность за принятие решения.
 
 Нерешительность
 
 Слишком много связей.
 
 Плохое ведение заседания. Принимайте решения, не устраивая заседаний. Принимайте решения даже в том случае, если какими-то фактами Вы не располагаете.
 
 Не созывайте совещаний, в которых нет необходимости.
 
 Заранее составляйте повестку дня.
 
 Придерживайтесь темы заседания, как можно скорее готовьте короткие записи. Глава 7
 
 
 
 
 
 
 
 Удержишь в руках сегодняшний день -
 меньше будешь зависеть от завтрашнего...
 Все у нас чужое, одно лишь время наше.
 Луций Сенека
 Планирование означает подготовку к реализации целей. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда, т.е. если у Вас есть конкретный план использования времени.
 ОГЛАВЛЕНИЕ
 Умеете ли Вы планировать время?
 Постановка целей.
 Определение сроков выполнения работ.
 Планирование с помощью метода "Альпы".
 Планирование по системе Франклина.
 "Прямое" планирование с помощью картотек и дневников учета времени.
 Типичные ошибки при организации планирования времени.
 
 
 УМЕЕТЕ ЛИ ВЫ ПЛАНИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ?
 Истинно велик тот человек,
 который овладел своим временем.
 Гесиод
 Как узнать, хорошо ли я планирую свое время?
 Попробуйте честно ответить на следующие вопросы:
 * Есть ли у меня долгосрочные цели и план их реализации?
 * Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?
 * Знаю ли я примерное распределение времени, необходимое для выполнения предстоящих дел?
 * Составляю ли я четкое расписание работы на текущий день?
 * Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?
 * Продолжаю ли я работать дома по вечерам?
 * Бывает ли у меня ощущение, что я "тону в мелочах"?
 * Часто ли я спешу?
 Если на большинство из предложенных вопросов Вы ответили утвердительно, скорее всего, у Вас есть проблемы в области планирования времени. Что делать? Следующий вопрос, который у Вас скорее всего возникнет:
 
 Можно ли научиться планировать свое время более эффективно?
 Научиться эффективно планировать время не так просто! Даже те, кто серьезно и обстоятельно занимаются этим, не могут дать стопроцентной гарантии, что у них все получилось. Тем не менее, научиться планировать время можно и нужно. Помните: Ваше время - в Ваших руках, а научившись планировать время, Вы сможете к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.
 
 Как правильно составить план моих дел?
 Хороший план должен соответствовать определенным требованиям. Вот они:
 * В перечне видов деятельности не должно быть места невыполнимым делам
 * Учитывайте сложность каждого конкретного задания, временные и прочие затраты на его выполнение
 * Предусмотрите поправки на непредвиденный случай, а также рассчитайте время на выполнение того или иного задания
 * Четко определите приоритеты как один из решающих факторов рационального использования времени (подробнее об этом мы поговорим в следующем разделе модуля).
 
 Имеет ли смысл планировать не только работу, но и личную жизнь, отдых?
 Мы часто думаем, что быть успешным в работе - это основная задача в жизни. Однако, ставя успех в работе на первое место, мы забываем про то, что если человек не развивается как творческая личность, не чувствует себя значимым, нужным, отдохнувшим, то очень скоро социальные успехи на работе будут или повторяться, или потихонечку сходить на нет, и работа станет казаться скучной. Вот чтобы этого не происходило как раз и нужно планировать личную жизнь, здоровье, межличностные отношения - все это просто делает Вашу жизнь гармоничной. Это как большой корабль, он должен быть без пробоин и трещин, иначе, в конце концов, рассыплется на мелкие части.
 
 Каких только "штучек" не придумали, чтобы облегчить менеджеру процесс планирования времени: перекидные календари, ежедневники, бизнес блокноты, органайзеры, электронные записные книжки, "тайм менеджер". Что лучше использовать?
 Многолетний опыт применения различных технических средств планирования показал, что дело не в конкретных "устройствах для планирования", а в системе планирования, которую вы применяете.
 Т. Котарбинский, основатель праксеологии (науки об эффективной деятельности человека), полагал, что оптимальная система планирования должна:
 * обеспечить достижение цели;
 * не требовать слишком много времени на освоение;
 * быть удобной при использовании.
 Эти моменты мы рекомендуем учитывать при выборе той или иной системы планирования.
 
 Какие системы планирования времени Вы можете порекомендовать для практического применения?
 На сегодня существует множество систем и методик планирования времени, в основном, принадлежащих зарубежным авторам. Выбрать из них "наилучшую" достаточно сложно, так как у каждой есть свои достоинства и недостатки. Кроме того, нельзя забывать, что любая подобная система создавалась автором с учетом его собственного рабочего стиля, конкретных задач и потребностей. С наиболее популярными системами и методами планирования времени Вы можете ознакомиться в данном разделе. Если какая-либо из предложенных систем Вам полностью подойдет - замечательно, если нет - попробуйте взять из каждой системы лучшее и создать что-то свое. Не получится сразу - пробуйте другое. Помните, что главное- это Ваше упорство и желание достигнуть поставленных целей.
 
 ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
 Трудности с планированием времени, как правило, возникают не при изучении методов планирования, а при попытке внедрить их в практику Вашей собственной работы. Поэтому, переходя к практическому освоению планирования, постарайтесь последовательно придерживаться следующих рекомендаций.
 1. ПО ПОВОДУ КАЖДОГО ИЗ ОСВАИВАЕМЫХ МЕТОДОВ, - КАКИМИ БЫ БАНАЛЬНЫМИ ОНИ НИ КАЗАЛИСЬ, - ЗАДУМАЙТЕСЬ: "А ЧТО, СОБСТВЕННО, МЕШАЕТ МНЕ ПОПРОБОВАТЬ ЭТО?" ИЛИ "А ПОЧЕМУ БЫ И НЕТ?".
 2. НАЧИНАЙТЕ С ПРОБЛЕМЫ, РЕШЕНИЕ КОТОРОЙ ЯВЛЯЕТСЯ ДЛЯ ВАС ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ВАЖНЫМ И БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНЫМ. ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ НА ПРАКТИКЕ МЕТОДОВ САМОМЕНЕДЖМЕНТА ДЕЙСТВУЙТЕ ПО ПРИНЦИПУ УСТАНОВЛЕНИЯ ПРИОРИТЕТОВ. ПОМЕСТИТЕ В ЦЕНТР ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ КАКУЮ-НИБУДЬ ВАЖНУЮ ЗАДАЧУ, НАПРАВИВ НА ЭТО БОЛЬШУЮ ЧАСТЬ СВОЕЙ ЭНЕРГИИ.
 3. НЕ СТАРАЙТЕСЬ СРАЗУ СДЕЛАТЬ ВСЕ И В СОВЕРШЕНСТВЕ. ДЕЛАЙТЕ ТОЛЬКО РЕАЛЬНЫЕ ШАГИ.
 4. НЕ НАЧИНАЙТЕ С МЕР, КОТОРЫЕ ХОТЬ И ВЫГЛЯДЯТ ОЧЕВИДНЫМИ, НО ВСТРЕЧАЮТ ВНУТРЕННЕЕ ВАШЕ СОПРОТИВЛЕНИЕ. НАПРИМЕР, ОЧЕНЬ ПОЛЕЗНО ДЕЛАТЬ ПРОБЕЖКУ В 6 ЧАСОВ УТРА, НО ЕСЛИ ВЫ ЛЮБИТЕ ПОСПАТЬ, ТО У ЭТОЙ ЗАТЕИ ОЧЕНЬ МАЛО ШАНСОВ НА УСПЕХ.
 5. КАЖДЫЙ НОВЫЙ МЕТОД НАЧИНАЙТЕ ОСВАИВАТЬ СРАЗУ КАК МОЖНО ИНТЕНСИВНЕЕ, СТАРАЯСЬ ИЗБЕГАТЬ СЛИШКОМ БОЛЬШИХ ПЕРЕРЫВОВ. КОНТРОЛИРУЙТЕ СЕБЯ С ПОМОЩЬЮ ЛИСТКОВ-ПАМЯТОК НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ ИЛИ НЕДЕЛЮ. КРОМЕ ТОГО, ЧТО ЭТО САМОДИСЦИПЛИНИРУЕТ, ЕЩЕ ОДНИМ ПОЛЕЗНЫМ РЕЗУЛЬТАТОМ БУДЕТ РЕГУЛЯРНОЕ ОЩУЩЕНИЕ УСПЕХА.
 6. ДЛЯ ПЕРВОГО ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ВЫБЕРИТЕ ИЗ НИХ ТОЛЬКО ОДНО ВАЖНОЕ И НЕСКОЛЬКО СРАВНИТЕЛЬНО ВТОРОСТЕПЕННЫХ. СНАЧАЛА РЕАЛИЗУЙТЕ ИХ, А УЖ ПОТОМ РАЗВИВАЙТЕ АКТИВНОСТЬ В НОВЫХ НАПРАВЛЕНИЯХ.
 7. РЕШИТЕ, ХОТИТЕ ЛИ ВЫ ОТКРЫТО ЗАЯВИТЬ О СВОИХ ПЛАНАХ ДОБИТЬСЯ ПЕРЕМЕН В СТИЛЕ РАБОТЫ И ЖИЗНИ, А ТАКЖЕ, ВОЗМОЖНО, ПРИВЛЕЧЬ ОКРУЖАЮЩИХ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ВЕРОЯТНОСТИ УСПЕХА. А МОЖЕТ БЫТЬ, ВЫ ЗАХОТИТЕ ПОПРОБОВАТЬ СДЕЛАТЬ ЭТО САМОСТОЯТЕЛЬНО, - СНАЧАЛА НЕЗАМЕТНО ДЛЯ ДРУГИХ СПРАВИТЬСЯ С НЕКОТОРЫМИ СВОИМИ ПРОБЛЕМАМИ.
 8. СПОКОЙНО ВОСПРИНИМАЙТЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ ИЗВНЕ. НАПРИМЕР, ПОДКЛЮЧИТЕ СВОЕГО ПОМОЩНИКА ИЛИ СЕКРЕТАРЯ, - ПУСТЬ ОНИ НАПОМИНАЮТ О ВАШИХ НАМЕРЕНИЯХ ПРИМЕНИТЬ НОВЫЙ МЕТОД И КОНТРОЛИРУЮТ ВАС.
 9. ОБСУДИТЕ СВОИ НАМЕРЕНИЯ И ПЛАНЫ С ПОДЧИНЕННЫМИ, ПОПРОБУЙТЕ И ИХ ВОВЛЕЧЬ В РЕАЛИЗАЦИЮ ЗАДУМАННОГО.
 10. НЕ БЕРИТЕ НА СЕБЯ СЛИШКОМ МНОГО. ОПРЕДЕЛЯЙТЕ РЕАЛЬНЫЕ СРОКИ И РАЗДЕЛЯЙТЕ ВЫПОЛНЕНИЕ СВОЕЙ ЗАДАЧИ НА ЭТАПЫ.
 11. ПЕРИОДИЧЕСКИ КОНТРОЛИРУЙТЕ СЕБЯ. ПРОВЕРЯЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ОТДАЧУ ОТ ПРИМЕНЕНИЯ НОВОГО ДЛЯ ВАС МЕТОДА САМОМЕНЕДЖМЕНТА. В КОНЦЕ КОНЦОВ, ВАЖНО НЕ ТО, ЧТО ВЫ НАЧАЛИ ДЕЛАТЬ, А ТО, ЧТО ВАМ УДАЛОСЬ УСПЕШНО ЗАВЕРШИТЬ.
 12. НЕ ЗАПАЗДЫВАЙТЕ С КОНТРОЛЕМ И ПРОВЕРКОЙ ВЫПОЛНЕНИЯ ТЕКУЩИХ МЕРОПРИЯТИЙ, ЧТОБЫ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ МОЖНО БЫЛО ВНЕСТИ СВОЕВРЕМЕННЫЕ КОРРЕКТИВЫ.
 
 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ
 После того, как мы окончательно потеряли из виду цель,
 мы удвоили свои усилия.
 Марк Твен
 Цели являются представлениями о будущем, для реализации которых Вы хотите что-либо сделать. "Мыслить целями" - значит поставить частное на службу большому целому. После этого появляется понимание того, в каком направлении идти и какого конечного результата надо достичь.
 Зачем нужно ставить себе цели?
 Определяя цели, Вы невольно концентрируетесь не на том, что Вы делаете, а на том, для чего Вы это делаете. Это побуждает Вас конкретизировать конечный результат Вашей деятельности. Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к действиям. Без целей отсутствует критерий оценки, по которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того, чтобы понапрасну тратить свои силы.
 
 Могут ли мои цели меняться с течением времени?
 Постановка целей - перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией намеченного плана действий выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными. Важно постоянно помнить, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие в соответствии со своими целями.
 
 Как правильно ставить цели?
 Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому. Становится ясно, в каком направлении двигаться, и каким должен быть конечный результат.
 Существует пять основных принципов постановки целей: точность определения, измеримость, достижимость, реалистичность, определенность во времени.
 Процесс постановки целей охватывает три фазы:
 * нахождение цели: чего я хочу?
 * ситуационный анализ: что я могу?
 * формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?
 
 С чего следует начать?
 Постарайтесь как можно более конкретно ответить на следующие вопросы:
 * Каких целей Вы хотите достичь?
 * Согласуются ли они между собой?
 * Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?
 * Знаете ли Вы, какими необходимыми для достижения цели качествами Вы уже обладаете (Ваши сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (Ваши слабые стороны)?
 Самое главное - старайтесь добиться ясности цели. Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия. Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в работе и в жизни!
 Пример:
 Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни. Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.
 Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно планировать, например, фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовывать по этапам. Точно опишите то, чего Вы конкретно хотите достичь!
 
 Обязательно ли формулировать свои цели в письменном виде?
 В письменном виде цели визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко определите свои цели, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к систематическому анализу, перепроверке и ревизии. Письменная регистрация также способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом, Вы приучитесь постоянно помнить о своих целях и уточнять их.
 
 Нужно ли стремиться к тому, чтобы все мои цели были реалистичными?
 На этапе определения своих целей несущественно окажутся ли Ваши представления реалистическими или утопическими. Значительно важнее выяснить, что представляют собой Ваши "жизненные линии", определяющие Ваше существование, а также каковы Ваши желания, к исполнению которых Вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни!
 
 Как правильно определить мои личные цели?
 Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней:
 (1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.
 (2) Распределение жизненных целей во времени.
 (3) Конкретизация представлений о развитии профессиональной карьеры.
 (4) Инвентаризация целей.
 Для уточнения представлений о своих жизненных устремлениях попробуйте представить себе возможную картину Вашей будущей жизни. Проанализируйте, как протекала до сих пор Ваша жизнь, в чем состояли Ваши крупнейшие успехи, как Вы представляете себе свое будущее, чего еще Вы хотели бы достичь. Назовите пять важнейших целей, которые Вы хотели бы достичь до конца своей жизни.
 Теперь попытайтесь уточнить характер Ваших целей. Какие из них являются долгосрочными (чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни), среднесрочными (чего Вы хотите достичь в ближайшие 5 лет) и краткосрочными (чего Вы хотите добиться в ближайшие 12 месяцев)?
 Теперь определите свои долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные профессиональные цели. Подумайте, чем бы Вы охотнее всего занимались, если бы могли свободно выбирать служебное положение, функции, организацию и т.п. (пример: стать членом правления фирмы Х или У, укрепить свое положение и занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и т.д.).
 И, наконец, составьте полный список Ваших целей:
 * Личные цели (цели жизни)
 * Профессиональные цели (цели карьеры)
 * Опыт, который Вы еще хотели бы приобрести (личный и профессиональный)
 * То, что Вы еще хотели бы совершить в личной жизни и в профессиональной сфере.
 
 Что делать после того, как список целей составлен?
 После того, как Вы прояснили для себя вопрос о личных и профессиональных целях, следует заняться анализом имеющихся в Вашем распоряжении ресурсов, т. е. средств для достижения целей. Определив, "куда я хочу?", следует продумать ответ на вопрос "где я нахожусь и почему?".
 Постарайтесь вспомнить все свои наиболее заметные успехи в работе и в личной жизни. Подумайте, какие способности, знания и опыт были необходимы, чтобы достичь этих успехов? Благодаря каким способностям Вы достигли желаемых результатов? Что Вы вообще можете совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей Вы располагаете?
 Теперь составьте список своих крупнейших неудач и отметьте, следствием отсутствия каких качеств они были. Подумайте над тем, как Вы в свое время преодолели ту или иную неудачу. Помните: знать свои слабости - значит укреплять свои сильные стороны!
 Сгруппируйте определенные Вами достоинства и недостатки и выделите две-три важнейшие сильные и слабые стороны в различных областях (профессиональные знания и опыт, социальные качества, личные способности, способности руководителя, интеллектуальные способности и т.п.).
 Теперь Вы можете переходить к следующему этапу определения своих целей - к анализу "цель - средство".
 
 Что такое анализ "цель - средство"?
 В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого обратитесь к составленному ранее списку целей и выберите пять важнейших. Определите необходимые для достижения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.
 Результаты этой работы целесообразно представить в виде таблицы:
 Желаемые цели Необходимые средства (что требуется?) Ситуационный анализ Имеется в наличии (способности, средства и т.д.) Не имеется в наличии Практические шаги по увеличению ресурсов 1. 2. 3. 4. 5. Теперь Вы готовы перейти к последней фазе процесса постановки целей - конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования.
 
 Как увязать мои цели с текущими жизненными планами?
 Каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. Критерии устанавливаете Вы!
 Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением Ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям Вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов.
 Пример: Жизненный план (извлечение).
 Сфера жизни № Жизненная цель Важность, значимость Срок (год) Практические действия Срок Контроль Имущество, деньги 4 Собствен - ный дом в пригороде Высокая 2006 Поиск участка 2002 Накопление собственных средст
 в 2001 Поиск заемных средств 2002 Выгодная продажа квартиры 2004 Подбор строительной компании и заключение договора на строительство 2003
 ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
 Начинайте планирование работы с постановки целей.
 Сделайте свои цели :
 * КОНКРЕТНЫМИ
 * ИЗМЕРИМЫМИ
 * ДОСТИЖИМЫМИ
 * РЕАЛЬНЫМИ
 * ОГРАНИЧЕННЫМИ ВО ВРЕМЕНИ
 
 
 
 
 
 ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
 Вы никогда не опоздаете на поезд, если хотя бы раз в жизни уже опоздали на него.
 Дж.К. Честертон
 Каждый день на работе Вы либо устанавливаете сроки, либо их согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически каждая работа имеет поставленный срок её исполнения. Как не ошибиться при установке сроков выполнения работ?
 Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна быть выполнена к определённой дате и стать предпосылкой другой. Например, ежемесячные отчёты необходимо представлять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии могли проследить качество деятельности организации в целом. Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь Вы тоже можете установить себе срок, который покажется Вам реальным, но если Вы в него не уложитесь, то ничего страшного не произойдёт.
 Основные причины возникновения проблем при установлении сроков заключаются в том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью, либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумываясь о смысле происходящего.
 
 Как мне научиться укладываться в намеченные сроки?
 Чтобы всегда укладываться в намеченные сроки, в своей работе постарайтесь придерживаться следующих правил:
 • Когда Вас просят уложиться в какой-то срок, просмотрите свой ежедневник (список) отсроченных дел и определите, сможете ли Вы реально выкроить время, чтобы выполнить работу, не сорвав последнего срока.
 • Никогда не пользуйтесь фразой "как можно скорее". Она бессмысленна. Если у Вас полно бумажной работы, помеченной "как можно скорее", то Вы не знаете, за что браться в первую очередь, и поступаете, как вам вздумается. Всегда указывайте людям конкретные дату и время и обоснование такого срока. (Расскажите, например, о последствиях его срыва. Это будет оценено даже высшим начальством и клиентами).
 • Получив документ, помеченный "как можно скорее", позвоните его отправителю и выясните, когда именно вам нужно по нему отчитаться.
 • То же самое относится и к слову "срочно". Из какого понятия срочности исходить? Вы не знаете, от чего при этом отталкиваться. Поэтому и здесь также укажите конкретные дату и время, наряду с доводами/последствиями срыва срока. Получив нечто с пометкой "срочно", позвоните его отправителю и выясните, когда это действительно нужно сделать.
 • Посылая кому-то документ, который Вы хотите получить обратно или просто получить на него ответ, всегда указывайте срок ответа и, если нужно, причину такого срока.
 • Оставляя сообщения на автоответчике, указывайте срок выполнения необходимого Вам действия и причину установки такого срока.
 • Если установлен срок, проконтролируйте выполнение работы заранее (а не в последний момент!). Вы знаете, что не получили результатов работы, и вполне вероятно, что она еще не сделана. "Подгоняя" человека ближе к истечению срока, Вы готовите почву для гнева с вашей стороны и защиты - с его.
 • Запишите в своем списке отсроченных дел, когда контролировать ход работы до истечения срока ее выполнения.
 • Устанавливая сроки, давайте людям понять, что Вы будете следить за работой. Это можно сделать вежливо, сказав, к примеру: "Я позвоню вам во вторник, спрошу, как дела (если возникнут сложности) и т.д.". Мало кто на это обидится. Скорее это будет приветствоваться.
 
 
 ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА "АЛЬПЫ"
 Год за годом мы становимся все более подготовленными
 для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся?
 Лоуренс Питер
 В чем заключается метод "Альпы"?
 Метод "Альпы" относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
 Метод включает пять стадий:
 1) составление заданий;
 2) оценку длительности планируемых действий;
 3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
 4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;
 5) контроль (учет несделанного).
 
 Что дает метод "Альпы"?
 Использование метода "Альпы" дает следующие основные преимущества:
 * Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
 * Планирование следующего дня.
 * Четкое представление о задачах дня.
 * Упорядочение течения дня.
 * Преодоление забывчивости.
 * Концентрация на наиболее существенном.
 * Уменьшение объема "бумажной" работы.
 * Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
 * Сокращение помех и нежелательных перерывов.
 * Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
 * Улучшение самоконтроля.
 * Повышение удовлетворенности и мотивации.
 * Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
 При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!
 
 С чего начать планирование по методу "Альпы"?
 Первая стадия - составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра "План дня" все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
 * задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
 * невыполненное накануне;
 * добавившиеся дела;
 * сроки, которые надо соблюсти;
 * периодически возникающие задачи.
 Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня", например:
 В - визиты, совещания;
 Д - делегирование дел;
 К - контроль;
 П - в процессе, в деле;

<< Пред.           стр. 2 (из 9)           След. >>

Список литературы по разделу