<< Пред. стр. 8 (из 17) След. >>
Список литературы по разделу
"Помыть машину". Вы поставили это дело в группу "В", но вам хочется,
улучив при первой возможности полчаса, вымыть машину, чтобы вычеркнуть это
дело из списка и забыть о нем. Гораздо лучше вычеркнуть его из списка и
забыть о нем, решив, что это дело вообще не стоит делать.
Многие из дел "В" можно превратить в дела, которые я называю "ВЯ", то
есть те, что можно откладывать на неопределенно долгое время без малейшего
ущерба для себя.
Дела "ВЯ" включают: разобрать груды журналов, проверить содержимое
морозильного шкафа (с тех пор как вы проверяли его, существенных изменений в
его содержании не произошло), протереть пол, на кухне перед тем, как в
дождливый день прибегут с улицы дети. Можно вспомнить множество таких же
мелких и пустячных занятий или дел, которые со временем решатся сами собой,
или же вопросов, о которых лучше забыть, если только о них не напомнит
кто-то со стороны.
Некоторые из дел "В" следует нарочно подвергнуть испытанию превращением
их в дела "ВЯ". Можно позволить им немного "постареть", чтобы узнать, не
скончаются ли они естественной смертью. Такими делами "ВЯ" могут быть:
поливание сада, когда есть основания считать, что скоро пойдет дождь,
сгребание снега со двора накануне возможной оттепели, сбор газет для их
уничтожения за несколько дней до визита бойскаутов, собирающих макулатуру,
подготовка выступления на собрании, которое скорее всего не состоится.
Когда я не уверен, можно ли полностью игнорировать то или иное дело, я
делаю небольшую пометочку против него - "возможное ВЯ" - и я уверен, что в
дальнейшем вернусь к нему, если это действительно окажется важным делом. Раз
в месяц я заглядываю в свой список и с удовольствием вычеркиваю
невостребованные дела.
Многие из дел "В" можно легко превратить в дела "ВЯ" без особого вреда.
Конечно, некоторые дела "В" следует делать. При всей их незначительности
существует возможность существенного ущерба, если вы их не сделаете вовремя.
Вы можете сделать эти дела более приемлемыми, если вы будете рассматривать
их в более широком контексте. Правительственный чиновник, который тратит
целый день на подготовку ответа члену конгресса США по ничтожному вопросу,
не должен забывать, что это дело надо сделать точно и аккуратно, потому что
ты - государственный служащий, и лучше не раздражать членов конгресса. По
этой же причине торговый служащий, посвятивший большую часть времени
выяснению причин отсрочки в исполнении пустячного заказа на сумму в 2
доллара 17 центов для лучшего клиента фирмы, не должен забывать, что 40
процентов прошлогодних доходов их компании пришлось именно на этого клиента.
Когда дело "В" достигает стадии кризиса
Некоторые дела, такие как заправка бензобака, которые относятся к
классу "В" и могут быть отложены, превращаются в источники большого кризиса,
если их откладывать на неопределенно долгое время. Вы мало что выиграете,
если будете заправлять бензобак, когда он заполнен на три четверти. В то же
время нет необходимости говорить, что, если вы чересчур затянете с этим
делом "В", то вы потеряете очень много времени, застряв посреди дороги с
пустым баком, особенно, если рядом не будет бензоколонок и проезжающих
машин.
Аналогичным образом не стоит откладывать на неопределенно долгий срок
такие скучные дела, как приобретение страховки и составление завещания даже
если вы абсолютно уверены в пожарной безопасности вашего дома и в своем
крепком здоровье. Не стоит бесконечно откладывать и такое заурядное дело,
как стирка вашего белья. Может оказаться, что вы останетесь без чистого
белья как раз в тот момент, когда вы должны собираться в гости
Запомните, что дела "В" редко достигают кризисной стадии без
предупреждения. Они постепенно поднимаются по лестнице. Допустим, от вас
потребовали составить обычный производственный отчет. У вас возникает
подозрение, что это дело "В" умрет естественной смертью. Через несколько
дней к вам поступает вторичный запрос об этом отчете Вы берете это дело из
кипы ваших бумаг и кладете на самый верх. Вы решаете, что это дело - из
категории "Б" Когда начальник вам заявляет: "Чтобы завтра отчет был у меня
на столе, или вылетишь отсюда", вы понимаете, что это дело класса "А" и его
надо делать. Обычно люди чувствуют, как меняется значимость дела Если вы
сообразительный человек, то давно усвоили, что некоторые дела класса "В"
превращаются в источник кризиса. Поэтому самым правильным отношением к делам
"В" является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного
сигнала, который может подсказать вам опасность его перерастания в кризис.
После этого сигнала нужно быстро предотвратить его развитие, разом решив
простую проблему.
Если вы можете отложить уборку квартиры, стирку белья, составление
досье или учет на один день, отложите эти занятия Просто в вашей жизни будет
меньше уборки, стирки, составления досье или учета Если вы будете постоянно
оказывать сопротивление делам "В", вы существенно увеличите число дел,
которые превратятся в дела "ВЯ" Всегда будьте готовы задать вопрос:
"Произойдет ли что-нибудь страшное, если я не сделаю дело "ВЯ" Если вы
на это можете с уверенностью ответить: "Ничего страшного не произойдет",
тогда не делайте этого.
Вам нужен ящик для дел "В"
Расставьте ваши дела по своим местам. Не позволяйте, чтобы бумаги,
относящиеся к делам высокого класса "А", оказались погребенными под ворохом
дел "В". Закрепите на вашем письменном столе особое место для дел "А".
Выделите специальный ящик для бумаг класса "В", в который вы будете
складывать незначительные дела, чтобы они вам не мешали. Такой ящик должен
быть как можно большего размера. Для таких дел можно даже выделить целый
шкаф Начните с того, что разделите ваши бумаги на две небольшие пачки из дел
"А" и "Б" и большую пачку из дел "В". Постарайтесь рассортировать дела "Б",
выделив из них часть для пачки "А", а часть - для пачки "В". Затем положите
бумаги "А" в особое место, а бумаги "В" - в особый ящик.
Если вы не расчищали ваш письменный стол в течение нескольких месяцев,
уберите все с его верхней части, вытащите все из его ящиков и положите на
большую поверхность. Из этих бумаг вы сможете отобрать те, что можно
распределить на три части - "А", "Б" и "В". Остальное - ненужный хлам,
который можно тут же выбросить Если операция проведена успешно, то вам
понадобится не одна мусорная корзина.
Если же вы - домашняя хозяйка и у вас нет своего письменного стола, то
у вас могут возникнуть те же проблемы, что и у миссис Джоунс У нее был
единственный ящик в столе, куда она складывала письма, записки, вырезки из
газет и журналов, расписания занятий своих детей, объявления о собраниях,
рекламные проспекты, счета, чеки, подписные квитанции, конспекты лекций по
истории Китая, которые она прослушала на курсах, нитки, ленты, веер и
поздравительные открытки.
Когда она собиралась ответить на письмо, у нее не было иного выхода,
кроме как вытаскивать все содержимое ящика и начинать поиск нужного письма.
Когда же раз в месяц ей надо было платить по счетам, ей опять приходилось
вытряхивать весь ящик. Она старалась как можно меньше заниматься этой
неприятной процедурой, и поэтому откладывала ответы на важные письма.
Решение этой проблемы казалось очевидным и я предложил ей приобрести
специальный ящик для досье и сотню больших конвертов. Миссис Джоунс завела
отдельные конверты для рецептов, счетов, писем, на которые надо было
ответить, для писем, которые она хотела сохранить, для бумаг, посвященных
учебе детей, рекламным проспектам и т.д. С помощью этой системы хранения она
могла легко распределять и новые бумаги по этим конвертам. Теперь, когда она
собиралась написать ответ, ей не нужно было тратить много времени для того,
чтобы найти нужное письмо. Достаточно было взять соответствующий конверт.
Разумеется, у многих домашних хозяек существует какой-то свой порядок в
распределении бумаг. Самое главное в таком порядке - это отделять важные
дела "А" от менее значительных дел "В". Если у вас много документов и
переписки, вам необходимо разделить их на категории "А", "Б" и "В".
Каждая домашняя хозяйка заслуживает своего домашнего стола
Отдельный письменный стол еще лучше для домашней хозяйки, чем ящик для
досье. У домашней хозяйки очень много бумаг и ей нужно иметь удобное место
для того, чтобы заниматься ими. Я видел интерьеры, в которых вместо
журнального столика около дивана был размещен письменный стол с настольной
лампой. Некоторые дизайнеры предлагали использовать незанятый угол кухни для
хранения бумаг и занятий "бумажными делами". Я от всей души приветствую
такие попытки создать для домашней хозяйки такой уголок.
Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на огромное
количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о
новинках моды, направляли предложения от различных производственных и
оптовых фирм, посылали проспекты, местные газеты, формы отчетности и счета.
Ему приходилось открывать все эти конверты, просматривать их содержимое.
Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с мыслями о том, как
улучшить свое дело.
Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не мог
точно решить, что делать со многими из них. К тому же, он не хотел
расставаться с рядом идей, которые он запечатлел в письменной форме. Однако
он не пытался распределить свои бумаги в зависимости от их значимости,
поэтому груда бумаг на его столе возрастала до угрожающих размеров.
Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после получения
утренней корреспонденции распределять ее по степени важности, выкладывая
наиболее значительные послания на самый верх. Кроме того, я посоветовал ему
складывать все бумаги, относящиеся к делам "Б" и "В" в правый ящик стола. На
следующий день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю
корреспонденцию лишь по мере того, как у него появлялось свободное время.
Часто, возвращаясь домой он жалел, что так и не добрался до того или иного
письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял к
"сегодняшней" почте. Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он
поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте. В целом
же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не
требовались, и лишь 20 процентов отложенных бумаг оказывались необходимыми.
Когда ящик оказался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он
переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний
ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он разобрал нижний ящик и
выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две - три
недели, он повторял эту процедуру.
Следующая стадия - мусорная корзина
В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную
корзину. Возможно, что большая часть бумаг, которые он вынимал из правого
нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо
ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать. Поэтому я
предложил ему складывать то, что он хотел сберечь, в специальную коробку, на
которой он написал: "Дела "В", взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1 -
30". Потом он таким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти
материалы хранились в течение года. Через год он бегло просматривал
накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими
вещами, которые оказались ненужными. Теперь он уже без всяких колебаний
выбрасывал почти все и оставлял лишь две -три бумаги, которые сохраняли для
него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот
же день.
Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тяжелой
работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его
записки о необходимости переделать полки, на которых были разложены свитера,
оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и
распорядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о
драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, потому что он перестал
продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была
теперь неуместной, потому что тот сам уволился через пару недель после
подготовки этого меморандума.
Как не утонуть в бумагах
Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это
не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы
можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное
место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с,
ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае
вы никогда не утонете в бумагах.
Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь
в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей
корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения
объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые
издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.)
Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же
выбрасывать, какие - направлять другим людям, а какие - складывать в архив.
Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три
папки: "Принять меры", "Информация" и "Отложено". Папку "Принять меры" он
прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг.
Папку "Информация" он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде.
Он укладывал папку "Отложено", в которой находились периодические
публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же
когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными
делами.
Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела
скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие
резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам
следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите
проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить
вам ксерокопию бумаги.
Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон. Те, кто
умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии
времени, которую они получают с помощью этой техники. Один начальник
сберегает еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые
мысли и позволяя ей привести их в литературную форму.
Только один раз, зато с толком!
Одно из моих правил гласит: "Берите каждую бумагу в свои руки лишь один
раз". Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует
немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче
придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо.
Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное
прочтение письма.
Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным
действиям; Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и
даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во
времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе.
Иногда более правильные решения приходят в голову только после долгого
размышления.
Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: "Старайтесь брать
каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней
хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она
связана". Если вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой
шажок пригодится.
Например, начальник может взять бумагу и подумать:
"Это - малоприятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но
следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело
закрутится". Таким образом, он хотя бы немного продвинул дело вперед,
продумав следующий шаг, который он предпримет. Когда бумага вновь попадет к
нему в руки, он уже не положит ее обратно, пока не наберет номер телефона.
С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необходимо. Мне
жаловалась секретарь на своего начальника, который стремился достичь такого
совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их
по меньшей мере три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые
варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка
печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим
количеством опечаток.
Пусть ваша секретарь получает от вас готовый текст, который можно
отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редактировать свое письмо,
подумайте, существенно ли возрастет ценность отредактированного варианта,
если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли
будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет
ожидать новой редакции.
Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебираете бумаги,
задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге.
Задайте себе вопрос: "Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить
возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть". А потом
немедленно приступите к делу.
Как справиться с информационной перегрузкой
Многие люди не умеют отделить главное от несущественного, "А" от "В",
когда дело касается новостей в их области или текущих событий. Учитывая
ограниченность времени, какая должна быть дозировка ежедневных газет,
еженедельных и ежемесячных журналов и книг в вашем информационном питании?
Тратите ли вы час в день на газету, час в неделю на журналы, час в месяц на
книги? Или же вы позволяете ежедневным событиям идти своим чередом, уделяя
главное внимание ежемесячным журналам и книгам, написанным специалистами в
данной области?
"Правильного" ответа на такие вопросы быть не может; все зависит от
вашего решения. Я лишь предлагаю, чтобы вы принимали эти решения
сознательно, а затем воплощали их в жизнь. Если вы приняли решение, что не
стоит уделять чтению газет больше десяти минут, но заметите, что тратите на
них более часа, то вы вправе усомниться в правильности своего решения.
Возможно вы решите тратить на чтение газет больше времени.
Многие начальники жалуются, что у них не хватает времени на чтение
книг, которые бы им пригодились в их работе. В то же время у них в течение
месяца находится немало часов для чтения газет. Возможно это объясняется
тем, что газеты постоянно находятся под рукой, их стоимость сравнительно
невелика и их читают не только ради новостей, но и ради развлечения. Книги
же, которые желают прочитать, необходимо поискать, они стоят дороже газет, а
их чтение требует "серьезного" настроя. В результате большинство начальников
читают сотни газет в Течение года и лишь единицы книг.
Читайте книги как газеты
Если вы почувствовали необходимость в чтении книг для вашей работы,
постарайтесь читать их так, как вы читаете газету, прибегая к следующей
процедуре. Составьте список книг, которые вы бы хотели прочитать для
повышения вашего профессионального уровня и расширения общего кругозора.
Пусть ваша секретарь присоединяет одну из книг, обозначенных в этом списке,
к вашим входящим бумагам. Пусть она одновременно забирает у вас книгу,
которую она доставила вам вчера. Ничего страшного, если вы вчера не успели
взглянуть на эту книгу. В любом случае, вы бы вряд ли до нее добрались.
Так же, как и чтение газеты вы начинаете с просматривания заголовков,
постарайтесь начинать знакомство с книгой с чтения кратких описаний ее
содержания, изложенных издателями на обложке и суперобложке. Потом быстро
просмотрите книгу, порой останавливаясь на отдельных местах, привлекших ваше
внимание. Уделите этому занятию не больше времени, чем вы обычно уделяете
ознакомлению с газетой.
Изложение материала в нехудожественном произведении во многом
определяет и способ его чтения. Автор начинает с программного заявления и
сводит его к двум-трем ключевым фразам, которые являются основными тезисами
книги. Потом он развивает главные положения своего программного заявления
более пространно, заполняя этим целую книгу.
Ваша задача, как читателя, состоит в том, чтобы обнаружить эти ключевые
идеи даже в книге, насчитывающей более 500 страниц, и найти их применение к
вашей конкретной ситуации. Предисловие и перечень глав, а также краткие
аннотации, которые часто помещают в начале или в конце книги, помогут вам в
этом. Вы можете вчитываться внимательно в текст лишь в том случае, когда
<< Пред. стр. 8 (из 17) След. >>
Список литературы по разделу