<< Пред. стр. 7 (из 10) След. >>
Список литературы по разделу
- изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;
- осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование управления документацией.
В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.
Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов, секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.
Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать иные нормативные акты, устанавливающие единые требования к управленческой документации. В их число целесообразно включить:
- государственную систему документационного обеспечения управления;
- типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности;
- типовые положения о службе документационного обеспечения;
- типовые положения о порядке документирования информации;
- типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;
- типовые перечни документов постоянного срока хранения;
- регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- перечни типовых документов с указанием сроков хранения;
- государственные стандарты;
- общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.
В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации управления документацией.
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.
Вкладом в решение этих задач является разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных правовых актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному межведомственному и межуровневому обмену информацией и документацией.
Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, ИПС, хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, локальные и глобальные телекоммуникационные сети и средства связи и т. д., при необходимом условии обеспечения информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.
Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.
Решению технологических задач автоматизации управления документацией способствует, разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации, ГОСТ Р6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов"*1.
-----
*1 ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997. - III, 19 с. - Группа Т54.
Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами и организациями.
Для обеспечения автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов, общероссийских классификаторов, в т. ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.
Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как они существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.
Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных организациях, и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего, речь идет о так называемом "электронном документообороте", неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки*1. По нашему мнению, комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (про-ект) на общегосударственном уровне.
-----
*1 См.: Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. - НТИ, 1996, № 8, С. 2-3.
В России все большее распространение получает информационный менеджмент. Формально этот термин является "калькой" с англоязычного термина "управление информацией". Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу. 1918-1982 гг. / Главархив СССР. - М., 1985. - 77 с.
Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации.
Федеральный закон от 20.02.95 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609.
Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники: Утв. пост. ГКНТ от 20 апреля 1981 г. N 100 // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. - 1981. - № 9. - С. 3-9.
Вся компьютерная Москва: Справочник. - М.: 1994.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997. - III, 19 с. - Группа Т54.
Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1991. - 76 с.
Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации. М., 1995.
Информационный менеджмент в современных управленческих структурах. Методические рекомендации. М., 1996. - 48 с.
Основные правила работы ведомственных архивов / Главархив СССР. - М., 1988. - 173 с.
Основные правила работы государственных архивов СССР / Главархив СССР. - М., 1984. - 239 с.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1989. - 268 с.
Резолюции 2-й Всесоюзной конференции по НОТ (10-16 марта 1924 года). - М., 1924.
Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1-2 / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1982-1988.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации / Росархив. - М., 1994. - 55 с.
Адамецки К. О науке организации. - М.: Экономика, 1972.
Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1996. - 222 с.
Андрющенко М.Д. Графические средства рационализации управленческого труда. - М.: Экономика, 1968.
Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 16-22.
Боумен У. Графическое представление информации. - М.: Мир, 1971. - 228 с.
Бызов Л.А. Графический метод учета производства. - М., 1938.
Бызов Л.А. Классификационные и организационные (структурные) схемы // Техника управления. - 1927. - № 3. - С. 25-32.
Бызов Л.А. Методы графических изображений. - М.; Л., 1930.
Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995.
Вяткин В.Н. Графический инструмент организационного проектирования. - М.: Экономика, 1978.
Гант Г.Л. Организация труда. - М., 1923.
Гиляревский Р.С., Залаев Г.С., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность. - М.: ВИНИТИ, 1998. - 220 с.
Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. - 2-е изд., испр. - М.: Наука, 1987. - 552 с.
Громов Г.Р. Очерки информационной технологии. - М.: ИнфоАрт, 1993. - 336 с.
Дейнеко О.А. Графические методы в управлении производством. - М., 1966.
Дейнеко О.А. Современный организатор производства. - М.: Экономика, 1984.
DOCFLOW'98. IV отраслевая конференция-выставка: Тезисы конференции. - М., 1998.
Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Высш. шк., 1983. - 352 с.
Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с.
Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе / ВНИИДАД. - М., 1995. С. 115-117.
Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Информационные технологии. - 1997, № 2, С. 2-7.
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. С. 14-22.
Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993. - 79 с.
Инвестиционное проектирование / Под ред. С.И. Шумилина. - М.: АО "Финстатинформ", 1995. - 240 с.
Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: Аналит. обзор по зарубежным материалам / Росархив. РНИЦКД. - М., 1993. - 64 c.
История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1974. 169 с.
Карп Н.М. Делопроизводство судебных органов. М., 1930.
Качалина Л.Н. Научная организация управленческого труда - оргпроектирование. - М.: Экономика, 1973. - 255 c.
Качалина Л.Н. Организация работы аппарата учреждения. - М. Экономика, 1970. - 207 c.
Кнеппель. Графические методы управления предприятием. - М.; Л., 1931.
Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. - НТИ, 1996, № 8, С. 2_3
Коржихина Т.П. История государственных учреждений СССР. - М.: Высш. шк., 1986. - 399 с.
Костомаров М.Н. Управление информационными ресурсами за рубежом: Учеб. пособие / РГГУ. - М., 1997. - 87 с.
Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США. Теория и практика "офиса будущего". - М.: Наука, 1985. - 224 с.
Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985.
Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Деятельность института техники управления по рационализации делопроизводства // Труды МГИАИ. - 1975. - Т. 31, вып. 2. - С.
Ларин М.В., Толокнов В.И. Интеллектуализация информационного менеджмента инвестиционного проекта // Интеллектуальные системы: Труды второго международного симпозиума. Санкт-Петербург, 1-4 июля 1996 г. - М.: Изд-во РУДН - ПАИМС, 1996. - Т. 2. - С. 267-269.
Ларин М.В., Толокнов В.И. Информационный менеджмент в управленческих структурах рыночной экономики // Документ в административных структурах: Тезисы докладов и выступления на Международной конференции "Документ в административных структурах". 27_28 октября 1994 г., Москва / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 124-130.
Ларин М.В., Мингалев В.С., Филиппова М.В. Матричное и графическое моделирование в организационном проектировании: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с.
Ларин М.В. Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1982. - с.
Ларионова В.И. Информационная техника: современное состояние и перспективы развития // Итоги науки и техники. Сер. "Информатика". - М., 1990. - Т. 14.
Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993. - 240 с.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992.
Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. Проблемы изучения: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с.
Мир управления проектами / Под ред. Х. Решке, Х. Шелле. - М.: Аланс, 1994. - 304 с.
Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. - 359 с.
Научная организация труда, производства и управления. Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. - М.: Экономика, 1969. - 344 с.
Организация работы с документами. Учебник. В.А. Кудряев и др. - М.: Инфра-М, 1998, - 575 с.
Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М.: Финансы и статистика, 1993, - 208 с.
Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств: Аналит. обзор. / ВНИИДАД, - М., 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1).
Рихтер И.И. Правила делопроизводства и делохранения казенных железных дорог. - Пг., 1915.
Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 c.
Сокова А.Н., Банасюкевич В.Д., Семенова Г.Ю., Трофименкова Е.В. Концепция развития документационного обеспечения управления в Российской Федерации / ВНИИДАД. - М., 1992. - 33 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по документоведению и архивному делу 11 мая 1993 г., № 107-93.
Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Методическое пособие. / Составитель А.А. Пестрецов. - М., 1998. - Рукопись депонирована в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № ДР 190-98.
Толстопятов В.М. Десятичная классификация, карточная система и вертикальный способ хранения, в применении к организации библиотеки, архива чертежей и регистрации деловых бумаг. - Воронеж, 1912.
Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие / ВНИИДАД. - М., 1996. - 74 с.
Хендрик Х. Эргономика в организационном проектировании и управлении // Проблемы теории и практики управления. - 1993. - № 4. - С. .
Хентце Й., Хайнеке А. Содержание и задачи информационного менеджмента на предприятии // Проблемы теории и практики управления. - 1995. - № 4. -С. 48-49.
Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два..Три., 1993. - 443 с.
Шмидт С.О. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996.
Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31.
BMFT: Programm der Bundesregierung zur Forderung der Information und Dokumentation 1974-1977. Bonn. BMFT, 1974.
BMFT: Fachinformationsprogramm 1985-1988. Bonn, 1985.
Bruder M., Windel G. Zum Verhaltnis von Staat, Wissenschaft zu IuD. Munchen, 1978, C. 65-136.
Deutscher Dokumentartag 1995. Zukunft durch Informationen. Fachhochschule Potsdam. - Frankfurt am Mein, 1995.
Deutscher Dokumentartag 1997. Information und Dokumentation - Qualitat und Qualifikation. Universitat Regensburg - Frankfurt am Mein, 1997.
Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, C. 861.
Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 122.
Herget I. Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspezialisten fr Europa. Proceedings. Konstanz, 1990, C. 166.
INFO EURO ACCESS. IMPACT 2 Information market policy actions. Arbeitsprogramm, 1992.
Informationsvermittlungsstellen als Kern des internen Informationsmanagements. Proccedings des 18 Internationalen Kolloguiums uber Information und Dokumentation. - Ilmenau, 1994.
Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995.
Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. - Wiesbaden, 1991.
Proceedings of the DLM - Forum on electronic records. - Brussels, 18-20 December 1996.
Schwetz R. Buro im Wandel - Heidelberg, 1990.
Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990.
Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981.
Wersig G. Organisation-Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos organisieren. - FBO Verlag, 1989.
Wоlfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПРЕДИСЛОВИЕ
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Федеральной архивной службой России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
ВВЕДЕНИЕ
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.
Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".
Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина. Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.
В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи. Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Records management and organization of archives.
Terms and definitions
Дата введения 1999 - 01 - 01
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
2 СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ
2.1 ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ
1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
<< Пред. стр. 7 (из 10) След. >>
Список литературы по разделу