<< Пред.           стр. 5 (из 12)           След. >>

Список литературы по разделу

  Часы
 3,0
 2,0
 1,5
 1,0
 0,5
 1,5
 
 0,5
 
 Сумма: 10,0
 Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
  Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
  Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
  Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
 Третья стадия: резервирование времени про запас
  При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
  Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
 Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
 Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.
  Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
  Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности.
  Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. "делегирование" в 3.5).
 В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
 
  Приоритеты Часы Перепоручения П - проект изучения рынка А 2,5 0,5 часа поручается г-ну X В - Шульте (экспертная оценка) А 1,5 Т - Шмидт (статистика сбыта) Б 0,5 ПР - Гюнтер (письмо) Б 0,5 Поручается г-ну X. Н. ПК - продавец "БМВ" (подержанные автомобили) Б 0,5 Ч - спец. журнал для менеджеров В 0,5 Т - Мюллер (программа ЭВМ) В Секретарь Т - Хельмут (вечерняя пробежка) В Сумма=6,0
 Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
 Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
 Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:
  Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
  Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
 Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
 Рационализация использования времени с помощью бюрографии
 Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
 Например:
  Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать.
 При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
 Что дает метод "Альпы"?
 Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу "Альпы" принесут Вам многократный выигрыш во времени.
 Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.
 
 20 преимуществ метода "Альпы"
 Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
 Планирование следующего дня.
 Четкое представление о задачах дня.
 Упорядочение течения дня.
 Преодоление забывчивости.
 Концентрация на наиболее существенном.
 Уменьшение объема "бумажной" работы.
 Достижение целей дня.
 Выделение более важных и менее важных дел.
 Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
 Рационализация посредством группировки задач.
 Сокращение помех и нежелательных перерывов.
 Самодисциплина при выполнении задач.
 Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
 Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
 Улучшение самоконтроля.
 Ощущение успеха в конце рабочего дня.
 Повышение удовлетворенности и мотивации.
 Рост личных результатов.
 Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
 При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20 % Вашего времени!
 Старайтесь каждый день выиграть 1 час времени - "золотой час"!
 Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу "Альпы".
 Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.
 Когда Вы начнете? Может быть, завтра? Дата:........
 Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
 Психологическая подоплека
  Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения.
  Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
  Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.
 Как поступать дальше?
 1. Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня,- это годовой план в общих чертах.
 2. Следующим шагом Вы можете дополнительно ввести декадный, а затем месячный план.
 3. Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает также квартальный план и включает, таким образом, все стадии системы планирования времени - от расширенного годового плана до плана дня.
 4. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах Вы можете расширить систему в итоге досоставления планов нескольких периодов жизни и всей жизни в целом.
 В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного самоменеджмента - дневник времени.
 2.5. Менеджмент с помощью дневника времени
 Недостатки обычного календаря-памятки
 Вы наверняка и прежде планировали свое время - только не так осознанно, методично и системно, как это изложено в данной главе. Вы еще раньше вели календарь-памятку, имевший скорее всего вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря.
 Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени.
 Польза от подобных календарей для заметок заключается в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах, так же как расписание поездов - во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь.
 - Вопрос "Что надо сделать?" описывает содержание нашей работы.
 - Вопросом "Чего я хочу достичь?" задается однозначная ориентация для нашей деятельности.
 Если Вы приглядитесь теперь к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то обнаружите следующие изъяны.
 10 недостатков календаря-памятки
 1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.
 2. Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.
 3. Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.
 4. День не предусматривается, не планируется.
 5. Дела не объединяются в блоки, не определяется время про запас на непредвиденную деятельность (например, 90 мин - основное время, 30 мин - про запас).
 6. Намечаются совещания без точного определения темы.
 7. Не устанавливаются приоритеты.
 8. Дела четко не определяются.
 9. Не планируется время для рутинных и затяжных задач.
 10. Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.
 Вывод: используйте дневник времени (ДВ)!
 Что такое ДВ?
 Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью). ДВ является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.
 Это Ваш постоянный спутник, Ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.
 Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.
 Дневник времени - важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени Вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актулизировать свои планы.
 Структура ДВ
 Календарная часть.
 - В эту часть Вы можете "зашить" различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.
 - Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.
 - Вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
 - Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни - надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
 - Новые "входящие" дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.
 Раздел служебных и частных дат.
 Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:
 - порядок подготовки проектов;
 - сроки проведения ярмарок и семинаров;
 - организационные мини-планы;
 - важнейшие понятийные сокращения;
 - тарифы зарплаты и доходов;
 - список дней рождения;
 - почтовые тарифы;
 - списки книг;
 - расписание самолетов;
 - адреса отелей;
 - дорожные расходы;
 - диетические таблицы;
 - календарь футбольных матчей;
 - сроки проведения всевозможных мероприятий;
 - листки-памятки;
 - универсальные листки для планирования;
 - карточки для записей идей и т. д.
 Раздел адресов и телефонов.
 У Вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.
 Общая часть.
 Различные отделения, как в бумажнике, позволяют Вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.
 Практическое использование.
 Благодаря применению дневника времени Вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.
 - Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!
 - Достигаемая рационализация порядка только на 12,5 % (фирмы-изготовители обещают 15-35 %) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час!
 Ведите дневник времени, он - важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!
 2.6. Резюме
  Планирование в круге правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей.
  Затрачивая больше времени на планирование, Вы сокращаете время на исполнение и экономите время в целом (планирование - выигрыш во времени).
  Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах самоменеджмента, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость, установление приоритетов, сроков, резервов времени, повышение эффективности, делегирование дел и уменьшение стресса (см. 2.1).
 Важнейшие принципы и правила планирования времени:
 
 1. Основное соотношение (60 : 40)
 2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок "дневных помех"
 3. Сведение задач воедино - план действий.
 4. Регулярность - системность - последовательность.
 5. Реалистичное планирование.
 6. Гибкость.
 7. Восполнение потерь времени.
 8. Письменная форма.
 9. Перенос несделанного.
 10. Фиксация результатов, а не действий.
 11. Установление временных норм.
 12. Сроки исполнения.
 13. Установление приоритетов (степени важности).
 14. Избавление от "тирании" спешности.
 15. Делегирование.
 16. "Поглотители времени" и временные резервы.
 17. Переработка - перепроверка.
 18. Свободное время.
 19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).
 20. Время для планирования творчества.
 21. Рутинная работа.
 22. Непродуктивная деятельность.
 23. Альтернативы.
 24. Разнообразие.
 25. Согласование временных планов.
  Планирование времени можно представить как закрытую систему: из планов жизни и долгосрочных планов вытекают годовые и квартальные планы, а из них - месячные и декадные планы, которые в итоге конкретизируются в деловых планах дня. С помощью сравнения "план - факт" в плане производятся корректировки.
  План дня представляет собой последнюю и важнейшую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.
  Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные, чтобы распределить различные акции по временным периодам (от плана действий к плану времени).
  Использование метода "Альпы" при ежедневных затратах 10 -20 минут приносит многократный выигрыш во времени.
 
 1. Составление заданий дня.
 2. Оценка длительности акций.
 3. Резервирование времени "про запас" (60 :40).
 4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.
 5. Последующий контроль - перенос несделанного.
  Дневник времени является важнейшим "рабочим средством личного самоменеджмента. Он представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.
  В качестве первого шага планирования времени оправдало себя составление годового плана в общих чертах и ежедневных планов. Настройте себя положительно по отношению к плану, с помощью которого Вы хотите добиться своих целей.
 Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры. Будьте бдительны, активны и гибки, чтобы правильно реагировать на разного рода воздействия, отвлекающие Вас от Ваших намерений. Четкий план располагает к спокойствию и невозмутимости.
 Всегда перепроверяйте свои планы и изменяйте их, если окажется, что они невыполнимы или поставленная цель не может быть достигнута к указанному сроку. Если же Вы решились на какое-то дело, то доводите его до конца, концентрируйте на нем все свои силы! Но помните о том, что за каждым напряжением должна следовать разрядка (менеджмент здоровья является составной частью самоменеджмента).
 Ориентируйтесь при составлении планов на достижение не только материальных и профессиональных успехов!
 Используйте теперь для своих нужд главу "Планирование". Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Чему Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?
 
 Использование главы "Планирование" Страница Мысли, ассоциации, темы К какому времени работать, применить Контроль 3. Принятие решений: Как вскрыть резервы производительности и возможности саморазгрузки
 "Эффективность как действенность - это выполнение любой необходимой работы... Эффективность как результативность - это выполнение необходимой работы добросовестно"
 Я. Друкер
 В этой главе речь пойдет о критериях и методах менеджмента, приносящего успех при выполнении "необходимой" работы.
 3.1. Необходимость принятия решений
 Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел.
 Принять решение - значит установить приоритетность.
 Некоторые из основных проблем руководителей состоят в том, что они:
  зачастую пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы;
  распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.
 В конце напряженного рабочего дня мы нередко приходим к выводу, что хотя сделано вроде немало, однако действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места.
 Многие руководители оправдываются в такой неудовлетворительной ситуации следующим образом: "Я каждый день вынужден делать столько важных дел!"
 Удачливые менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты только одной-единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его.
 Для иллюстрации этой нехитрой основополагающей взаимозависимости, которой, однако, нередко пренебрегают, предлагается известная история под названием "Совет стоимостью в 25000 долларов".
 Чарльз М. Шваб, будучи президентом компании "Бетлэм стил", поставил перед Ивом Ли, советником по предпринимательской деятельности, необычную задачу: "Покажите мне возможность лучшего использования моего времени.
 Если Вам удастся, я уплачу Вам любой гонорар в разумных пределах". Ли предложил Швабу лист бумаги и сказал: "Составьте список важнейших дел, которые Вы должны сделать завтра, и пронумеруйте их очередность в соответствии со значимостью. Завтра утром начните с задачи № 1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные Вами приоритеты еще раз и приступайте к № 2, но не идите дальше до тех пор, пока не кончите и это дело. Потом переходите к № 3 и т. д. Даже если Вы не сможете выполнить весь свой план на день, это не трагедия. К концу дня будут по крайней мере завершены важнейшие дела, прежде чем Вы потратите время на задачи меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, принимайте решения о приоритетах, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь его. Пусть это будет привычным делом каждого рабочего дня. Если Вы убедитесь в ценности этой системы, "передайте" ее дальше своим сотрудникам. Испытывайте ее столь долго, сколько сочтете нужным, а затем выпишите мне чек на сумму, которой, по Вашему мнению, эта система стоит".
 Спустя несколько недель Шваб прислал Ли чек на 25 000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушанная им лекция была самой стоящей из всего того, что он усвоил за время своего менеджмента.
 Установить приоритетность - означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение.
 Определение приоритетности - это настолько само собой разумеющееся дело, что часто выполняется не систематически и даже неосознанно.
 Отсюда следует:
 Сознательно устанавливайте однозначные приоритеты, последовательно и системно выполняйте задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью!
 Преимущества работы по приоритетам
 Благодаря регулярному составлению "табели о рангах" предстоящих задач Вы сможете:
 - работать только над действительно важными и необходимыми задачами;
 - решать вопросы в соответствии с их неотложностью;
 - концентрироваться на выполнении только одной задачи;
 - более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;
 - наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;
 - исключить дела, которые могут быть выполнены другими;
 - в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться по крайней мере с важнейшими вопросами;
 - не оставлять невыполненными задачи, которые Вам действительно по силам.
 Позитивные последствия:
 - соблюдаются установленные сроки;
 - Вы получаете большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;
 - получают удовлетворение подчиненные, коллеги и Ваш непосредственный руководитель;
 - удается избежать конфликтов;
 - Вы сами избегаете стрессовых перегрузок.
 В последующих разделах рассматриваются различные критерии и методы, руководствуясь которыми, вы можете определить очередность своих важнейших дел.
 3.2. Принцип Парето (соотношение 80 : 20)
 Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.
 Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.
 Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20 % запасов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих "жизненно важных" элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных -затрат до сих пор применявшиеся методы инвентаризации.
 Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают:
 - 20 % клиентов (товаров) дают 80 % оборота или прибыли;
 - 80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли;
 - 20 % ошибок обуславливают 80 % потерь;
 - 80 % ошибок обуславливают 20 % потерь;
 - 20 % исходных продуктов определяют 80 % стоимости готового изделия;
 - 80 % исходных продуктов определяют 20 % стоимости готового изделия.
 Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о "соотношении 80 : 20".
 Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени (затраты) достигается 80 % результатов (выпуск).
 Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % общего итога.
 На нижеследующей схеме поясняется этот "железный" принцип временного менеджмента.
 
 Временной принцип Парето (соотношение 80:20) Затраты Выпуск 80 % затраченного времени (многочисленные "второстепенные" проблемы) = 20 % итогового результата 20 % затраченного времени (немногие "жизненно важные" проблемы) = 80 % итогового результата
 Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью:
 Сначала - немногие "жизненно важные" проблемы, а уже потом -многочисленные "второстепенные"!
 Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.
 3.3. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ
 Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б и В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. Многие руководители уже работают по этому принципу, и к важнейшим задачам они приступают в первую очередь.
 Используйте анализ АБВ, чтобы дополнить свой опыт путем систематического планирования и усовершенствовать методику работы!
 Планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел!
 Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:
 - Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %.
 - На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя.
 - Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю -порядка 15 % в общей "стоимости" всех дел, которые должен выполнить менеджер.
 
 
 
 
 Удельный вес в "стоимости" всех задач с точки зрения эффективного выполнения функций (достижения целей)
 
 
 
 
 Удельный вес в общем коичестве задач
 Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи Б приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог.
 Следующий график поясняет эти выводы.
  Применение анализа АБВ
 Анализ своих задач по методу АБВ Вы можете осуществлять следующим образом.
 1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать схему, рекомендованную в разделе "план дня", или нижеследующий формуляр.
 Листок учета задач и контроля за их выполнением
 1.
 2.
 3.
 
 Дата 1риоритетность Задача, дело, акция Кому поручено Начало Конец Примечание А Б В
 
 
 
 
 
 2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для Вашей деятельности.
 (Не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.)
 3. Пронумеруйте свои задачи (см. формуляры планирования времени в гл. 2).
 4. Оцените Ваши задачи в соответствии с категория и А, Б, В.
 А. Первые 15 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций), не подлежат перепоручению.
 Б. Последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть перепоручены для исполнения другим лицам).
 В. Остальные 65 % всех задач являются задачами категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены).
 5. Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного Вами бюджете времени значению задач:
  65 % запланированного времени (около 3 ч) - задачи А;
  20 % запланированного времени (около 1ч) - задачи Б;
  15 % запланированного времени (около 45 мин) - задачи В.
 6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, Вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.
 7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования (см. 3.5).
 Обратите внимание также на то, что задачи категории В не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.
 Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей,- весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны.
 О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречаются объективные критерии. Важно, однако, то, что Вы устанавливаете однозначные приоритеты и эти ваши решения могут опираться на факты.
 Самоменеджмент предполагает, что Вы как руководитель можете самостоятельно определять подлежащие решению задачи и время их решения.
 Вспомогательные критерии для принятия решений по задачам А
 Нижеследующие вопросы могут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А.
 Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?
 Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?
 Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т. д.?

<< Пред.           стр. 5 (из 12)           След. >>

Список литературы по разделу