<< Пред. стр. 5 (из 10) След. >>
Список литературы по разделу
Новым словом кампании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства - Company Media".
Разработчики отмечают следующие отличительные черты системы: в ней может быть практически неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций (крупных подразделений). Каждая организация работает со своими базами данных, но при этом используются общие механизмы информационного взаимодействия с другими организациями.
Вся передача информации в АСУД выполняется на основе репликационных возможностей Lotus Notes и разграничения прав доступа к документам.
Каждая из организаций ведет базу данных персонала ("Структура организации"), которая через репликации распространяется во все другие организации. Поэтому пользователи могут выбирать в качестве адресатов или исполнителей любого сотрудника компании, независимо от того, работает ли он в соседнем помещении или в филиале, находящемся в другом городе.
Система имеет как центральных администраторов, так и региональных - для каждой из организаций. Главные администраторы ведут общекорпоративные базы данных, региональные - внутриорганизационные. Региональный администратор может делегировать некоторые свои полномочия, связанные с настройками рабочих мест, в подразделения.
В системе есть базы данных для регистрации и дальнейшей работы с организационно-распорядительными документами уровня всей компании, внутренними документами организаций, а также и входящей, и исходящей корреспонденцией организаций.
Если документы отправлены из одной организации Компании в другую, то ручные операции при регистрации такого входящего документа сводятся только к выбору номера документа, все остальные реквизиты заполняются автоматически. В организации, отправляющей документ, можно увидеть сводку о ходе исполнения документа в организации-получателе.
Другая сторона "сквозного" делопроизводства заключается в том, что если подразделения организации территориально отдалены друг от друга, то это никак не мешает вести общее делопроизводство всех подразделений этой организации с однократной регистрацией документов и единым контролем исполнительской дисциплины.
Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" - систему автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.
Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.
Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Система обеспечивает работу с различными потоками документов:
- входящие документы: письма граждан; устные обращения граждан; служебная корреспонденция; устные обращения представителей организаций; распорядительные документы, направляемые вышестоящими организациями;
- распорядительные документы организации: распоряжения; постановления; приказы; протоколы совещаний; поручения;
- исходящие документы: ответы на письма и обращения; инициативные письма.
Система "Гран-Док" обеспечивает контроль за исполнением документов и решений, а также контроль исполнительской дисциплины сотрудников организации.
Система предоставляет следующие возможности:
- распределенную среду для ввода, хранения, обеспечения доступа, защиты документов на всех уровнях (сервер, база данных, документ, зона документа, отдельное поле);
- регистрацию документов в электронных картотеках;
- фиксацию этапов прохождения документа от регистрации до списания в дело;
- гибкий поиск документов в массиве по любым поисковым реквизитам или их комбинациям;
- работу с полнотекстовыми документами и любыми исходными материалами (звуковые файлы, рисунки и т. д.);
- возможность отбора и хранения документов в папках;
- создание персональных папок пользователя: "динамические" - для отбора документов по заданному запросу, "статические" - для хранения любого набора документов;
- контроль и анализ исполнения всех этапов рассмотрения документа;
- получение типовых отчетов и графиков и разнообразную статистическую и аналитическую информацию;
- обмен сообщениями между пользователями системы с помощью встроенной электронной почты. Каждое сообщение может содержать разнородные объекты: папки документов, тексты, электронные формы, графики, документы, сканированные изображения, аудио и видеоинформация.
На основе вышеизложенного, можно сформулировать определенные выводы о том, какой должна быть современная система управления документации в организации.
Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.
Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.
АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактографически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
Основные методы исследования и проектирования такого рода систем излагаются в следующей главе.
ГЛАВА 5. ИССЛЕДОВАНИЕ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
5.1. МОДЕЛИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ
Моделирование организаций является важнейшим методом исследования и проектирования. Для понимания вопроса необходимо определить, что обозначается термином "модель"? Из огромного числа определений, принятых в различных областях знаний, пожалуй, наиболее универсальным и точным является следующее: модель - это идеально выраженная система, так отражающая реальный предмет, что ее изучение дает сведения о реальном предмете. Из этого определения вытекают важнейшие свойства модели: во-первых, модель отражает реальный объект или процесс; во-вторых, она является его заместителем в процессе познания реальной действительности.
Модель выступает как средство выделения объективно действующей системы основных закономерностей, связей и отношений, присущих изучаемой реальной действительности. Это упрощенное представление существенно важных характеристик рассматриваемого объекта или процесса.
Именно это обстоятельство и привело к тому, что моделирование из специального приема исследования в области точных дисциплин превратилось в один из основных методов познания в отраслях знаний, достаточно далеких от математики и физики, в частности, в организационном проектировании.
В зависимости от целей, которые ставит перед собой разработчик модели, она выступает в качестве:
- средства осмысления действительности;
- средства общения;
- средства обучения и тренажа;
- инструмента прогнозирования;
- средства постановки экспериментов.
На различных этапах проведения оргпроектных работ функциональная нагрузка модели может меняться. На этапе обследования - это средство осмысления действительности, на этапе проектирования модель дает возможность прогнозирования состояния проектируемого объекта и т. п.
Процесс построения модели организации в общем виде включает следующие этапы:
- постановка задачи (точная формулировка цели работы, какие характеристики организации должны быть изучены (спроектированы), какова должна быть степень детализации описания моделируемого объекта или процесса;
- выбор критериев формализации (упрощения, отбрасывания менее существенных характеристик для выделения более важных, ошибка на этом этапе может привести к потере существенной информации);
- cоздание (выбор) модели (изучение объекта моделирования, его основных характеристик и описание изучаемой системы с заданной степенью формализации);
- проверка правильности модели и анализ представляемого ею объекта.
Одним из самых распространенных является графический метод моделирования организаций, этот метод представляет собой совокупность способов условного (графического) изображения какого-либо организационного или технологического явления. Он имеет глубокие исторические корни.
Одним из идеологов графического моделирования Л.А. Бызов определял его как "совокупность способов, приемов выражения мыслей и сведений с помощью пространственных представлений, фиксируемых на какой-либо, преимущественно плоской поверхности. Возможность такого выражения мыслей достигается приданием элементам указанных представлений (линиям, точкам, фигурам, другим начертаниям и их взаимному расположению) специального, заранее установленного значения"*1. Эта возможность достигается за счет формализованного графического языка - специфической знаковой системы передачи информации. Носителем этого языка является график или графическая модель.
-----
*1 Бызов Л.А. Графический метод учета производства. - М., 1938. - С. 1-2.
Графическая модель состоит из графического образа и трех видов пояснений (экспликаций)*1. Графический образ - это целесообразно построенная совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки).
-----
*1 Вяткин В.Н. Графический инструмент организационного проектирования. - М., 1978. С. 23-25.
Графический образ дополняется экспликацией. Идеографическая экспликация - это расшифровка условных обозначений графика. Геометрическая экспликация представляет собой совокупность системы координат, масштаба и других вспомогательных геометрических построений, обеспечивающих содержательность графического образа или облегчающих его восприятие. Индивидуальной экспликацией называется словесное положение, необходимое для понимания и идентификации графика. Это может быть название объекта, данные об исполнителе, дата и т. п.
Процесс составления графика включает три этапа*1:
-----
*1 Дейнеко О.А. Графические методы в управлении производством. - М., 1966.- С. 10.
- определение композиции графика, т. е. той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;
- составление графика - заполнение намеченной формы конкретными данными;
- вычерчивание графика.
Графические модели должны отвечать следующим требованиям:
- график должен нести большую информационную нагрузку;
- сведения, представленные на графике, должны быть точными;
- форма графика должна соответствовать его назначению;
- график должен быть прост, ясен и понятен;
- количество линий и фигур на графике должно быть минимально;
- исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.
Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться при разработке графических моделей*1.
-----
*1 Боумен У. Графическое представление информации. - М.: Мир, 1971, С. 4.
Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения. Это основной принцип компоновки графиков.
Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, т. е. иметь единое графическое решение.
Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные, с точки зрения восприятия наблюдателем информации, элементы следует выделять размерами, формой, цветом.
Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные (самостоятельные) сообщения, необходимо обособлять и четко ограничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.
Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму.
Принцип стадийности. В зависимости от стадий - последовательных разделов изложения информации - должен выбираться состав сообщений в целях освобождения от лишней в данном случае информации путем пространственного разделения всей информации и ее последовательного восприятия.
Принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначаемыми ими объектами и явлениями, а также стереотипные реакции на определенные символы и сигналы.
При соблюдении указанных принципов построения графические модели организаций будут иметь преимущества перед текстовыми описаниями.
Другим типом модели являются матричные модели.
Матрица - это система элементов, расположенных в виде прямоугольной схемы, над которыми можно производить алгебраические действия. В качестве элементов матрицы могут выступать числа, функции и другие величины. Когда число строк в матрице равно числу столбцов, матрица называется квадратной. Квадратные матрицы наиболее употребительны, над ними можно производить большее количество действий: сложение, умножение.
Матричная информационная модель отражает процесс преобразования информации в управлении. Она состоит, как правило, из четырех квадрантов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Матрицы, используемые в оргпроектных работах, могут включать меньшее количество квадрантов или могут использовать только сам принцип построения матрицы (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Матричная информационная модель (принципиальная схема)
Создание матриц - процесс трудоемкий и сложный. Однако это оправдано, когда необходимо отразить объект во всем многообразии его характеристик и их взаимосвязей, поскольку матрица наглядно позволяет проследить отношения, выраженные в документах, между отдельными элементами структуры организации. Большим преимуществом матриц является также возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники. Использование матриц совместно с графическими моделями дает прекрасный практический результат.
У истоков развития графического организационного моделирования стояли такие специалисты как Тейлор, Файоль, Гантт и другие основоположники классической школы управления*1.
-----
*1 См.: Гант Г.Л. Организация труда. - М., 1923; Кнеппель. Графические методы управления предприятием. - М.; Л., 1931; Бызов Л.А. Методы графических изображений. - М.; Л., 1930.
Начало применения графического моделирования в организации процессов производства в России связано с именем К. Ада-мецкого, который применил в начале нашего века гармонограммы (графики совместной работы) для организации производства на металлургических заводах Екатеринослава*1. Первый опыт описания движения документов в организации с помощью графиков в России относится к середине ХIХ в.*2.
-----
*1 Адамецки К. О науке организации. - М.: Экономика, 1972.
*2 Эйхенвальд А. График документооборота времени Николая II. // Техника управления. - 1928, - № 15-16, - C. 423-425.
Начало использования графиков в работе советских специалистов по научной организации труда относится к первой половине 20-х гг. Особое место в литературе этого времени занимают работы Л.А. Бызова. С его именем связана разработка принципов построения и способов применения графических моделей в организационном проектировании 20-30-х гг. Л.А. Бызов является автором классификации графических моделей, которая дана в журнале "Техника управления"*1.
-----
*1 Бызов Л.А. Классификационные и организационные (структурные) схемы. // Техника управления, - 1927, - № 3, - C. 25-32.
В современную эпоху вопросы графического моделирования активно разрабатывались специалистами ВНИИОргтехники. В первую очередь следует отметить работы Л.Н. Качалиной, М.Д. Андрющенко*1, а также В.Н. Вяткина и О.А. Дейнеко, которые позволили развить идеи прежних лет о графическом моделировании в современных условиях.
-----
*1 См.: Качалина Л.Н. Научная организация управленческого труда - оргпроектирование. - М.: Экономика, 1973. - 255 с.; Андрющенко М.Д. Графические средства рационализации управленческого труда. - М.: Экономика, 1968.
5.2. МОДЕЛИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СТРУКТУР
Рациональная структура организации как системы, соподчиненность ее органов, гибкость этой системы, надежность связи и взаимодействия между объектами и субъектами управления, простота и ясность - все это определяет устойчивость всей системы управления. Эта устойчивость достигается совершенствованием информационных связей между элементами системы и выбором оптимальной структуры управления. Работа по проектированию структуры требует умения видеть всю систему и каждый ее элемент, их взаимосвязь, влияние отдельных структурных элементов на систему и влияние системы на каждый элемент.
Модель организационной структуры должна отражать, сколько и какие структурные подразделения включает обследуемая или проектируемая организация; иерархию структурных подразделений; наличие и характер связей между отдельными элементами структуры.
По методу изображения можно выделить следующие типы графических изображений оргструктуры: вертикальные, горизонтальные, радиальные, плоскостные, матричные.
На практике чаще всего используется вертикальный принцип построения организационных схем. Графические модели, построенные таким образом, обладают большей информативностью и легче воспринимаются читающим. Для описания небольших организаций бывает достаточно одной структурной схемы. Графическая модель крупной управленческой иерархии может включать в себя несколько взаимосвязанных графиков. Общая графическая схема дает представление о составе, принципах построения, основных связях соподчинения в системе, а частные схемы - об организации отдельных структурных частей, характере связей внутри крупных структурных подразделений.
В последнее время находит распространение проектный тип организационной структуры. Этот тип структуры отражает графическая модель, получившая название матричной. Она представляет собой две организационно-структурные схемы, расположенные перекрестно: горизонтальную и вертикальную. Пересечение схем образует матрицу, каждая клетка которой характеризуется двумя признаками подчинения; каждый элемент структуры может быть охарактеризован с помощью условных обозначений или еще по каким-либо признакам (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Матричная организанизационно-структурная схема
Для расширения информационных возможностей графиков оргструктуры в них вводят дополнительные обозначения. В блоках оргсхемы можно указывать с помощью знаков, штриховки количественный и качественный состав обозначаемых структурных подразделений. Удобным средством является введение масштабов и числовых шкал. Но при этом необходимо помнить, что схема оргструктуры должна быть предельно лаконична.
Еще одним приемом анализа структуры организации является таблица взаимосвязи подразделений. Основой графика служит таблица, в головке и боковике которой указаны наименования одних и тех же структурных подразделений. Взаимоотношения структурных подразделений характеризуется с помощью условных знаков в поле графика.
Наиболее сложным участком работы при изучении и проектировании организационно-функциональной структуры аппарата управления является моделирование функциональной структуры.
Функции управления представляют собой специфический вид работ, характеризующихся соответствующим назначением, необходимой однородностью и повторяемостью. Они являются совокупностью действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач или вопросов. Анализ и перестройка функциональной структуры аппарата управления проводится с использованием таких графических моделей, как:
- функциограмма;
- график (карта) распределения ответственности.
Функциограмма дает возможность одновременно наблюдать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры и представляет собой графическое изображение, в центральной части которого помещается перечень выполняемых работ. С помощью соединительных линий изображается существующее или предполагаемое распределение их по исполнителям, причем существующие связи и номенклатура структурных единиц располагаются слева, а проектируемые - справа.
Функциограммы особенно полезны на этапе проектирования, поскольку могут служить доказательством целесообразности намечаемого изменения штатного состава и функциональной структуры (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Функциограмма распределения обязанностей исполнителей, работающих с оперативной документацией
Графики (карты) распределения обязанностей служат для выяснения должностных функций и степени ответственности исполнителей за выполняемый участок работы. Карта распределения ответственности представляет собой таблицу, в подлежащем которой указывается должность сотрудника, в сказуемом - выполняемая работа. В поле таблицы с помощью условных обозначений характеризуется отношение исполнителя к указанному виду работы (контролирует, координирует, согласовывает и т. д.). Этот вид графической модели может использоваться как на этапе обследования, так и на этапе разработки проекта (рис. 5.4).
Рис. 5.4. Схема распределения обязанностей исполнителей
5.3. МОДЕЛИРОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ
Для описания технологии работы аппарата управления используются следующие виды графических моделей:
- сетевые модели;
- блок-схемы;
- графики Гантта;
- оперограммы;
- организационно-технологические карты.
Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ.
По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями. В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Оперограмма создания и обработки приказа в министерстве
Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно. Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить главное в этапах процесса, выделить наиболее важные участки (рис. 5.6).
Рис. 5.6. Символическая оперограмма обработки документа в наградном отделе
Оперограммы позволяют: исследовать порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; наглядно представить все множество операций, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные операции; получить количественные характеристики операций.
Для изучения и проектирования технологии процессов управления могут применяться так называемые блок-схемы.
Блок-схемы - это функционально-ориентированные графические модели, которые с помощью специальных символов и текста отражают связи между сравнительно крупными частями процесса (блоками). Этот график отражает логическую взаимосвязь отдельных элементов управленческого процесса, безотносительно конкретных исполнителей. С помощью блок-схем представляется функционирование всей системы в едином графическом ключе.
Одной из наиболее употребительных моделей процессов являются сетевые графики. Сетевые графики были впервые применены в США при осуществлении программ исследовательских и конструкторских работ в военной промышленности. На базе сетевых графиков сложился метод моделирования управленческих процессов и операций - сетевое планирование и управление (СПУ).
Сетевой график обладает рядом преимуществ, которые и обуславливают его широкое применение:
- он позволяет установить логические связи между работами, что дает возможность более четко проектировать весь процесс;
- дает возможность определить не только наименьшую длительность процесса, но и последовательность работ, определя-ющих эту длительность;
- позволяет учитывать все изменения, возникающие в ходе осуществления работ. Затягивание выполнения одной или не-скольких работ вызывает лишь изменение критического пути при сетевом графировании. При ленточном плановом графике это ведет к необходимости составления нового графика;
- сетевой график позволяет еще на стадии разработки проекта или плана учесть различные варианты выполнения работ и выбирать из них оптимальные.
Термин "сетевая модель" основывается на понятии ориентированного графа, т. е. совокупности количества точек и множес-тва ориентированных дуг, соединяющих эти точки. Область графа, ограниченная несколькими точками, некоторые из которых не имеют входящих дуг, носит название сети.
В основе любой сетевой модели лежат три понятия:
работа - трудовой процесс, требующий затрат времени и резервов. Понятие "работа" включает также "ожидание" - процесс, не требующий затрат резервов, но занимающий время, и "зависимость", т. е. логическая связь между двумя или несколькими работами, не требующая затрат времени и резервов, но показывающая, что начало одной работы зависит от результатов другой;
cобытие - это факт получения конечных результатов всех предшествующих работ и готовность к выполнению следующих работ;
путь - непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продолжительность по сравнению с суммарной продолжительностью работ любого другого пути, носит название критического.
Построение сетевой модели начинается с составления списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. При построении сети для каждого события необходимо знать событие, непосредственно предшествующее данному. Создание сетевой модели может вестись как от начальных событий к конечным, так и наоборот.
Основным достоинством сетевых моделей по сравнению с блок-схемами является возможность расположить элементы про-цесса не только в логической последовательности, но и с учетом длительности каждого, а также возможность математической обработки сетевого графика.
В виде сетевой модели может быть представлена схема документооборота организации. В такой сетевой модели в качестве события будет рассматриваться факт возникновения документа, в качестве работы - действия, связанные с его созданием. Путь будет определять ход и продолжительность действий по документированию какой-либо управленческой работы. Исходным событием считается создание (получение) первичного документа, конечным - составление итогового (рис. 5.7).
<< Пред. стр. 5 (из 10) След. >>
Список литературы по разделу