<< Пред. стр. 1 (из 2) След. >>
Список литературы по разделу
Архангельский Г.А.
Реализация решений: система персонального оперативного управления
Выбирать время правильно - значит владеть жизнью. Несвоевременность гибельна.
Фрэнсис Бэкон
Реализация решений: система персонального оперативного управления 1
Достижение результатов: предрассудки, факты, технологии 1
Всю жизнь как белка в колесе... 1
Когда порядок вреден, или Как побеждали китайские стратеги 2
Успех: необходимые и достаточные условия 3
Личный реинжиниринг: создаем предпосылки успеха 4
Фордизм-тейлоризм в личной работе или Как заседала боярская дума 4
Рационализаторство: творческая лень как двигатель прогресса 11
Борьба за время - с собой и окружающими 18
Регулярный менеджмент: гармонизируем эффективность и развитие 27
Метод ограниченного хаоса: от порядка на столе к технологии творчества 27
Тотальное управление качеством: стандарты, системы, модели 33
"Отдел исследований и разработок": задействуем возможности подсознания 36
Достижение результатов: предрассудки, факты, технологии
Всю жизнь как белка в колесе...
В японском языке появилось новое слово "кароши", означающее смерть от переутомления на работе. Такова плата за лидерство в этом мире. Если вы стремитесь к успеху - стоит осмыслить этот факт до того, как кароши настигнет вас самих.
Раньше считалось, что прогресс принесет человеку увеличение количества свободного времени, облегчение тяжести труда, повышение удовлетворенности жизнью. Практика показывает обратное. Перегрузки, стресс, рост продолжительности рабочего дня -постоянные спутники современного менеджера.
Перегрузки убивают и истощают, медленно и верно уничтожают способность радоваться жизни. Причем самоубийственный подход к работе является наиболее социально одобряемым. Если подчиненный скажет начальнику "не спал всю ночь, доделывал отчет", он скорее всего будет поставлен в пример другим как усердный работник. Хотя лучше бы уволить его за профнепригодность - неумение организовать свое время, неумение поддерживать себя в работоспособном и здоровом состоянии, необходимом для качественного выполнения работы.
Мы работаем много, усердно, с надрывом и кризисами - но всегда ли эта работа дает результаты? Сколько раз вас посещало ощущение, что вы пытаетесь проломить головой каменную стену? Сколько раз хотелось все бросить и на все плюнуть? Сколько раз результаты огромных усилий оказывались ненужными?
Кроме перегрузок и безрезультатности, нас добивает промедление. Как часто не хватает сил собраться с духом и сделать приоритетное, но неприятное дело... Как часто мы разгребаем сваливающуюся на голову текучку, в то время как на горизонте неумолимо висит оно - пугающее, опасное, необходимое, отравляющее жизнь... Когда же мы наконец беремся за него, оно уже выросло. То, что месяц назад можно было решить телефонным звонком, пусть и неприятным, сегодня требует несколько дней и массу головной боли. Промедление услужливо добавило нам еще одну ступеньку к могиле.
Неизбежна ли такая плата за жизнь в современном мире, за успех, за конкурентные преимущества? В этой статье мы покажем, что можно достигать высоких результатов в короткие сроки, и при этом не страдать от стрессов и полнокровно радоваться жизни. Освоение соответствующих технологий требует некоторого времени, как минимум на прочтение статьи. Но это ваши инвестиции в самого себя, в свой успех и свое развитие - поэтому они неминуемо окупятся.
Чтобы перепрыгнуть пропасть, нужно сделать шаг назад. Чтобы успевать больше и получать результат быстрее, нужно научиться замедляться.
Когда порядок вреден, или Как побеждали китайские стратеги
Как правило борьба со стрессом, личная эффективность, высокие результаты, успех прочно связываются в мышлении менеджера с порядком и трудолюбием. Хочешь не испытывать стресса - распланируй тщательно свой рабочий день, говорят ему. Хочешь все успевать - работай тщательнее, не ленись. Каждая вещь должна знать свое место! Работать, работать и еще раз арбайтен! Да здравствует Zeitplanung und Effektive Arbeitsmethodik!
Есть ли альтернатива такому человеконенавистническому подходу? Да, есть. Чтобы ее найти, нам придется обратить свой взор в глубины истории, к великому греческому философу Платону. Он разделял все существующее на два мира: мир вещей и мир идей, идеальных образов, к которым должны стремиться реальные вещи. Как результат влияния философии Платона на европейское мышление, у людей, воспитанных в европейской культуре, как правило существует достаточно прочный стереотип, устойчивая последовательность действий при организации любой деятельности. А именно: сначала построить некий максимально подробный и четкий образ желаемого результата и пути его достижения - цель, план, проект, и т.д.; и только после этого осуществлять деятельность, "загоняя" ее в заранее определенную схему.
Но человеческая деятельность - материя живая, реагирующая, часто непредсказуемая. Попытка загнать ее и себя в рамки заранее определенной схемы приводит либо к ломке схемы, либо к "удушению" возможностей, заложенных в спонтанном развитии деятельности. Менеджеров обычно учат работать с порядком (создавать его, поддерживать), но редко дают им простые и эффективные технологии работы с хаосом, позволяющие не уничтожать его, а творчески использовать.
Технологии работы с хаосом, достижения успеха без предварительного жесткого планирования мы находим у классиков китайской стратегии, метод мышления которых во многом противоположен платоническому (европейскому). Если у европейцев ценится героизм, то в китайской стратегии - легкость, естественность достижения результата. "Никто не ставит памятник хорошему стратегу" - он устроил все так, что нужный ему эффект получился сам собой. Вместо того, чтобы торопиться и затрачивать огромные ресурсы на действия, китайский стратег предпочитал внимательно, вдумчиво и неторопливо почувствовать подходящий момент и найти наилучшую точку приложения усилий, для воздействия на которую необходима точность, но не затраты сил.
Идеи своевременности, легкости и экономности действия, а также оптимального сочетания хаоса и порядка будут для нас стержневыми на протяжении всей статьи. Заметим, что материал в статье располагается приблизительно по степени нарастания управляемости личной работы, которую дает применение соответствующих методов. В первой части, которую вы сейчас читаете - базовые понятия, постановка задачи. Во второй части - основные принципы организации труда и повышения эффективности, а также "борьбы за время" и самомотивации. В третьей части - более сложные технологии стандартизации и управления качеством, а также технологии творчества, управления богатыми возможностями подсознания.
Еще одна полезная интегрирующая идея - аналогия управления личным временем и управления фирмой. Человека мы рассматриваем как некое "персональное ЗАО", имеющее свою бухгалтерию (управление личными финансами), маркетинг (ориентацию на рынке труда), и т.д. Для данной статьи наиболее полезными аспектами этой аналогии будут теория мотивации, научная организация труда и тотальное управление качеством (TQM). "Корпоративная" аналогия позволит нам привлечь к задачам управления в личной работе много дополнительных методов из общего менеджмента, а вам - приложить к этим задачам собственные управленческие навыки, а также легко систематизировать предлагаемую нами информацию.
Ключ к успеху - не в умении наводить порядок, а в умении точно выбирать те и только те области, где он нужен. А нужен он далеко не везде.
Успех: необходимые и достаточные условия
Из чего складывается такое важное для человека явление, как успех? Во-первых, для успеха как правило необходимы высокие результаты. Не будем рассматривать случайную удачу вроде выигрыша в лотерею - нас интересует именно стабильный, предсказуемый, запланированный и предопределенный успех.
Чтобы результаты были высоки, необходима высокая эффективность всех наших действий, т.е. большое значение дроби "полученный результат делить на вложенные затраты". Мы должны добиваться высоких результатов максимально экономными и простыми действиями. Важный частный случай эффективности - производительность труда, т.е. результаты, полученные в единицу времени.
Но мало получать высокие результаты, чтобы добиться успеха. Нужно еще, чтобы эти результаты были для вас желанны, соответствовали вашим целям и ценностям. Кроме того, результаты должны быть актуальны для общества и рынка, т.е. соответствовать целям и ценностям социальной надсистемы. И то, и другое требует от вас развития - т.е. постоянного изменения, расширения своих представлений о себе и окружающей среде, постоянного создания новых возможностей производить результаты.
Установить оптимальное соотношение эффективности и развития нам поможет известная из кибернетики модель - так называемый рефлексивный контур, описывающий любые процессы управления. Чтобы изменить какой-либо процесс (изображен пунктирной стрелкой) в нужную нам сторону, нам нужно выйти в рефлексию, т.е. как бы "отстраниться" от деятельности, проанализировать процесс, создать для себя его адекватную модель, принять решение по изменению процесса, и наконец, реализовать это решение, отрегулировав процесс в требуемую сторону.
Заметим, что анализу и моделированию деятельности были посвящены две наши предыдущие статьи: "Хронометраж" и "Принятие решений"1. Данная статья замыкает цикл и говорит в основном о регулировании деятельности, оперативном управлении и эффективных принципах организации любых процессов вашей личной работы.
Как связан рефлексивный контур с эффективностью и развитием? Ясно, что развитие требует рефлексии - выхода из деятельности, поиска и моделирования различных вариантов ее перестройки. Это требует некоторой "остановки" деятельности, внесения в нее неуверенности - ведь раз мы вышли в рефлексию, значит мы сомневаемся, что нынешняя организация деятельности оптимальна. Но эти потери окупаются возможностью найти новые, принципиально другие, значительно более эффективные способы действия.
И наоборот: эффективность требует максимальной сосредоточенности "внутри" процесса, максимального автоматизма действий. Вспомним конвейер Генри Форда: эффективность достигается стандартизацией процессов и отработкой соответствующих навыков до автоматизма. В личной работе действуют те же самые принципы: чтобы получать высокие результаты за короткое время, нужно вырабатывать навыки, создавать непреложные правила, привычки и стереотипы.
Таким образом, между эффективностью и развитием необходимо поддерживать баланс. В нашей статье частях нашей статьи будут разделы, в большей степени "отвечающие" и за то, и за другое направление. А соблюсти гармонию поможет описанный в третьей части метод ограниченного хаоса, позволяющий поддерживать эту гармонию с помощью достаточно простых алгоритмов и принципов.
Чтобы достигнуть успеха, нужно быть эффективным и развиваться. Эффективность достигается созданием правил и стереотипов; развитие - их разрушением.
Личный реинжиниринг: создаем предпосылки успеха
Фордизм-тейлоризм в личной работе или Как заседала боярская дума
В первой части статьи мы заложили основы системы повышения личной эффективности, а также дали несколько основных понятий и инструментов, которые нам потребуются для ее построения. Во второй части будут даны технологии осуществления "проекта личного реинжиниринга", качественного скачка в организации вашей деятельности. И наконец, третья часть будет посвящена методам "регулярного менеджмента", постоянного поддержания высокой эффективности процессов в вашей личной работе. Итак, вперед, уважаемый читатель, к эффективности, успехам и развитию!
Что общего у Генри Форда, боярской думы и китайских стратегов?
Все они достигали высокой эффективности благодаря тому, что учитывали естественные законы развития управляемых объектов. О боярской думе чуть дальше; а вот опыт древних стратегов и знаменитого автомобильного магната опишем сейчас.
Китайские мудрецы говорили: большая река начинается с маленького ручейка; большой овраг - с маленькой трещинки. Верхом искусства стратега считалось умение находить такие "трещинки", зародыши естественных тенденций развития ситуации, присоединяться к этим тенденциям и использовать их в своих интересах. Иначе говоря, внимание концентрируется не на разработке планов и проектов, а на внимательном изучении ситуации и естественных законов, которые в этой ситуации проявляются.
Подход Генри Форда к повышению эффективности производства имеет достаточно большое внутреннее сходство с только что описанным, несмотря на внешнюю странность такого сопоставления. Вместе с родоначальником научной организации труда Фредериком Тейлором Форд провел в жизнь, казалось бы, самоочевидный принцип: чтобы повышать эффективность трудового процесса, необходимо знать закономерности, которые в нем проявляются. Принцип этот кажется нам очевидным сейчас, но во времена Форда в основе организации труда лежали приемы и методы, найденные интуитивно, не основанные на сознательном применении законов физиологии и психологии.
Благодаря чему Форду удалось снизить стоимость автомобиля с нескольких тысяч долларов до нескольких сотен, а объемы продаж повысить с сотен штук до миллионов? Все рабочие операции на его заводах тщательно изучались, дробились на мельчайшие составляющие движения, а затем на основании научных законов разрабатывались новые, более эффективные приемы, которым обучали рабочих. Кроме того, эффект достигался за счет разделения труда, разнесения простейших операций между отдельными исполнителями. Если последний принцип в конце XX века был поставлен под сомнение, то роль изучения объективных законов развития систем для повышения их эффективности несомненна.
Такой же "фордизм-тейлоризм", опора на объективные законы, проявляющиеся в деятельности, эффективен и в личной работе. Сформулируем семь основных фактов, которые стоит иметь в виду при выработке и совершенствовании своего личного стиля работы, и проиллюстрируем их соответствующими методами и приемами.
1. Эффективность человека зависит от различного рода ритмов.
Человек - биологическая система, поэтому его деятельность подчиняется большому числу ритмов, естественных и искусственных. Как показывают исследования С.Козловского2, основными, наиболее важными для человека естественными ритмами являются дневной, недельный и годовой. Это означает, что именно на них стоит ориентироваться при организации деятельности, стараться "вписывать" в них логически завершенные единицы деятельности (проекты и этапы проектов), приурочивать их завершения к завершению соответствующих биологических периодов.
Человек также осознанно или неосознанно создает большое количество искусственных ритмов, оказывающих значительное влияние на его деятельность: от "Европы+" в машине по дороге на работу до ежемесячных отчетов. Использование ритмов на "макроуровне", в планировании дня, недели, позволяет создать автоматизм, привычность выполнения соответствующих дел (например, ежедневной физзарядки, еженедельной планерки) и тем самым повысить эффективность их выполнения. Кроме того, снижаются расходы внимания и памяти на эти дела - наработанный ритм сам подскажет, что пришло время их сделать. Использование ритмов на "микроуровне", в рамках небольших промежутков времени, в основном связано с созданием ритма и темпа, оптимально соответствующих конкретной деятельности. Это удобнее всего делать с помощью музыки - энергичной для стандартной работы, неторопливой - для необычной, требующей вдумчивости, и т.д.
В книгах по тайм-менеджменту и управлению стрессом все чаще можно встретить тревогу по поводу разрушительности ускоряющихся ритмов, которые навязывает человеку современная цивилизация.3 Основная рекомендация, которую здесь можно сформулировать: необходимо регулярно и сознательно выходить из синхронизации с ритмами современного общества, "замедляться", инвестировать время в спокойное пребывание наедине с природой, в неторопливое дружеское общение, и т.д. Такие инвестиции в конечном итоге повышают эффективность и деловой, динамичной части жизни.
* Принцип 1. Сознательно управляйте ритмами деятельности - пусть она будет музыкальна и гармонична.
2. Работоспособность человека переменна во времени.
Внутри единиц основных биологических ритмов (дня, недели, года) работоспособность человека переменна, что также необходимо учитывать при организации деятельности. На тему биоритмов написано очень много противоречивого и туманного; познакомим читателя только с одним графиком, который кажется нам наиболее убедительным и практически полезным.4
График говорит сам за себя и не нуждается в пояснениях. Мы дадим лишь иллюстрацию - любопытное сопоставление графика с режимом работы российской Боярской думы вплоть до конца 17 века.5 Заседания начинались рано утром, около 4-5 часов (в пересчете на современный счет времени), и продолжалсь примерно до полудня. После этого полагался обед и дневной сон; вторая половина дня примерно до 20-21 ч. посвящалась домашним делам.6
Как видим, при таком режиме сон идеально "накрывал" два основных суточных спада активности, а основная работа приходилась на пики активности. Нетрудно также заметить, что обычный современный офисный режим является довольно грубым насилием над естественными ритмами человека. Некоторым противодействием этому насилию может быть дневной сон для руководителей, которые могут себе это позволить благодаря наличию отдельного кабинета и других условий. К таким руководителям относился, например, Уинстон Черчилль, обязательный дневной сон которого помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Возможны также суррогаты, например, 15-20-минутная дрема уткнувшись во что-нибудь мягкое на столе, наверняка хорошо знакомая многим читателям по студенческим временам. Наконец, известны примеры перехода на нестандартный режим дня на корпоративном уровне: директор фирмы Mary Kay Cosmetics организовала Mary Kay Five O'Clock Club ("пятичасовой клуб Мэри Кей"), договорившись со своими топ-менеджерами созваниваться в пять утра и таким образом начинать рабочий день.7
В заключение заметим, что к предложенной информации желательно добавить ваше самостоятельное изучение собственных биоритмических предпочтений и привычек. Для этого достаточно одну-две недели оценивать свою работоспособность в течение дня, откладывая приблизительные значения на графике наподобие приведенного выше, и таким образом выявить характерные лично для вас закономерности.
* Принцип 2. Изучите свой оптимальный режим дня и используйте это знание при планировании.
3. Человек обладает определенной степенью инертности.
Иначе говоря, в любое дело он сравнительно плавно включается, и сравнительно плавно его завершает. Таким образом, дела стыкуются друг с другом не как вплотную примыкающие друг к другу "прямоугольники", а скорее как "трапеции", причем доля расходов времени на "открывающие" и "закрывающие" дело вспомогательные операции может быть достаточно велика. Именно для уменьшения этих потерь времени на вспомогательные операции бывает удобно собирать в блоки однородные мелкие дела, например телефонные звонки, обработку мелких документов.
Особенно важно учитывать инерцию человека при работе с крупными делами, за которые трудно взяться, в которые непросто "въехать", включиться, втянуться. Отсюда "рабочие запои", которые бывают удобным методом работы с объектами высокой сложности, требующими значительных интеллектуальных усилий. Тому есть чисто физиологическое обоснование: такие работы, в отличие от обычных, рутинных, требуют высокой концентрации на них, предварительной "пропитки" мозга соответствующей информацией, для чего необходимо достаточно много времени. Заметим, что главный вред внешних прерываний и отвлечений, о борьбе с которыми мы будем говорить далее, состоит не столько в непосредственных расходах времени на них, сколько в том, что они заставляют тратить время на повторное "втягивание" в сложную работу, требующую сосредоточенности.
Один из возможных способов уменьшить расходы на втягивание в задачу - устраивать перерывы для отдыха не по окончании задачи, а в середине ее выполнения. Но здесь возникает противоречие с принципом экономии внимания, который мы дадим дальше: незакрытость предыдущего этапа сделает отдых менее качественным. Здесь мы видим противоречие между принципами, что характерно для многих из них. Необходимо искать баланс, оптимальный именно для вас.
Для облегчения втягивания в задачи, особенно в большие, бывает удобно использовать различные вспомогательные операции, помогающие настроиться на нужный лад. Это могут быть и чисто технические дела (раскладывание документов; кофе + обдумывание предстоящего разговора), и содержательные. Особенно хороша для втягивания в работу правка результатов предыдущего этапа, внесение в него необходимых незначительных изменений, которые могли быть и намеренно не сделаны, запасены для этапа "раскачки". Между прочим, это позволяет разрешить противоречие, отмеченное нами в предыдущем абзаце: предыдущий этап хорошо "закрывается" перед отдыхом, но в то же время от него остается небольшое количество работ, позволяющее легко втянуться в следующий этап.
Такая опора на предыдущий этап позволяет легко "перепрыгнуть" на следующий, начать захват новых рубежей с опорой на уже освоенные. Заметим, что эти закономерности "раскачки и втягивания" действуют и на высоких уровнях планирования - за некоторое время до большого серьезного проекта стоит начинать выполнять небольшие дела, так или иначе с ним связанные и позволяющие постепенно на него "настроиться".
Принцип организации деятельности, оптимально соответствующий инертности человека, наглядно описан Джеком Лондоном в одном из первых рассказов про Смока Беллью. Приехав на Аляску, вначале он двигался к вожделенным золотоносным местам по правилу "короткие переходы, короткие остановки". Когда же пошел в группе индейцев, ему пришлось перестроиться на их правило "долгие переходы, долгие остановки". Сначала это было очень трудно, но такой метод оказался более эффективным, т.к. стало возможным втягиваться в движение вплоть до выработки автоматизма, задействовать "второе дыхание", и т.д. Стоит отметить, что принцип "долгие переходы, долгие остановки" прямо противоположен принципам равномерного распределения рабочей нагрузки и регулярного отдыха, о которых будет идти речь дальше. Для достижения максимальной эффективности следует искать и соблюдать баланс в применении этих принципов.
* Принцип 3. Учитывайте инертность человека: сознательно втягивайтесь в масштабную работу и защищайте ее от прерываний.
4. Человеку необходимо восстановление сил.
Казалось бы, это совершенно очевидный факт - но очень часто менеджер, организуя свою работу, этого факта не учитывает. На уровне текущей ежедневной деятельности этот факт означает обязательную необходимость небольших перерывов для отдыха. Как правило, оптимальный режим - 3-5-минутный перерыв раз в 1-1.5 часа. Наилучший отдых - выбросить из головы все дела, подвигаться, сделать несколько физических упражнений или просто посмотреть в окно. Сила переключения внимания может варьироваться - от выхода на улицу из офиса до простого разгребания мелких дел в качестве отдыха от крупного дела. Также может варьироваться частота переключений - людям с более подвижным психотипом переключения необходимы чаще, с более стабильным - реже.
Для более высоких уровней планирования можно сформулировать еще один принцип: бездефицитности сил.8 К концу каждого из основных биологических периодов (день, неделя, год) вы должны полностью восстановить силы, потраченные в этом периоде. Если во вторник и среду был аврал, то в четверг и пятницу стоит снизить обычную нагрузку, чтобы подойти к концу недели с приблизительно обычным уровнем усталости и гарантированно восстановить силы за выходные. При несоблюдении принципа бездефицитности накапливается долгосрочная усталость. Она опасна тем, что подтачивает организм незаметно, постепенно - и вдруг проявляется в виде тяжелейшего нервного срыва, резкого падения работоспособности, и т.п. Восстановление последствий долговременной усталости обходится гораздо дороже в смысле затрат времени, чем ее недопущение с помощью своевременного отдыха.
Более сложную закономерность стоит учитывать, управляя не регулярными нагрузками, а тренировочными, возрастающими - при развитии своих возможностей, стремлении научиться выполнять какую-либо задачу все более легко и быстро. Приведем график, известный спортсменам, но неплохо описывающий и рост эффективности умственной работы. Реакция человека на рост нагрузки сначала положительна - организм тренируется, показатели растут. Затем наступает этап усталости - если упорно пытаться поддерживать те же темпы роста нагрузки, показатели будут снижаться. Поэтому в период спада лучше сделать отдых (не отдых вообще, а отдых от роста), "законсервировать" достигнутые результаты - некоторое время скорее удерживая достигнутый уровень, чем пытаясь его наращивать. В начале нового цикла показатели могут оказаться несколько ниже, чем максимальные в предыдущем цикле, но они будут выше, чем начальные в предыдущем цикле.9 Один из клиентов автора статьи поделился с ним таким рецептом личного роста в большом теннисе (основное хобби и оно же - отдых от менеджерской работы): "как правило я стараюсь играть с противником, который сильнее меня; но периодически играю несколько партий с равным, после чего обычно чувствую сильное улучшение качества моей игры". В данном случае этапы игры с равным по силе противником давали возможность отдохнуть от основных нагрузок и подготовить организм к новому этапу роста.10
Итак, рост показателей личной эффективности происходит не линейно, а волнообразно. Важно правильно улавливать "приливы" и "отливы", соответственно варьируя нагрузку. Сопоставляя "физкультурный график" с приведенным выше графиком биоритмов, нетрудно заметить, что удобно привязывать один цикл изменения нагрузки к половине биоритмического цикла. Т.е. постепенно повышать нагрузку в течение первой половины дня; ближе к обеду плавно снизить ее и уйти на отдых. Во второй половине дня аналогично, но начать можно уже с более высокого уровня нагрузки. Аналогичный подход можно применять и к неделе, году и другим периодам.
* Принцип 4. Управляйте рабочей нагрузкой так, чтобы к концу каждого биологического периода силы полностью восстанавливались. Увеличивайте и уменьшайте нагрузку только плавно.
5. Запас внимания человека ограничен.
Важнейшим частным случаем утомления и перегрузки человека является утомление и перегрузка внимания. В голове у менеджера обычно "жужжит" большое количество напоминаний о делах, обрывков мыслей, и т.п., перегружающих его сознание, не дающих сосредоточиться и вызывающих стресс. Есть несколько простых приемов, позволяющих ослабить это давление и освободить ресурсы внимания для действительно важных дел.
Первый принцип - обзор и материализация информации. Чем меньше информации вы будете держать в голове, тем лучше. Не жалейте времени на то, чтобы записать пришедшую в голову мысль или могущую пригодиться информацию, это разгружает и освобождает ваше сознание. При этом все записи желательно хранить максимально сосредоточенно в одном месте. Это и дает обзор, т.е. возможность сразу увидеть полную картину всей информации, которую вы вынесли из головы на "внешние носители". Подробнее о создании обзора сказано в нашей статье о принятии решений; здесь же ограничимся приведенными соображениями.
Еще один важный способ облегчить нагрузку на внимание, подробно описанный в той же статье - управление его переключениями. Не пытайтесь одновременно решать несколько вопросов, обдумывать несколько мыслей, и т.д. Какая бы сложная проблема ни маячила на горизонте, забывайте о ней, когда работаете над чем-то другим. Иначе и проблему не решите, и работу качественно не сделаете, и себя издергаете бесполезными беспокойствами.
Наконец, разгрузить внимание помогает четкое, подчеркнутое завершение дел - вычеркивание из списка, комкание и выбрасывание в корзину постера-напоминалки, удовлетворенная постановка галочки в органайзере, и т.п. Психологи называют это "закрытием гештальта" (образа), завершением некоторой логической целостности, что позволяет легче выбросить ее из зоны первостепенного внимания и переключиться на следующее дело.
Полезный пример применения этого метода дает Алан Лакейн,11 говоря о стандартном совете "брать каждую бумагу в руки только один раз" и справедливо сомневаясь в его реалистичности. В качестве альтернативы он советует: если к бумаге приходится обращаться несколько раз, старайтесь каждый раз принять по ней какое-нибудь решение, дающее небольшое продвижение в работе над этой бумагой. Например, "это достаточно неприятное дело, но его можно решить, позвонив такому-то. Сделаю это, когда возьму бумагу в руки в следующий раз, а сейчас выпишу на бумагу его телефон". Таким образом, принято решение по следующему шагу. Благодаря этому бумага осталась в сознании не "открытым гештальтом", напоминающим о себе и вызывающим многочисленные размышления, а "закрытым", по которому принято решение и тем самым ясно завершен первый "этап проекта" работы с этой бумагой.
* Принцип 5. Экономьте ресурсы внимания: концентрируйтесь на выполняемой задаче и забывайте о прочем; старайтесь не оставлять "открытых гештальтов", напоминающих о себе и перегружающих психику.
6. Время "неоднородно", эффективность зависит от контекста.
В различной обстановке ("контексте") может быть более или менее удобным совершение тех или иных дел. Как учитывать это при планировании, мы рассказали в статье о принятии решений; сейчас раскроем лишь психологические аспекты такой неоднородности.
Случалось ли вам замечать, что уехав в другой город или просто уйдя в другую комнату, вы неожиданно находили решение проблемы, над которой долго бились до того? Сказалась смена обстановки: ваше подсознание получило массу новых сигналов из внешнего мира, сбивших стереотипы и подсказавших новые идеи. Именно поэтому автор статьи, проводя корпоративные семинары, рекомендует делать это на выезде, на природе, или по крайней мере не в тех помещениях, где проходят обычные совещания. Основания для такой рекомендации: в рабочих помещениях каждая деталь обстановки, каждая привычная мелочь напоминает подсознанию о привычных способах работы, привычных стереотипах, и не дает усвоить новые мысли и способы действия.
Очень важна смена контекстов для правильного отдыха. Один из клиентов автора статьи рассказывал ему о том, как они с партнером по бизнесу в один прекрасный день решили, что "еще пять лет такой жизни - и нам обоим можно бронировать места на кладбище". В результате они установили железное правило: на время обеденного перерыва уезжать из офиса в хороший ресторан и на время обеда забывать о текучке и обсуждать более отвлеченные или стратегические вопросы. Таким образом смена обстановки помогала переключиться с текущих проблем, на время забыть о них и в результате хорошо отдохнуть.
Заметим также, что переключение обстановки, "контекста", помогает не просто освежить внимание, но и обогатить сознание новыми впечатлениями, которые могут быть необходимы для стабильной работы мозга. Один предприниматель, в прошлом директор средних размеров завода, рассказывал автору о выведенной им закономерности: "Если я больше недели не был в командировке, работа начинает идти наперекосяк. Командировка позволяет посмотреть, как другие работают, пощупать новые станки, набраться мыслей и впечатлений". Он же поделился методом, сочетающим в себе и отдых, и переключение внимания, и "закрытие гештальта". "После завершения очередного проекта, например выпуска новой модели станка, народ ходит вареный, обалдевший, истощенный, и нормально работать все равно не может. Поэтому стали делать так: завершается большой проект - выезжаем всей толпой куда-нибудь в золотое кольцо России на два-три дня, с экскурсиями и прочей культурной программой. После возвращения все свежие, бодрые и отдохнувшие - с лихвой наверстываем пропущенное". Как видим, отдых свой и подчиненных при грамотной постановке дела и применении принципов организации труда может быть не напрасными затратами, а инвестициями, которые неплохо окупаются.
* Принцип 6. Управляйте сменой контекстов: используйте их для поиска новых мыслей и отдыха.
7. Состояние сознания человека существенно влияет на его деятельность.
Еще классик отечественной научной организации труда А.К.Гастев в своей книге "Как надо работать" писал: "Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если все до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работ продумать досконально". Такая настройка себя на предстоящую работу, построение ее мысленного образа, помогает работать более эффективно, поскольку у человека воображение тесно связано с действием. Подобный механизм используют, например, спортсмены, в минуты расслабления представляя себе игровые ситуации, мысленно отрабатывая нужные движения.
Если для достижения чего-то нужно себе это как можно более тщательно вообразить, то верно и обратное: если вы не хотите, чтобы что-то случалось, лучше об этом поменьше вспоминать и говорить. Именно из-за связи воображения с действием идущему по узкому бревну человеку нельзя кричать "не упади" - мозг вообразит это, а тело повторит мысленные движения. Лучше кричать "иди увереннее", и т.п. Аналогично, нельзя говорить себе "я этого не могу", "у меня это не получается", и т.д. Лучше настраивать себя если и не на победу, то как минимум на попытку - "а почему бы и не попробовать?"
К подобным же способам мысленной самонастройки относятся так называемые SMART-критерии постановки целей - по первым буквам английских слов "конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный, привязанный к точному времени". Цель "сбросить 10 кг. к концу мая" лучше, чем "похудеть", поскольку конкретным описанием желаемого результата программирует ваш организм на его достижение.
Наконец, самонастройке помогает максимально возможное использование глаголов (запись в органайзере не "встреча с Ивановым", а "согласовать с Ивановым вопрос Х"), причем в совершенном виде, максимально указывающем на результат (не "17:00 обсуждаем предложения", а "17:00 сформулировать и утвердить предложения"). Благодаря этому приему вы мотивируете себя на действие, причем не простое действие, а результативное.
Не является ли такая самонастройка, ограничение себя рамками четкого подробного образа будущего проявлением платонического мышления, ограниченность которого мы показали в начале статьи? Действительно является, и именно поэтому принцип отчетливого воображения результата приложим не всегда и не везде. Где именно лучше всего применять такое "платоническое" мышление, а где оно скорее мешает - мы покажем в следующем разделе.
* Принцип 7. Мысленно настраивайтесь на предстоящую работу, представляйте себе максимально образно и осязаемо желаемый результат - этим вы запрограммируете себя на его достижение.
В заключение разговора о естественных закономерностях, проявляющихся в деятельности человека, и соответствующих им принципах, скажем несколько слов о том, как лучше всего практически освоить эту информацию. Прочитанный принцип бесполезен; полезен принцип, превращенный в навык, устойчивую привычку. Для освоения принципов организации личной работы может пригодиться метод Бенджамина Франклина. Тот сформулировал несколько добродетелей, которых хотел бы придерживаться, на каждую неделю брал одну из них как основную, и старался в течение недели ее практиковать. Аналогично можно поступать с принципами организации труда: например, выписать себе в органайзер соответствующую "Мысль на неделю", время от времени ее перечитывать и стараться применять к своим текущим делам. Таким образом применение принципов эффективной работы вы постепенно доведете до автоматизма, и вам не нужно будет о них помнить, чтобы их применять.
Организм человека - тончайший инструмент, требующий внимания и заботливости. На это он благодарно ответит вам высокой производительностью, выдающимися результатами и отменным самочувствием.
Рационализаторство: творческая лень как двигатель прогресса
Лень и повышение личной эффективности.
В предыдущем разделе мы говорили о том, как за счет правильной организации труда можно работать более интенсивно, эффективнее выполнять обычные дела. Но ведь эффективность, как говорит гуру менеджмента Питер Друкер, это не только "правильно делать дела", но и "делать правильные дела". Предыдущий раздел был про то, как "правильно делать дела", а этот будет посвящен "правильным делам". Здесь мы будем говорить о том, как смотреть на привычные процессы непредвзятым взглядом, ломать собственные стереотипы и заменять их на более эффективные, находить более экономные пути решения прежних задач. Если в предыдущем разделе мы говорили о вашей "персональной научной организации труда", то в этом разделе - о "бюро рационализации и изобретательства", которому тоже должно быть место в вашем "персональном ЗАО".
При чем же здесь лень? Лень не зря назвали двигателем прогресса. Трудолюбивый человек будет прилагать силы, а ленивый задумается - нельзя ли найти какой-нибудь обходной, более простой путь? Как вы увидите из дальнейшего, существует достаточно много инструментов, позволяющих сделать это размышление лентяя системным и более эффективным. Эти инструменты мы адаптировали из так называемой Теории решения изобретательских задач (ТРИЗ), созданной в 40-е годы XX века в качестве технологии поиска сильных решений в технике. Приблизительно с 90-х годов происходит активное перенесение соответствующих методов в бизнес, поскольку менеджеру и предпринимателю часто приходится решать задачи, очень похожие на изобретательские. При этом закономерности развития бизнес-систем во многом сходны с закономерностями развития технических систем, поэтому ТРИЗ позволяет отыскивать красивые решения и в бизнесе.
Кроме того, мы будем привлекать некоторые элементы классической китайской стратегии, перекликающиеся по смыслу с ТРИЗ. Действительно, стратег должен непрерывно решать изобретательские задачи - придумывать новые способы действия, нестандартные операции и комбинации. Ведь стратег, применяющий стандартные приемы, становится предсказуем, что сильно снижает его шансы на победу.
Материал раздела мы изложим, условно выделив семь основных принципов изобретательства и проиллюстрировав их примерами. В формулировках принципов терминология в основном тризовская, примеры с тризовских сайтов12 или из нашей практики. Заметим, что для простоты изложения мы иногда жертвуем строгостью тризовских формулировок - наша цель не научная корректность, а практическое удобство.
1. Стремитесь к идеальному конечному решению (ИКР).
Вспомним, из чего состоит эффективность: результат поделить на затраты. Чтобы повышать эффективность процесса13, очевидно, нужно или увеличивать результат, или уменьшать затраты. В каком случае эффективность будет максимальна? Представьте себе, что затраты в знаменателе дроби все меньше, меньше - десятые доли обычных, сотые доли... И здесь чрезвычайно важно преодолеть психологический барьер - перепрыгнуть от очень маленьких затрат (и очень большой эффективности) к нулевым затратам и бесконечной эффективности. Действительно, если затраты на осуществление интересующего нас процесса равны нулю, то эффективность процесса будет бесконечно велика. Но что это за такой процесс, на осуществление которого не нужно затрачивать вообще ничего - ни времени, ни усилий, ни ресурсов?
"Да такого процесса просто не существует!" - скажет читатель, и будет прав. Идеальный процесс, процесс с максимальной (бесконечной) эффективностью - это такой процесс, который мы не осуществляем, но результат - получаем. Или, другая формулировка того же принципа: результат получается сам собой.
Как же сделать так, чтобы результат получался сам собой? Например: не будем осуществлять процесс доработки мебели под потребности каждого клиента, пусть он делает это сам. И появляется мебель IKEA - "конструктор", из которого покупатель может делать удобную для него обстановку.
Приведем более сложный пример того, как работает принцип ИКР. Руководство небольшого финансового холдинга, одного из корпоративных клиентов автора статьи, было обеспокоено высокой затратностью организованной за полгода до того системы подготовки предпринимателей. Идея была интересной: отбирать, обучать и готовить молодых предпринимателей - будущих кредитозаемцев, т.е. самим выращивать собственный рынок сбыта кредитных услуг, причем высоконадежный рынок за счет долгого и подробного знакомства с обучаемыми. Была организована достаточно сложная и дорогостоящая система конкурсного отбора по западному образцу, с тестами, собеседованиями и деловыми играми; приглашены высококлассные преподаватели, и т.д. Результаты были близки к нулю: низкая мотивация выпускников системы, несмотря на высокий уровень интеллекта, два-три сомнительных бизнес-плана и ни одного выданного кредита.
При обсуждении этой проблемы в целом и дороговизны системы отбора и подготовки в частности, было сформулировано ИКР: студенты сами себя отбирают. А для этого оказалось достаточным всего лишь поменять этапы программы. Вместо прежнего "презентация - длительный конкурсный отбор - обучение - практическая работа над бизнес-планом" установили последовательность: "презентация - небольшое практическое задание на проработку бизнес-идеи - обучение параллельно с дальнейшей практической работой". Таким образом сразу после краткой презентации с изложением сути предлагаемых возможностей студент получал вопросник для проработки бизнес-идеи, требующий реально повисеть на телефоне, побегать по городу, и т.д. Через положенные две недели сделанное практическое задание приносил очень небольшой процент студентов, но именно они обладали достаточной мотивацией и практической хваткой, чтобы довести проект до конца, с помощью консультаций опытного предпринимателя и теоретических лекций, необходимые объемы которых кстати тоже уменьшились. Результат - через 3 месяца выдан первый кредит под бизнес-план интернет-клуба, при существенно (в разы) снизившихся расходах на систему отбора.
* Итак, прежде чем что-то делать, стоит задать себе вопрос: нужно ли это делать вообще? Нельзя ли устроить так, чтобы оно происходило само?
2. Ищите необычные ресурсы.
Этот принцип является логическим продолжением предыдущего. Если мы хотим, чтобы что-то происходило само, чтобы нам не нужно было это делать, нужно выяснить: на кого (или что) можно было перебросить выполнение этой функции. Например, одной фирме нужно было разрушить старые дома для расчистки стройплощадки. Можно было делать это самим, тратить силы и деньги. Но нашли более простое решение: площадку на пару дней отдали городскому клубу каратистов, которые с удовольствием превратили дома в руины. Можно было также дать соответствующее объявление для дачников, которые с удовольствием и совершенно бесплатно растащили бы с площадки все что можно.
Для поиска ресурсов бывает полезно внимательно рассмотреть основных участников из ближайшего окружения и подумать, нельзя ли каким-нибудь необычным способом привлечь их к решению наших задач. Например: если мы хотим тратить минимум сил на привлечение клиентов, можно рассмотреть способы "перебрасывания" этой функции на кого-то еще. Варианты: клиентов привлекают клиенты (так был изобретен MLM); клиентов привлекают конкуренты (после появления рекламы "возьмем обычный стиральный порошок... а теперь порошок Х..." некто выпустил стиральный порошок "Обычный" и получил неплохой объем продаж); клиентов привлекает налоговая инспекция (??!!...), и т.д.
Наиболее интересные и неожиданные ресурсы можно найти, обратив внимание на вредные факторы (именно поэтому мы поставили столько удивленных знаков после налоговой инспекции). Здесь действует своеобразное айкидо: вместо того, чтобы препятствовать движению противника, вы придумываете, как использовать это движение в своих целях. Например, один американский кинотеатр стал испытывать проблемы: зрители были недовольны тем, что дамы не снимают шляпы и загораживают ими экран. Никакие увещевания, объявления, и т.д., естественно, не помогали. Тогда администрация кинотеатра придумала, как использовать вредный фактор (некоторые особенности психологии дам) для устранения той же проблемы, которую он вызвал. К объявлению сделали приписку: "Просим дам снимать шляпы во время сеанса. Пожилые дамы могут оставаться в шляпах". В результате дамы сами снимали шляпы без всяких дополнительных просьб и репрессий.
На этом примере видна еще одна важная закономерность: наиболее интересные ресурсы часто бывают нематериальны, находятся в картинах мира людей. Это их ценности, стереотипы, убеждения, и т.д. Для фирмы это ее корпоративная культура, традиции, формальные и неформальные нормы, и т.п. Использование таких ресурсов часто позволяет найти гораздо более экономные решения, чем манипулирование материальными объектами.
* Найти красивые "ленивые" решения вам поможет внимательный взгляд на окружающее, материальное и нематериальное. В особенности на то, что больше всего вам мешает.
3. Осознавайте, чего вы хотите добиться на самом деле.
Часто к большим затратам сил и времени ведет чрезмерная фиксация на тактических, частных целях, без четкого понимания: для чего нужно их достигать, и нельзя ли достигнуть того же самого другим путем? Насколько часто вам приходится сталкиваться с ситуацией "за что боролись, на то и напоролись"? Например, с пеной у рта отстаивали какую-то точку зрения, а потом оказалось, что она только мешает. Цель "победить в споре" заслонила собою цель более высокого уровня - "наладить эффективное сотрудничество".
Чтобы понять, действительно ли вам нужно выполнять какую-то работу, спросите себя: "а зачем это нужно, и именно это ли?" Например, работники некоей большой фирмы, имеющей собственное здание, жаловались на то, что приходится долго дожидаться лифтов. Эксперты предложили владельцу три решения: добавить еще один лифт; повысить скорость существующих; поставить систему управления лифтами, позволяющую более рационально задавать их маршруты. Каждое решение стоило несколько тысяч или десятков тысяч долларов. Владелец попытался перейти к цели более высокого уровня, понять, почему работники жалуются. Оказалось, проблема не столько в потерях времени на ожидание, сколько в том, что ждать у лифтов скучно, это раздражает сотрудников и плохо сказывается на их работоспособности. Тогда на всех этажах около лифтов повесили зеркала - этого вполне хватило, чтобы занять работников на протяжении двух-трех минут ожидания. Жалобы сразу прекратились. Как видим, одну и ту же проблему можно решить многими способами, и некоторые из них могут быть в сотни раз дешевле очевидных и привычных.
Верно говорят, что правильная постановка задачи - половина решения. Переход к надцелям позволяет уточнить исходную задачу, иногда изменив ее до неузнаваемости. Для более эффективной постановки задачи тризовцы рекомендуют также избавляться от привычных технических терминов, формулировать задачу максимально простыми, даже наивными, "детскими" словами (не "повысить эффективность работы лифтовой системы перемещения персонала", а "люди жалуются, что приходится у лифтов долго ждать"). Дело в том, что любой технический термин неявно скрывает в себе массу привычных решений, способов действия; уход от этого термина позволяет освободить сознание для поиска новых, необычных способов решения проблемы. Именно в изобретательских ситуациях упомянутые выше SMART-цели и другие способы самопрограммирования, визуализации результатов могут сыграть скорее отрицательную, чем положительную роль.
В заключение приведем еще один пример важности перехода к надцелям и правильной постановки задачи, одновременно иллюстрирующий принцип "использовать вредный фактор как ресурс". В одной из немецких гостиниц постояльцы крали красивые пепельницы. На постановку задачи "как сделать, чтобы пепельницы не крали?" на семинарах обычно рождается масса решений типа "прибивать гвоздями к столу", "сделать пепельницы очень плохими и некрасивыми", и т.д. Если же задаться вопросом "Зачем предотвращать кражу пепельниц?", то можно выйти на надцель "Чтобы бюджет гостиницы не нес ущерб". При этом автоматически находим решение: включить пепельницы в стоимость номера, и пусть воруют. При этом на пепельницы еще и нанесли фирменную символику и адрес гостиницы, таким образом использовав вороватых постояльцев как разносчиков рекламы. Вредный фактор оказался ресурсом, а использовать этот ресурс помогла правильная постановка задачи.
* Избавиться от огромного количества лишней работы вы сможете, задавая себе вопросы: "зачем это нужно?", "нельзя ли достигнуть того же самого другим путем?". Никогда не принимайте на веру исходную постановку задачи - в ней заложены самые стереотипные и самые неэффективные решения.
4. Выбирайте оптимальную точку приложения усилий.
Можно пытаться остановить трактор, упираясь руками в гусеницы, а можно добраться до кабины и всего лишь нажать какую-то небольшую рукоятку. Таким образом, часто точность оказывается важнее силы. Трата времени и мыслительных усилий на создание этой точности с лихвой окупаются экономией на усилиях.
Поясним сказанное на примере. Не так давно в СМИ проходила информация о том, как телерадиовещательная компания нашла способ выбивания денег из телеканалов за ретрансляцию. Обычное отключение не проходит: начинаются возмущения по поводу нарушения свободы граждан на получение информации. Руководство нашло уязвимую точку телеканалов: все передачи шли своим чередом, но во время рекламных пауз появлялась заставка "здесь могла бы быть их реклама". Таким образом, и свободы граждан не нарушены, и требуемый эффект (воспитательное воздействие на телеканалы) получен - благодаря правильному выбору точки приложения усилий.
Еще два примера с сайта www.trizland.com. В одном из американских научных центров мягкие кресла в зале заседаний заменили на стулья с твердыми сиденьями. В результате среднее время заседаний сократилось на 40%! Очень похожий способ - проведение совещаний стоя. В обоих случаях для оказания управляющего воздействия "сократить длительность совещаний" выбирается в качестве точки приложения усилий не сознательность участников, как обычно, а их физическое удобство, что оказывается более эффективным.
Если в предыдущем примере для нанесения точного удара пришлось из картины мира переместиться в физическую реальность, то в следующем примере эффект был достигнут за счет использования непривычных элементов картины мира. Некий хозяин магазина, чтобы привлечь потенциальных покупателей, вместо обычного воздействия на их картины мира (реклама своего магазина и товаров) сделал воздействие необычное, а именно опубликовал в местной газете объявление: "Господин N. предупреждает госпожу I., что если она не явится на свидание на угол таких-то улиц, у магазина готового платья Томпсона, такого-то числа в такое-то время, то он совершит все, о чем предупреждал".
Для поиска нужных точек может пригодиться вводимое В.К.Тарасовым14 понятие "градусник" - прибор в картине мира другого человека, с помощью которого он принимает значимые для вас решения. Название происходит от истории, которую рассказывает Тарасов о своих студенческих временах, когда студенты для выигрыша дополнительного времени перед экзаменом получали справки о болезни. Некоторые из них для этого ходили босиком по лужам, т.е. прилагали значительные усилия, чтобы вызвать реальное повышение температуры. А некоторые в кабинете врача при измерении температуры просто украдкой натирали градусник руками до требуемой кондиции. Таким образом, они меняли именно тот небольшой кусочек действительности, который был наиболее значим для лица, принимающего решение.
* Не жалейте времени на выбор точки приложения усилий, в частности в картине мира лица, принимающего решение. Этим вы сильно облегчите себе задачу и повысите вероятность достижения результата.
5. Выбирайте оптимальное время приложения усилий.
Тема своевременности, правильного выбора времени - необъятна. Очень часто для того, чтобы получить нужный эффект, не обязательно прилагать значительные усилия - достаточно создать необходимые условия и выждать необходимое время. В классических китайских трактатах приводится притча о земледельце, который хотел побыстрее получить урожай, и для этого целый день тянул ростки, от чего они, естественно, завяли. Тогда как достаточно было рыхлить землю, поливать и ждать появления нужного эффекта.
Но как определить, насколько "созрели" нужные обстоятельства? В этом поможет так называемая "S-кривая", описывающая развитие любых систем. Если мы изобразим типичную зависимость от времени ключевых параметров различных систем (объем продаж товара, вес тыквы, скорость самолета), то она примет вид кривой, изображенной на рисунке и известной специалистам самых разных областей (наиболее известный менеджерам пример - жизненный цикл товара).
Первый этап кривой - система молода, ненадежна, нестабильна. Главная ошибка на этом этапе (изображена первой слева пунктирной линией) - недооценить потенциал развития системы. Системы, находящиеся на начальном этапе развития - это те самые ручейки, с которых начинаются реки, и которые стоит отслеживать, чтобы работать с ними на раннем этапе, когда они еще хорошо управляемы. В европейской традиции то же самое называется "управлением по слабым сигналам". Если клиент попросил "такое же, но серо-буро-малиновое в крапинку", не поленитесь, поручите кому-нибудь провести небольшое исследование - может быть, это не просто блажь, а "первая ласточка" начинающейся моды, или даже отражение глубокого изменения вкусов потребителя?
Второй этап развития системы - бурный рост. Главная ошибка - считать, что это будет продолжаться бесконечно (вторая слева пунктирная линия). У каждой системы существует естественный предел развития, для преодоления которого нужен качественный скачок (например, винтовой самолет не может лететь быстрее стольки-то километров в час, нужен переход на принципиально новый тип двигателя). Фактически, на новый уровень вас выведет уже новая система (начало соответствующей S-кривой изображено линией из точек). Причем желательно чтобы она родилась еще до исчерпания возможностей старой системы. Тогда к моменту завершения третьего этапа развития старой системы (это этап стабилизации, выхода на предельные значения) новая система будет готова "перехватить эстафету", а старую можно будет сдавать в архив.
* По отношению к некоторым вещам вы - строитель (нужно планировать и прилагать усилия). К некоторым - земледелец (нужно создать условия и не мешать эффекту появиться). Не жалейте времени на различение этих ролей, иначе или безуспешно прождете, пока дом сам построится, или росткам окажете медвежью услугу своими усилиями.
6. Разрешайте противоречия.
Часто затруднительные ситуации содержат в себе противоречивые требования. Вспомним сказанное выше о некоторых принципах организации труда: нужно работать запоем, чтобы тратить меньше времени на втягивание в работу, и не нужно работать запоем, чтобы нагрузка была распределена по времени более равномерно (меньше изнашивается организм). Обычно в таких случаях ищется баланс, компромисс. Но иногда можно найти более сильное решение, когда такое противоречие разрешается, т.е. отыскивается вариант, удовлетворяющий и тому, и другому требованию одновременно.
Делается это обычно с помощью того или иного разделения, дробления системы - во времени, в пространстве, в структуре. Один пример разделения системы в структуре мы приводили выше, когда говорили о выбивании денег из телеканалов. Систему "телепередачи" разделили на две части: "реклама", относительно которой выполнили требование "выключить, чтобы выбить деньги", и "все кроме рекламы", относительно которой выполнили требование "не выключать, чтобы не нарушать прав граждан на свободное получение информации". Нетрудно заметить, что эти два требования были неприложимы к телепередачам как единому целому (отсюда происходило затруднение трансляционной компании), но оказались легко приложимыми, когда телепередачи особым образом мысленно раздробили на две части.
Еще один пример на дробление системы. Обычную проблему "воруют!" одна фирма сформулировала в виде противоречия: "кроссовки должны быть хорошими, чтобы их покупали, и плохими, чтобы их не хотелось воровать". В результате было легко найдено решение: левые кроссовки производили в Тайване, а правые - в Тайланде; в пары их соединяли только перед продажей. Таким образом, кроссовки действительно оказались "плохими" с точки зрения ворующих, что и требовалось получить. Отметим важный момент: выделить в проблеме четкое противоречие - это уже половина решения.
Интересный пример разделения системы в пространстве и во времени находим в книге В.Суворова "Аквариум", повествующей о советской разведке. В интересных городах и поселках (где базируются натовские авианосцы, подводные лодки, и т.д.) много людей, которых можно было бы завербовать, но велика активность полиции и спецслужб, каждый новый человек на примете. Что делать? Разделили систему во времени и в пространстве: не обязательно вербовать в самих этих городках. Американские инженеры, офицеры, обслуживающий персонал с удовольствием ездят в отпуск в Альпы, благо недалеко от службы. Агент разведки покупает небольшой отель в горах и имеет возможность отмечать приезжих из интересных городов, докладывать о них резиденту и обеспечивать вербовку в безопасных условиях, вдали от спецслужб и полиции.
Противоречия можно разрешать не только с помощью изменения материальных объектов, но и в картинах мира - меняя отношение, имидж, "упаковку". Так известные ученые фон Гумбольдт и Гей-Люссак смогли избежать высоких таможенных пошлин на пробирки, которые заказывали в Германии. Пробирки провозились через границу запечатанными с надписью "Осторожно, немецкий воздух!" Поскольку пошлин за провоз воздуха в таможенных инструкциях предусмотрено не было, проблема была решена.
* В любом затруднении отыскивайте противоречие и пытайтесь его разрешить. Через некоторое время вы начнете делать это автоматически - и удивитесь эффективности и красоте своих решений.
7. Решайте проблемы комплексно.
Системный подход утверждает: все взаимосвязано, невозможно что-то изменить, не вызвав множество дополнительных последствий. Как справиться с этим многообразием, взять его под контроль, уложить в голове? Сделать это помогает инструмент, названный тризовцами "системным оператором" (или "полиэкраном").
Решая любую задачу, имеет смысл четко выделить для себя ту систему, с которой вы имеете дело - которую вы при этом изменяете, развиваете, и т.д. Это может быть например фирма, товар, вы сами. Теперь, прежде чем принимать решения, посмотрите: в каком окружении находится ваша система, какие надсистемы для нее значимы (на рисунке: НС)? Например, для фирмы это клиенты, конкуренты, государственные органы, и т.д. Далее, есть смысл посмотреть, из каких подсистем (ПС) состоит ваша система. Для фирмы это персонал, финансы, материальные и нематериальные активы, корпоративная культура (помните про важность нематериальных ресурсов при решении нестандартных задач?), и т.д.
Но это еще не все. Зафиксировав состояние системы в настоящий момент времени (0), мы можем также посмотреть, как выглядела система в прошлом (-). Каковы были ее подсистемы и надсистемы, как они изменялись? Как эти изменения были связаны между собой?
И наконец, самое интересное - прогнозирование (момент времени "+"). Как ваши надсистемы изменятся в будущем? Готовы ли вы отреагировать на это соответствующим изменением своей системы, ее подсистем? И наоборот, какие изменения подсистем вызовут будущие изменения надсистем? Например, появились автомобили (подсистема "двигатель" изменилась с лошади на мотор). Очевидно, через некоторое время это вызовет изменение дорог, цен на нефть и бензин, всей инфраструктуры обслуживания транспорта, и т.д. Те, кто смотрит на вещи комплексно, многоэкранно, разглядят эти будущие глобальные изменения и примут соответствующие меры.
* Чем шире обзор, тем больше необычных ресурсов вы сможете найти, тем более сильные решения сможете принять. Лучше потратить время на тщательное рассмотрение ситуации и поиск оптимального решения, чем на трудоемкое выполнение неоптимального.
В заключение заметим, что принципы "домашнего изобретательства-рационализаторства", как и принципы "домашнего фордизма-тейлоризма", ценны только в том случае, если их применение доведено до автоматизма, превратилось в навык, и вам больше не нужно о них помнить. Но если в предыдущем случае мы рекомендовали для этого брать один принцип и применять некоторое время ко многим ситуациям, то в данном случае, наоборот, лучше брать одну проблему и "прогонять" ее через весь набор изобретательских инструментов. Наверняка среди этих инструментов вскоре у вас появятся любимчики, наиболее для вас удобные, дающие самые красивые решения. Через некоторое время вы заметите, что в решениях, принимаемых вами с помощью обычного здравого смысла, "зашито" применение этих инструментов. Это значит, что цель достигнута: вы не просто применяете технологии, вы радикально усилили свое мышление, вывели его на новый качественный уровень.
Можно долго, упорно и интенсивно биться головой об стену, а можно остановиться, замедлиться, подумать и найти дверь. Для эффективности нужна изобретательность; ее принципы позволят найти дверь быстро и технологично.
Борьба за время - с собой и окружающими
Домашние служба безопасности и HR-департамент
Предыдущие разделы были посвящены тому, как достичь управляемости и эффективности в ситуации, когда есть только вы, время и работа. Но в жизни все значительно сложнее и интереснее. Кроме организации труда и изобретательства часто бывает необходимой борьба за время и за эффективность. Необходимость эта возникает в ситуациях, когда присутствует больше одного действующего лица, причем их цели противоречат друг другу.
Мы будем рассматривать две основных формы борьбы: с собой и с окружающими. С окружающими все понятно: они часто претендуют на наше время против нашего желания, и с этим нужно что-то делать. Более тонкий вопрос - борьба с собой. Здесь два действующих лица, о которых мы говорили, это "я работающий" (ленивый и всячески увиливающий от работы) и "я управляющий" (хитрый, настойчивый и иногда суровый).
Рассмотрение темы самомотивации через такую призму позволит нам привлечь к решению соответствующих задач богатый инструментарий из управленческой борьбы и классической стратегии. Привлечение этих инструментов позволит нам выявить общие закономерности в интуитивно найденных тайм-менеджерами приемах самомотивации. Благодаря пониманию этих закономерностей вы сможете сами создавать собственные приемы и применять несколько базовых принципов борьбы к самым различным ситуациям. При этом можно будет не утруждать себя знанием "25-ти способов как сказать "нет"" или "20-ти методов борьбы с промедлением". И самое главное: взгляд на самомотивацию как на борьбу даст целостность, единство подхода и инструментария, а значит - более высокую эффективность его применения.
Кроме того, вам могут помочь некоторые аналогии из области "персонального ЗАО" - служба безопасности защищает ваше "ЗАО" от нежелательных внешних посягательств, HR-департамент занимается мотивацией сотрудников. Можно также привлечь бухгалтерские (борьба с налогами и поборами), юридические (защита интересов фирмы с опорой на законы, нормы, правила) и прочие аналогии в том же духе. Все это позволит легко уложить в голове предлагаемые принципы и добавить к ним дополнительные наблюдения из вашего собственного опыта.
В формулировках и примерах мы опираемся в основном на "Искусство управленческой борьбы" В.К.Тарасова, который в свою очередь привлекает материал из классических китайских источников. Заметим, что некоторые методы напомнят вам описанные выше инструменты Теории решения изобретательских задач. Это закономерно: вспомним, что изобретательская ситуация и ситуация борьбы имеют много общего. Обе связаны с высокой степенью неопределенности, сопротивлением объекта воздействия (противника или "прячущегося" от вашей мысли изобретения) и невозможностью полагаться на заранее составленные планы.
1. Вступайте в борьбу только тогда, когда это действительно нужно.
Любой инструмент ценен постольку, поскольку вы знаете, когда его стоит применять, а когда - нет. Управленческая борьба - не исключение. Поэтому прежде чем вступать в борьбу, изучите вопрос: нет ли возможности добиться желаемого результата обычными договоренностями?
Например, рассмотрим борьбу с одним из самых неприятных поглотителей времени делового человека: прерываниями и отвлечениями, которые, по статистике, беспокоят его в среднем раз в 8 минут и не дают сосредоточиться. Для защиты своего времени можно применять борьбу (крайний случай: грубо огрызаясь на отрывающих от дела), а можно вынести на обсуждение команды договоренности, регулирующие взаимодействие. Например, "каждый работник имеет право на два часа в день отгородиться красным "светофором", и его при этом можно беспокоить только по вопросам такой-то степени важности". Или: "Два часа с начала рабочего дня - "интравертные часы", для сосредоточенной личной работы над приоритетными делами; два часа после обеда - "экстравертные часы", для совещаний, телефонных звонков и прочих деловых контактов".
Еще один пример на применение договоренностей приводит Алан Лакейн. Муж был недоволен тем, что из-за высокой общительности и социальной активности жены он очень редко мог провести с ней вечер. Тогда он взял ее ежедневник и зачеркнул вечер каждого вторника, надписав "Занято, важная встреча". Это позволило ему гарантировать как минимум один вечер общения с женой и восстановило гармонию.
Аналогичный подход можно применять и в "борьбе" с самим собой и мелкими отвлекающими обстоятельствами. Например, вам никак не удается выделить время на работу над высокоприоритетной задачей - постоянно что-то мешает. Используйте назначение встречи как один из видов договоренности. Когда вы назначаете какому-либо значимому для вас лицу встречу, вы скорее всего сумеете защитить это время от других дел. Попробуйте назначить себе встречу с самим собой - достаточно приоритетным для вас человеком, между прочим. И обходитесь со временем этой встречи так же, как вы обходитесь с другими встречами: "В четверг после обеда? Извини, не получится, у меня с 14 до 16 назначена встреча с достаточно важным человеком, с которым нечасто удается пообщаться в спокойной обстановке. Отменить я ее не могу, к сожалению".
Наконец, есть смысл помнить любимую притчу конфликтологов: прежде чем воевать за апельсин, выясните: может быть одному из вас нужна шкурка для цукатов, а другому - мякоть для сока, и апельсин можно легко поделить так, что обе стороны окажутся довольны? Стивен Кови в своих "Семи принципах высокоэффективных людей" называет это "Think Win-Win", т.е. думайте в терминах "выигрыш-выигрыш", а не "выигрыш-проигрыш", как обычно. Заметим, что найти такие взаимоприемлемые варианты вам могут помочь приемы разрешения противоречий, описанные в предыдущем разделе.
* Важнейшая часть искусства борьбы - умение не бороться когда это не нужно. Откровенный разговор и честное выяснение взаимных интересов могут сделать борьбу ненужной.
2. Присоединяйтесь к картине мира противника.
В разделе о рационализаторстве мы говорили о том, что использовать вредный фактор как ресурс более рационально, чем пытаться с ним бороться. В особенности это касается мешающих вам элементов картины мира противника: стереотипов, убеждений, планов. Как правило, более эффективным является использование этих элементов картины мира в своих интересах, а не попытка их сломать и изменить.
Достаточно простой способ такого изменения - "присоединение к картине мира". В.К.Тарасов приводит пример: начальник дал ему распоряжение провести долгое, сложное и по мнению Тарасова совершенно не нужное обследование регионов на предмет состояния вычислительной техники. Оспорить перед начальником целесообразность этого распоряжения обстановка совершенно не позволяет. Тогда Тарасов, присоединившись к картине мира начальника, говорит, что согласен заняться этим обследованием и что у него появился ряд идей по этому поводу. Начальнику его согласие понравилось, поскольку он ожидал скорее негативной реакции. Идеи же сводились к следующему: результаты обследования бессмысленны без создания соответствующей математической модели и компьютерной программы обработки данных, короче говоря - без предварительной научно-исследовательской работы. Все это Тарасов рассказывал не голословно, с демонстрацией наброска ТЗ на соответствующую программу, ее принципиальной блок-схемы, и т.п. В результате для разработки математической модели и программы были созданы соответствующие подразделения с Тарасовым во главе, а про грандиозное обследование регионов постепенно забыли.
Обратим внимание на то, что такого рода отношения являются манипулятивными и противоположными актуализации, т.е. выходу на открытое обсуждение проблем, что может вызвать как улучшение взаимопонимания с человеком, так и ухудшение.15 Частным случаем актуализации является знаменитое "умение говорить нет", т.к. прямой и недвусмысленный отказ требует открытости и честности отношений. Соответственно, обычно рекомендуемые тайм-менеджерами "смягчающие добавки" типа "я рад был бы тебе помочь, но..." являются уже скорее "примесями" манипуляции (мы употребляем это слово без негативного оттенка).
При установлении баланса между манипуляцией и актуализацией в отношениях стоит учитывать готовность человека к актуализации, его способность развиваться, изменять свои стереотипы. Заметим, что стоит учитывать также ролевые соотношения, в которых вы находитесь с человеком - их часто бывает несколько, и для каждого могут действовать свои стратегии защиты времени. Например, "Иван Иванович - толковейший человек, но совершенно невозможен, когда зайдет речь о футболе, может говорить о нем часами". Здесь намечены две роли Ивана Ивановича по отношению к вам: "толковый человек, дельный сослуживец" и "любитель футбола, вор времени". Очевидно, относительно первой роли вы можете находится в не-манипулятивных отношениях, спокойно согласовывать расходы времени друг на друга, в том числе жестко ставя принципиальные вопросы и критически относясь к стереотипам друг друга. Вторая же роль вряд ли требует актуализации и выяснения отношений, для нее может быть достаточно изобретения нескольких "военных хитростей", типа условного сигнала секретарше "И.И. завел разговор о футболе, пора устраивать "срочноважный звонок из головной конторы"".
В заключение приведем блестящий пример "присоединения к картине мира", помогающего избежать ненужных затрат времени, из статьи Юрия Лужкова "Российские "Законы Паркинсона"".
"Тогда мы были заняты внедрением компьютерного контроля в химическом производстве. Я споткнулся на аммиаке: процессы опасные, компьютеры слабые. И решил пока придержать это дело. Так и сказал на совещании: мол, рано, я против. Никто меня не понял, решили: вот молодой ретроград. А Николай Яковлевич Феста отвел, помню, в сторону и прочел целую лекцию: "Вы правы, но поступили неправильно. Надо было говорить наоборот: да, товарищи, это прекрасно. Компьютеры открывают гигантские перспективы. Им скоро можно будет поручить не только контроль, но и оптимизацию, информацию, управление. Давайте же прямо сейчас примем решение заняться подготовкой этой гигантской программы... Вот если бы вы так укрупнили проблему, все были бы "за" и дело умерло бы само собой".
* Как не стоит пробивать головой стену самому, так же не нужно принуждать к этому другого. То, что для вас дверь, для него может быть стеной. Помогите ему найти дверь в его картине мира.
3. Совершайте антидействия.
Название этого принципа взято из ТРИЗ и означает, что для получения требуемого эффекта часто бывает полезно совершить действие, обратное ожидаемому. Красивый пример приводит Александр Деревицкий в своей рассылке "Школа продаж". "Деревицкий у телефона... Слушайте, ну зачем вам именно мой семинар, может не надо? Это же безумно дорого, есть же куча других вариантов... - Нет, нет, нам именно Ваш..."16
Действие этого приема, по всей видимости, основано на естественном равновесии, к которому стремится природа. Противоположности стремятся компенсировать друг друга; противоположности сменяют друг друга во времени. Поэтому помогая противнику усилить нежелательный для вас эффект, вы приближаете тот момент, когда наступит его противоположность. В.К.Тарасов сравнивает это с шариками, скрепленными пружинкой: если их свести, они оттолкнутся; если развести, наоборот сблизятся.
Антидействие тесно связано с присоединением к картине мира противника, которое мы описали выше. Если там мы говорили "да, но кроме того...", то здесь мы говорим "да, и даже более того..." Обратите внимание, что старший товарищ Лужкова описал ему именно такой прием: не просто присоединение к картине мира "противников", но присоединение с усилением, т.е. с действием, противоположным нашим истинным намерениям.
Простой вариант такого приема в личной работе Алан Лакейн называет "раздуйте страхи, и они лопнут". Это один из наиболее сильных способов борьбы с промедлением, которое обычно вызвано именно страхом, причем часто необоснованным. Лакейн описывает менеджера, боявшегося встречи с важным клиентом и всячески оттягивавшего этот момент. Побороть промедление помогло ему воображение самого худшего, что может случиться. Клиент с позором выгонит его из своего кабинета; пожалуется его начальству, которое уволит менеджера с работы; развяжет травлю менеджера в прессе; доведет его этой травлей до самоубийства... Когда менеджер представил себя в гробу, его страхи лопнули - он понял, что настолько далеко дело зайти не может, а значит и бояться, по сути дела, нечего.
Известный психолог Владимир Леви в заметке "Сюита о проглоченном времени"17 советует: когда работать не хочется, заставляйте себя работать; когда работать хочется - сдерживайте себя. Мы можем добавить то же самое относительно скорости работы: обычно есть смысл несколько противодействовать организму, сдерживать его, когда он ускоряется, и ускорять, когда замедляется. Можно предположить, что действие этих приемов основано на своеобразной "гомеопатии". Когда вы даете организму небольшую дозу "яда" (т.е. противоположного тому, чего вы на самом деле хотите), вы вызываете его мощную ответную реакцию, т.е. необходимый вам эффект.
По всей видимости, подобная закономерность действует не только в области личной работы. Один из "столпов" тайм-менеджерского сообщества сайта www.improvement.ru Сергей Козловский, директор софтверной фирмы, описывал случай из своей практики, когда введение гибкого графика, отмена обязательных "9:00-18:00" привели не к уменьшению, как следовало бы ожидать, а к увеличению общей продолжительности работы сотрудников. Не исключено, что совершение "антидействий", небольших "гомеопатических воздействий" является достаточно эффективным способом стимулирования естественных процессов развития.
* Мир устроен нелинейно и неоднозначно - многие наши действия вызывают последствия, противоположные ожидаемым. Почему бы не использовать этот эффект сознательно, обратив "вредный фактор" в полезный ресурс?
4. Проявляйте заботу о противнике.
Классик китайской стратегии Сунь-Цзы говорит: "На войне лучше сохранить страну противника без разрушений, разгромить ее - это наихудший поворот событий". Прежде чем бороться за время, ответьте себе на вопрос класса "вам шашечки или ехать?" Вы хотите победы "по содержанию" (например, чтобы на ваше время не посягал NN с его глупыми анекдотами), или "по форме", т.е. чтобы все увидели, что вы победили? Если вы склоняетесь к содержанию, то наверно согласитесь: проще всего достигнуть такой победы, в которой побежденный чувствует себя комфортно (в идеале - не чувствует себя побежденным вообще).
В арсенале китайских стратагем есть одна, важность которой трудно переоценить: "Покажи врагу дорогу к жизни". Это означает, что противника нельзя загонять в угол - тогда он будет сопротивляться отчаянно. Представьте себе реакцию NN на ваше (желательно в присутствии других) "Прекратите отнимать мое время своими глупыми анекдотами!" Результат, скорее всего, будет противоположным ожидаемому. И другой вариант: "NN, история классная, какая жалость что сейчас у меня срочная работа. Давайте когда-нибудь соберемся, посидим в спокойной обстановке, пообщаемся..." Неважно, что это "когда-нибудь" может никогда не наступить - главное, что вы достигли своей цели, при этом противник "сохранил лицо". Более того, он получил то, чего желал - признания своих достоинств в качестве рассказчика, проявления внимания коллег, и т.п.
Еще одна стратагема, проявившаяся в этом примере - "Бросить кирпич, чтобы получить яшму", т.е. обменять малоценное (в данном случае несколько слов внимания и уважения) на ценное (ваше время). Обратите внимание, что реальные цели человека далеко не всегда совпадают с декларируемыми, хотя он сам может этого не осознавать. Здесь мы имеем ту же ситуацию, что в рационализаторстве: не стоит зацикливаться на изначальной постановке задачи. Лучше попытаться понять: что мне и ему на самом деле нужно? Возможно, не реальные сдвиги в направлении Х, а всего лишь уверенность в подконтрольности ситуации? Не отчеты, которых он требует, а всего лишь демонстрация вашего к нему уважения? И т.д., и т.п.18
Еще один важный момент, связанный с заботой о "противнике" в борьбе за время. Время является достаточно сильным индикатором внимания. На что вы тратите больше всего времени - тому вы уделяете больше всего внимания.19 Часто случается ситуация, когда вы не хотели бы уменьшать количество внимания, уделяемого человеку, но хотели бы уменьшить расходы времени на общение с ним. В такой ситуации может помочь изменение самих форм проявления внимания, причем это изменение может быть как содержательным, так и формальным, имиджевым. Но для того, чтобы человек чувствовал свою востребованность, часто большего и не нужно - недаром родилось выражение "знаки внимания". Например, "Петр Петрович, обсуждение этих вопросов с вами крайне важно, и я считаю, что оно заслуживает выхода на новый качественный уровень. Предлагаю вам вместо еженедельных двухчасовых обсуждений со мной готовить еженедельный 10-минутный доклад для Правления. Ваш проект этого заслуживает. Это сложно и ответственно, но специалисту вашего класса сделать это не составит проблемы".
Возможны и другие формы замены расхода времени его имиджем: "поздравляю, очень хотел бы приехать, как жаль что...", посылка заместителя, и т.д., и т.п. Важно не забывать, что такие формы отношений являются манипулятивными и вашу хитрость могут "раскусить". Поэтому к описанным приемам желательно прибегать только тогда, когда нет никакой надежды на нормальное открытое обсуждение с "противником" принципов вашего взаимодействия.
* Успешный борец думает за двоих: за себя и за противника. Он любит противника, заботится о нем и делает его дорогу к поражению максимально комфортной.
5. Создавайте условия победы.
Мы уже говорили, что хороший стратег старается не столько прилагать собственные усилия, сколько использовать естественные законы развития ситуации. Иначе говоря, нужно создать такие условия, в которых победа не может не случиться. Один из важнейших элементов такого создания условий описывает стратагема "Помести своих солдат в местность смерти". Простейший пример - сожжение кораблей, на которых высадилось войско. После этого не нужно взывать к его храбрости - когда перед человеком недвусмысленно стоит выбор "победить или умереть", он будет драться как лев без всякой идеологической "накачки". Нетрудно заметить, что эта стратагема противоположна предыдущей: показывая врагу дорогу к жизни, мы ослабляем его; отрезая эту дорогу своим солдатам - усиливаем их.
Проиллюстрируем принцип "Помести солдат в местность смерти" примером из С.Рехтшафена.20 Он советует для такого дела, которое идет очень туго, выделить специальное время, в которое вы имеете право заниматься этим и только этим делом. Когда вы начинаете медлить с выполнением этого дела, вам нечем его заменить, кроме как полным ничегонеделанием в течение установленного времени. Это ничегонеделание и есть ваша "местность смерти" - вы чувствуете, как утекает время, начинаете волноваться, и в конце концов все-таки приступаете к выполнению неприятного дела. Отметим, что и здесь проявляется принцип антидействия: чтобы получить от солдат победу, вы поставили их в невыгодные условия; чтобы получить от себя выполненное неприятное дело, вы приговорили себя к ничегонеделанию. Все это дало обратный (т.е. нужный для вас) результат.
В качестве "местности смерти" можно использовать не только материальные вещи, но и имиджевые (воевать "в картинах мира"). Например, президент Франции Шарль де Голль в один прекрасный день вышел в свою приемную и во всеуслышание заявил: "С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить". Таким образом он просто и эффективно "отрезал себе дорогу к жизни".
Пример использования "местности смерти" в организации времени фирмы приводит участник тайм-менеджерского сообщества Елена Набатова, директор фирмы Байт-Информ, рассказывая случай из своего корпоративного ТМ-семинара. "Как заставить сделать продукт, давно всем набивший оскомину, второй год мусолят? По аналогии с хозяйством, например, с уборкой квартиры. Надо убраться, но убираться влом, времени жалко, и т.д. Устраиваем аврал - приглашаем гостей, причем через час или 30 минут (минимальное время, необходимое для уборки).
То же самое с вялотекущей работой в фирме, пожирающей время и другие ресурсы. Создаем причину. Заявляем во всеуслышанье (можно СМИ привлечь): на приближающейся выставке будет проведен семинар по системе внутрифирменной информации с демонстрацией программ и других инструментов. Называем имена и фамилии исполнителей, разработчиков. До выставки осталось чуть больше месяца. Время пошло".
Отметим, что мы бы не рекомендовали использовать аврал как постоянное средство повышения эффективности, что часто бывает в наших фирмах, когда аврал становится стилем жизни. Ни человек, ни фирма не могут постоянно работать на пределе прочности: во-первых, гораздо сильнее изнашиваются; во-вторых, если случается что-то реально непредвиденное - просто ломаются, поскольку нет резервов прочности. Аврал хорош тогда, когда он подконтролен и применяется сознательно в достаточно ограниченных областях - ведь и полководец не держит солдат в "местности смерти" постоянно, такого не выдержало бы ни одно войско.
Наконец, неплохим способом создавать маленькие "местности смерти" является внедрение в практику железно действующих правил. В древности было в обычае казнить каждого десятого солдата побежавшего с поля боя подразделения - это тоже "местность смерти", созданная не природными условиями, а правилами, установленными человеком. Пример такого правила в личной работе: "каждое утро съедать живую лягушку" (испанская поговорка). Правило означает: свою дневную работу вы должны начать с выполнения как минимум одного неприятного дела. Будучи внедрено в обиход и сделано привычным, такое правило позволяет не накапливать неприятные дела, не сталкиваться с проблемой промедления, и весь день испытывать удовлетворение от "убитого" утром неприятного дела. Сравните с привычным "весь день испытывать дискомфорт от висящего над головой несделанного неприятного дела".
Аналогичные правила можно создать и для управления другими элементами личной работы. Важно поддерживать правила контролем исполнения и системой наград и наказаний, которые, как обычно, сводятся к кнуту и прянику - как материальным (например: конфета / дополнительные 10 отжиманий), так и нематериальным (в частности, очень сильным мотивирующим фактором является измерение того показателя, который вы хотите изменить21). Попробуйте выписать наиболее приятные и наиболее неприятные для вас вещи, и придумать, каким образом подкрепить ваши правила соответствующими наградами и наказаниями. Этот набор стимулов поможет вам построить эффективную "систему мотивации персонала" в вашем "личном ЗАО".
* Идеальная победа неотвратима. Идеальный успех неизбежен. Но чтобы создать идеальную победу, нужно мужество поместить солдат в местность смерти.
6. Изобретайте собственные способы борьбы.
Владимир Маяковский писал: поэт не тот, кто пишет в стихотворном размере. Умение изложить мысль ямбом или хореем - это еще не поэзия. Поэт - этот тот, кто сам творит новые размеры.
По аналогии можно сказать, что настоящий борец - это тот, кто сам творит приемы борьбы и стратагемы. Действительно, любой человек уникален, как уникальна и специфика обстоятельств, в которых он работает. Поэтому любой человек может создать для себя индивидуальные приемы борьбы за эффективность на основе базовых принципов, которые мы изложили. Дадим несколько примеров, которые помогут понять, как изложенные выше закономерности изобретательства можно прилагать к изобретению способов борьбы и самомотивации.
Приведем несколько приемов, иллюстрирующих всего лишь один принцип изобретательства: разрешение противоречий через применение различных форм дробления, разделения системы. Юрий Лужков в цитированной выше статье говорит: "Вместо того чтобы выделить первоочередные проблемы и приняться за их разрешение, российский человек, как правило, поступает наоборот. Укрупняет вопрос, доводя до неразрешимости. Глобализировать проблему и тем ее угробить - первая и, главное, почти бессознательная реакция российского человека. Навык, культура, ритуал". Соответственно, дробление проблемы на подзадачи позволяет повысить ее "разрешимость". Брайан Трейси22 называет это "одна нефтяная бочка за один раз", приводя в пример пустыню, в которой маршрут отмечен пустыми нефтяными бочками. В каждый момент времени вы видите только две бочки: пройденную сзади и предстоящую на горизонте. Психологически гораздо легче проделать путь, разбитый на такие отрезки - как легче съесть торт, разрезанный на куски.
Аналогично работает "слоновая задача" (термин Time Manager International). Это задача, которую невозможно выполнить сразу, и каждый маленький шаг в выполнении которой не дает заметного результата. Типичный пример - изучение иностранного языка. Способ борьбы: разделить слона на измеримые "бифштексы" типа "выучить 10 новых слов", и назначить себе регулярную дозу (например, один "бифштекс" в неделю).
Экстремальный вариант того же способа, специально для борьбы с промедлением, приводит один из участников тайм-менеджерского сообщества. "Мне нужно было решать очень неприятный вопрос с налоговой инспекцией, который я все откладывал и откладывал. Тогда я сделал так: расписал этот вопрос до мельчайших операций, типа: Купить конверт. Найти в справочнике адрес налоговой. Надписать конверт, и т.д. Затем назначил себе норму: ежедневно вычеркивать пять операций. И стал их выполнять и вычеркивать - в конце концов, благополучно решив вопрос". Аналогичный метод Алан Лакейн называет "методом швейцарского сыра" - когда вы проделываете в большом неприятном деле малозначительные "дырки" (выполняете мелкие подзадачи этого дела), в результате чего оно постепенно становится рыхлым, как тающий на солнце лед, и падает под вашими завершающими ударами.
Можно дробить не сами задачи, а время их исполнения. Лакейн рекомендует такой метод: "в течение дня я обязан 10 минут потратить на такое-то неприятное дело". Вы ставите будильник и работаете, нетерпеливо ожидая, когда 10 минут закончатся. Радостно выскакиваете из-за стола, когда эти минуты заканчиваются, а на следующий день ставите будильник уже на 11 минут, и т.д.
Можно дробить не только дело - можно дробить его исполнителя. Попробуйте разделить себя на "я сегодняшнего", "я вчерашнего" и "я завтрашнего". Логика повышения эффективности в этом случае выражается фразой: "Да, этот гад "я вчерашний" мне тут напланировал... Ну ничего, скрипя зубами сделаю, но уж зато на "я завтрашнем" отыграюсь по полной программе". Лакейн рекомендует аналогичный способ для неприятных дел: попробуйте в качестве первого шага выступить в качестве консультанта. Напишите план выполнения этого дела, как если бы вы советовали кому-то другому. Таким образом "втягивание" в выполнение задачи становится гораздо менее болезненным.
Как видим, масса приемов организации личного времени и самомотивации "вписывается" всего лишь в один принцип изобретательства. Применение остальных принципов может помочь вам создать произвольное количество других приемов, идеально "заточенных" под ваши потребности.
* В организации времени, как нигде, нужен "индивидуальный пошив". Станьте творцом своего оружия - и оно будет служить вам верой и правдой.
7. Создавайте настрой на победу.
Еще раз вспомним "Аквариум" Виктора Суворова - у разведчиков есть чему поучиться в области организации труда. Старший товарищ наставляет его так:
"На дело ты должен идти в полной уверенности в победе. Если такой уверенности в тебе нет, то лучше откажись сейчас. Главное, настроить себя на тон агрессивного победителя. Когда расслабишься достаточно, послушай что-нибудь Высоцкого - "Охоту на волков", например. Эта музыка в тебе должна звучать во время всей операции. Главное - не план, а психологический настрой. Ты будешь победителем только до тех пор, пока сам себя чувствуешь победителем".
Важный момент, который стоит здесь отметить - создание материальных привязок, позволяющих вызывать в себе ощущение победителя. В НЛП это называется "якорение" - связывание своих "ресурсных состояний" с каким-либо материальным знаком (мелодией, образом, жестом, и т.д.) О механизме, лежащем в основе этого явления, мы уже говорили в главе об организации труда: телесная жизнь человека тесно связана с душевной, поэтому материальные привязки и способны вызывать в вашей душе требуемые состояния.
Поэтому чувство победителя, которое, несомненно, вам время от времени приходится испытывать, стоит "заякоривать", чтобы иметь возможность возобновлять его по своему желанию. "Якорем" может быть "галстук, в котором я побеждаю", "жест, которым я открываю успешные переговоры", "картина, на которую я смотрю перед принятием важных решений", и т.д. Вспомним военных: за долгие тысячелетия ими наработана масса способов создавать "материальные привязки", создающие "чувство победителя" - торжественные марши, реющие знамена, отточенные ритуалы, и т.д.23
Заметим, что вам может помочь не только метафора боя, но и метафора игры, если такой подход вам ближе. Лакейн приводит в пример предпринимателя, который составлял себе список дел на день и вычеркивал их по мере выполнения, играя сам с собой в игру: сколько дел удастся вычеркнуть и с каким "счетом" выиграть в итоге.
Хороший способ вырабатывать в себе "чувство победителя" - упражнение на "учебных задачах". Пишет участник тайм-менеджерского сообщества Андрей Томилин24, директор юридического отдела АЛФ Консалтинг Групп: "Просто берем и начинаем стирать рубашку. Как говорил Наполеон - "надо сначала ввязаться в бой, а там видно будет". Сосредоточьте все свое внимание только на одной цели. Не ведите сразу две войны. После победы в каждой войне вычеркивайте цель из списка. После достижения цели обязательно скажите себе: "я - победитель". И это будет действительно так. Насладитесь ощущениями победителя. Они достаточно приятные, можете поверить".
Он же советует для выработки привычки побеждать использовать "безумные цели", например "прыгнуть с парашютом до 30 июня" или "выйти на центральную улицу и крикнуть что-нибудь провокационное". Можем предположить, что эффект здесь достигается за счет "очищенности" цели от всех прагматических соображений. Это борьба в ее древней форме - как высокое искусство, как танец, а не как инструмент добывания выгоды. Именно такая чистая борьба дает ощутить чистый вкус победы - без примеси мелкого расчета.
Наконец, привыкнуть быть победителем помогает щедрость. Настоящий победитель уверен в себе - он не боится поделиться своим временем с близкими, друзьями, знакомыми, и просто со случайно встреченным человеком. Победитель не крохоборствует, не выкраивает минуты - он контролирует время, поэтому имеет его в избытке. Победител силен - поэтому он щедр, добр и любит людей, в том числе и тех, с кем борется. Это и делает его непобедимым.
* "Бытие определяет сознание" - сказал некто близорукий. Но побеждает не тот, кто лучше вооружен, а тот, кто уверен в победе. Дух сильнее технологий.
И в заключение: как и все предыдущие принципы, принципы борьбы сильны только их практическим применением. Кто лучше вооружен - увезший из арсенала грузовик оружия, с которым не умеет обращаться, или взявший пару хорошо знакомых и надежных автоматов? Относитесь так же и к предложенным методам: выбирайте понравившиеся, апробируйте на реальных задачах, подстраивайте под себя и совершенствуйте, изобретайте собственные. И - наслаждайтесь результатами.
Инструменты борьбы отточены тысячелетиями. Возможности человека, ими вооруженного, безграничны. И только ваше собственное нежелание может помешать возможностям стать реальностью.
Регулярный менеджмент: гармонизируем эффективность и развитие
Метод ограниченного хаоса: от порядка на столе к технологии творчества
В предыдущих разделах статьи даны принципы личной эффективности, помогающие изменить и усовершенствовать прежние методы работы. Теперь необходимо показать, как построить стабильно функционирующую систему регулярного менеджмента в вашем "персональном ЗАО". В этой системе должны быть заложены и технологии эффективного получения результатов, и технологии развития, позволяющие создавать принципиально новые возможности. Для того, чтобы разработать такую систему, мы предварительно познакомимся с ролью хаоса в личной эффективности и личном развитии. Задача следующей далее информации - не только дать конкретные технологии работы с хаосом и порядком, но и развенчать традиционное предубеждение: "для того, чтобы получать высокие результаты, необходимо навести как можно более полный порядок".
Сущность метода на простом примере
Начальные условия. Пусть у нас есть некое пространство, через которое проходят потоки информации - это может быть рабочий стол, папка с документами, и т.п. Для наглядности рассмотрим комнату, в которой валяются сапоги, деревяшки, накладные, платежки, цветочки, книжки, и т.д., и т.п. Границы комнаты - первое, исходное, заданное заранее ограничение на хаос.
Порядок и хаос имеют свои минусы и плюсы, совокупность которых можно условно назвать полезностью порядка и полезностью хаоса. Из чего могут состоять эти показатели полезности? Приведем несколько примеров.
1. Затраты времени на поиск нужного объекта. Обычно выше у хаоса, но если привычный хаос заменяют непривычным порядком - то скорее наоборот.
2. Повреждение объектов из-за неподходящих условий хранения (скорее выше у хаоса); затраты места на хранение (скорее выше у хаоса); затраты технических средств на хранение (скорее выше у порядка).
3. Эстетические параметры (сугубо индивидуальны - кому-то хаос нравится больше).
4. Затраты времени и средств на поддержание порядка (у порядка выше). Особенно важны для личной работы такие средства, как память и внимание, необходимые для удержания порядка в голове.
5. И т.д., и т.п.
Естественно, когда вы наводите порядок на рабочем столе, вам не нужно задумываться обо всех этих параметрах. Мы приводим их для того, чтобы наглядно показать: любое наведение порядка имеет не только положительные последствия, но и отрицательные.
Начинаем упорядочение. Будем наводить порядок маленькими шагами и смотреть, как при этом изменяется совокупная полезность. Самый простой шаг упорядочения - наложение одного ограничения внутри хаоса, разделяющего информацию или объекты по какому-то одному признаку. Например, "все бумаги кладутся только на стол, все не-бумаги только не на стол".
Давайте пройдемся по названным выше параметрам и посмотрим, как изменилась совокупная полезность в результате наложения первого ограничения на хаос. По ходу дела сформулируем некоторые принципы, руководствуясь которыми можно накладывать ограничения более эффективно.
1. Затраты времени на поиск объекта - уменьшились. Бумаги ищутся только на столе, не-бумаги - только в окружающем пространстве. Отсюда видим принцип наложения ограничений: легкость вычленения соответствующего информационного потока (бумагу легко отличить от не-бумаги).
2. Повреждение объектов из-за неподходящих условий хранения: бумаги, перестав смешиваться с сапогами и вениками, очевидно, сохраняются лучше. Кроме того, облегчается упорядочение: бумаги удобно складываются в стопки, и т.д. Скорее всего, уменьшаются затраты места на хранение.
3. Эстетические параметры. Когда сапоги могли лежать на столе, а бумаги на полу, было скорее менее эстетично, чем более.
4. Затраты времени и средств на поддержание порядка. Если предположить, что стол в комнате уже был и его не пришлось покупать, то мы потеряли только затраты внимания на принятие решений "класть этот объект на стол или не на стол?" Эти затраты невелики благодаря применению первого принципа наложения ограничений (легкость выделения соответствующего информационного потока). А вот зона поиска бумаг сужается достаточно существенно, что дает экономию времени при поиске. Итак, на первом шаге алгоритма мы выиграли.
Дальнейшее упорядочение. Обратите внимание, что в результате предыдущего шага алгоритма мы фактически получили два хаоса, соответствующих начальным условиям: "стол" и "пространство комнаты за вычетом стола" (см. предыдущий рисунок).
К каждому из этих хаосов мы можем применить тот же прием, что описан в самом начале раздела. Для каждого из них мы можем условно рассмотреть полезность хаоса и полезность порядка, и если это необходимо, наложить внутри этих хаосов новые ограничения. Так на столе может появиться папка для платежек ("все платежки только в папку, все не-платежки только на остальное пространство стола"), а в остальном пространстве комнаты - угол для сапог ("все сапоги только в угол, все не-сапоги - только в остальное пространство комнаты").
Мы получили еще несколько хаосов, удовлетворяющих начальным условиям. К любому из них можно применять исходный прием: накладывать ограничение таким образом, чтобы возрастала совокупная полезность. Ясно, что делать это нужно до тех пор, пока дальнейшее упорядочение не перестанет давать роста полезности. Иначе говоря, до тех пор, пока затраты на повышение упорядоченности не перестанут окупаться дополнительными выгодами, которые эта упорядоченность дает.
Таким образом, мы "ввинчиваем" в хаос воронки упорядочения ровно в тех местах, и ровно на ту глубину, которая необходима. При этом алгоритм обеспечивает нам оптимальное сочетание хаоса и порядка, дающее максимальную совокупную полезность, т.е. максимальную простоту поддержания порядка и минимальное время на поиск нужного.
Сравните предложенный алгоритм с обычным тайм-менеджерским советом: "каждая вещь должна знать свое место". Если изобразить графически зависимость совокупной полезности от степени упорядоченности, получится примерно следующее. Точка (1) - полный хаос, высокие расходы на поиск информации, низкая совокупная полезность. Точка (3) - "каждая вещь знает свое место", высокие расходы на поддержание порядка (что любопытно, и на поиск информации тоже - из дальнейшего будет видно почему), низкая совокупная полезность. Точка (2) - оптимальный уровень упорядоченности, достигнутый в результате применения метода ограниченного хаоса, дающий максимальный уровень полезности. График похож на зависимость количества налоговых поступлений в бюджет от размера ставок налогов, и это не случайно. И в личной работе, и в социальных системах нужен не максимальный уровень контроля, а оптимальный, стремление не к полноте контроля, а к полноте получения результатов.
Обобщение метода на планирование и управление
Выше мы говорили о создании порядка как о выделении ограниченных участков внутри хаоса. Часто бывает так, что эти выделенные участки можно "вынести" за пределы исходного хаоса. Например, все бумаги лежат в одной большой папке. Когда их становится слишком много (увеличиваются расходы на поиск, снижается полезность хаоса), вы определяете достаточно легко выделяемый тип бумаг и создаете для него отдельную папку рядом с исходной. По мере того, как исходная папка увеличивается, вы можете проделать эту операцию еще несколько раз.
В результате получится ситуация, изображенная на рисунке. Рядом с исходной папкой, которую логично назвать "местом хаоса", сформировалась группа папок, которые можно назвать "местом порядка". Эта ситуация более проста, чем описанная в предыдущем разделе: здесь нет ограничений, вложенных друг в друга, и все ограничения имеют одинаковую глубину. Чтобы воспользоваться удобствами этой простоты, мы в дальнейшем будем говорить только о "месте порядка" и "месте хаоса", не вспоминая о сложных структурах из вложенных друг в друга хаосов.
Попробуем рассуждения предыдущего раздела о полезности порядка и полезности хаоса приложить не к поиску информации, а к задачам управления. При управлении собой или другими, как и тогда, порядок и хаос имеют свою полезность. Изменение баланса в сторону порядка повышает предсказуемость, контролируемость ситуации. Но порядок требует определенных усилий на свое поддержание, а иногда может наносить ущерб деятельности. Всем известен возможный вред от избыточной регламентации, стесняющей свободу действий. Метод ограниченного хаоса позволяет найти баланс между регламентацией и свободой - это основное приложение метода к задачам управления. Подробнее об этом будет сказано в следующем подразделе.
Рассмотрим приложение метода к задачам планирования. Любой план повышает упорядоченность предстоящих действий, а следовательно, имеет и положительные, и отрицательные стороны. Положительные очевидны; об отрицательных мы говорили в начале статьи: это снижение гибкости, свободы реагирования, поиска новых возможностей. Как метод ограниченного хаоса позволяет найти баланс между планированием и свободой действий?
Рассмотрим самое простое "место порядка" в планировании - систему целей. В классических источниках по тайм-менеджменту вы часто можете встретить совет задавать себе вопрос: "Как то, что я сейчас делаю, работает на достижение моих целей?" Таким образом, в идеале вся деятельность должна быть вписана в "место порядка", в вашу иерархию целей. Не остается места для отвлечений, "лирических отступлений", неожиданных встреч и тем в разговорах, бесцельного серфинга по интернету, и т.д. Но ведь именно из таких "бесцельных" действий часто вырастают интересные новые возможности!
Эффективно использовать такие "бесцельные", "хаотические" действия помогает введение "места хаоса" в систему ваших целей. На рисунке цели изображены аккуратными, упорядоченными звездочками. Рядом с группой целей высшего уровня изображена хаотичная звездочка - "личное развитие", поиск новых возможностей. Из этих возможностей постепенно вырастают новые цели, как новые "упорядоченные" папки с документами вырастали из исходной, неупорядоченной.
Аналогичные "места хаоса" расположены на всех уровнях иерархии целей. Рядом с каждым списком целей обязательно имеются или подразумеваются дела, не работающие непосредственно на эти цели, но могущие расширить вашу картину мира в соответствующем направлении, подсказать новые пути решения проблем, и т.д. Ясно, что чем понятнее для вас цель и процесс ее достижения, тем меньше должен быть объем соответствующего "места хаоса". Чем больше сомнений вызывает цель и ее подзадачи, тем больше должно быть "место хаоса", т.е. работы, связанные с поиском новой информации по этой цели, пробами и ошибками, экспериментами, и т.п.
Заметим, что внутри самих "мест хаоса" тоже может появляться некоторый порядок. Например, "место хаоса" самого высокого уровня удобно разбить на так называемые "ключевые области" - список нескольких основных направлений вашей деятельности. Например, "Семья - Персонал - Финансы -..."25 Эта структура помогает вам при любых "нецелевых" делах, незапланированных отвлечениях задавать себе вопрос: "Как то, что я сейчас делаю, работает на мои ключевые области?" Это поможет, с одной стороны, сохранить гибкость и свободу в "нецелевых" отвлечениях; с другой стороны - вооружиться критериями качества этих отвлечений, более точно отслеживать их эффективность.
Нетрудно заметить, что порядок тесно связан с эффективностью, получением стабильных, ожидаемых, предсказуемых результатов. Хаос же необходим для развития, т.е. поиска новых, неожиданных, трудно предсказуемых возможностей. Развитие - это всегда открытие чего-то нового, неожиданного, а потому - с трудом допускающего детальное планирование. Таким образом, баланс порядка и хаоса в личной работе позволяет достигнуть баланса эффективности и развития, "синицы в руках" и "журавля в небе". Тому, как создавать такой баланс, посвящен следующий раздел.
Творческая картотека и баланс "порядок-хаос" в управлении личным временем
В этом подразделе мы увидим, как функционирует во времени система ограниченного хаоса - на простом примере управления личной творческой картотекой. Затем перенесем соответствующие принципы на более общие задачи управления в личной работе и установим, как из начального хаоса постепенно создается оптимальная упорядоченность деятельности.
Творческая картотека - сравнительно мало знакомый обычному менеджеру инструмент. Если всем хорошо известный органайзер предназначен в основном для работы с "местом порядка" - целями, результатами, планами, - то картотека позволяет эффективно управлять "местом хаоса" - замыслами, интересной информацией (пока не привязанной к точным целям), темами для обдумывания. По мере того как растет роль творческого труда в работе менеджера, повышается и потенциальная польза творческой картотеки. Картотека - незаменимый инструмент, если вам нужно изобрести принципиально новый продукт, создать яркий рекламный слоган, и т.п.
Чтобы отличие метода ограниченного хаоса от обычных тайм-менеджерских технологий было яснее, опишем, как обычно управляет такого рода информацией человек, привыкший к советам типа "каждая вещь должна знать свое место". Если у него накапливается достаточно много мыслей и другой информации, он начинает придумывать классификацию и заводит под нее несколько папок. Но классификация возникла "из головы" и не факт, что развивающиеся по своим законам новые мысли захотят в нее "вписаться". Поэтому через некоторое время часть папок "вымирает", содержимое другой части перестает соответствовать названиям, и ни о каком порядке говорить уже не приходится. Вспомним критику "платонического" подхода в самом начале статьи: или ломается план, или "удушается" реальность. Так и здесь, или классификация ломается (приходится вытряхивать все на пол и классифицировать по-новой), или вы просто перестаете ей пользоваться - реальность нашла другие пути (например, записки с мыслями стали по-прежнему скапливаться на рабочем столе).
При применении метода ограниченного хаоса происходит следующее. Для начала вы заводите один накопитель для замыслов, мыслей и внешней информации, наводящей на мысли - "место хаоса". Этот накопитель регулярно просматривается. Такой просмотр - очень хорошая черновая работа для рождения новых мыслей. Мысли сталкиваются друг с другом, их неожиданные сочетания порождают новые мысли (между прочим, преждевременный порядок, описанный в предыдущем абзаце, сильно затрудняет такой процесс взаимодействия мыслей).
Во время просмотра "места хаоса" вы можете обнаружить появляющиеся в нем элементы "места порядка". Это группы мыслей, тесно связанные по смыслу, в совокупности образующие контуры нового интеллектуального продукта. Если эти мысли свежи и хотелось бы дать им посталкиваться с другими, их стоит пока оставить в "месте хаоса". Если же они уже хорошо вам знакомы, их стоит изъять из "питательного бульона", в котором они зародились, и "пересадить" в отдельную папочку (на схеме таковые изображены клеточками в "месте порядка"). Благодаря этой пересадке вы избавите место хаоса от "лишнего веса", облегчите поиск нужной информации и уменьшите время разбора накопителя. Кроме того уже сформировавшиеся группы мыслей, будучи "отсаженными", не смогут подчинять себе остальные материалы накопителя, давить на них своим авторитетом, мешать появлению в них новых объединений мыслей. Обратите внимание: появляющаяся в ходе процесса в "месте порядка" классификация не выдумана вами из головы, она сама родилась из развивающихся мыслей, и поэтому будет более адекватной и удобной.
Папки из "места порядка", как и накопитель, могут время от времени разбираться, особенно если необходимо освежить в голове соответствующую тему. Но как правило основные мысли сохраняются в голове, поэтому необходимость в разборе накопителя возникает только перед созданием конечного продукта и очень помогает втягиванию в это создание. После завершения работы над конечным продуктом "отработанные" мысли можно отправлять в архив или выбрасывать.
Итак, с помощью этой системы создается оптимальный уровень порядка с точки зрения скорости поиска и удобства группировки мыслей. Еще один важный момент: на рисунке пунктирной стрелкой изображено убывание как "свежести" мыслей, их способности порождать новые, так и убывание частоты просмотра мыслей. Т.е. в накопителе мысли самые свежие - и он чаще всего просматривается, что позволяет часто рождать из этих мыслей новые. В архиве мысли самые "отработанные", из живых организмов превратившиеся в "известняк" - и архив реже всего просматривается (скорее всего почти никогда). Таким образом, достигается оптимальность и по критерию количества новых мыслей, порождаемых при просмотре старых.
Теперь самое интересное - перенесение этих закономерностей на более общие задачи управления. В управлении личной работой, как и в управлении мыслями, нельзя раз и навсегда разграничить порядок и хаос. Человек меняется, его деятельность - тоже. То, что раньше было необычным, новым и плохо предсказуемым делом ("место хаоса") постепенно превратилось в хорошо структурированную, привычную, стабильную последовательность действий ("место порядка"), а затем потеряло актуальность и было "списано в архив". Таким образом, просматривается аналогия между управлением мыслями и управлением методами работы. Причем соответствующие "место порядка" и "место хаоса" могут существовать только в вашем сознании, а могут быть "материализованы" на внешних носителях, например, в виде, соответственно, списка личных стандартов и списка направлений для исследований и изобретательства.
Ясно, что эти "место порядка" и "место хаоса" требуют различных способов управления и повышения эффективности. "Место порядка", хорошо отлаженные и предсказуемые дела требуют максимальной регламентации, стандартизации, автоматизации (и в смысле компьютерной поддержки, и в смысле автоматизма движений, приемов, методов работы). Этим достигается максимальная эффективность. Соответствующим методам посвящен следующий раздел, повествующий о "регулярном менеджменте" и "тотальном управлении качеством" в личной работе.
"Место хаоса", т.е. новые, непонятные, плохо отлаженные дела, наоборот, не должны быть "задушены" преждевременной регламентацией, которая может помешать выработке наиболее эффективных приемов работы. Как и в описанном выше случае "нецелевых работ", здесь должен поощряться поиск нового, экспериментирование, изобретательство. Это позволяет достичь более быстрого развития деятельности, создания новых возможностей. В первую очередь такой подход актуален для творческих "участков" вашей деятельности, для вашего персонального "Отдела исследований и развития". Инструменты, помогающие повысить эффективность такого рода работ, будут описаны в последнем разделе статьи.
Стройная гармония природы органично сочетает в себе порядок и хаос, закономерность и случайность. Творческое использование хаоса позволяет сделать личную работу не менее простой, эффективной и красивой, чем лучшие из творений природы.
Тотальное управление качеством: стандарты, системы, модели
Качество в личной работе
Тотальное управление качеством (TQM), часто понимают достаточно узко - как идеологию всеобъемлющей стандартизации с последующей сертификацией. На самом деле управление качеством - это целая философия управления фирмой. Опишем основные черты этой философии в приложении к управлению "персональным ЗАО"26.
Ориентация на потребителя. Как следует из названия TQM, эта идеология родилась как система создания качества для клиента. Стандартизация и прочие характерные черты TQM стали уже следствием такого "клиенто-ориентированного подхода".
Для личной работы этот принцип дает следующее важное направление для размышлений: каким образом мой личный тайм-менеджмент отражается на моем взаимодействии с окружающими? Насколько точно я прихожу на встречи и укладываюсь в сроки, насколько сделанное мною соответствуют тому, чего хотели мои "потребители" - руководство, сослуживцы, семья, и т.д.? Какие положительные черты может добавить тайм-менеджмент моему имиджу, моей деловой репутации?
Проиллюстрируем одним простым примером важность предъявления менеджером своей "тайм-менеджерской компетенции". Автор книги выступает перед топ-менеджментом консалтинговой фирмы, намеревающейся продавать его семинары. Идет естественная "проверка на прочность", задаются вопросы разной степени ехидства и подковыристости. Один из руководителей спрашивает: "А сами-то вы применяете методы, о которых рассказываете?" Этому руководителю отвечает другой: "Ну, судя по тому, что Глеб Алексеевич на встречу, назначенную на 10:00, пришел в 9:55 - по всей видимости применяет". Рискнем предположить, что один маленький факт предъявления "тайм-менеджерского подхода" оказался для этих руководителей более весомым, чем полуторачасовая презентация. То же самое верно в отношении любого менеджера: о том, насколько вы надежный деловой партнер, исполнительный подчиненный, грамотный руководитель, - судят не столько по тому, что вы говорите, сколько по тому, что вы предъявляете. Тайм-менеджмент поможет сделать этот "предъявляемый клиенту" облик более презентабельным.
Отметим, что стандартизация, являющаяся неотъемлемой частью TQM, оптимальна именно в этой области - на стыке личной работы и командной, либо корпоративной деятельности. Поэтому большинство дальнейших примеров касаются скорее командной работы, чем личной (делегирование, совещания, и т.п.) Такая связь "общения с клиентом" и стандартов логична - любые ваши внешние отношения включают в себя элемент договоренностей, а любые договоренности предполагают сравнительно большую фиксацию и формализацию, чем вы можете себе позволить в личной работе. Таким образом стандарты помогают вам оформлять внешние "договоренности", "обязательства" и "отношения с потребителем" вашего "персонального ЗАО".
Непрерывное совершенствование. Чтобы постоянно выдавать "на гора" высочайшее качество в меняющемся мире, необходимо непрерывное улучшение и продуктов, которые вы производите, и процессов, которые это обеспечивают. Можно рекомендовать для применения в личной работе знаменитый "цикл Шехарта", созданный еще в 30-е годы. Он включает в себя:
* Планирование улучшений процессов, в выполнении которых обнаружены проблемы или резервы повышения эффективности;
* Применение разработанных улучшений на небольшом участке работ - "пилотный проект" внедрения изменений;
* Контроль результативности тестовых изменений, их отладка и коррекция;
* При успешности "пилотного проекта" - внедрение изменений в полном объеме.
Отметим, что этот подход близок к схеме рефлексии, которую мы приводили. Он вводит в эту схему один достаточно важный элемент - пилотный проект, тестирование изменений на небольшом участке деятельности. Поскольку наши модели никогда не бывают на 100% адекватны реальности, такой "пробный заход" помогает уточнить эти модели и, таким образом, более эффективно осуществить регулирование и преобразование всей деятельности в целом.
Системность, формализация, стандартизация. В стандарте ISO 9000:2000 среди прочих предусмотрены следующие принципы управления качеством:
* Процессный подход - определение процессов, их формализация и документирование;
* Системность управления - определение целей и их взаимосвязей, логической последовательности их достижения;
* Принятие решений на основе фактов - сбор и анализ данных, подтверждение выполнения, фиксация результатов.
Таким образом, рефлексия, "реинжиниринг" деятельности должны быть не стихийными, интуитивными. Они обязательно воплощаются в какой-то объективной форме - в виде стандартов, документов, точных данных. Это особенно полезно, опять же, в межличностном взаимодействии - ничто не забывается, информация легко передается новым "контрагентам", и т.д. Например, если вы решили делегировать задачу, вы можете отослать подчиненному тот чеклист ее основных этапов, которым пользовались сами - что обеспечит и легкость передачи информации о задаче, и гарантирует качество ее выполнения.
Стандарты и личная эффективность
Покажем более подробно, как работает стандартизация в личной работе. У вас есть некий процесс, и вы хотели бы быть уверены в качестве его результата. Для этого нужно:
* Разработать оптимальную форму процесса получения результата
* Формализовать описание процесса и сделать его стандартом
* Создать систему контроля за соблюдением стандарта.
Простейший пример вашего персонального стандарта, элемента вашей "системы управления качеством", вашего "домашнего ISO 9000" - обыкновенный чеклист, список для самоконтроля. Например, "список того, что нужно сделать, уезжая в командировку"; "список вопросов каждому новому клиенту", и т.п. К личным стандартам относятся также любые графики, бланки, пустографки, которые вы можете разработать, чтобы облегчить себе жизнь. В частности, это могут быть схемы стандартных процессов, позволяющие вам соблюсти требуемую последовательность и логику действий.
Стандартизация процессов дает надежность, контролируемость их результатов. Опираясь на готовые формы, вы ничего не забудете и ничего не оставите без внимания. Кроме того, те же самые действия вы сможете выполнить быстрее за счет автоматизма, который дает применение готовых форм. И самое главное: в стандартах "материализуются" все принципы эффективной работы, все результаты вашей изобретательности в упрощении и улучшении своей деятельности. Таким образом, оформляя привычные приемы работы в виде стандартов и готовых схем, вы разгружаете сознание, освобождаете его для поиска сильных решений нестандартных задач, для поиска конкурентных преимуществ.
Как мы уже говорили, стандартизация особенно полезна для тех областей вашей деятельности, которые касаются взаимодействия с другими людьми. Стандарты являются своеобразным языком, позволяющим облегчить общение, повысить вероятность того, что вас правильно поймут. Например, запросив у кого-то интересующую вас информацию с помощью стандартной и привычной всем формы, вы скорее всего получите устраивающий вас ответ, поскольку применение стандарта снизило вероятность неправильного понимания вопроса.
Основные принципы создания личных стандартов
Вспомним рефлексивный контур, который мы изобразили в начале статьи. Одним из ключевых элементов изменения любого процесса является создание его модели. Адекватная, удобная модель процесса или объекта является основой для стандартизации соответствующих участков деятельности. Покажем, как можно анализировать, моделировать и формализовать любой процесс на примере совещаний - важного для любого делового человека занятия, часто отнимающего массу времени.
Системный подход, в частности такой широко распространенный стандарт моделирования, как IDEF0, требует при моделировании любой системы или процесса рассмотреть четыре следующих составляющих: входы, выходы, управление и механизм.
<< Пред. стр. 1 (из 2) След. >>
Список литературы по разделу