<< Пред. стр. 14 (из 48) След. >>
Список литературы по разделу
письмо
Расписка в получении, дата
N дела, в котором хранится письмо, или отметка об уничтожении письма
Отметка о контроле и исполнении ______________
Рассмотрено
Решено
Дополнительный
Работником органа
С выездом на место
Факты подтвердились
положительно
контроль
Кем и когда письмо снято с контроля _____________________________
_____________________________________________________________
Приложение 5.3
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Дата, N документа __________________________________________________
Фамилия, имя. отчество заявителя _____________________________________
и занимаемая должность ____________________________________________
__________________________________________________________________
Адрес ____________________________________________________________
Краткое содержание заявления _______________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Фамилия ведущего прием ____________________________________________
Оборотная сторона
Кому и что поручено, дата ____________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Результат рассмотрения заявления ____________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Когда и кем дан ответ _______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Приложение 5.4
АННОТАЦИОННЫЙ ЛИСТ
_________________________ 200__ г.
Дата поступления письма
Ф.И.О. _____________________________________________________
Место работы _______________________________________________
Район _____________________________________________________
Адрес проживания ___________________________________________
___________________________________________________________
Содержание обращения ______________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Куда обращался ранее ________________________________________
N по классификатору _________________________________________
Доложено __________________________________________________
Направлено на исполнение ____________________________________
Характер задания ____________________________________________
__________________ 200__ г.
Дата
Подпись
ПРИЛОЖЕНИЕ 5.5
СПРАВКА О РАБОТЕ С ПИСЬМАМИ ГРАЖДАН В ______ ПО СОСТОЯНИЮ НА ___________ 200__ Г.
Приложение 5.6
СПРАВКА О ПРИЕМЕ ГРАЖДАН В ___________ПО СОСТОЯНИЮ НА ____________ 200__ Г.
Приложение 5.7
СПРАВКА О ПОСТУПЛЕНИИ ПИСЕМ ГРАЖДАН
В __________ ИЗ РАЙОНОВ И ГОРОДОВ ОБЛАСТИ
Название районов и городов
За __________
200__ г.
Всего с начала года
За соответствующий период 200__ г.
_________________________________________________
Итого:______________________________________________
Подпись должностного лица
Приложение 5.8
СПРАВКА О РЕЗУЛЬТАТАХ РАССМОТРЕНИЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ,
ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН, ПОСТУПИВШИХ
В ________________________
Наименование организации
За ________ 200__ г.
Всего с начала года
За соответствующий период
1. Общее количество :
поступивших писем
В том числе:
предложений
заявлений
жалоб
2. Всего поступило писем
граждан через
вышестоящие органы
В т ом числе:
из Администрации
Президент а
из Комитета ветеранов
войны
3. Количество повторных
писем граж дан
В том числе поступивших
через вышестоящие
органы
Подпись должностного лица
Приложение 5.9
СПРАВКА О ТЕМАТИКЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН,
ПОСТУПИВШИХ В __ __________________ _ _ __
Наименование организации
200__ г.
№ п/п
Характер писем граждан
Количество писем
1.
Финансовые вопросы
2.
Вопросы, связанные с прохождением службы в Вооруженных Силах
3.
Вопросы промышленности, строительства, транспорта и органов связи
4.
Вопросы сельского хозяйства и заготовок, организации фермерских хозяйств
5.
5. Вопросы организации торговли в условиях рыночной экономики
6.
Вопросы народною образования, работы детских дошкольных учреждений и
здравоохранения в условиях перехода к рынку
7.
Вопросы, касающиеся работы органон юстиции и органов внутренних дел
8.
Вопросы ремонта и 'эксплуатации жилою фонда
9.
Жилищные и коммунально-бытовые вопросы, вопросы приватизации жилою фонда
10.
О нарушении в учете и распределении жилья
11.
Вопросы деятельности органов государственной власти и управления работы руководящих кадров
12.
Вопросы груда и заработной платы
13.
Пенсионные и другие вопросы социальною обеспечения рабочих, служащих, колхозников, арендаторов и фермеров
14.
Письма по другим вопросам
15.
Всего поступило писем
В том числе:
повторных
многократных
коллективных
___________________________________________
Подпись должностного лица
ТЕМА 6. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
1. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника "Простые письма" считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для "чтения", а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводи-телей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу"*1.
_____
Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М., 1987. - с. 6, 7.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Codе, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.
Правила оформления делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из "рамы" письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более "устойчивой".
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая "геометрия" документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распоря-дительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет
- организовать централизованное изготовление бланков для писем;
- уменьшить стоимость машинописных работ;
- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
- облегчить визуальный поиск необходимой информации;
- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);
2) эмблема организации (если не государственное);
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4) код документа по ОКУД (если есть);
5) наименование организации (полное и сокращенное);
6) справочные данные об организации;
7) дата;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на индекс и дату входящего документа;
10) адресат;
11) заголовок к тексту;
12) текст;
13) подпись;
14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;
15) идентификатор электронной копии документа.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(6) печатаются, как правило, типографским способом.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия. Например: "Приказ", "Акт", "Решение", "Докладная записка" и т.д.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.
Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документирования и архивного дела - ВНИИДАД.
<< Пред. стр. 14 (из 48) След. >>
Список литературы по разделу