<< Пред.           стр. 3 (из 5)           След. >>

Список литературы по разделу

  Актив Пассив
 01 "Основные средства" 100000 60 "Расчеты с поставщиками
 10 "Материалы" 25000 и подрядчиками" 85000
 20 "Основное производство" 17000 68 "Расчеты с бюджетом" 22000
 41 "Товары" 20000 76 "Расчеты с разными дебиторами
 50 "Касса" 62000 и кредиторами" 100 000
 51 "Расчетный счет" 123000 80 "Уставной капитал" 100000
 71 "Расчеты с подотчетными 99 "Прибыли и убытки" 60000
  лицами" 40000
  Баланс 2:367 000 Баланс 2:367 000
 
 Первичные учетные документы
 Общие сведения
  Напомним, что первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей (руково-дителей) к исполнителям. Например:
  - требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада,
 - расходные кассовые ордера - для выплаты из кассы наличных денег,
 - счета на отгруженные поставщиками товары - для перечисления денежных средств с расчетных счетов покупателей.
  Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Экономическая информация используется при реализации первичной регистрации фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.
  Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые
 - для получения исчерпывающего представления о совершенном факте хозяйственной жизни,
  - обеспечения этого факта доказательной силой.
  Таким образом, первичный учетный документ - это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающий факту юридическую силу.
  Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. В документах фиксируются реквизиты (показатели), характеризующие факты хозяйственной жизни. Реквизиты делятся на
  - постоянные
  - переменные.
  К постоянным реквизитам относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это:
  - наименование предприятия,
  - адрес предприятия,
  - номер расчетного счета,
  - номер склада или цеха,
  - табельные номера сотрудников и т. д.
  Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Согласно положению о бухгалтерском учете в РФ первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
 1) наименование документа (формы),
 2) код формы,
 3) дату составления,
 4) содержание факта хозяйственной жизни,
 5) количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни,
 6) наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, личные подписи и их расшифровки.
 
  Первичные документы составляются в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании хозяйственной операции.
  Замечание 1.
  За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления несут лица, подписавшие документ.
  Замечание 2.
  В случаях, установленных законодательством, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности подлежат нумерации типографским способом или нумератором и хранятся в сейфе.
 
 2.4. Введение в основы логистики
 
 В этом разделе использовались материалы книги Логистика: Учебник. /Под ред. Б.А. Аникина: 2-е изд. - М: ИНФРА-М, 2001 - 352с.
 
  По мнению ряда зарубежных ученых логистика выросла в науку благодаря военному делу. Создателем первых научных трудов по логистике принято считать французского военного специалиста начала 19 века А. Жомини.
  Первоначально логистика сформировалась как новый вид теории о реализации управления материально-товарных ресурсов в сфере обращения, а затем и производства.
  Активно логистика стала применяться в период второй мировой войны и, прежде всего, в материально-техническом снабжении США в Европе.
  Выделяют два принципиальных направления в определении логистики:
 1) Первое связано с функциональным подходом к товародвижению, т.е.
  управлением всеми физическими операциями, которые необходимо
  выполнить при доставке товаров от поставщика потребителю.
 2) Второе характеризуется более широким подходом: помимо управления
  операциями товародвижения оно включает анализ рынка поставщиков и
  потребителей, координацию спроса и предложения на рынке товаров и
  услуг, а также согласование интересов участников процесса
  товародвижения.
  Имеется несколько трактовок логистики. Так в одной, определяя сущность логистики, акцентируют внимание на управленческом аспекте, а именно, логистика - это планирование, управление и контроль поступающего на предприятие, обрабатываемого там и покидающего это предприятие потока материальной продукции и соответствующего ему информационного потока.
  Другие специалисты отдают предпочтение экономической стороне логистики и трактуют ее как совокупность различных видов деятельности с целью получения с наименьшими затратами необходимого количества продукции в установленное время и в установленном месте, в котором существует конкретная потребность в данной продукции.
  Третьи специалисты в определении логистики отражают и управленческий и экономический аспекты.
  В современных условиях выделяют несколько функциональных областей логистики:
 1) обеспечение производства материалами (закупочная логистика);
 2) производство продукции (производственная логистика);
 3) сбыт произведенной продукции (сбытовая логистика).
  Неотъемлемой частью всех выделенных направлений логистики является наличие так называемого логистического информационного потока, включающего в себя:
 - сбор данных о товарном потоке;
 - передачу этих данных;
 - обработку и систематизацию с последующей выдачей готовой информации.
 Эту информационную систему иногда называют компьютерной логистикой.
  Цепь, по которой проходят товарный и информационный потоки от поставщика до потребителя называют логистической цепью. В соответствии с выделенными функциональными областями логистики в логистической цепи выделяются следующие главные звенья:
 1) закупка и поставка материалов, сырья и полуфабрикатов;
 2) производство товаров;
 3) распределение, включая отправку товара со склада готовой продукции.
 Логистическая цепь представлена на рисунке ниже.
 
 Рис. Логистическая цепь.
 
  Главной задачей логистики является разработка обоснованных предложений, которые способствовали бы достижению наибольшей эффективности работы предприятия, повышению его рыночной доли и получению преимуществ перед конкурентами.
  Одна из основных задач логистики заключается также в совершенствовании управления товародвижением, в создании интегрированной эффективной системы регулирования и контроля материальных и информационных потоков, обеспечивающей высокое качество поставки продукции.
  Различают два вида функций логистики:
 - оперативные;
 - координационные.
  Оперативные функции связаны с непосредственным управлением движением материальных ценностей в сфере снабжения, производства и распределения.
  Перечислим оперативные функции:
 1) Управление движением сырья и материалов, отдельных частей или запасов готовой продукции от поставщика или пункта их приобретения к производственным предприятиям, складам или торговым хранилищам.
 2) Управление запасами, включающее контроль движения полуфабрикатов и компонентов через все стадии производственного процесса - перемещение готовой продукции на оптовые склады и розничные рынки сбыта.
 3) Управление распределением продукции, в том числе оперативную организацию потоков конечной продукции от предприятия-производителя к потребителю.
 
 Функции координации в логистике:
 1) выявление и анализ потребностей в материальных ресурсах различных фаз и частей производства;
 2) анализ рынков, на которых действует предприятие, прогнозирование развития потенциальных рынков;
 3) обработка данных, касающихся заказов и потребностей клиентуры.
 
  Перечисленные функции логистики на рисунке ниже представлены в виде функциональной схемы логистики.
 
 
 Рис. Функциональная схема логистики
 
  Бизнес-процесс закупок
 
  Опишем вкратце алгоритм процесса снабжения. Можно выделить следующие основные шаги.
 1) Выявление и описание потребностей.
 2) Определение и оценка потенциальных источников поставки.
 3) Подготовка заявок для получения коммерческих предложений.
  Заявка может содержать следующие реквизиты:
  - номер заявки,
  - дата заполнения заявки,
 - код (и наименование) компонента, материала или услуги (иногда с дополнительным описанием),
  - единица измерения и количество,
  - дата, когда необходим компонент, материал или услуга,
  - инструкция по упаковке, транспортировке и прочее, если они не стандартны,
  - местоположение грузополучателя,
  - оформляющие документ реквизиты (подписи).
 4) Оценка коммерческих предложений.
  Возможными критериями оценки являются:
  - цена,
 - условия поставки (длительность цикла поставки, точка передачи груза, режим транспортировки, требования к минимальному объему отгрузки, партионность поставки и т. д.),
 - условия оплаты (скидки, срок оплаты),
 - входит ли поставщик в число "испытанных" и др.
 5) Выбор поставщика может быть построен как двухступенчатая процедура с предварительным формированием критериев оценки и выбора поставщиков и ранжирования их по категориям.
 6) Переговоры по условиям договора (контракта). MRP-система помогает при подготовке проведения этих переговоров, так как позволяет сформировать "отчет для переговоров с поставщиками". Отчет содержит сведения, извлекаемые из системы MRP и характеризующие плановые закупки на следующий плановый период (квартал, полугодие и т. д.). При его формировании может применяться сортировка по объему закупок в стоимостном выражении, имеющая целью концентрацию усилий отдела снабжения на существенных позициях. В отчете могут быть следующие основные реквизиты:
 - код номенклатурной позиции,
 - количество в плановом заказе,
 - плановая годовая потребность,
 - дата запуска планового заказа (к которой должны быть завершены переговоры и помещен заказ),
 - стоимость,
 - отклонения по стоимости,
 - прогнозируемый годовой объем закупок в стоимостном выражении (на основе стоимости и планируемого объема за год),
 - прогнозируемое годовое отклонение по стоимости (на основе отклонения по стоимости и планируемого объема потребности за год).
 7) Подготовка и подписание договора (заказа на покупку). Некоторые важные реквизиты договора (заказа):
 - адрес плательщика,
 - адрес грузополучателя,
 - график поставок (если уместен),
 - номер номенклатурной позиции заказа по версиям поставщика и заказчика.
 8) Отслеживание исполнения заказа и/или ускорение его прохождения (при необходимости). Рекомендуется осуществлять мониторинг (наблюдение объекта и прогноз состояния этого объекта) исполнения заказа поставщиком на регулярной основе на протяжении всего его жизненного цикла. В ходе мониторинга производятся следующие действия:
 - при приемке поставки и контроле производится сверка сопроводительных документов на груз с заказом на закупку, оценка наличия видимых дефектов груза, контроль качества поступившего груза;
 - рассмотрение счета-фактуры и подтверждение оплаты. При этом производится сверка сопроводительных документов и заказа со счетом-фактурой с целью выявления их расхождения с заключенным договором.
 - ведение данных о заказе.
  Для улучшения взаимодействия с поставщиками может применяться "график поставок", сформированный MRP-системой. Он позволяет поставщику видеть текущие и будущие потребности клиента. График дает поставщику исчерпывающую информацию не только об уже подтвержденных и согласованных с ним заказах, но и о плановых заказах на закупку в будущем.
  Это позволяет поставщику вместо прогнозов сбыта опираться на более точные данные.
 
 Виды заказов на закупку.
 
  Можно выделить несколько типов заказов на закупку, различающихся, в основном, продолжительностью действия и точностью регламентирования поставок. Различают
  - простой заказ,
  - долгосрочный контракт,
  - график поставок,
  - системный контракт
 1) Простой заказ на закупку - это заказ на закупку одной или нескольких номенклатурных позиций. Каждый такой заказ проходит полный жизненный цикл (включая механизм подтверждения и одобрения - авторизации заказа). В структуре заказа можно выделить такие части:
 - заголовочную,
 - содержательную,
 - оформляющую.
  Приведем некоторые важные атрибуты заказа.
 1. В заголовочной части:
 - поставщик,
 - плательщик,
 - грузополучатель,
 - даты: дата оформления заказа, дата выполнения заказа,
 - условия кредита, описывающие условия платежа за поставляемую продукцию.
 2. В содержательной части содержатся строки заказа на закупку, каждая из которых несет информацию об отдельной номенклатурной позиции:
 - номер номенклатурной позиции,
 - номер заявки,
 - количество,
 -единица измерения,
 - цена за единицу измерения, скидка,
 - чистая цена (т.е. цена с учетом скидки).
 3. В оформляющей части:
 - итоги,
 - налоги по заказу,
 - статус заказа (открыт закрыт, отменен).
 Замечание.
 Статус заказа показывает его состояние. Закрытие заказа производится либо при полном получении номенклатурных позиций по нему, либо волевым решением даже при неполном получении изделий и материалов по заказу. Открытые заказы в той части, в которой они еще не выполнены, представляют собой данные о запланированных поступлениях номенклатурных позиций, учитываемые MRP при планировании потребности в материалах и компонентах.
 2) Долгосрочный контракт, который содержит ту же самую основную информацию, что и простой заказ, но не содержит сведений о сроках и объеме поставок. Отгрузка в рамках долгосрочного контракта производится по запросу покупателя.
  Этот тип заказа позволяет снизить издержки снабжения. Применяется он, в основном, для недорогих регулярно потребляемых изделий.
  Возможны такие варианты долгосрочного контракта:
 а) общий объем поставок зафиксирован в натуральном выражении. Тогда каждая отгрузка уменьшает оставшееся к поставке количество.
 б) общий объем поставок в натуральном выражении жестко не зафиксирован.
 3) Третьим типом поставок является график поставок. Это долгосрочный контракт, для которого указаны точные даты и объемы.
  Графики поставок требуют дисциплины поставок и позволяют свести к минимуму складские запасы, а, значит, снизить издержки производства.
 4) Последним типом заказа можно считать системные контракты - модификацию долгосрочных контрактов. Клиент может, например, просто заказывать поставку по телефону на основании каталога поставщика. При этом минимизируются затраты на обработку документов. Обычный заказ на закупку, как в случае долгосрочных контрактов, не формируется. Подобная форма заказа упрощает закупки процедурно, но при этом не остается "документальных следов" размещения заказа.
 
  Бизнес-процесс продаж
 
  Рассмотрим процесс ведения делопроизводства отдела продаж, рекламы и деловой переписки. Он похож на процесс снабжения:
 1) подготовка и рассылка каталогов, прайс-листов, коммерческих предложений потенциальным клиентам;
 2) сбор, обобщение и анализ данных о потенциальных клиентах (ведение картотек и их обработка);
 3) разработка плана продаж на предстоящий период в соответствии с задачами фирмы, основанных на анализе данных о потенциальных клиентах;
 4) подготовка и рассылка предложений на поставку в соответствии с планом продаж;
 5) оформление договоров (контрактов) на поставку товаров (услуг), согласование их с клиентами и заключение (подписание);
 6) осуществление контроля над соблюдением сроков и условий поставки в соответствии с заключенным договором;
 7) подготовка товарно-транспортных накладных и оформление отправки товаров (услуг);
 8) обработка рекламаций по договорам, реализованным с нарушениями по качеству, количеству и виду товара.
  Обработка заказов за наличный расчет. Рассмотрим эту работу на примере оформления заказа клиента.
 1) Заказ от клиента поступает в менеджмент-центр, который изучает суть заказа и передает его для обработки в отдел продаж.
 2) Отдел продажи подает заявку на склад.
 3) Если на складе имеются все желаемые товары, то в отдел продаж поступают накладные на получение товара со склада.
 4) После этого выписывается счет.
 5) Клиент оплачивает сумму, указанную в счете, в кассу и получает корешок приходного кассового ордера, что является подтверждением оплаты счета.
 6) Покупатель получает накладные на товар.
 7) По накладным получает товар.
 
  Прогнозирование спроса, методы усреднения
 
 В этом разделе использовались материалы книги Стивенсон В. Дж. Управление производством /Пер. с англ. - М.: ООО "Издательство "Лаборатория базовых знаний", ЗАО "Издательство БИНОМ", 1998. - 928с.
  Прогнозирование спроса является основой для планирования.
  Прогнозы - основа для составления бюджета и планирования производственных мощностей, продаж, производства, материальных и трудовых ресурсов, закупок и т.д.
  Различают следующие прогнозы:
 1) долгосрочные;
 2) среднесрочные;
 3) краткосрочные.
 
  У долгосрочных прогнозов горизонт прогнозирования (т.е. время прогнозирования) - годы. Объектами прогнозирования являются:
 1) потребности рынка в новых видах продукции (в стоимостном или натуральном выражении);
 2) потребность рынка в старой, т.е. выпускающейся сегодня продукции (в стоимостном или натуральном выражении);
 3) требуемая производительность предприятия;
 4) капиталовложения;
 5) потребности в производственных мощностях.
 
  У среднесрочных прогнозов горизонт прогнозирования - месяцы. Объекты прогнозирования:
 1) новые типы или группы продукции;
 2) производительность отдельных производств и подразделений;
 3) потребности в кадрах;
 4) потребности по закупкам материалов;
 5) оценка запасов.
 
  У краткосрочных прогнозов горизонт прогнозирования - недели. Объекты прогнозирования:
 1) отдельные наименования продукции;
 2) работники определенных специальностей и квалификации;
 3) производительность оборудования в отдельных цехах и участках;
 4) уровень запасов.
 
  Ограничимся более подробным рассмотрением только прогнозирования спроса.
  Скорее всего ответственность за подготовку прогноза спроса лежит на отделах маркетинга и сбыта, нежели на производственном секторе.
  Основные подходы к прогнозированию - это:
 1) качественный подход;
 2) количественный подход.
  Качественные подходы опираются в основном на субъективные входные данные, которые часто игнорируют точные цифровые показатели.
  Количественные подходы опираются на использование статистических данных за определенный период или на разработки ассоциативных моделей, которые пытаются использовать причинные переменные для того, чтобы подготовить прогноз.
  Прогнозы, основанные на данных временного ряда, широко используется в КИС.
  Напомним, что временной ряд - это упорядоченная во времени последовательность наблюдений, которые производятся через равные интервалы времени (например, ежечасно, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно).
  Методы усреднения сглаживают некоторые колебания во временном ряде, т.к. отдельные точки максимума и минимума данных компенсируют друг друга.
  Ниже рассматриваются три метода усреднения:
 1) "наивные" прогнозы;
 2) скользящие средние значения;
 3) экспоненциальное сглаживание.
 
  Наивный прогноз - это прогноз на будущий период, который равен фактическому значению предыдущего периода (на последней неделе спрос 80 единиц изделий, значит на следующую неделю наивный прогноз 80 единиц изделий). Этот прогноз не требует никаких затрат, быстр, прост в подготовке.
  Основной недостаток этого метода - неспособность обеспечить высокую точность прогноза.
  Наивный прогноз может применяться к ряду, поведение которого показывает сезонность или тенденцию. Например, если ежемесячные продажи имеют сезонные колебания, то показатель спроса на текущий декабрь (январь, февраль и т.д.) может базироваться на показателе спроса за прошлый декабрь (январь, февраль и т.д.).
  Аналогично, если есть тенденция к увеличению (или уменьшению) фактического спроса, то показатели изменений между двумя периодами оцениваются на основе изменений между двумя предшествующими периодами.
  Например, в июле спрос был на 75 единиц товаров выше, чем в июне, то прогноз на август будет на 75 единиц выше, чем в июле.
 
  Скользящие средние значения - это метод, который берет среднее от нескольких самых последних показателей; значение средней обновляется по мере поступления новых данных:
 
  Пример.
 Период Возраст Спрос 1 5 420 2 4 400 3 3 430 4 2 400 5 1 410
  МА3 = (430+400+410) / 3 = 413,3
  Если фактический спрос в течение периода 6 равен 390, то прогноз равен:
  МА3 = (400+410+390) / 3 = 400
 
  Возможный недостаток: все значения должны учитываться на равных ( и "старых" и "молодых" показателей), хотя самые "старые" значения содержат устаревшую информацию и на нее надо реагировать меньше, чем на "молодые" значения.
 
  Взвешенное среднее подобно скользящему среднему - за исключением того, что оно присваивает больший вес самым поздним ("молодым") показателям, но общая сумма весовых коэффициентов равна 1.
 
  Пример.
 Период Спрос 1 420 2 400 3 430 4 400 5 410
  а) Прогноз = 0,40?410 + 0,30?400 + 0,20?430 + 0,10?400 = 410
  б) Период 6, фактическое значение равно 390
  Прогноз = 0,40?390 + 0,30?410 + 0,20?400 + 0,10?430 = 402
  Поскольку выбор весовых коэффициентов достаточно произволен, то для поиска оптимальных значений используется метод проб и ошибок.
 
  Экспоненциальное сглаживание - каждый новый прогноз основан на предыдущем прогнозе плюс часть разницы между этим прогнозом и фактическим значением ряда в этой точке.
 
  Например.
  ft -1 = 420, ? = 0,10, At -1 = 400
 
  ft = 420 + 0,10 ? (400- 420) = 418
 
  Затем, если At = 430, то следующий прогноз:
  ft +1 = 418 + 0,10 ? (430 - 418) = 419,2
  Чувствительность корректировки прогноза к ошибке определяется константой согласования ?.
  Чем ближе ? к нулю, тем медленнее прогноз будет приспосабливаться к ошибкам прогноза (т.е. тем больше степень сглаживания) и наоборот, чем ближе ? к 1, тем выше чувствительность и меньше сглаживание.
  Выбор константы сглаживания - в основном вопрос свободного выбора или метода проб и ошибок. Цель состоит в том, чтобы выбрать такую константу согласования, чтобы прогноз оставался достаточно чувствительным к реальным изменениям временного ряда и хорошо сглаживал скачки, вызванные случайными факторами.
  Обычно используемые значения:
  ? = 0,05...0,50