<< Пред.           стр. 4 (из 48)           След. >>

Список литературы по разделу

 5. Профессиональные качества и знания
 
  Знания
 
  1. Основные положения Конституции РФ.
 
  2. Кодекс Законов о труде РФ.
 
  3. Устав области.
 
  4. Закон области "О государственной службе области".
 
  5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
 
  6. Инструкции по работе с документами в организации.
 
  7. Положение, устав организации.
 
  8. Правила внутреннего распорядка.
 
  9. Правила эксплуатации оргтехники.
 
  Умение и качества
 
  1. Представительские качества.
 
  2. Ответственность.
 
  3. Настойчивость.
 
  4. Инициативность.
 
  5. Умение оперативно принимать решения.
 
  6. Наличие опыта руководящей работы.
 
  7. Организаторские способности
 
  8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.
 
  9. Эмоциональная устойчивость.
 
 6. Квалификационные требования
 
  Образование - высшее, желательно - высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности "Делопроизводство" (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности "Государственное и муниципальное управление" (500 ч).
 
 Зам. руководителя
 Дата Подпись И.И.Петров
 Приложение 1.4
 
 ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
 
 
 
  УТВЕРЖДАЮ
 
 Руководитель
 _________________________
 Наименование организации
 
 Подпись И.И.Петров
 Дата Наименование организации
 
 
 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
 СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
 
  Дата
 
 1. Общие положения
 
  1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
 
  1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
 
  1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
 
  1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
 
  - законодательными актами РФ;
 
  - Уставом предприятия;
 
  - Положением о функциональных службах предприятия;
 
  - приказами (указаниями) руководства предприятия;
 
  - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
 
  - настоящей должностной инструкцией.
 
  1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
 
  1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
 
  - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
 
  - организации работы с документами, составления документации;
 
  - организации управленческого труда;
 
  - применения средств вычислительной и организационной техники;
 
  - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
 
  - культуры труда и служебной этики;
 
  - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
 
 2. Функции
 
  На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
 
  2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
 
  2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
 
  2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
 
  2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
 
  2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
 
 3. Должностные обязанности
 
  Секретарь-референт должен:
 
  3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
 
  3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
 
  3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественно их выполнение.
 
  3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
 
  3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).
 
  3.6. Вести прием посетителей.
 
  3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
 
  - оформление приказов по личному составу;
 
  - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
 
  - оформление трудовых книжек;
 
  - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
 
  - оформление командировочных документов;
 
  - оформление листов нетрудоспособности;
 
  - ведение табеля учета рабочего времени;
 
  - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
 
  3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.
 
  3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
 
  3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
 
  3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
 
 4. Права
 
  Секретарь-референт имеет право:
 
  4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
 
  4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
 
  4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO).
 
  4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
 
  4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
 
  4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
 
  4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования".
 
  4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
 
  4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
 
 5. Ответственность
 
  Секретарь-референт несет ответственность за:
 
  5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
 
  5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
 
  5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Для служебного пользования".
 
  5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
 
 Зам. руководителя Подпись А.П.Сидоров
 
 
 ТЕМА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
 
 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ *1
  _____
  *1 Использован ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"
 
  Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
 
  Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
 
  Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
 
  Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
 
  Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
 
  Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.
 
  Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
 
  Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
 
  Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.
 
  Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
 
  В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
 
  Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
 
  Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:
 
  - с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;
 
  - с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
 
  - с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
 
  - с юридической службой;
 
  - со службой документационного обеспечения;
 
  - с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
 
  Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:
 
  - с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
 
  - с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
 
  - с общественными организациями - при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;
 
  - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
 
  - с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
 
  Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
 
  Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
 
  Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.
 
  Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
 
  Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
 
  Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
 
  Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
 
  Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые
 
  с письмом в другие организации.
 
  На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:
 
 
  Приложение
 к ___________________
 (указывается документ)
 
 __________ N __________
 Дата
  Если приложений несколько, они нумеруются.
 
  При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.
 
  В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
 
 
 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
  Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
 
  Работа по унификации включает:
 
  - разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
 
  - внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

<< Пред.           стр. 4 (из 48)           След. >>

Список литературы по разделу