СИДОРОВОЙ Н И РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РEЧИ РЯЗАНЬ 2004 77 С 2

Профессионализм - слова и выражения, используемые людьми одной профессии (юристы, плотники, шахтеры и др.) Они в большинстве случаев не относятся к официальным, узаконенным наименованиям. Для них характерна большая детализация в обозначении специальных орудий труда, производственных процессов, материала.
Диалектная лексика - слова, ограниченные в территориальном отношении, входящие в словарный состав отдельных диалектов, понятные лишь жителю данной местности. Например: биспой - "седой, серебристый" (в говорах Архангельской области), жварить - "сильно бить, колотить" (в калужском говоре).
Жаргонизмы - слова и выражения, принадлежащие какому-либо жаргону. В современной лингвинистической литературе слово "жаргон" обычно употребляется для обозначения различных ответвлений общенародного языка, которые служат средством общения различных социальных групп. Часто говорят и пишут о молодежном жаргоне. Молодежь, особенно подростки, в целях возрастного "самоутверждения" начинает употреблять слова и словечки, отличающиеся от общепринятой нормы. Все жаргонные слова представляют собой стилистически сниженную лексику и находятся за пределами литературного языка. Диалектные слова, а тем более жаргонизмы, как правило, недопустимы в речи. Эти элементы ограниченной сферы употребления могут быть введены в речь только с определенной целью.
Термины - это слова, которые являются точным обозначением определенного понятия какой-либо специальной области науки, техники, искусства, общественной жизни и т.п.
Ясность, понятность речи зависит и от правильного употребления в ней иностранных слов. Заимствование - это нормальное, естественное явление для любого языка. Заимствования по степени их проникновения в словарный состав русского языка можно разделить на несколько групп: Первую из них составляют иноязычные слова, прочно вошедшие в русский язык. От многих из этих слов в русском языке возникли производные слова: шахта, цех, класс, тетрадь.
Вторую группу составляют слова, широко распространенные в русском языке и также являющиеся единственными наименованиями обозначаемых понятий, но осознающиеся как иноязычные: тротуар, пижама, сервиз, абажур, радио.
Наиболее рациональным способом толкования слов считается логическое определение, т.е. определение понятия через ближайший род и видовое отличие.
Распространенным является синонимический способ, т.е. объяснение с помощью слов, различных по звучанию, но имеющих общее значение. Например, конфронтация - противопоставление, противоборство (социальных систем, идейно-политических принципов и др.); альянс - союз, соединение.
Довольно часто при объяснении слова применяют описательный способ, при котором его смысл передается посредством описания самого предмета, понятия, явления.
Чистота речи
Чистота речи - отсутствие в ней лишних слов, слов-сорняков, слов-паразитов. К сожалению, многие активно вставляют в свою речь "любимые словечки": так сказать, значит, видите ли, понимаете и др.
Слова-сорняки, слова-паразиты не несут никакой смысловой нагрузки, не обладают информативностью. Они просто засоряют речь говорящего, затрудняют ее восприятие, отвлекают внимание от содержания высказывания. Кроме того, лишние слова психологически действуют на слушателей, которые начинают подсчитывать количество таких слов в устном выступлении. Почему же все-таки слова-сорняки появляются в нашей речи? Это происходит в результате волнения во время говорения, и из-за неумения мыслить, подбирать нужные слова для оформления своих мыслей, и, конечно, из-за бедности индивидуального словаря говорящего. Забота о чистоте речи повышает качество речевой деятельности.
Богатство и разнообразие речи
Богатство и разнообразие, оригинальность речи говорящего или пишущего во многом зависит от того, насколько он осознает, в чем заключается самобытность родного языка, его богатство.
А каким может быть словарный запас одного человека? Ответить на этот вопрос очень трудно. Одни исследователи считают, что активный словарь современного человека обычно не превышает 7-9 тыс. разных слов, по подсчетам других, он достигает 11-13 тыс. слов. Говорящему необходимо иметь достаточный запас слов, чтобы выражать свои мысли четко и ясно. Важно постоянно заботиться о расширении этого запаса, стараться использовать богатства родного языка.
Очень богат наш язык синонимами, т.е. словами, близкими по своему значению. Синонимы делают речь красочнее, разнообразнее, помогают избегать повторения одних и тех же слов, позволяют образно выразить мысль.
Немало в русском языке слов, которые передают положительное или отрицательное отношение говорящего к предмету мысли, т.е. обладают экспрессией. Так слова: блаженство, роскошный, великолепный заключают в себе положительную экспрессию, а слова -болтун, недотепа, мазня характеризуются отрицательной экспрессией. Богатство, разнообразие, оригинальность и самобытность русского языка позволяют каждому сделать свою речь богатой и оригинальной. Следует помнить: серая, наполненная словесными штампами речь не вызывает в сознании слушающих необходимых ассоциаций. Вряд ли человек, злоупотребляющий стандартными выражениями, может взволновать слушателей, то есть воздействовать на них. Шаблонная, избитая фраза отскакивает от слушателей, не дает им возможность вникнуть в суть высказывания. Но главное: бедность, серость, однообразие языка связывается с бедностью, серостью и неоригинальностью мысли.

ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ РЕЧЕВОЙ КУЛЬТУРЫ
(речевой этикет)
Этикет по происхождению французское слово. Первоначально оно обозначало товарную бирку, ярлык, а затем так стали называть придворный церемониал. Наряду с этим словом для обозначения совокупности принятых правил, определяющих порядок какой-либо деятельности, используется слово регламентация и словосочетание дипломатический протокол. Многие тонкости общения, представленные протоколом, учитываются и в других сферах деловых отношений. Все большее распространение в деловых кругах, особенно в последнее время, получает деловой этикет, отражающий опыт, нравственные представления и вкусы определенных социальных групп.
Деловой этикет предусматривает соблюдение норм поведения и общения. Поскольку общение есть деятельность человека, процесс, в котором он участвует, то при общении в первую очередь учитываются особенности речевого этикета. Под речевым этикетом понимаются разнообразные правила речевого поведения, система речевых формул общения.
Степень владения речевым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам, журналистам, юристам, т.е. тем, кто по роду своей деятельности постоянно общается с людьми. Речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Знание особенностей национального этикета, его речевых формул, понимание специфики делового общения той или иной страны, народа помогают при ведении переговоров, установлении контактов с зарубежными партнерами.
Во многих странах уже давно используются при знакомстве визитные карточки. Это стали практиковать и у нас. Визитная карточка подается во время представления. Тот, кому представляются, должен взять ее и прочитать вслух, а затем во время разговора, если он происходит в кабинете, держать визитку на столе перед собой, чтобы правильно называть собеседника.
Официальные и неофициальные встречи знакомых, а иногда и незнакомых людей начинаются с приветствия.
В русском языке основное приветствие - "здравствуйте". Оно восходит к старославянскому глаголу здравствовать, что означает "быть здравым", т.е. здоровым.
По любому торжественному поводу, знаменательному событию следуют приглашения и поздравления. В зависимости от обстановки (официальной, полуофициальной, неофициальной) пригласительные и поздравительные клише меняются.
Немаловажным компонентом речевого этикета является комплимент. Тактично и вовремя сказанный, он поднимает настроение у адресата, настраивает его на положительное отношение к оппоненту. Комплимент говорится в начале разговора, при встрече, знакомстве или во время беседы, при расставании. Комплимент всегда приятен. Опасен только неискренний комплимент, комплимент ради комплимента, чрезмерно восторженный комплимент.
Конечно же, нужно соблюдать речевой этикет при изучении иностранных языков, но надо знать и свой собственный, русский, и обучать ему необходимо с раннего детства, в семье, в детском саду, в школе, да и в вузе, уже профессионально ориентируя в соответствии с тем, какие речевые ситуации окажутся наиболее типичными в трудовой деятельности человека.
Итак, культура речи - сравнительно молодая область науки о языке. Как самостоятельный раздел этой науки она оформилась под влиянием коренных социальных изменений, произошедших в нашей стране. Приобщение широких народных масс к активной общественной деятельности потребовало усиленного внимания к повышению уровня их речевой культуры.
В современной лингвистике различают два уровня речевой культуры человека - низший и высший. Для низшего уровня, для первой ступени овладения литературным языком, достаточно правильности речи, соблюдения норм русского литературного языка. Существуют нормы лексические, орфоэпические фонетические, грамматические - словообразовательные, морфологические, синтаксические. Лексические нормы фиксируются в толковых словарях в виде толкования значений слов и их сочетаемости с другими словами, остальные нормы раскрываются в пособиях по грамматике литературного языка, в специальных словарях - справочниках.
Если человек не допускает ошибок в произношении, в употреблении форм слов, в их образовании, в построении предложений, речь его мы называем правильной. Однако этого мало. Речь может быть правильной, но плохой, то есть не соответствовать целям и условиям общения. В понятие хорошей речи включаются как минимум три признака: богатство, точность и выразительность. Показателями богатой речи являются большой объем активного словаря, разнообразие используемых морфологических форм и синтаксических конструкций. Точность речи - это выбор таких языковых средств, которые наилучшим образом выражают содержание высказывания, раскрывают его тему и основную мысль. Выразительность создается с помощью отбора языковых средств, в наибольшей мере соответствующих условиям и задачам общения.
Если человек обладает правильной и хорошей речью, он достигает высшего уровня речевой культуры. Это значит, что он не только не допускает ошибок, но и умеет строить высказывания в соответствии с целью общения, отбирать наиболее подходящие в каждом случае слова и конструкции, учитывая при этом, к кому и при каких обстоятельствах он обращается.
Высокий уровень речевой культуры - неотъемлемая черта культурного человека. Совершенствовать свою речь - задача каждого из нас. Для этого нужно следить за своей речью, чтобы не допускать ошибок в произношении, в употреблении форм слов, в построении предложений. Нужно постоянно обогащать свой словарь, учиться чувствовать своего собеседника, уметь отбирать наиболее подходящие для каждого случая слова и конструкции.
Проблема "Язык и общество" широка и многопланова. Прежде всего, язык социален по своей сущности. Основная его функция - быть средством, орудием общения людей. На базе этой функции и в связи с нею осуществляются языком и другие функции - воздействия, сообщения, формирования и выражения мысли. Эти функции также социальны
Можно сказать, что общество имеет такой язык, какой оно создало, и использует язык так, как умеет и может. Влияние языка на общество усиливается вместе с развитием самого общества - это влияние возрастает по мере развития производства, техники, науки, культуры и государства. Язык участвует в организации труда, в управлении общественным производством, деятельностью учреждений, в осуществлении процесса образования и воспитания членов общества, в развитии литературы и науки.
Общество влияет на язык, но и язык, в свою очередь, влияет на общество, участвуя в различных областях жизни и деятельности людей.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения, по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименование вида документа не указывают.
9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Президенту АОЗТ
"Ломоносовский фарфоровый завод"
Петрову В.И.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер., д.7а
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
Калинину И.П.
Тульская обл.,
Киреевский р-н, г. Липки,
ул. Садовая, д.5, кв.12
301264
15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ "Болшевский текстиль"
Личная подпись И.В.Сергеев
12.09.97
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего
собрания акционеров
от 15.08.97 № 14
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
16. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Зайцевой А.В.,
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.97
Личная подпись
05.11.97
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?
Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?
Например: Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").
20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2
к приказу директора Института
от 15.06.97 № 319

21. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например;
Исполнительный директор Личная Н.А.Федоров
АОЗТ "Партнер" подпись
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная М.А.Медведев
подпись

Главный бухгалтер Личная Н.ИЛогинова
подпись
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра Заместитель Министра юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации Личная В.М.Степанов Личная А.П.Миронов подпись подпись
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов
Члены комиссии : Личная подпись К.М.Артемьева
Личная подпись С.П.Матвеев
Личная подпись В.А.Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнова
23.04.97

23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего, например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись В.А.Сидоров
25.11.97
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.
24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью организации.
25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков
07.06.97
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров или Петров Иван Васильевич
924 45 67 924 45 67

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
29. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

НАЗНАЧЕНИЕ И СОСТАВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ, СПРАВОЧНО - ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:
с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно - правовых отношений.
Особое место, которое занимают распорядительные документы в системе управленческой документации, отводится более подробной характеристике требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.
Основная задача распорядительных документов - придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на ...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность, ..и указывается на то, каким именно действиям придается юридический статус.
Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.
В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях.... Во исполнение.... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкции, актов и т.п.
Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно - правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. ПОСТАНОВЛЕНИЕ И РЕШЕНИЕ

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации - автора, название вида документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления и решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", в решениях - "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО"), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:

Совет директоров РЕШИЛ:...;
Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ....
Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункт, содержащий конкретное поручение, включает наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и срок его выполнения.

ОБРАЗЕЦ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
25 ноября 1995 г. Москва № 1145

Об упорядочении деятельности по развитию собаководства
В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обеспечению организационного единства в их осуществлении Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаководства в Российской Федерации.
2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности общественных кинологических организаций.
3. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совместно с заинтересованными организациями и в 2-месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением.
Председатель Правительства
Российской Федерации В. Черномырдин
2. ПРИКАЗ

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
Различают приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов, при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально - технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации - автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме "О чем?", например,
Об организации Института современных технологий управления;
Об увеличении уставного капитала общества;
О создании филиала общества в г. Твери;
Об изменении устава общества.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:
В соответствии с Национальном планом проверок налогоплательщиков на 1999 г., согласованным с Департаментом налоговой полиции России 12.01.99 и утвержденным Госналогслужбой России 18.01.99,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:
В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 37 а
ПРИКАЗЫВАЮ:
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляются в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

<< Пред. стр. 2 (из 4) След. >>

Список литературы по разделу