<< Пред.           стр. 2 (из 48)           След. >>

Список литературы по разделу

  - оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнение принятых решений.
 
  Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.
 
 
 ЗАДАНИЯ
  1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях.
 
  2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, функциях, правах и ответственности.
 
  3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации.
 
  4. Какие основные требования предъявляются секретарю-референту в современных условиях?
 
  5. Должностная инструкция, составьте ее формуляр-образец, раскройте основные разделы инструкции, расскажите об основных обязанностях руководителя службы делопроизводства.
 
 
 ПРИЛОЖЕНИЯ
 
 Приложение 1.1
 
 ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
 
 
 Герб РФ
 (если государственное учреждение)
 Наименование организации
 
 Документационное обеспечение управления
 
 ПОЛОЖЕНИЕ
 00.00.2000 N __________ УТВЕРЖДАЮ
 
 Директор организации
 
  Подпись И.И.Петров
  Дата
 1. Общие положения
 
  1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
 
  1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
 
  1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
 
  1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
 
  1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
 
  1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
 
 2. Цели и задачи службы ДОУ
 
  Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
 
  - совершенствование форм и методов работы с документами;
 
  - обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
 
  - контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
 
  - сокращение документооборота, количества форм документов;
 
  - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
 
  - участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
 
 3. Функции службы ДОУ
 
  В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:
 
  3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
 
  3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.
 
  3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
 
  3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
 
  3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
 
  3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.
 
  3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
 
  3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
 
  3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
 
  3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
 
  3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
 
  3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
 
  3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
 
 4. Права и ответственность службы ДОУ
 
  4.1. Служба ДОУ имеет право:
 
  4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.
 
  4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.
 
  4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
 
  4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
 
  4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
 
  4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
 
  4.1.7. Совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
 
  4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
 
  4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
 
  4.1.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
 
  4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
 
  4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
 
  4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
 
  4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
 
  4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
 
 5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
 
  5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения.
 
  5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
 
  5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.
 
  5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
 
  5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
 
 Начальник управления Подпись Г.П.Петров
 Приложение 1.2
 
 ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
 
 
  УТВЕРЖДАЮ
 
 Приказ директора (или постановление главы администрации области, района и т.д.)
 От __________ N _______ Инструкция по делопроизводству в ________________________
  Наименование организации
 1. Общие положения
 
  1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена __________________________________________________________
  Наименование отдела
  отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности технологии работы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-97.
 
  1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
 
  1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники, машинопечатаемые и др., независимо от их носителей.
 
  Компьютерные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.
 
  1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на ______________________ отдел.
  Наименование отдела
 2. Документация организации
 
  Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.
 
 
 3. Правила подготовки и оформления документов
 
  3.1. Документирование управленческой деятельности
 
  Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.
 
  При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
 
  Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
 
  3.2. Бланки документов
 
  Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.
 
  Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327.
 
  Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 15 мм.
 
  Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
 
  3.3. Оформление реквизитов документов
 
  3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо, постановление, распоряжение, протокол и др.).
 
  3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).
 
  3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.
 
  3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.
 
  3.3.5. Дата документа
 
  Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
 
  Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 1999 г.
 
  3.3.6. Подпись документа
 
  Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:
 
 Начальник управления Подпись Г.В.Петров
  Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
 
  В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.
 
  При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
 
  Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
 
  3.3.7. Согласование документа
 
  При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.
 
  Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:
 
 СОГЛАСОВАНО
 
 Глава территориальной администрации
 _____________________ района
 Наименование района
 
 Личная подпись А.С.Сидоров
 Дата
  При внешнем согласовании подпись заверяется печатью.
 
  Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:
 
  СОГЛАСОВАНО
 
  Письмо Сибирской академии
  государственной службы
  от 10.02.2000 N 305/10
 
  или
 
  СОГЛАСОВАНО
 
  Протокол заседания ученого совета
  Сибирской академии государственной
  службы
  от 15.03.2000 N 12
 
  3.3.8. Согласование проектов документов
 
  Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например:
 
  Начальник контрольно-правового управления
  Личная подпись В.А.Петров
  20.01.2000
 
  При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:
 
  Замечания прилагаются
  Личная подпись А.П.Аксенов
  12.02.2000
 
  или
 
  Замечания прилагаются
  Начальник финансового управления
  Личная подпись Г.В.Иванов
  20.02.2000
 
  Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
 
  3.3.9. Утверждение документа
 
  Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.
 
  Грифы утверждения оформляются следующим образом:
 
 
  УТВЕРЖДАЮ
 
 Глава администрации
 ____________ района
 Наименование
 
 Личная подпись И.И.Завьялов
 01.12.2000
  или
 
 
  УТВЕРЖДЕНО
 
 Постановление главы
 администрации _________ района

<< Пред.           стр. 2 (из 48)           След. >>

Список литературы по разделу