<< Пред. стр. 5 (из 17) След. >>
Список литературы по разделу
каждого дня особое время для них и не допускайте в эти отрезки времени все
малозначащие дела (из группы "В"). Для того, чтобы создать большой плацдарм
для развертывания операций, начните с того, что завладейте хотя бы небольшим
отрезком времени протяженностью в пятнадцать минут, предназначенного лишь
для дел "А". Постепенно вы сможете расширить этот плацдарм и приучить себя к
тому, что главные дела должны получать приоритет.
Постарайтесь создавать ниши для времени "А" таким образом, чтобы они
занимали одни и те же часы каждый день недели: допустим, с 9.30 до 10.30
утра каждый день с понедельника до пятницы. Можно выделять и большие отрезки
времени регулярно раз в неделю: допустим, в среду с 2 до 5 часов дня для
выполнения дел "А".
Один муж страдал от привычки своей жены принимать приглашения от всех
подряд: ему стало казаться, что он почти не бывает вместе с ней дома. Тогда
он взял ее еженедельник и на всех вечерах во вторник написал: "занята".
Когда жена, в очередной раз приняв чье-то приглашение, стала смотреть, в
какой день она сможет пойти в гости, она обнаружила, что по вторникам она
"занята". Так муж смог обрести общество своей супруги на один вечер в
неделю.
В литературе по управлению временем я читал о том, что для контроля над
временем вам надо тщательно записывать все, что вы делаете каждую минуту в
течение 24 часов в день и 168 часов в неделю. Я решительно не согласен с
таким подходом. Такой учет не только требует много времени и крайне
обременителен с точки зрения постоянного наблюдения за своими действиями,
но, кроме того, я убежден, что это - пустая трата времени. Допустим, вы
поняли, что вам следует изменить ваше питание. Вы уже интуитивно
почувствовали, что должны сократить количество жареной пищи, немного
увеличить количество протеина и свежих овощей. Было бы пустой тратой
времени, если бы вы стали вести учет всего, что вы съедите прежде, чем
примете решение об изменении своего рациона питания. С другой стороны, если
вы будете ежедневно учитывать, сколько жареной пищи вы съели в течение
месяца, то это поможет вам понять необходимость сократить в потребление
жареной пищи и увеличить в потребление овощей. Вы немедленно получите
выигрыш, улучшив ваше здоровье, и в то же время вы не будете обременены
тягостным занятием постоянного контроля за всем, что вы едите. Аналогичным
образом следует решать вопрос и в отношении контроля над временем. Я считаю,
что гораздо лучше устанавливать выборочный контроль. Полезнее обратить
внимание на отдельные виды расходов времени, которые, как вам кажется,
являются особенно расточительными.
Как подсказывает мне мой опыт, люди, которые стараются учитывать все на
свете, в конце концов запутываются в своем учете и отказываются от него
через пару дней, не совершив никаких изменений в своем образе жизни. Мне
кажется, что учет ради учета не дает эффекта, но выборочный учет ради того,
чтобы повлиять на исполнение вами определенного дела, может оказаться
довольно полезным.
Измените ваш рацион времени
Точно так же, как вы меняете ваш рацион питания, вы можете произвести
изменения в рационе вашего времени. Если вы чувствуете, что работа занимает
слишком много времени в вашей жизни, а семья и ваши личные интересы -
слишком мало, постарайтесь уходить с работы вместе со всеми и перестаньте
работать сверхурочно. Постарайтесь оставить в вашем расписании больше
выходных вместе с семьей.
Слишком много гольфа и слишком мало общественной деятельности? Вам не
нужны слишком сложные расчеты для того, чтобы сократить время на гольф.
Слишком много времени на ведение домашних дел и недостаточно времени на
творческие занятия? Пусть в течение двух дней в вашем доме соберется немного
больше пыли.
Вам не стоит вести учет, но вам следует составлять расписания вашей
деятельности. С помощью тщательно составленного расписания вы сможете найти
много времени для того, чтобы сделать все то, что вы хотите. Помните: всегда
найдется достаточно времени для важных дел. Самые занятые люди могут найти
время для того, чтобы делать то, что они хотят, не потому что у них больше
времени, чем у других, а потому что они умеют "делать" время с помощью
тщательно подготовленных расписаний.
Если вы постараетесь выполнить одно и то же дело в одно и то же время
каждый день, вы безусловно сбережете много энергии. Вы сохраните энергию,
сокращая время на ненужные сомнения и колебания. Вы будете совершать простые
операции по привычке. Привычка же будет порождать энергию: вы будете
автоматически набирать инерцию движения в выполнении различных творческих
дел, поскольку будете твердо знать, что вы обычно занимаетесь ими в
определенное время.
У Вас есть два вида самого плодотворного времени
При составлении расписания следует обратить особое внимание на наиболее
плодотворное время вашего дня. Плодотворное время для внутренней работы -
это та часть дня, когда вы работаете с наибольшей производительностью:
утром, днем или вечером. Плодотворное время для внешней деятельности - это
та часть дня, в течение которой вы можете наилучшим образом общаться с
другими людьми, с вашими- коллегами по работе, вашими партнерами по
общественным организациям, вашими родными дома.
Плодотворное время для внутренней работы - это те часы дня, когда вы
способны к наибольшей внутренней сосредоточенности. Я знаю "жаворонков",
которые не способны создавать оригинальные идеи после 7 утра и знаю "сов",
творческие силы которых особенно проявляются от 10 вечера до полуночи. Если
бы вам предложили выбрать два часа в сутках, когда вы мыслите наиболее ясно,
какие бы часы вы выбрали? От 10 утра до полудня? От 4 до 6 дня? Два часа,
которые вы выберете - это вероятно ваше самое плодотворное время для
внутренней работы. Постарайтесь в течение ближайших двух недель проверить,
способны ли вы к внутренней сосредоточенности в наибольшей степени в течение
этих часов.
Постарайтесь защитить самое плодотворное время от внешних помех для
осуществления ваших главных дел.
По мнению большинства деловых людей их самое плодотворное время для
внутренней работы - это первые часы рабочего дня. Однако именно в это время
они читают газеты, отвечают на рутинную корреспонденцию и телефонные звонки,
болтают со своими коллегами. Гораздо лучше оставить такие дела для
"неплодотворного времени".
Одна домашняя хозяйка испытывала подъем энергии после того, как ее муж
и дети уходили из дома. Она носилась по дому, убирала постели, перемывала
посуду, подбирала игрушки и к 11 утра завершала все домашние дела. Затем она
падала от усталости и отдыхала до 2.30 дня, когда ей было нужно забирать
детей из школы. Ее намерения были похвальными: она считала, что если
избавится от своих неприятных дел, у нее останется много времени для
приготовления декоративных свечей, любимого занятия свободное время и
которое приносило ей известный доход. Однако к тому времени, когда она
заканчивала домашние дела, она так уставала, что ей уже не хотелось что-либо
делать. Кроме того, так как она к 11 часам наводила полный порядок, то ей не
хотелось нарушать его, вытаскивая свою аппаратуру для приготовления свечей.
В результате ей казалось, что у нее нет времени для занятия своим любимым
делом. В качестве стороннего наблюдателя я без труда обнаружил, что она
делает существенную ошибку при составлении расписания. С помощью простой
перестановки местами домашних дел и изготовления свечей она нашла два часа
самого плодотворного времени для своего любимого занятия.
Исследователь-химик, который проводил вторую половину дня, листая
научные публикации и выполняя мелкие административные обязанности, совершал
ту же ошибку. Он был "совой" и набирал силу после обеда. Когда он передвинул
рутинные занятия на первую половину дня, то освободил свою вторую половину
дня для самой творческой работы.
Плодотворное время для внешней деятельности -- это часы, когда ваше
окружение готово для бесед, встреч, собраний. Это время, когда вы можете
поймать вашего начальника и поговорить с ним по острому и давно назревшему
вопросу прежде, чем он исчезнет в недельную командировку. Коммивояжеры
установили, что их самое плодотворное время для внешней деятельности период
от 9 утра до 5 дня, когда они встречаются лицом к лицу со своими
покупателями. Поэтому они отодвигают малозначительные, рутинные дела на
время до или после этого периода.
Важно заранее убедиться в том, что вы сможете повидать людей, с
которыми вы решили встретиться. Домашняя хозяйка заранее договаривается о
приеме у зубного врача или записывается к парикмахерше. Она знает часы
работы различных магазинов. Она договаривается с другими мамами о том, кто
по очереди встретит детей, возвращающихся из школы.
Начальник уверен, что когда он хочет поговорить с кем-то по телефону,
этот человек находится на своем рабочем месте. Он должен знать, когда его
коллеги свободны для того, чтобы побеседовать с ним, и воспользоваться этим
временем.
Большинство людей не очень хорошо умеют поставить себя на место другого
и поэтому не склонны принимать во внимание чужие расписания. Однако, если вы
будете проявлять внимание к нуждам других людей, вы сами получите от этого
большие выгоды. Я знаю одного служащего, который приходит к своему
начальнику в обеденный перерыв, потому что он знает его привычку не уходить
перерыв и ограничивать свою полуденную еду парой бутербродов. Его
подчиненный захватывает в кабинет начальника что-нибудь перекусить для себя,
и они соединяют поглощение бутербродов с деловыми беседами.
Другая возможность поймать начальника появляется в тот момент, когда он
только снял свою шляпу и пальто и не успел погрузиться в другие дела.
Эффективное расписание должно сохранить вам свободу
Гибкость необходима для того, чтобы быть готовым отреагировать на любую
новую ситуацию. Если вы составите такое расписание, в котором у вас не будет
ни одной свободной минуты и ни одного перерыва, за исключением обеденного,
вы будете возвращаться домой разбитым, нервным и напряженным до предела.
Непредвиденные происшествия также требуют времени. Нежданные телефонные
звонки, незванные посетители, письма, содержание которых резко изменяют ваши
планы, - все это создает перегрузки. Опыт показывает, что хотя вы не сможете
предугадать отдельные события, можно ожидать, что в течение дня на вас
навалятся внезапные обстоятельства, которые отнимут у вас большую часть
вашего времени. Вам нужно иметь резервный запас времени для того, чтобы
использовать его в кризисных ситуациях и в ситуациях, внезапно возникших в
течение дня.
По этой причине всегда оставляйте хотя бы один час в запасе. Оставляйте
окна и форточки в вашем расписании для того, чтобы отдохнуть от напряженной
беседы, почитать почту, наверстать запущенные дела по оформлению всяческих
бумаг. Постарайтесь как можно раньше, уже в начале дня избавиться от
чрезмерно категоричных обязательств с тем, чтобы вы не столь волновались во
время вторжения всевозможных неприятных обстоятельств в вашу размеренную
жизнь.
Жесткость в составлении и неуклонном исполнении расписаний порождает
ощущение того, что ваша жизнь подчинена хронометру; а жизнь, в течение
которой вы беспрестанно глядите на часы, может стать невыносимой. Соблюдение
равновесия между расписанным и нерасписанным временем позволит вам вести
свою жизнь более плавно, по возможности избегая резких колебаний.
Глава 8.
Как найти время, о существовании которого вы и не догадывались
Многие "перспективные" работники, озабоченные движением "вперед и
выше", ставят своею работу значительно выше семейной и личной жизни.
Некоторые из них настолько озабочены переживаниями о своем успехе или
неудаче в профессиональных делах, что испытывают чувство вины, когда они
уделяют время чему-нибудь помимо своей работы.
Рассказывают страшные истории про людей, которые работают настолько
энергично, что семьи их почти не видят. В итоге они получают язвы и
инфаркты. Одно исследование, проведенное несколько лет назад, показало, что
многие люди, которые в конечном счете потерпели крушение, до этого принесли
свои личные жизни в жертву своей работе.
Опыт общения с клиентами убедил меня в том, что в тех случаях, когда
люди превращают свою работу в чисто механическую рутину, они утрачивают
чувство перспективы и не способны отличить важное от незначительного. Они
без нужды тратят много времени на второстепенные дела и оставляют многие
важные дела незаконченными. Часто такой стиль работы приводит человека к
саморазрушению. Чем больше человек вкладывает усилий, тем больше он истощает
свои силы, а чем сильнее истощается, тем больше снижается эффективность его
деятельности. Выход не в том, чтобы вкладывать больше времени в то или иное
дело, а в том, чтобы работать более эффективно.
Я вспоминаю одного архитектора, который пришел ко мне, жалуясь на
чрезмерную работу и отсутствие радости в жизни. Он только что поправился
после приступа язвенной болезни и вновь работал по 60 часов в неделю. Он
жаловался, что у него не хватает времени на то, чтобы больше быть с женой и
детьми. Я предложил ему отдыхать в конце недели, отправившись вместе с
семьей с середины пятницы на берег озера Тахо. Там он снял небольшой домик,
в котором он и его семья стали проводить каждый конец недели в течение лета.
Не удивительно, что он снова влюбился в свою жену, познакомился со своими
детьми, а его здоровье восстановилось. Так как он понял, что не сможет
компенсировать свою низкую производительность труда за счет увеличения
продолжительности рабочего времени, он стал делать самые важные дела в
течение того времени, которое имелось в его распоряжении. Фактически он стал
делать больше, чем когда работал по 60 часов в неделю, хотя он сократил
рабочую неделю на 15 часов. В качестве награды он получил много оригинальных
идей, которые пришли ему в голову, когда он отдыхал на берегу озера.
Единственное, от чего он отказался, это от приготовления чертежей, которые
он сам добровольно навязал себе, когда работал по 60 часов в неделю. Теперь
он поручил готовить чертежи чертежнику.
Можете ли вы работать эффективно, если вы слишком устали от чрезмерно
долгой работы? Вероятно, нет. Может быть лучше будет пораньше закончить
работу, отдохнуть во второй половине дня и вернуться к работе на следующий
день, чтобы выполнить вдвое больше.
Можно сделать больше, ничего не делая
Я думаю, что если вы сумеете так распланировать свои дела, что найдете
время для того, чтобы расслабиться и "ничего не делать", вы сделаете гораздо
больше и к тому же получите массу удовольствия.
Один мой клиент, авиационный инженер, понятия не имел о том, что значит
"ничего не делать". Каждая минута его жизни была заполнена интенсивной
деятельностью. У него было расписание для занятий физкультурой и спортом, в
котором нашлось место для лыж и хоккея, водных лыж и тенниса. У него была
подруга, которая сопровождала его в этих занятиях, хотя она предпочла бы
порой просто посидеть у костра и расслабиться. Как и многие люди, он
испытывал потребность все время что-нибудь делать. Ему казалось, что
"ничегонеделанье" - это пустая трата времени. Когда он "расслаблялся у
костра", он на самом деле читал журнал "Сайентифик Америкэн", или играл в
бридж. Даже его любовные занятия подчинялись жесткому расписанию.
Ради эксперимента я предложил ему "растратить" пять минут, использовав
их не на "активные занятия", а расслабиться, тихо посидеть и немного
помечтать. Когда он в конце концов признал, что в глубине души отвергал
отдых, как пустую трату времени, он начал более критично оценивать свои
прежние воззрения. Как только он признал, что отдых - это хороший способ
использования времени, он перестал навязывать себе постоянную активность и
начал получать удовольствие от "ничегонеделанья". Раньше он был так занят,
что у него не было времени для радостей жизни. Когда я увидел его через три
года, он по-прежнему следовал активному расписанию, но теперь он мог
уравновесить его с периодами расслабления. Поэтому, когда он приходил на
работу в понедельник, он уже не был измотан физически тяжелыми и
напряженными выходными днями, а выглядел отдохнувшим.
По-моему ничто не может быть абсолютной растратой времени, включая
"ничегонеделанье". Разумеется, все можно довести до крайности, и я хорошо
помню одного своего клиента, которого пришлось выводить из состояния
полнейшего безразличия к любой деятельности. Он вновь ожил лишь после того,
как мы посидели с ним, разбирая его неоплаченные счета, и я сумел объяснить
ему, что пройдет совсем немного дней, и он окажется в большой беде.
Иногда приобрести больше свободного времени можно, лишь резко сократив
давление работы на человека. Если ваши попытки снять напряжение не приводят
к успеху, вы должны осуществить некоторые перемены в вашем трудовом
положении. Руководитель финансового отдела в большом магазине одежды в
течение двух лет постоянно работал сверхурочно. Он никак не мог заставить
своего начальника нанять для него помощника, Наконец, он решил, что ждать
нечего, и ушел работать в другую фирму, в которой ему не приходилось
работать по 80 часов в неделю. Теперь он смог больше проводить время со
своей семьей. Главный бухгалтер в этой же фирме решил аналогичную проблему
перегрузок, начав делать ровно столько, сколько он может и не беспокоился о
недоделанном. Его решение было более успешным:
когда начальник понял что работа не делается, он нанял для него
помощника. Руководитель финансового отдела мог бы разрешить свою проблему с
начальником аналогичным образом, ответив своим молчаливым саботажем на
упрямство начальника. Таким образом он смог бы избежать двух лет мучений.
Особая проблема домашней хозяйки
Проблема свободного времени у домашней хозяйки является особенно
острой. Обязательные дела висят над ней в течение 24 часов в сутки, а
исполнение дел в срок, - например, приготовление еды, - не допускает ни
минуты отсрочки. Вторжение непредвиденных обстоятельств носит хронический
характер: дети ушибаются, болеют или требуют эмоциональной поддержки
немедленно. Мать должна оставаться на месте действия постоянно. Она не может
уйти с работы в 5 вечера и прийти домой, где ее ожидает готовый ужин. По
правде говоря, отвечая за покупки, бюджет семьи, мелкий ремонт, питание, а
также решая разнообразные вопросы, включая разрешение конфликтов по поводу
очереди пользования велосипедом и ношения самого яркого свитера, женщина в
одиночку осуществляет деятельность небольшого предприятия с огромным объемом
работы.
Принимая во внимание специфику своей деятельности, домашней хозяйке
особенно трудно найти свободное время. Единственным выходом для нее остается
подготовка расписания повторяющихся занятий. Так, одна домашняя хозяйка
стала нанимать прислугу, которая приходила к ней по средам во второй
половине дня. В эти часы она ходила на дневные спектакли в театры, сеансы в
кино, музеи или картинные галереи.
Я настоятельно рекомендую домашним хозяйкам составлять регулярные
расписания. Если вы решите: "Я использую свободное время на следующей
неделе", то нет никакой гарантии, что вам кто-нибудь или что-нибудь не
помешает это сделать. Но если вы заранее отведете определенный день для
своих занятий, то вы уже будете твердо рассчитывать на то, что это время
будет в вашем распоряжении. Я знал одну домашнюю хозяйку, у которой вечер в
четверг был постоянно освобожден от кухни и отведен для посещения ресторанов
вместе со своим мужем.
Если домашняя хозяйка будет искать свободное время, она без сомнения
может обнаружить немало дополнительных часов, которые она до сих пор не
замечала. Так, одна женщина поступила на многомесячные курсы "Роль женщины в
современном обществе", которые проходили еженедельно по вторникам в течение
полугода. Пока женщина ходила на эти курсы, она нанимала сиделку для
присмотра за детьми. Когда же занятия завершились, то женщина пожелала,
чтобы эти часы постоянно были ее свободным временем, и она продолжала
держать сиделку. В эти часы по вторникам она могла осуществлять свои
жизненные цели.
Люди часто не умеют пользоваться возможностями, которые им открываются,
когда они остаются наедине с самим собой. Подумайте, какие возможности у вас
появятся, когда ваши дети находятся в школе или когда ваши коллеги уходят в
отпуск?
<< Пред. стр. 5 (из 17) След. >>
Список литературы по разделу