<< Пред.           стр. 8 (из 48)           След. >>

Список литературы по разделу

 
 _________________
 Дата № ________ ________________________________________________________________
 Кто вносил проект
 
  По вопросу _______________________________________
 
  Кем подписано ____________________________________
  Ф.И.О.
 
 
 5. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
  Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
 
  При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.
 
 
 6. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
 
  1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
 
  2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.
 
  Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.
 
  3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.
 
  4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
 
  5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного учреждения.
 
  6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.
 
  Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
 
  1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.
 
  2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.
 
  3. В резолюции указан срок исполнения. Например:
 
 Г.В.Иванову
 Дать информацию в течение трех дней.
 Подпись руководителя
 Дата
 
  На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.
 
  Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль" или на левом поле - знак контроля "К". Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруют по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.
 
  Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце; в 33-й
 
  ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.
 
  Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке "Документы, не исполненные в срок".
 
  Соответствуюшие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.
 
  В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке "Документы, не исполненные в срок", периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе "Примечание".
 
  Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
 
 
 Справка о работе с документами
 
 _____________________________________________________
 Наименование организации
 
 по состоянию на _________________ 2000 г. Всего Всего Из них Находятся В том числе Всего передано документов поставле- но на контроль Исполнено с начала года В т.ч. с нару- шением срока на испол- нении С наруше- нием срока На дополни- тельном контроле отправлено документов
 
 
 
 
 
 
 
 
  Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Всего пере- Всего Из них Находятся В том числе Всего дано документов поставле- но на контроль Исполнено с начала года В т.ч. с нарушением срока на испол- нении С наруше- нием срока На допол- нительном контроле отправлено документов
 
 
 
 
 
 
 
  Отдел профессио- нальной подготовки
 
 
 
 
 
 
  100 50 10 5 40 10 5 25 Отдел воспита- тельной работы
 
 
 
 
 
 
  200 100 50 1 50 - 10 150 Отдел развития
 
 
 
 
 
 
  150 100 50 10 50 5 10 100
  По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
 
 
 ЗАДАНИЯ
  1. Покажите движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых).
 
  2. Порядок регистрации документов.
 
  2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?
 
  2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:
 
  1) вх. № 980 от 2.12.2000 2) вх. № 981 от 06.01.2000
 
  2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?
 
  2.4. Можно приказы регистрировать следующим образом:
 от 12.01.2000 № 5, от 12.01.2000 № 6, от 14.01.2000 № 7, а затем от 12.01.2000 № 5а?
 
  2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?
 
  2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как Вы это представляете?
 
  2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?
 
  3. Какие существуют сроки исполнения документов?
 
  4. Определите объем документов в организации за 1 год.
 
  5. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба, то можно во второй и третий адрес отправлять копию бланка?
 
  6. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации.
 
 
 ПРИЛОЖЕНИЯ
 
 Приложение 3.1
 
 РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕНСПОНДЕНЦИИ
 
 Дата регистрации и
 входящий
 номер От кого поступил документ Количество листов и экземпляров Дата и исходя щий номер полученного документа
 
 
 
 
 Краткое содержание документа ___________________________________
 ______________________________________________________________
 
 Кто направил документ. Резолюция ________________________________
 ______________________________________________________________
 ОБОРОТНАЯ СТОРОНА
 
 Дата передачи на исполнение Кому направлен документ Расписка в получении Дата возврата, расписка принявшего документ Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении
 
 
 
 
 
 Отметка о контроле и исполнении ________________________________
 _____________________________________________________________
 
 Когда и кем документ снят с контроля _____________________________
 _____________________________________________________________
 
 Приложение 3.2
 
 РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА ОТПРАВЛЯЕМОЙ КОРРЕНСПОНДЕНЦИИ
 Дата и порядковый регистрационный номер Количество листов и экземпляров Кому направлен документ Расписка в получении или номер реестра, дата
 
 
 
 
 
 
 
 
 Краткое содержание документа ________________________________
 ___________________________________________________________