<< Пред. стр. 3 (из 10) След. >>
Список литературы по разделу
- улучшение рыночных шансов для немецкой экономики и обеспеченности рабочими местами в сфере информационной экономики.
-----
*1 Cм. BMFT: Fachinformationsprogramm 1985-1988. Bonn, 1985.
Реализация целей программы привела к тому, что ФРГ сегодня является одним из лидеров в сфере информатизации. Свидетельством этого является огромное число научных исследований и публикаций по вопросам информации, документации и информационного менеджмента, проведение регулярных научных мероприятий с обсуждением этих проблем (например, ежегодных конференций немецких документоведов), расширение и углубление подготовки кадров по данному направлению. Заслуживает внимания ряд организационно-технологических проектов, реализованных непосредственно в организациях и на предприятиях различных форм собственности. Но теперь необходимо более подробно остановиться на понятии "информационный менеджмент" и выяснить его влияние на организацию работы с документами в управленческих структурах.
3.2. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА
Как уже было сказано ранее, информационный менеджмент - это сравнительно новое понятие, причем понятие междисциплинарное. Именно поэтому не сложилось еще однозначное понимание этого термина. До сих пор не существует единого терминологического поля и единой, признанной всеми, концепции информационного менеджмента. Рассмотрим примеры подходов некоторых ученых к определению информационного менеджмента (ИМ).
Г. Верзиг рассматривает информационный менеджмент как интеграцию информации и коммуникаций. Он выделяет три аспекта информационного менеджмента: коммуникационный менеджмент; управление информационными ресурсами; управление обработкой информации. Таким образом, подход Г. Верзига носит ярко выраженный технологический характер*1.
-----
*1 Wersig G. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, С. 72.
Й. Хентце и А. Хайнеке определяют информационный менеджмент как совокупность правил, технических средств и систем, которые определяют информационную и коммуникационную структуру предприятия. По их мнению, ИМ должен охватывать систематическое планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри предприятия с целью улучшения его работы. При этом предполагается целенаправленное использование информации как ресурса*1. Авторы этого определения расширяют понятие ИМ, вводя в него структурно-функциональные элементы.
-----
*1 Хентце Й., Хайнеке А. Содержание и задачи информационного менеджмента на предприятии. - Проблемы теории и практики управления. 1995, № 4, С. 48-49.
Американский специалист Моника Аттинджер вводит понятие интегрированного информационного менеджмента, который подразумевает создание такой информационной структуры, где все "частички" информации должны быть хорошо подогнаны друг к другу, и где обеспечивается необходимый уровень совпадения и соответствие всех информационных компонентов*1. В этом определении автор выделяет интегрирующую роль ИМ в работе с информацией.
-----
*1 Cм.: Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31.
Г. Вольфрам рассматривает информационный менеджмент как вспомогательную функцию управления в бизнесе (ориентированную на ресурсы функцию предприятия), относя к его содержанию задачи предоставления информации и разработки информационных систем в области научно-технической информации, а также планирование, управление и контроль за обработкой информации на предприятии*1.
-----
*1 Wolfram G. Указ. соч., С. 16-18.
В солидном немецком учебнике "Основы практической информации и документации" информационному менеджменту посвящена специальная глава, написанная известным специалистом в этой области Э. Фогель. Она вводит понятие менеджмента информационных ресурсов как синоним информационного менеджмента*1. И указывает, что главная задача, решаемая информационным менеджментом - это координация обработки информации*2.
-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 900.
*2 Grundlagen... Указ. соч., С. 907.
Далее Э.Фогель отмечает, что, во-первых, координация необходима для приведения в соответствие внутреннего спроса информационных ресурсов с их предложением извне. Во-вторых, требуется обеспечить унификацию основных характеристик процессов снабжения информацией различных подразделений организации в той степени, пока она не начнет оказывать негативное воздействие на деятельность структурных подразделений. Такая унификация упрощает использование ресурсов и управление ими, одновременно сокращая расходы на обработку информации. В третьих, необходимо согласование друг с другом различных типов информационных ресурсов с целью оптимизации технологий обработки и использования информации в каждом отдельном случае. В-четвертых, важно, чтобы использование информации было выгодно с экономической точки зрения, а также с точки зрения оценки успеха жизнедеятельности организации*1.
-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 907-909.
Представленная выше концепция информационного менеджмента представляется весьма интересной и подробной, комплексно охватывающей все сущностные характеристики исследуемой проблемы.
Остановимся на анализе еще одного определения информационного менеджмента также немецкого ученого Й. Хергета, профессора Университета Констанца. Й. Хергет понимает информационный менеджмент как эффективное и действенное формирование информационной структуры в организациях. Аспект формирования охватывает планирование, реализацию, контролирование информационных процессов и тем самым понимается как ориентированный процесс*1. Информационный менеджмент должен быть ориентирован на эффективность и результативность управленческой деятельности. Управление информацией должно быть экономичным, то есть прибыль должна превосходить расходы.
-----
*1 Herget I. Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990, С. 166.
По Й. Хергету, центральным пунктом ИМ является постулат, что информацию следует рассматривать как один из важнейших ресурсов предпринимательской деятельности. Информация представляет собой важнейший хозяйственный ресурс, фактор производства и решающий фактор конкурентоспособности и требует осмысленной и целенаправленной координации. Информационный менеджмент превращается в важную и центральную предпринимательскую задачу и представляет собой существенный фактор успеха предпринимательской деятельности. Этот взгляд существенно отличается от хозяйственно-информационного. Он базируется не на преимущественном рассмотрении потенциала поддержки современных информационных и коммуникационных технологий для организационного разрешения этих процессов. В основе всей рассматриваемой концепции лежит прежде всего получения необходимой для этих процессов информации, подготовка полученной информации и условия использования и анализа информации, ее применения, а также накопление и управление информацией. Выполнение этого комплекса задач, естественно, невозможно даже представить без применения информационных и коммуникационных технологий.
Короче, комплекс этих задач может быть дифференцирован на процесс переработки информации (генерирование необходимых информационных процессов), обработки информации (использование информации для принятия решений) и управление информацией (организация информационных ресурсов).
Развивая дальше свои мысли, в другой работе Й. Хергет указывает, что суть информационного менеджмента состоит в том, что предпринимательская информационная инфраструктура должна координироваться с помощью решения следующих трех принципиального значения комплексных задач информационного менеджмента:
- формирование (построение информационных систем - человек, информационные ресурсы, информационные и коммуникационные технологии);
- руководство (управление информационными процессами);
- развитие (перманентная способность адаптации информационных систем к меняющейся окружающей среде).
Цель ИМ - оптимально поддержать деловые процессы предпринимательской стратегии и тем самым обеспечить ее конкурентоспособность*1.
-----
*1 См.: Nachrichten fur Dokumentation. 1995, № 1, С. 25-32.
Й. Хергет отмечает, что область информационного менеджмента включает в себя несколько составляющих: информацию, информационные и коммуникационные технологии, индивидуальных потребителей информации, организации и окружающую среду. Их интеграция посредством информационных систем и технологий и является основной задачей информационного менеджмента.
Подытоживая анализ определений информационного менеджмента, можно заключить, что пока еще не сложилась цельная и всеобъемлющая теория вопроса. Однако можно сказать, что информационный менеджмент, как новая методология имеет фундаментальное значение для организаций и в качестве метаконцепции обладает значительным интегрирующим потенциалом.
Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:
- экономический подход, рассматривающий вопросы привлечения новой информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;
- аналитический подход, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;
- организационный подход, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;
- системный подход, рассматривающий обработку информации исходя из целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств, методов работы и затрат.
Как видим, существуют различные интерпретации понятия "информационный менеджмент". Иногда в нем видят синоним внутриорганизационного управления обработкой данных. В других случаях он отождествляется с коммуникационными и информационными процессами организации, что связано с более широкой трактовкой информации как ресурса - самостоятельного фактора производства, лежащего в основе процесса принятия решений. Тем не менее, можно сделать вывод, что с позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри организации с целью улучшения ее работы (рис. 3.2). Информационный менеджмент касается всех функций управления современных организаций, а также связующих процессов коммуникации и принятия решений.
Рис. 3.2. Сфера деятельности менеджментаинформационных ресурсов
Информационный менеджмент предлагает общую методологию работы с информацией в управленческих структурах. Учитывая, тот факт, что основным носителем информации в управлении является документ, можно сделать вывод о том, что методология информационного менеджмента в полной мере применима к управлению документацией в организациях.
3.3. ОТ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА - К МЕНЕДЖМЕНТУ ЗНАНИЙ
Исходным пунктом для исследования проблем информационного менеджмента является модель обработки информации в организации (см. рис. 3.3). Главное в этой модели - разграничение знаний и информации. Информация только тогда становится знаниями, когда относится к определенной проблемной ситуации и способствует преодолению неуверенности, неизвестности. Уменьшение неизвестности может происходить по-разному. Иногда для уменьшения неизвестности достаточно отождествления знаний, как относящихся к определенной проблеме. Иногда для этого необходимы индивидуальные или групповые мыслительные процессы, которые обобщают и видоизменяют знания для решения определенной проблемы. У индивидуума должна иметься готовность и способность искать знания, относящиеся к проблеме, и использовать их для принятия соответствующих решений. Организационные условия также оказывают влияние на процесс подготовки информации. Подготовленная информация, то есть избирательно отобранная, оцененная и нацеленная на определенную ситуацию, должна быть ориентирована на реальную проблему.
Рис. 3.3. Модель обработки информации в организациях
Этот процесс в дальнейшем будет называться применением, использованием информации. Информация, используемая в проблемной ситуации, как правило, составляет только часть всей имеющейся информации при постановке проблемы. Следовательно, качество подготовки информации, наряду со способностями действующего индивидуума по ее преобразованию и воплощению в жизнь, определяют уровень использования информации. Использование информации приводит - в зависимости от постановки проблемы - к управлению объектами материального мира. Вопрос заключается в том, как в действительности может быть решена проблема на основе выработанной и применяемой для этого информации. Это зависит не только от качества созданной и используемой информации, но и от правильности постановки проблемы перед переходом к ее решению. В этом случае очевидно, что постановка проблемы не тождественна итоговой формулировке проблемы.
Обработка информации в организации характеризуется не только процессом создания и применения информации (информационным процессом). Кроме этого, организации должны превращать созданную информацию в знания, чтобы вновь ее использовать при необходимости. Менеджмент знаний предполагает интеграцию пяти областей интересов, представленных на рис. 3.4. Это стратегические цели организации, существующая информационная инфраструктура организации (включающая внутренний и внешний информационный потенциалы, административную базу данных и спрос на информацию), технологии, персонал и область интеграции - то есть "проект" желаемой информационной инфраструктуры будущей, трансформируемой организации*1.
-----
*1 См.: Grundlagen... Указ. соч., С. 909-910.
Рис. 3.4. Информационные ресурсы - проблемы и области интересов
В процессе реализации концепции и принципов менеджмента знаний происходит интеграция ресурсов - знаний и технологий в информационную систему.
Процесс ее формирования сам должен быть организован определенным образом. Информационной системе должна быть придана такая форма, которая позволила бы ее эффективное использование персоналом. Главным условием для этого является участие самих пользователей в формировании информационной системы*1. Оно нацелено, во-первых, на то, чтобы пользователи получили опыт в использовании знаний для постановки специальных проблем и их решения, а также для создания функционально лучшей информационной системы. Во-вторых, через это участие достигается более интенсивная идентификация персонала с системой и происходящими в ней изменениями. Вместе с тем возрастает также готовность использования информационной системы.
-----
*1 См.: Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981, P. 275; Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 122.
Задачей является также содействие участию в системе самих пользователей через соответствующие методики развития. Они сообщают лицам, позднее становящимися пользователями, сведения о будущей системе уже на раннем этапе, что позволяет лучше учитывать потребности пользователей и сократить время становления системы. Этот подход пригоден и для создания некомпьютеризированных информационных систем и их обслуживания. Необходимо выбрать такую форму менеджмента проекта, в которой равноправно участвовали бы представители менеджмента специальных областей, обработки информации и организационной деятельности. Такой формой организации в ФРГ, например, являются так называемые комиссии по управлению*1. Учет применяющихся в организации методов и процессов является необходимым элементом в управлении процессом формирования системы*2.
-----
*1 См.: Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981, P. 275; Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 117.
*2 Grundlagen... Указ. соч., С. 913.
Рис. 3.5. Модель решения
Основой для синтеза проекта может стать модель решения, приведенная на рис. 3.5. Модель включает:
- компоненты поля - показывают состояние реальности в период деятельности (окружающий мир, рынок информационных технологий и услуг, задачи обработки информации и ресурсы);
- компоненты действия - альтернативы действия, устанавливающие компетенцию информационного менеджмента и результаты действий;
- компоненты цели - конкретные и формальные.
Модель представляет инструмент, позволяющий обозначить границы и структурировать проблемы информационного менеджмента при реализации проекта.
Поддержка информационных процессов включает в себя две задачи:
- эксплуатацию информационных систем;
- использование извлеченных знаний и продуктов, полученных на основании созданной информации, для постановки проблем перед организацией*1.
-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 914.
Предпосылки для решения второй задачи создаются в результате осуществления системотехнических, квалификационных, мотивационных и организационных мероприятий. Перспективным является создание инстанций между информационной системой и пользователем информации, в которых производится извлечение знаний из системы для постановки специальных проблем, решаются вопросы создания информации и ее применения, а также ее представления пользователю в удобной форме*1. Эти функции могут осуществляться как через человека - информационного посредника, так и через интеллектуальную информационную систему.
-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 915.
Несмотря на то, что вопросы оптимизации количества и качества информации уже длительное время являются актуальными для менеджмента информационных ресурсов, на практике лишь недавно стали уделять внимание значению интеллектуальных информационных систем для менеджмента информации. Практические результаты свидетельствуют, что спрос на знания усиливает интерес к созданию и совершенствованию информационной системы в организации, которая позволяет целенаправленно использовать имеющийся как внутри, так и во вне потенциал знаний для удовлетворения потребностей пользователей.
ГЛАВА 4. ТЕХНИКА И ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
4.1. СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
К средствам обработки информации в управлении документацией относятся средства создания текста оригинала документа, средства вывода обработанной информации на твердый носитель (принтеры), электронные вычислительные машины (включая технические и программные средства).
До последнего времени для создания текста оригинала документа широко использовались пишущие машины. Практически все фирмы-изготовители с начала 80-х гг. перешли на выпуск электронных пишущих машин (ЭПМ) с использованием сферических или лепестковых шрифтоносителей.
Широкое распространение персональных компьютеров (ПК) и устройств обработки текста не привело к окончательному вытеснению ЭПМ. Они остаются нужными при выполнении ряда простейших операций по подготовке документов (например заполнение бланков, написание адреса на конвертах и др.). Снабженные дисплеями, электронными корректирующими устройствами и памятью, они все больше напоминают ПК и текстовые процессоры. При этом клавиатура ЭПМ осталась практически неизменной, как у обычной пишущей машины. Дополнительные клавиши расположены вокруг традиционной клавиатуры. Все это упрощает эксплуатацию ЭПМ, повышает их популярность у пользователей, которая объясняется следующими преимуществами:
- простота эксплуатации;
- невысокая стоимость;
- постоянная готовность к работе;
- схожесть разных типов пишущих машин;
- экономия рабочих площадей;
- быстрота освоения персоналом;
- высокое качество печати;
- возможность расширения функциональных возможностей и памяти;
Основным способом получения данных из ЭПМ и компьютеров является вывод на принтерную печать. Все принтеры могут выводить текстовую информацию, многие из них могут выводить также рисунки и графики, а некоторые типы принтеров и цветные изображения. Как правило, на практике применяются принтеры следующих типов: матричные, струйные и лазерные.
Матричные принтеры - наиболее распространенный тип принтеров. Они обладают высокой скоростью работы - от 60 до 10 сек. на страницу и низкой стоимостью расходных материалов. Наибольшей известностью пользуются матричные принтеры японской фирмы Seiko-Epson. Есть высокоскоростные принтеры, печатающие десятки страниц в минуту (специализированные банковские). В последнее время, несмотря на распространенность, матричные принтеры теряют былую популярность, уступая место струйным и лазерным принтерам. В то же время, в некоторых областях применения - заполнение бланков, печать на самокопирующихся бланках - они не заменимы из-за технологии печати.
Струйные принтеры обеспечивают более высокое качество печати по сравнению с матричными, они более универсальны и очень удобны для цветной печати. Скорость печати струйных принтеров - от 60 до 10 сек. на страницу. Среди данного типа принтеров наиболее популярны модели фирм Hewlett-Packard и Seiko-Epson, Lexmark. Все недостатки прошлых лет - невысокое качество, смываемые чернила, необходимость применения специальной бумаги - на данный момент практически устранены. Именно поэтому струйные принтеры завоевывают все большую популярность.
Лазерные принтеры обеспечивают высокое качество печати. Средняя скорость печати лазерных принтеров - от 15 до 5 сек. на страницу при выводе текстов. Страницы с рисунками выводятся значительно дольше (до нескольких минут). Появились лазерные принтеры с быстродействием в 17-19 листов/мин. Существуют цветные лазерные принтеры, но из-за высокой цены они применяются только в специфических областях - типографиях, рекламных агенствах и т. п. Высокая надежность и износостойкость лазерных принтеров оправдывают их высокую стоимость. Среди производителей наибольшей популярностью пользуется фирма Hewlett-Packard.
С учетом изложенного выше, можно четко определить области применения различных типов принтеров в современном офисе. Лазерные высокоскоростные и высоконадежные устройства идеально подходят для работы в качестве сетевых принтеров. Многие производители оснащают свои модели сетевыми картами. Такие принтеры не требуют дополнительного управления принт-сервером. Для современных сетевых моделей лазерных принтеров нормой является обслуживание рабочих групп из 10-30 сотрудников. Такие принтеры могут печатать только простые черно-белые текстовые документы. Для сотрудников, в чьи функциональные обязанности входит создание цветных документов (презентаций в отделе продаж, макетов упаковки в отделе рекламы) требуется оснащение рабочих мест струйными цветными принтерами. Под управлением принт-сервера такие принтеры могут обслуживать рабочие группы из 3-8 человек. И, наконец, для узкоспециализированных задач - заполнения таможенных деклараций, сертификатов, транспортной или складской документации - подходят матричные принтеры.
Широкое распространение принтеров как средств изготовления документов на бумажной основе принесло с собой проблему сохранности текстов. Специалистами ВНИИДАД были изучены свойства и поведение текстов, создаваемых с помощью струйных, лазерных и матричных принтеров при их долговременном хранении.
-----
*1 См.: Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. - М., ВНИИДАД, 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1).
Лазерные принтеры используют технологию сухой электростатической печати, при этом создаваемые при помощи наэлектризованного красящего порошка-тонера черные тексты по свойствам и параметрам сохранности можно считать аналогом электрографического текста. Такой текст, созданный в режиме нормального термозакрепления, характеризуется хорошей износостойкостью (соизмеримой с износостойкостью машинописи и туши), водостойкостью, устойчивостью к действию света и химических веществ. Однако такой текст неустойчив к нагреванию и действию органических растворителей*1.
-----
*1 См.: Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. - М., ВНИИДАД, 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1), С. 3.
В матричных принтерах текст ударным способом наносится на бумагу через красящую ленту. Реальная стабильность текста зависит от качественного состава красителя ленты.
В струйных принтерах заданное изображение формируется на бумаге из мельчайших чернильных капелек микронных размеров. По своим свойствам текст, полученный с помощью струйных принтеров, аналогичен текстам, написанным с помощью чернил для авторучек или фломастеров. Соответственно черные и цветные тексты, изготовленные на струйных принтерах, легко смываются с бумаги водой, они нестойки к действию химических веществ, быстро выцветают на свету. Особенно опасно для таких документов прямое воздействие воды в различных экстремальных ситуациях. Проведенное исследование со всей очевидностью указывает на необходимость учитывать при выборе типа печатающего устройства проблемы последующей сохранности текстов документов.
Для подготовки и обработки информации в современном управлении повсеместно применяются электронно-вычислительные машины (ЭВМ).
Обычно ЭВМ разделяют на четыре класса: серверы, персональные ЭВМ, рабочие станции и портативные (переносные) компьютеры.
Серверы являются основой локальных сетей и именно поэтому к ним предъявляют повышенные требования по вычислительной мощности, отказоустойчивости и функиональным возможностям. Задачи, решаемые серверами - обмен информацией в сети, хранение информации, управление сетевыми принтерами (или другими дорогостоящими периферийными устройствами), управление шлюзами в Internet или других внешних сетях - могут решаться одной физической машиной, но, как правило, при построении сетей в организациях функционально выделяют файл-сервер, принт-сервер и т. д. Это позволяет оптимально распределить задачи, тем самым повышая скорость обмена информацией и общую надежность локальной сети.
Для ПЭВМ характерны простота эксплуатации, надежность и большие возможности расширения функций за счет добавления аппаратных или программных средств. Это, как правило, стандартные недорогие компьютеры, для работы в локальной сети оснащаемые сетевыми аппаратными и программными средствами.
Рабочие станции - это высококлассные компьютеры, аппаратно и программно предназначенные для обработки графики и больших массивов информации. Современные рабочие станции необходимы для работы конструктору, аналитику, дизайнеру, архитектору. Например, именно на компьютерах такого типа рассчитываются прочностные характеристики при проектировании автомобилей или создается компьютерная графика для фантастических фильмов.
Расширяется производство портативных ПЭВМ. Основными причинами этого являются: прогресс в области компьютерных технологий, вызвавший появление новой микроэлектронной базы и новой малогабаритной периферии; быстро растущие потребности в информации во всех сферах деятельности за пределами офисов. Перспективным направлением развития портативных ЭВМ являются пен-компьютеры, размерами не превышающие видеокассету и позволяющие вводить информацию электронным пером.
Сегодня все большую актуальность приобретают вопросы параллельной обработки информации. Современные сетевые устройства обеспечивают работу многих компьютеров в системах с удобной архитектурой, в которой каждый компьютер располагает своим собственным устройством памяти. Фирмы Novell, IBM, Microsoft, Oraclе, Sun Microsystems разрабатывают программные средства, которые объединяют компьютеры в эффективные системы.
Пользователи ПЭВМ имеют свободный доступ к внешним базам данных для поиска и обработки различной информации благодаря оснащению персонального компьютера функциями связи. Персональные компьютеры, функционирующие в качестве узлов в обширных компьютерных сетях связи, играют решающую роль в процессе превращения нашего общества в информационное.
Существуют сотни и тысячи различных прикладных программ для ПЭВМ. Их состав обновляется через каждые 1-2 года. В зависимости от назначения программы, применяемые для управления документацией, можно классифицировать следующим образом:
- редакторы текстов, программы подготовки текстов (документов) на компьютере;
- издательские системы (программы подготовки документов типографского качества);
- табличные процессоры (программы обработки табличных данных);
- системы управления базами данных - программы обработки массивов информации.
Редакторы текстов дают возможность подготавливать документы на компьютере. Программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т. д. Наибольшей популярностью в мире на сегодняшний день пользуются: Microsoft Word (версии для DOS и Windows), Lotus AmiPro. Пакеты программ обеспечивают всевозможную обработку различных типов информации и могут быть использованы для производства документов, содержащих наряду с текстом (различного типа шрифтов) иллюстрации и графику.
В нашей стране широко известен с конца 1980-х гг. текстовый редактор "Лексикон". Пользователей привлекают такие его качества, как простота, русскоязычность, минимум времени на освоение, хранение файлов в формате ASCII и стандартная печать. К тому же, у "Лексикона" постоянно появляются новые возможности. Начиная с версии 8.92, "Лексикон" позволяет подключать модуль синтаксической проверки русской орфографии - ОРТОДОК. На данный момент существует версия "Лексикона" для наиболее популярной операционной системы Windows 95.
4.2. СРЕДСТВА ПЕРЕДАЧИ ИНФОРМАЦИИ
Эффективным средством и сравнительно недорогим передачи информации является электронная почта (Electronic Mail, E-Mail), которая предоставляет следующие виды услуг пользователям: передача информации на большие расстояния; оперативность; независимость взаимодействия пользователей во времени; высокая надежность передачи информации*1. Использование электронной почты (ЭП) позволяет в полном объеме и многократно воспроизводить передаваемую информацию, не используя бумажный носитель.
-----
*1 См.: Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М., ФиС, 1993.
С помощью ЭП можно передавать текст, графики, факсимиле, звуковые и видеофайлы, фотографии. ЭП очень экономична и не требует больших штатов обслуживающего персонала.
Работа разбивается на несколько этапов: подготовка корреспонденции; пересылка электронных писем по указанным адресам; защита писем от несанкционированного доступа; получение писем пользователем путем опроса "почтового ящика"; сохранение или уничтожение полученных писем.
Для ЭП разработано множество пакетов прикладных программ. Среди них можно выделить специализированные пакеты, реализующие функции собственно ЭП, и интегрированные программы, обеспечивающие также дополнительные функции, которые выбираются средствами меню, например, обработку текста, ведение календаря.
Одним из наиболее распространенных видов электросвязи является факсимильная связь (ФС). По сравнению с телексом (абонентский телеграф) ФС не требует клавиатурного ввода передаваемой информации. По скорости и точности она превосходит телекс и системы передачи сообщений с использованием ЭВМ, а по экономичности и другие виды электронной почты. Важнейшим преимуществом ФС по сравнению с телексом и телетексом (усовершенствованный телекс) является возможность передачи графической информации, подписей должностных лиц и т. п. ФС в настоящее время получает все более широкое распространение. Такие факторы, как переход на цифровую систему передачи сигнала и достижения в области микроэлектроники, способствовали повышению скорости и качества передачи информации, уменьшению размеров и веса факсимильных аппаратов, совместимости оборудования различных изготовителей.
Современные факсимильные аппараты могут использовать обычную писчую бумагу, что дает возможность долго сохранять текст факсограмм.
Постоянно расширяются функциональные возможности факсимильных аппаратов. В аппарат встраивается запоминающее устройство емкостью до 200 и более страниц текста. При этом применяется сжатие данных, позволяющее более экономно использовать емкость запоминающего устройства и ускорять передачу документов. Применяются различные варианты автоматического набора номеров адресатов, в том числе режим "широковещания", когда факс с запоминающим устройством достаточной емкости передает документы одновременно множеству абонентов. Часть запоминающего устройства может служить для электронной почты с защитой информации от несанкционированного доступа.
В некоторых факсимильных аппаратах осуществляется автоматическое обнаружение ошибок, вызванных помехами в телефонных линиях, для чего каждый блок из 256 байт дополняется контрольным блоком из 16 бит. При обнаружении ошибок приемник запрашивает у передатчика повторение сообщения с пониженной скоростью передачи. Некоторые модели факсов позволяют передавать цветные сообщения. Полутоновые сообщения передаются 16 уровнями серого цвета при автоматической регулировке контрастности*1.
-----
*1 Ларионова В.И. Информационная техника: современное состояние и перспективы развития // Итоги науки и техники. - Сер. "Информатика" - М., 1990, Т. 14, - С. 248.
Применение факс-модемов в составе персональных ЭВМ позволяет интегрировать процесс подготовки и передачи факсимильного сообщения между ПЭВМ, а также с ПЭВМ на факсимильный аппарат.
Однако для более полного использования факсимильных аппаратов в делопроизводстве организаций требуется решение некоторых правовых вопросов, связанных с удостоверением подлинности документов, поскольку законодательно до конца не решены вопросы юридической силы такого рода документов.
Одной из основных тенденций в развитии средств передачи информации, начиная с 1980-х гг., является широкое распространение локальных сетей (ЛС). Каждый потребитель в зависимости от своих нужд может заказывать разные конфигурации этих сетей, строящихся по блочному принципу. Единое программное и техническое обеспечение при массовом использовании делает ЛС довольно дешевыми и легко доступными для большинства потребителей.
Локальные сети объединяют все рабочие места в единую систему обработки информации. На каждом рабочем месте имеется терминал, который является основным средством взаимодействия пользователя с сетью. Обычно в качестве такого терминала применяется ПЭВМ со встроенной сетевой картой, но в последнее время все большую поддержку производителей и пользователей получает идея "сетевого компьютера" (NetPC). Такой терминал позволяет экономить средства за счет отсутствия в своей конфигурации дисководов гибких и компакт-дисков, за счет использования более дешевого накопителя на жестком диске меньшей емкости. В силу наличия встроенных систем удаленной диагностики, потребитель экономит средства на переездах специалистов с целью ремонта, снижается время простоя. В связи с меньшим количеством компонентов повышается общая надежность систем. Все вместе это снижает совокупную стоимость владения системой. Ведущие компьютерные компании уже начали производство "сетевых компьютеров". Так, американская корпорация "DELL" предлагает на российском рынке модель "NetPlex", обладающую всеми вышеперечисленными преимуществами.
Разновидностью ЛС являются офисные сети (ЛОС), объединяющие все оборудование, предназначенное для автоматизации управленческого труда: рабочие станции руководителей и специалистов; многорежимные копировальные терминалы и т. п. На базе ЛОС строится и единая цифровая сеть управленческой связи, как необходимое условие функционирования современного офиса.
Таким образом современные ЛОС перерастают в системы комплексной телекоммуникации (КТК Multimedia Communication), обеспечивающие выдачу, запись, распределение информации в виде текста, голоса, графики и изображения.
В настоящее время для связи используются сети LAN, WAN, MAN.
В основном для передачи информации в них используются обычные телефонные линии - либо через обычный модем - для цифро-аналоговой передачи, либо специальные адаптеры ISDN - для цифровой передачи. В первом случае теоретически пропускная способность - 56,6 Кбит/сек, фактически она не поднимается выше 38,4 Кбит, во втором - теоретические 256 Кбит/сек соответствуют действительности. Дальнейший рост технологически невозможен, так как телефонные линии не предназначались для передачи информации в таких объемах.
Гораздо более перспективны (но и более дороги) оптические линии связи, позволяющие увеличивать скорость передачи информации по сравнению с традиционными электромагнитными методами в 10 тыс. раз. В некоторых системах телекоммуникаций на волоконной оптике (SONET) обеспечивается скорость передачи информации в 1,2-1,7 Гбит/с уже в течение нескольких лет, а в ближайшем будущем она повысится до 3 Гбит/с и далее*1.
-----
*1 Gigabit networking on the public transmission network - Mc Eachern, № 36, С. 50-52.
Также широкое распространение получили радиоканалы для передачи цифровой информации. При построении сети предприятия, имеющего географический разброс подразделений в пределах города, тем более, муниципальной сети, основной проблемой является т. н. "проблема последней мили". Суть в том, что не всегда для цифрового канала местная телефонная станция может выделить свободную медную пару, зачастую к некоторым зданиям в принципе не подведена телефонная связь. В этом случае имеет смысл применять технологию "RadioEthernet", при которой скорость передачи данных теоритически ограничена 2,4 Мбит/сек, а практически (в Москве в условиях плотной муниципальной застройки) - до 400 Кбит/сек, чего вполне достаточно для построения скоростной сети предприятия.
Во многих странах в настоящее время широко ведутся исследования и разработки когерентных оптических систем передачи (КОСП). Применение КОСП дают возможность повышения дальности передачи без промежуточных регенераторов, а также увеличения объема передаваемой информации.
Перспективными направлениями в области развития средств передачи информации в настоящее время являются: миниатюризация элементов сетей; применение волоконной оптики: почти полный переход на цифровую технику в области коммутации и передачи; программное управление процессами; улучшение использования пропускной способности цифрового канала передачи (путем сжатия информации).
Важнейшими направлениями развития российских коммуникаций на сегодняшний день являются: расширение сети цифровых автоматических телефонных станций; модернизация оборудования; создание цифровых сетей с комплексными услугами, интеллектуальных сетей, универсальных персональных телекоммуникаций и других современных средств связи.
Интенсивное развитие современных информационных технологий, выдвигает проблему создания глобальных коммуникаций. Основополагающими технологическими достижениями в данной области являются: спутниковая связь, межконтинентальные коммуникации, интеллектуальные системы связи. Глобальные сети, в отличие от локальных сетей, имеют следующие особенности: многообразие взаимосвязей между сетями, неоднородность, смешение государственных и частных услуг, распределенное сетевое управление, архитектура структуры, учитывающая необходимость поддержки баланса между издержками, надежностью и производительностью системы. Глобальные системы отличаются друг от друга размерами, степенью централизации, а также областью применения. От них требуется скорость передачи данных не менее 1 Мбит/сек. Наиболее распространенной и популярной сетью такого класса является Internet.
Как правило, пользователям глобальных компьютерных сетей предоставляется следующий спектр услуг:
- участие в работе телеконференций по всему миру;
- размещение и получение информации электронных "досок объявлений" мировых компьютерных сетей;
- пользование услугами коммерческой информационной сети;
- отправление сообщений на любой факс/телекс внутри страны и за рубежом не отходя от компьютера;
- получение оперативных материалов информационных агентств;
<< Пред. стр. 3 (из 10) След. >>
Список литературы по разделу