<< Пред. стр. 1 (из 10) След. >>
Список литературы по разделу
ВВЕДЕНИЕ 1
ГЛАВА 1. РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 4
1.1. ДОРЕВОЛЮЦИОННЫЙ ЭТАП РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 4
1.2. СОВЕТСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 8
1.3. ОСОБЕННОСТИ СОВРЕМЕННОГО ЭТАПА 14
ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИЯ КАК РЕСУРС УПРАВЛЕНИЯ 16
2.1. ОРГАНИЗАЦИИ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЕ 16
2.2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ ОРГАНИЗАЦИЙ 20
2.3. ИНФОРМАЦИОННАЯ ИНФРАСТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ 24
ГЛАВА 3. ИНФОРМАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ В ОРГАНИЗАЦИИ 3.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА 29
3.2. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА 35
3.3. ОТ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА - К МЕНЕДЖМЕНТУ ЗНАНИЙ 39
ГЛАВА 4. ТЕХНИКА И ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 4.1. СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 46
4.2. СРЕДСТВА ПЕРЕДАЧИ ИНФОРМАЦИИ 50
4.3. СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ 55
4.4. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 58
4.5. ОБЗОР АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 60
ГЛАВА 5. ИССЛЕДОВАНИЕ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 5.1. МОДЕЛИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ 71
5.2. МОДЕЛИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СТРУКТУР 76
5.3. МОДЕЛИРОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ 80
5.4. МЕТОД ИНТЕГРИРОВАННОГО ГРАФИЧЕСКОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ 87
5.5. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ И ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ 96
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 101
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 108
ПРИЛОЖЕНИЕ 113
ПРЕДИСЛОВИЕ 113
ВВЕДЕНИЕ 114
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 114
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 114
2 СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ 114
2.1 ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ 114
2.2 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 116
2.2.1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ 117
2.2.2 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 118
2.3 АРХИВНОЕ ДЕЛО 119
2.3.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 120
2.3.2 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 121
2.3.3 НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ 123
АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕ 125
ВВЕДЕНИЕ
Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.
Необходимо признать, что в "дореформенных" условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.
Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.
Такую систему назовем управлением документацией. Оно заключается в формировании полноценного информационного ресурса организации, создании условий его хранения и использования в целях достижения релевантного документационного обеспечения процесса принятия управленческих решений и реализации информационных контактов. При этом резко возрастает актуальность интеграции новых информационных технологий, накопленного арсенала достижений документоведения с организационными структурами делопроизводственных служб.
Сегодня в управленческих структурах Российской Федерации недостаточно развита нормативно-правовая база, определяющая порядок функционирования документа, остро стоит проблема статуса служб документационного обеспечения в организациях и контроля за их работой со стороны государства. Требуют регламентации вопросы, связанные с информатизацией управления, применением новых информационных технологий, компьютеризацией и использованием современных средств коммуникаций. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебно-методической литературы по этим вопросам. Наблюдается определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений и научных организаций, обладающих квалифицированными специалистами.
Устарели ранее принятые организационно-методические документы: Государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы.
В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава государственных служащих и отход от устоявшихся бюрократических традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами. Вследствие проникновения новой техники и новых технологий в деятельность по управлению, происходит изменение структуры документооборота, а из-за смены экономических основ жизни общества наблюдается трансформация ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления *1. Однако эти перемены слабо учитываются при практической реализации систем документационного обеспечения управления в государственных организациях, где в большинстве случаев продолжают действовать устаревшие правила и стандарты. А ученые и специалисты-документоведы озабочены более прагматическими проблемами, связанными с кризисным состоянием науки.
-----
*1 См.: Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 115-117, Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 16-22.
Учитывая, что отмеченные процессы развиваются на фоне политической и экономической нестабильности, предъявляющей повышенные требования к документации, следует признать ситуацию далекой от нормальной. Тем не менее, объективно необходимые процессы укрепления российской государственности, а следовательно, государственной службы, требуют расширения границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация функционирования систем документационного обеспечения управления может послужить одной из важнейших опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.
Необходимость определения концепции управления документацией, его места в менеджменте составляет серьезную предпосылку актуальности исследований по данной научной проблеме. В связи с усложнением информационных ресурсов и взрывным ростом их объема возникает важнейшая задача рационализации и автоматизации управления документацией, которая по своей актуальности сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, представление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, учитывающие психологические и эргономические требования.
Таким образом, можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Исследование возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией чрезвычайно важно для современного документоведения как прикладной науки. Анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов позволяет отнести проблему управления документацией к числу самых актуальных в рамках научного направления "Документалистика, документоведение и архивоведение".
В данной работе делается попытка решения научной проблемы управления документацией в организациях различного типа. В этих целях проводится исторический анализ проблемы и рассматривается концептуально-теоретические и методологические основы управления документационными ресурсами для принятия управленческих решений с позиций информационного менеджмента.
ГЛАВА 1. РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1. ДОРЕВОЛЮЦИОННЫЙ ЭТАП РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Исторический опыт указывает на тесную взаимосвязь крупных политических, социальных и экономических реформ с реформами в области организации государственного управления и государственного делопроизводства. Остановимся на наиболее ярких примерах этого.
Становление Русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г. Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: приказа как разового поручения, приказа как постоянного поручения, приказа - "избы" (канцелярии) и, наконец, приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями *1. В это время происходит выделение делопроизводства как особой сферы деятельности в государственных учреждениях и появляется слой служилых людей - чиновников, для которых документ является предметом профессиональной деятельности.
-----
*1 Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. М., Высшая школа, 1983, С. 36-37.
Можно сказать, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информацией между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская дума, приказы, городовые воеводы, приказные избы и т. д.).
По словам С.О. Шмидта, органы, специально предназначенные для производства документов, "появляются тогда, когда общество не может нормально жить, точнее сказать, функционировать без фиксации обыденного в его жизни... Это происходит обычно в период образования централизованного государства". *1
-----
*1 Шмидт С.О. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996, С. 451-452.
Как отмечает Н.П. Ерошкин, в XVII веке в приказах появилось обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической деятельности приказов сложились формуляры некоторых документов, порядок их оформления и движения как внутри каждого приказа, так и между ними *1 .
-----
*1 Ерошкин Н.П. Указ.соч., С. 62-63.
Характерной особенностью приказного делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служилыми людьми. Однако со временем в приказах сложился определенный порядок, выработались технология прохождения документов в органах управления и нормы оформления документации, появились разновидности документов *1.
-----
*1 См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М., РГГУ, 1993, С. 22-23.
В период царствования Петра I происходит реформа приказного делопроизводства. В начале XVIII века в России складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх осуществляет управление через центральные органы государства, т. е. суть реформы государственного управления сводилась к его централизации. Укрепление государства, рост численности управленческого аппарата, усложнение бюрократического механизма привели к необходимости упорядочения делопроизводства, усилению его правовой основы. В 1720 г. был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. Коллегии отличались от приказов коллегиальным обсуждением и решением дел, единообразием организационного устройства, делопроизводства и более четкой компетенцией *1 .
-----
*1 Ерошкин Н.П. Указ. соч..., С. 81.
Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. В сравнении с приказным коллежское делопроизводство представляло собой детально регламентированную систему. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий.
Особенно тщательно были зафиксированы вопросы регистрации входящих и исходящих документов в специальных книгах ("регистратурах"), которые стали и первой формой классификации документов (входящие, исходящие документы вышестоящих органов, прочие документы). Одновременно эти книги, а в большей степени составляемые к ним реестры, служили для справочных целей. Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны. Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Важно отметить, что Генеральным регламентом было впервые введено понятие архивов и определен порядок сдачи в них законченных производством дел. Таким образом, Генеральный регламент законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения *1.
-----
*1 История делопроизводства в СССР. - М.,1974, С. 23.
В целом реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.
Губернская реформа Екатерины II, направленная на реорганизацию местного аппарата управления, мало изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи" установил иерархию не только учреждений, но и их документации *1 .
-----
*1ПСЗ Российской империи. Собр.первое, т. XX, № 14392.
Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции "указывали", нижестоящие "доносили" об исполнении указаний, а равностоящие инстанции сносились между собой предложениями и сообщениями.
Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX века, при Александре I. Реформа делопроизводства сопровождает реформу центрального управления, направленную на адаптацию государственного аппарата к современным экономическим и общественным явлениям в стране.
По мнению Н.П. Ерошкина, для успешного осуществления реформ был необходим переходный период; для полного перехода к единоначалию нужны были некоторый опыт, привычка, новые формы делопроизводства, большая слаженность всего государственного аппарата *1 . В 1802 г. были созданы первые министерства, а через 9 лет, 25 июня 1811 г. был принят Закон "Общее учреждение министерств", который установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все "письмоводство" *2.
-----
*1 Ерошкин Н.П. Указ. соч., С. 156.
*2 ПСЗ Российской империи. Собр. первое, т. XXI, № 24686.
Согласно упомянутому выше закону 1811 года весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:
- порядок вступления дел;
- движение (производство) дел;
- отправление дел;
- ревизия;
- отчеты.
Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения.
Отличительной особенностью делопроизводства по закону 1811 г. явилось введение функции контроля за исполнением документов в виде так называемой "ревизии". Ревизии должны были проводиться регулярно и включали в себя проверки по следующим критериям: "1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляются им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности" *1.
-----
*1 ПСЗ Российской империи. Собр. второе, т. XI, отделение второе, № 9757.
Несмотря на позднейшие изменения в организации и структуре, принципов деятельности и делопроизводства отдельных министерств и главных управлений, "Общее учреждение министерств" продолжало оставаться основным законодательным актом, определяющим порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода отечественной истории.
Более высокая степень бюрократизации делопроизводства, вызванная строгой регламентацией работы учреждений, привела к тому, что реформы 1861 года, капитализация промышленности и сельского хозяйства в своих конкретных проявлениях натыкались на сложность и рутинность форм и методов работы государственного аппарата. Естественно, новые условия требовали повышения оперативности делопроизводства, быстрейшего внедрения новых средств связи (телеграф, телефон), иных средств документирования (пишущие машины, множительная техника, фотография, кино). Происходит расширение спектра способов документирования и соответственно видов и разновидностей документов (телеграммы, телефонограммы, стенограммы и т. п.).
В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения, не дожидаясь официального реформирования делопроизводства, обратились к методике саморационализации делопроизводства. Классическими стали примеры совершенствования делопроизводства в канцелярии попечителя Московского учебного округа *1, работы И.И. Рихтера по совершенствованию делопроизводства управлений казенных железных дорог *2, классификационные системы документов В.М. Толстопятова, выполненные автором в Управлении Юго-Восточных железных дорог .*3
-----
*1 См.: История делопроизводства в СССР. Указ.соч., С. 57-59.
*2 См.: Рихтер И.И. Правила делопроизводства и делохранения казенных железных дорог. - Пг., 1915.
*3 См.: Толстопятов В.М. Десятичная классификация, карточная система и вертикальный способ хранения, в применении к организации библиотеки, архива чертежей и регистрации деловых бумаг. - Воронеж, 1912.
Эти примеры показывают, что сложившиеся традиционные формы и методы делопроизводства препятствовали "перестройке" хозяйства России на капиталистический лад и должны были подвергнуться изменениям в духе времени.
1.2. СОВЕТСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
После октября 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Однако политика привлечения в аппарат управления советскими учреждениями чиновников с дореволюционным опытом неизбежно проводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. В этих условиях по инициативе В.И. Ленина органам Рабоче-крестьянской инспекции придается функция контроля за работой государственного аппарата и его рационализации.
В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-государственный орган ЦКК-РКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по "рационализации техники управления, делопроизводства, счетоводства и отчетности" *1. Основную нагрузку в этой работе нес отдел административной техники ЦКК-РКИ. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920-е годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе.
-----
*1 КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК. Изд. 8-е. М.: Политиздат, 1979, Т. 2, С. 444.
В период 1920-х годов наибольший вклад в развитие научной организации управленческого труда внес Государственный институт техники управления (ИТУ), созданный в системе НК РКИ СССР в 1926 г. Согласно положению об ИТУ, утвержденному СНК СССР 9 февраля 1926 г., на институт возлагались следующие задачи: научная разработка вопросов техники управления, ее упрощение и механизация путем изучения работы советских учреждений и создания типовых проектов рациональной организации управленческого труда ("нормалей", "шаблонов"). Кроме того, институт должен был осуществлять консультационную деятельность и проводить популяризаторскую работу в печати, лекциях, на выставках, и т. п. *1.
-----
*1 Научная организация труда, производства и управления. Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. - М., 1969, С. 303. Подробнее о деятельности ИТУ см.: Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Деятельность института техники управления по рационализации делопроизводства. Труды МГИАИ, 1975, Т. 31, вып. 2
Деятельность института распадалась на две составные части: теоретическую и практическую, тесно связанные между собой. Научная работа института выполнялась в кабинетах (теории организации, методики, основных операций, вспомогательных операций, стандартизации) и лабораториях (физиотехнической, механико-аналитической), конструкторском бюро. Структура института была достаточно гибкой и видоизменялась в зависимости от актуальности той или иной задачи, решаемой институтом. Так, впоследствии появился кабинет документации и оборудования.
Практическая рационализаторская работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество "Оргстрой", которое использовало научные разработки института и в свою очередь финансировало исследовательские работы ИТУ. Сотрудники ИТУ поставили ряд важных проблем организации управления, решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела.
Институт техники управления вел активную консультационную деятельность. Только в 1927 г. рационализаторы-практики получили в ИТУ более 200 различных консультаций. Особой известностью пользовались совещания рационализаторов, проводимые ИТУ с целью повышения квалификации и обмена опытом.В 1927 г. состоялось 50 совещаний, которые посетили 2334 человека *1.
-----
*1 Подробнее см.: Ларин М.В. Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР. Уч. пособие - М., МГИАИ, 1982, С. 31-39.
Сотрудники ИТУ вели лекционную пропаганду, выступали в периодической печати по актуальным проблемам рационализации управления. При ИТУ был организован музей-выставка, где демонстрировались достижения института.
Несмотря на краткий срок своего существования, ИТУ оставил заметный след в истории рационализации советского госаппарата как научно-методический центр, впервые начавший научные исследования принципов построения аппарата управления и организации его работы.
НК РКИ стимулировал создание внутриведомственных органов для рационализации управления и делопроизводства.
Впервые идея о создании в стране сети специальных ведомственных рационализаторских органов была высказана на 1 Всероссийской конференции по научной организации труда и производства в 1921 г. и поддержана Первой Московской инициативной конференцией по нормализации техники управления 1922 г.
Вторая конференция по научной организации труда (1924 г.) ускорила развитие ведомственных рационализаторских органов. В резолюциях конференции указывалось, что "необходимо стремиться к созданию в составе крупных учреждений постоянных органов рационализации (оргбюро), выделяемых самими учреждениями и ведущих постоянную и длительную работу по их усовершенствованию"*1 .
-----
*1 Резолюции 2-й Всесоюзной конференции по НОТ (10-16 марта 1924 года). М., 1924, С. 18.
Оргбюро - это рационализаторская структура, создаваемая учреждениями на правах структурного подразделения, в задачу которой входило постоянное изучение и рационализация работы учреждения. Иногда рационализаторские подразделения назывались отделами или бюро, однако разница в наименовании не имела принципиального значения.
Коренное отличие оргбюро от других органов рационализации заключалось в том, что оно являлось самостоятельным структурным подразделением учреждения и создавалось для рационализации управления и его процессов. Оргбюро работали в тесном контакте с общественными нотовскими ячейками учреждений, кружками НОТ, ячейками лиги "Время", ячейками содействия по улучшению госаппарата, экономическими комиссиями и производственными совещаниями профсоюзов.
НК РКИ СССР ставил задачу создания оргбюро во всех крупных учреждениях и распространения сети рационализаторских органов в отраслях народного хозяйства с тем, чтобы обеспечить совершенствование работы аппарата управления *1.
-----
*1 Техника управления, 1928, № 7, С. 191
Рационализация управления, проводимая в 1920-е годы, неизбежно приводила рационализаторов к необходимости совершенствования делопроизводства. Эта работа к тому же не требовала больших финансовых затрат и сложного оборудования.
Необходимость совершенствования делопроизводства диктовалась объективными причинами. Формы и методы делопроизводства, сложившиеся до революции, были непригодны для советских учреждений и требовали пересмотра. Во многих учреждениях делопроизводственные функции были распылены по структурным подразделениям, что вело к разбуханию штатов делопроизводственных служащих и затрудняло документооборот, приводило к медлительности в решении управленческих вопросов.
Рационализация делопроизводства в 1920-е годы развивалась по следующим направлениям: совершенствование организационных форм и методов работы делопроизводственных служб; создание правил и инструкций по делопроизводству; организация документооборота; классификация документов; унификация систем документации.
Рационализаторы наркоматов и ведомств отводили важную роль созданию специальных подразделений, занимающихся делопроизводством в аппарате управления. Это канцелярии, секретариаты, экспедиции, машинописные бюро и т. п. Целью их организации была разумная централизация выполнения однотипных делопроизводственных функций в учреждениях.
С целью регламентации делопроизводства создавались правила и инструкции, которые отражали теоретические установки и практические достижения научной организации управленческого труда 1920-х годов и, в основном, строились на основе единой методики, разрабатываемой специалистами НК РКИ СССР и ИТУ *1.
-----
*1 Карп Н.М. Делопроизводство судебных органов. М., 1930; Попов Н.А. Краткое руководство по карточной системе делопроизводства и основные правила письмоводства в главных краевых, областных и губернских судах. М., 1927; Руководство по делопроизводству в райотделах связи. М., 1931; Эйхенвальд А. Правила организованного делопроизводства. М., 1926 и др.
В 1920-х годах для учреждений разрабатывались централизованная и децентрализованная системы делопроизводства. Выбор типа системы зависел от конкретных условий того или иного учреждения.
В то время считалось, что центральное место в делопроизводстве занимает вопрос о регистрации документов, обеспечивающий учет, контроль и справочную работу по документам. Эта операция была наиболее дорогостоящей, отвлекала значительные силы работников делопроизводства, многократно повторялась.
Поэтому в первую очередь рационализаторы обратились к совершенствованию процесса регистрации документов. В основном происходила замена журнальной системы регистрации карточными: индивидуальной или групповой. Причем обязательно учитывался профиль учреждения, объем документооборота, количество корреспондентов. Эти факторы были определяющими при выборе систем регистрации.
По данным ИТУ, в учреждениях 1920-х годов применялись такие системы регистрации документов, как: индивидуальная карточная система, групповая карточная система, комбинированная карточная система, комбинированные журналы.
Карточные системы регистрации явились шагом вперед по сравнению с журнальной системой регистрации, они повысили справочную способность регистратуры и устранили множественность регистрационных инстанций. Групповая карточная система регистрации способствовала сокращению массива регистрационных карточек, более тесно увязывала делопроизводство с архивом.
Во второй половине 1920-х годов во многих учреждениях в соответствии с методическими указаниями ИТУ применялась и безрегистрационная система делопроизводства, тесно связанная с функциональным построением аппарата управления.
Безрегистрационная система предусматривала точную классификацию функций учреждения, детальное распределение отдельных вопросов деятельности между ответственными исполнителями, закрепление документов и дел за определенными лицами. В соответствии с классификационным планом входящий документ сразу направлялся заранее определенному исполнителю.
Однако безрегистрационная система делопроизводства вскоре проявила отрицательные качества аппарата управления. Почти полное отсутствие контроля исполнения, случаи утери документов, путаница с их пересылкой по инстанциям и другие недостатки доказали невозможность применения безрегистрационной системы делопроизводства при всех ее теоретически положительных характеристиках.
Безрегистрационная система требовала высокой квалификации кадров, четкой организационной структуры госаппарата. В то время эти факторы не были обеспечены. Неудача с пропагандой и внедрением безрегистрационной системы делопроизводства повлекла за собой и регрессивные процессы - многие учреждения после ее отмены вернулись к журнальным формам регистрации документов.
Наряду с безрегистрационной системой некоторые учреждения обращались и к "дублетной" системе делопроизводства"*1 . Однако эта система не нашла распространения, от нее вскоре отказались из-за большого расхода бумаги и возрастания объема документооборота.
-----
*1 Техника управления, 1925, № 3. С. 40.
Анализ развития систем регистрации документов, разрабатываемых в учреждениях на основе методики ИТУ в 1920-е годы, показывает, как важно при рационализации учитывать конкретный организационный уровень развития аппарата управления, квалификацию сотрудников, уровень технической оснащенности аппарата. Попытки внедрения новых делопроизводственных систем обречены на неудачу, если они не отвечают внутренним потребностям учреждения и общему уровню развития аппарата управления. Кроме этого, в делопроизводстве, как в самой традиционной стороне управленческого процесса, очень важна психологическая подготовка сотрудников к любой реорганизации. Всякое нововведение должно быть обосновано теоретически, неоднократно проверено на практике и только после этого может быть рекомендовано для широкого освоения.
Вместе с тем практический опыт 1920-х годов по рационализации управленческого труда является важным источником для современных исследований в области совершенствования госаппарата и его документационного обеспечения.
В период 1920-х годов была проведена значительная работа как в области теории документоведения, так и в практической рационализации системы делопроизводства, особенно в центральных органах государственного управления - наркоматах. Венцом достижений ученых и специалистов 20-х годов можно считать разработку ими правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР (1928 г.) и проекта "Общих правил документации и документооборота" (1931 г.). Последние правила предполагали введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. "Общие правила" явились серьезной попыткой разработать общегосударственные нормы в области работы с документами, однако они так и остались не реализованными из-за ликвидации их разработчика - ИТУ в 1932 г.
После этого серьезных попыток создания общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималось вплоть до 70-х годов. Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства впервые прозвучала в специальном постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 г. *1. Однако практическая работа по созданию системы началась в 1966 г., когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. Головным разработчиком системы стал созданный в 1966 г. в системе Главного архивного управления Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. В сентябре 1973 года основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практике работы для рациональной постановки делопроизводства *2 .
-----
*1 История делопроизводства в СССР. Указ. соч., С. 127.
*2 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения. М.: Главархив СССР, 1975.)
ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и порядок их работы. Положение ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись соответствующими ГОСТами. ЕГСД сыграла значительную роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны *1.
-----
*1Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985, С. 7.
На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству, что позволило вывести основные положения ЕГСД на нормативный уровень.
Однако ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами и позволила лишь навести определенный порядок в делопроизводстве государственных учреждений, не затронув их бюрократической сути. Кроме этого, ЕГСД касалась только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации.
Таким образом, ЕГСД распространялась лишь на 7-12% всей документации, образующейся в деятельности аппарата управления. Узкое понимание делопроизводственной деятельности как работы с организационно-распорядительной документацией нанесло вред созданию единой документальной инфраструктуры в аппарате управления. Да и техническая база для достижения такой цели была явно неудовлетворительна.
Проблемой стало также и то, что ЕГСД не имела статуса общегосударстенного норматива, она была лишь рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике. Остается только догадываться, каким был бы эффект ЕГСД, если бы она была выполнена в соответствии с первоначальной идеей о вовлечении в число ее разработчиков Госплана, Госкомстата, Госкомтруда и Главархива СССР. Вряд ли в этом случае предел ее компетенции был бы определен только организационно-распорядительной документацией, а характер действия остался лишь как рекомендательный.
Проявившиеся на практике в 80-е годы проблемы, связанные с внедрением ЕГСД и прогресс новых информационных технологий, обозначившийся с появлением электронно-вычислительных машин (ЭВМ) разного класса, привели к появлению проекта Типовой системы документационного обеспечения управления (ТСДО).
Разработка ТСДО была направлена на создание автоматизированной системы, реализующей в центральном аппарате министерства или ведомства положений единой системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на унифицированные системы документации и других нормативно-методических документов. ТСДО предусматривала выполнение в автоматизированном режиме основных функций аппарата управления по работе с документами:
подготовка и оформление документов;
учет и регистрация документов;
передача, хранение и поиск документов;
контроль исполнения документов.
Система была ориентирована на применение мини-ЭВМ и персональных компьютеров на базе индивидуальных рабочих мест или локальных сетей и включала в себя оригинальные прогрессивные решения. Однако на практике система комплексно реализована не была, хотя отдельные ее элементы с успехом применялись в различных учреждениях.
Значительным успехом в совершенствовании управления документацией 80-х годов следует считать разработку унифицированных систем документации (УСД), восемь из которых действует и сейчас, а также создание классификаторов технико-экономической и социальной информации. В основу создания УСД положен метод унификации документов, обслуживающих однотипные управленческие функции и задачи. Классификаторы позволяют поддерживать Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ), что имеет важное значение для повышения эффективности интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах *1.
-----
*1 Подробнее см.: Организация работы с документами. - М.: Инфра, 1998, - С. 50-57.
1.3. ОСОБЕННОСТИ СОВРЕМЕННОГО ЭТАПА
Распад СССР и возникновение новой российской государственности, переход к экономике рыночного типа ставят вопрос о создании адекватных требованиям времени единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управленческой деятельности делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области документации, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от традиционного деления документации "по системам" и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.
На наш взгляд, сегодня мы имеем гораздо больше шансов на успех в этом направлении, несмотря на все трудности, переживаемые народным хозяйством страны в современный период. Основанием для такого оптимизма является наличие определенных предпосылок и факторов, которые позволяют по-новому взглянуть на данную проблему.
Прежде всего, следует отметить, что на государственном уровне складывается понимание важности для эффективного государственного управления проблемы его документационного обеспечения. Об этом говорят содержание распоряжения Президента Российской Федерации № 85-рп от 5 марта 1993 г. о необходимости создания единой системы документационного обеспечения исполнительных органов государственной власти, разработка Типовой инструкции по делопроизводству для министерств и ведомств РФ *1 , утверждение нового стандарта на организационно-распорядительную документацию, подготовленного ВНИИДАД. Отметим, что ВНИИДАД в рамках целевой комплексной программы "Развитие архивного дела" завершает подготовку новой редакции Единой государственной системы документационного обеспечения управления. Важным элементом в этом ряду является Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации *2 . Все это позволяет надеяться на принятие в ближайшем будущем соответствующей правительственной программы в области документационного обеспечения.
-----
*1 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994.
*2 Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации. М., 1995.
Следующей предпосылкой является появление спроса на современные системы документационного обеспечения управления в органах государственного управления и особенно в коммерческих организациях. Рынок нацеливает менеджеров на эффективное управление, а реальная конкуренция (особенно в торговой и банковской сфере) заставляет обратить внимание на необходимость построения информационных систем, обеспечивающих лучшее, чем у конкурента, использование информации для принятия решений. А следовательно, большее внимание уделяется вопросам управления документацией. Об этом говорит постоянный спрос на специалистов-документоведов.
Совершенно иная ситуация по сравнению с предыдущим десятилетием сложилась на рынке информационной техники и технологий, программного обеспечения, канцелярских товаров и оборудования офисов. Этот рынок дает возможность приобретать любые современные информационные системы и технологии. В связи с этим идет бурное насыщение государственных и других организаций компьютерной и копировальной техникой, современными средствами связи, включая электронные сети, электронную почту и т. д. Грамотное использование этих технико-технологических новшеств по нашему мнению, должно опираться на строго выверенные рекомендации экспертов. Особенно важно это для государственных организаций, которые должны использовать сопрягаемые технические устройства и технологии на единой методологической базе.
<< Пред. стр. 1 (из 10) След. >>
Список литературы по разделу