ВАЛEНТИН Г К ОСНОВЫ ПАБЛИК РИЛEЙШНЗ М 2000 326 С 11

Основные обязанности пресс-секретаря сводятся к тому, чтобы разрабатывать тему кампании и распространять ее благодаря умело организованным связям с прессой. Он должен понимать, как именно развивать тему кампании в разнообразных публикациях и дебатах по различным проблемам. Пресс-секретарю необходимо быть в курсе того, когда и как кандидат хотел бы пропагандировать тему в ходе кампании, и четко осознавать, каким образом она будет разворачиваться во всех формах оплачиваемой рекламы.
Пресс-секретарь - единственный человек го команды, кто вместе с кандидатом имеет дело со средствами информации. Это очень важное, проверенное временем правило. Все просьбы о предоставлении информации по каким бы то ни было вопросам должны удовлетворяться одним лицом. Такой подход предохраняет кампанию и особенно кандидата от ошибок в работе с прессой.
Развитие добрых отношений со средствами информации является краеугольным камнем эффективной работы с прессой. Требуется немало времени и последовательных усилий в предоставлении прессе надежной информации, прежде чем удастся достичь взаимопонимания.
Наладив взаимопонимание с прессой, пресс-секретарь не только добивается положительного освещения своей избирательной кампании, но и может получать важную информацию об отдельных проблемах и избирательной борьбе в целом. Представители средств информации предпочитают иметь дело с одним человеком из состава команды, на которого они могут ссылаться и быть уверенными, что к ним поступает заслуживающая доверия информация.
Некоторые обязанности пресс-секретаря могут изменяться с каждой избирательной кампанией. Но в целом пресс-секретарь обязан:
* обеспечивать положительное освещение кандидата в прессе;
* в случае необходимости выступать от имени команды кандидата;
* планировать каждое интервью;
* отвечать на все запросы прессы об информации независимо от того, в каких отношениях с кандидатом находятся конкретные журналисты;
* следить за тем, чтобы кандидат был всесторонне информирован по всем вопросам, которыми может заинтересоваться пресса;
* доводить до сведения кандидата обо всем, что касается интервью и действий, связанных с прессой;
* готовить и распространять пресс-релизы, заявления для прессы, радио и телевидения, бюллетени, разъяснения и выступления кандидата;
* организовывать исследование проблем и изучение оппозиции с точки зрения политической стратегии кампании и стратегии работы с прессой;
* организовывать и контролировать детали всех пресс-конференций и мероприятий для прессы;
* координировать освещение кампании "заслуженной" прессой и платной рекламой.
Совет: стоит дважды подумать, прежде чем взять на постоянную работу местного журналиста. Доброжелательно настроенный журналист окажется куда полезнее кампании, если он останется там, где все время работал. К тому же из журналистам редко получаются хорошие пропагандисты, как только они становятся членами команды кандидата.
СВЯЗИ С РАБОТНИКАМИ СРЕДСТВ ИНФОРМАЦИИ
"Заслуженное" благоприятное освещение в прессе - это результат хороших связей со средствами массовой информации. Представители прессы такие же обычные смертные, как и все остальные люди. У них есть свои слабые и сильные стороны, симпатии и антипатии. Достижение взаимного доверия и взаимоуважения с представителями прессы требует времени и терпения.
Если представители средств информации лично знакомы с кандидатом, они с большим желанием будут прислушиваться к нему. А если они больше к нему прислушиваются, то существует повышенная вероятность, что он получит положительную прессу.
Кандидат и члены его команды не должны предубежденно относиться к журналистам. Журналисты - не враги. Лучше всего забыть о прежних столкновениях и недоразумениях. Если кандидат и члены его избирательного комитета относятся к прессе с подозрением, пресса отплатит им той же монетой.
Средства массовой информации, избранные представители власти, кандидаты, сражающиеся за места в представительских органах, имеют общую аудиторию - общественность. Работники средств информации общаются с ней напрямую. В то же время каждый кандидат или лицо, уже находящееся при власти, обязаны иметь дело с прессой, чтобы информировать общественность.
К основополагающим принципам связей со СМИ прежде всего следует отнести такие:
1. Чтобы получить доступ к прессе, нужно выяснить, какие лица ее представляют и как они работают.
2. Чтобы иметь хорошую прессу, кандидат должен подавать свои обращения и сообщения в таком виде, чтобы они были понятны репортерам и их легко можно было печатать.
Составление полных списков средств информации. Для облегчения общения со СМИ составляется тщательный, детальный, постоянно обновляемый список средств информации. Он должен охватывать все ежедневные, еженедельные и ежемесячные издания, а также теле- и радиостанции, обслуживающие население избирательного округа.
Можно воспользоваться приведенным ниже подходом к составлению такого перечня средств массовой информации, используя отдельные справочники, в которых указаны адреса и телефоны организаций и учреждений данного профиля.
Помимо данных о журналистах и репортерах, желательно также иметь информацию о руководителях средств массовой информации - редакторах и издателях.
Контрольный список средств информации
Телевизионные станции
почтовый адрес;
владелец, принадлежность к сети, номер канала;
телефонные номера; часы работы в вечернее время, рабочие и выходные дни, размер и характер аудитории;
имена руководителя, редактора новостей, дежурного редактора, местных репортеров, а также их личные контактные телефоны;
время и продолжительность ежедневных программ новостей, их рейтинг;
срок подачи информации или обращения об освещении событий в программе новостей;
график и требования к освещению событий (Когда? В каком виде? Кто отвечает за форму и объем материала? Живой эфир или предварительная запись? Требования к предварительному заказу?);
политическая платформа станции (Оказывает ли станция поддержку кандидатам? В какой форме некогда это делается?); возможности станции в вопросах "живого эфира" (Например, имеются ли у станции технические возможности для ведения передач на большом расстоянии?);
наличие у станции каких-либо "дочерних" станций, с которыми она делится информацией, наличие бюро или корреспондента в столице.
Радиостанции
почтовый адрес;
владелец, принадлежность к сети, частота выхода в эфир, тип(смешанный, только новости, музыка и т.д.);
телефоны студии новостей;
имя руководителя, редактора новостей, местного репортера и их личные телефоны;
частота, длительность и рейтинг каждой программы местных новостей;
сроки подачи информации;
принадлежность станции к общегосударственной "сети новостей" или самостоятельность;
возможность предоставления станции готовых программ; имена тех, кто составляет и контролирует программы местных новостей; время записи и выхода в эфир; тип, жанр программ (например, есть ли программы с приглашением выступающих, гостей); организация выступлений приглашенных; политическая платформа станции;
продолжительность работы (например, 24 часа в сутки, вечернее время и т.д.);
сведения о слушателях станции (возраст, интересы, место жительства);
политические симпатии ведущих сотрудников станции; кандидаты, которых они поддерживали в прошлом; стоимость платной рекламы для кандидатов.
Ежедневные газеты
почтовый адрес;
имя владельца и издателя;
контактные телефоны редакции;
имена и телефоны издателя, редактора новостей, политических и других обозревателей;
количество выпусков в день, в неделю и сроки подачи материалов;
наличие субботних (воскресных) выпусков и соответствующего штата для них;
рейтинг газеты;
политическая платформа газеты, ее отношение к кандидатам, готовность публиковать материалы, освещающие иные мнения;
тираж и где распространяется;
политика использования фотоматериалов;
агентства, которыми пользуется газета;
наличие у газеты бюро или корреспондента в столице,
отношение к рубрике писем редактору;
наличие колонки политического обозревателя, слухов, светской хроники;
кто готовит эти колонки и каким образом собирается информация?
политический настрой редакционных статей и кто из кандидатов пользовался поддержкой газеты прежде;
политическая предубежденность основных руководителей и репортеров; какие вопросы отстаивала газета, ее руководство и репортеры;
стоимость платной рекламы для кандидатов.
Еженедельные газеты
Помимо вопросов, перекликающихся с предыдущими (ежедневные газеты), следует обратить внимание на такие: последние сроки подачи материалов, обращений с просьбами об освещении, время получения газеты подписчиками; наличие связей с другими редакциями газет в стране; отношение газеты к "колонке гостей" и к редакционным статьям;
территория распространения газеты и демографическая характеристика подписчиков;
наличие у газеты недельного "календаря событий" и когда должен подаваться обзорный материал.
Дополнительные каналы информации. Источниками информации для многих печатных изданий, радио- и телестанций служат зарубежные и отечественные телеграфные агентства Пресс-секретарь избирательной кампании должен иметь их телефоны, имена руководителей центральных и местных отделений, фамилии репортеров, освещающих тот или иной круг вопросов, иметь представление о политической направленности таких агентств.
Необходимо также составить список независимых журналистов, присылающих собственные материалы в различные средства информации.
Известно, что, помимо политических партий, имеющих собственные средства информации, существует довольно много общественных организаций, союзов, религиозных организаций, ассоциаций, которые тоже печатают и распространяют газеты и бюллетени. Эта группа организаций с готовностью откликнется на просьбу напечатать материалы, в которых затрагиваются особо интересующие их проблемы.
Совет: Распространяя пресс-релизы или рассылая приглашения, нужно позаботиться о том, чтобы ни один информационный канал не остался без внимания. Пресса чрезвычайно чувствительна к тому, чтобы быть в курсе событий. Очень важно также постоянно обновлять контрольный список средств информации. В средствах массовой информации, особенно на радиостанциях, часто происходят перестановки кадров. Если кандидат начнет посылать материалы не туда или не тому лицу, шансов, что они будут опубликованы или обнародованы, очень мало.
ПОДХОД К РАБОТНИКАМ СРЕДСТВ ИНФОРМАЦИИ
Проанализировав круг средств информации и их возможности, приступают к разработке стратегии эффективного подхода к ним. Она зависит от особенностей политической ситуации, задач кандидатов и оппонентов, их личностей. Главное: не бояться работников средств информации, но при этом относиться к ним с уважением.
Приведем некоторые советы, как общаться с работниками средств информации.
Нанести первый визит. Кандидат должен лично познакомиться с ключевыми работниками местных средств информации. Первый визит-это визит вежливости, во время которого кандидат сообщает работникам СМИ о своем намерении баллотироваться на выборную должность и вручает каждому из них тщательно подготовленный пакет для прессы. Кандидата может сопровождать пресс-секретарь. Это доверенное лицо позже может нанести и отдельный визит.
Поддерживать контакты. Кандидату необходимо встречаться с руководителями средств информации и репортерами регулярно, а не только тогда, когда у него есть что "продать". Желательно организовывать еженедельные завтраки с ними один на один, визиты и встречи типа "забежал на минутку".
Быть источником информации. Работа репортеров - постоянно искать новости и информацию. Сенсации, происшествия, сообщения и т д. - все это их хлеб, особенно в рыночных условиях Если кандидат предоставляет репортерам подобную информацию, он становится необходимым и важным для них. Кандидат и его пресс-секретарь должны стать постоянным и надежным источником информации для прессы.
Использовать телефон. Пресс-релизы, безусловно, играют роль документов, содержащих новости. Однако новости можно сообщать и по телефону. Кандидат звонит по телефону репортерам, когда у него есть о чем рассказать. Телефонное сообщение кандидата они могут процитировать гораздо быстрее. Пресс-релиз, высланный по факсу, тоже можно быстро использовать для распространения в средствах массовой информации.
Думать, прежде чем говорить. Кандидат может считать какого-нибудь репортера своим добрым "другом", а потом вдруг оказаться шокированным нежелательным или уничтожающим для его избирательной кампании материалом, написанным этим "другом". Нужно помнить: задача репортера сообщать новости (хорошие они или плохие), несмотря ни на какие личные отношения. Кандидату и членам его команды следует быть начеку, поскольку все, сказанное ими репортеру, может быть опубликовано.
Контролировать ситуацию. Прежде чем разговаривать с репортером, кандидат или его пресс-секретарь должны твердо знать, что они хотят сообщить. Они не дают репортеру возможности сбить себя с толку или вложить им в уста чужие слова, владеют всеми тонкостями сообщения или проблемы, не позволяют отвлекать себя от темы интервью.
Быть профессиональным и сочувствующим. Сообщая новости о ходе кампании, следует поступать так, чтобы удовлетворять запросы средств информации и соответствовать режиму работы, отвечать на все телефонные звонки со стороны прессы. Следует не посылать плохо составленную информацию и избегать опечаток.
Быть честным. Никогда не надо лгать репортеру. Сделав это однажды, можно потерять доверие навсегда Если же он поинтересуется чем-то слишком деликатным, можно сказать, что это необходимо проверить, прежде чем давать ответ. Однако кандидат и его команда ничего не добьются, отказываясь предоставлять информацию, которая и без них станет известна общественности. Кроме того, нельзя блефовать, отвечая на щекотливые вопросы.
Не затевать драки с тем, кто закупает чернила бочками, а бумагу тоннами. За прессой всегда остается последнее слово. В ситуации, когда штаб кампании чувствует, что пресса относится к кандидату несправедливо, сначала необходимо убедиться, допустил ли репортер непроизвольную ошибку или же на самом деле намеревался навредить ему. Если в информации обнаружены серьезные искажения, следует подойти к ситуации таким образом:
1. Связаться с репортером и спокойно обсудить статью. Предложить свои объяснение мысли или факта, но не ввязываться в острый спор.
2. Попросить о поправке, а не об опровержении.
3. Попросить написать или огласить через эфир материал, отражающий точку зрения кандидата.
4. Если репортер не соглашается, можно обратиться за помощью к его руководителю. Но при этом следует иметь в виду, что таким образом легко нажить себе врага в лице репортера. В любом случае не нужно обвинять его в том, что он умышленно предубежден.
КАК ОБРАЩАТЬСЯ С ИНФОРМАЦИЕЙ
Чтобы получить хорошую прессу, делают так, чтобы репортерам было легко писать о кандидате и кампании. При этом не полагаются на журналистов, просто предоставляя им факты и позволяя им решать, что является самым важным для распространения. Кандидату и его команде нужно управлять собственными сообщениями для того, чтобы пресса действовала в их интересах.
Передавая информацию прессе, лучше придерживаться середины между "примитивным" изложением фактов и откровенной саморекламой. Чтобы найти счастливую середину, в средства информации передают релевантные и заслуживающие быть новостью сообщения, которые опосредованно служат интересам кампании. Репортеры отнюдь не наивны, они сразу же догадываются, что эти сообщения служат целям избирательной кампании. Однако они немедленно отклонят тот материал, который откровенно напоминает платную политическую рекламу кандидата.
Каждое сообщение должно иметь определенный "угол зрения". Этот "угол зрения" или "крючок", на который нужно "поймать" читателя, должны быть главными в материале. Часто кандидаты пытаются сделать ударение сразу на нескольких основных пунктах в одном заявлении, сообщении или интервью. Если такое случается, пресса оказывается перед фактом чрезмерности информации. Разбираясь в ней, репортер или редактор в этом случае должны сами определять тот угол зрения, который нужно подчеркнуть или выделить.
Любой контакт с прессой по какому-либо конкретному вопросу должен акцентировать внимание на одной главной мысли. Именно ради этого "крючка" журналисты приходят на пресс-конференцию. Это - основной момент пресс-релиза или главная цитата из заявления в интервью для радио или телевидения. Именно это можно будет потом увидеть в газете или услышать в передаче.
Для успешной коммуникации со СМИ нужно иметь представление о том, как собираются новости. Индустрия новостей работает в спешке, на "взятом в долг времени". Репортеры - очень занятые люди. Сообщение об избирательной кампании всего лишь одно из многих, которые им нужно обработать и передать. Сообщая быстротекущие новости, репортеры и редакторы не имеют времени проанализировать все факты, чтобы подготовить статью. Не хватает времени и для полного отчета о событии. Тридцатисекундное сообщение о событии, построенное на поданном кандидатом материале, в пятиминутной передаче местных новостей по радио или телевидению, - это довольно хорошее освещение.
Постоянный дефицит времени у работников средств информации можно обернуть себе на пользу. Для этого им предоставляют такие сообщения, где легко рассортировать информацию и найти тот "стержень", на который можно нанизать материал.
Чтобы получить хорошую прессу, необходимо:
* Планировать сообщения заблаговременно. Каждый материал должен акцентировать внимание на чем-то одном. Работников средств информации убеждают, что переданные им рассказ или сообщение заслуживают быть новостью.
* Использовать ключевые слова. Основную мысль подают в виде положения, которое можно процитировать. Это ключевое положение повторяют во всех материалах, передаваемых прессе. Положение должно быть коротким и простым.
* Не перегружать прессу чрезмерной информацией. Работникам прессы предоставляют достаточно фактов для того, чтобы сделать вывод, но не так много, чтобы запутать вопрос. Не стоит надеяться, что репортеры станут читать материалы объемом в десять страниц. Поэтому выделяют основные мысли и показывают, каким образом они развивают тему.
* Дублировать усилия. Используют все имеющиеся средства для продвижения сообщения: пресс-релизы, интервью по телефону, интервью один на один, радиорепортажи и мероприятия, заслуживающие быть новостью. Основную мысль повторяют во всех материалах.
* Быть последовательным. Сообщения всегда должны поддерживать и продвигать тему кампании, а также согласовываться с ее стратегией. Каждая мысль, содержащаяся в интервью или статье, должна работать на главный угол зрения, заложенный в них.
* Разговаривать с прессой "человеческим" языком. Новости сообщаются для того, чтобы показать, как проблемы влияют на жизнь человека. Именно поэтому и покупают газеты. Понятия и иллюстрации, используемые в материалах, переданных прессе, должны быть изложены просто и понятно, раскрывая при этом, какое значение новость или проблема будут иметь для жизни людей.
Существует основной инструментарий, которым следует пользоваться, чтобы содействовать "заслуженному" освещению избирательной кампании в прессе.
Пакет для прессы. Пакет для средств информации или пакет для прессы рассчитан на то, чтобы обеспечить репортеров полной исходной информацией о кандидате и его избирательной кампании. Репортер может воспользоваться им как готовой справкой при подготовке материалов о кандидате и кампании. Этот пакет как представление кампании нужно разослать во все каналы распространения новостей в соответствии со списком средств информации; он может быть также вручен самим кандидатом, поскольку это открывает ему возможность лично встретиться с репортерами и редакторами.
Папка. Материалы пакета для прессы необходимо вложить в папку с двумя отделениями. Титульная страница может быть украшена эмблемой избирательной кампании. Самые важные сообщения следует поместить в правое отделение папки (последний пресс-релиз, информацию об особо заметном событии и т.д.). В левое отделение папки вкладывают материалы, содержащие общую информацию, например, фотографии, биографию и пр.
Содержимое пакета для прессы:
1. Пресс-релиз - краткое сообщение о сути происходящего события.
2. Заявление - последнее заявление или текст выступления кандидата по определенному вопросу.
3. Лист с биографическими данными - одностраничное резюме, содержащее сведения о политической и служебной карьере кандидата, а также информацию личного характера (семья, образование, место рождения).
4. Изложение, биографии - несколько абзацев более подробного рассказа о жизни, происхождении, образовании, достижениях кандидата, который репортеры могут либо повторить дословно, либо использовать при написании статей.
5. Сведения о штабе избирательной кампании - имена ведущих членов команды, рабочего комитета, почетного председателя, финансового директора, казначея и др. Список телефонов только руководителей штаба
6. Материалы избирательной кампании - образцы брошюр, эмблемы, значки кампании, а также копии благожелательных статей или очерков, написанных о кандидате.
7. Характеристика округа - краткое, в несколько абзацев, изложение политической, "демографической и исторической информации об округе. Это особенно полезно для представителей прессы из другой местности, а также в расчете на большую информативность кампании.
8. Фотографии - черно-белые глянцевые портреты кандидата (газеты не любят цветных фото) размером 8 х 10 см; один с улыбающимся, а второй с серьезным выражением лица (на разные случаи). Специальные цветные слайды для телевидения, дающие режиссеру возможность накладывать изображение на свой материал (слайды с улыбающимся и серьезным выражением лица кандидата).
Пресс-релизы. Пресс-релизы - надежный способ увидеть в прессе материал таким, каким его хочет увидеть кандидат. Он готовится пресс-секретарем и передается прессе. Пресс-релиз пишется в газетном стиле и должен быть сосредоточен на одном вопросе.
Пресс-релизы используются для сообщения о составе штаба избирательной кампании, его дальнейших мероприятиях, действиях или планах; презентации отчета или материала по какому-либо вопросу, доведения до сведения общественности точки зрения кандидата по отдельной проблеме; обвинения оппонента; с целью поддержки определенных действий или лиц. Все пресс-релизы должны тщательно проверяться кандидатом и руководителем избирательной кампании либо кем-то одним из них.
Основные правила подготовки пресс-релиза:
* Пресс-релиз печатается на фирменном бланке штаба избирательной кампании кандидата четким, разборчивым шрифтом и содержит ее название, адрес штаба, контактный телефон.
* В правом верхнем углу страницы печатается имя ответственного за контакты (руководителя кампании или пресс-секретаря).
* Над заголовком, в левом углу страницы, ставится гриф "Для немедленного распространения", если нет необходимости по каким-либо причинам придержать материал. В последнем случае пишут, что он предназначен для распространения определенное время, но гарантий, что репортер не использует информацию ранее указанного срока, нет.
* Используется привлекающий внимание заголовок, чтобы заинтересовать репортера или редактора.
* Указываются дата и место, откуда прислан пресс-релиз.
* Важнейшие факты подытоживаются в первом абзаце. Этот ключевой абзац (лид) должен давать ответы на вопросы: кто? что? когда? где? и почему? А иногда и на вопрос: каким образом?
* Второй абзац содержит одну или две цитаты из выступлений кандидата.
* Каждый последующий абзац по нисходящей должен быть менее весомым (перевернутая пирамида). Это делается для того, чтобы редактор в случае нехватки места для размещения всего материала мог отрезать его окончание, не искажая основного содержания.
* Пресс-релиз печатается через два интервала на одной странице с большими полями. Не рекомендуется печатать на обороте страницы. Если текст не вмещается на одной странице, внизу пишут "см. далее" и продолжают на следующей странице. В самом конце текста пресс-релиза делают отступ и по центру строки печатают знак # # #. Это указывает на окончание материала (международный стандарт).
* Информация пресс-релиза должна быть точной. Важно не переусердствовать с редактированием. Если пресс-релиз подготовлен в газетном стиле, у него больше шансов увидеть свет.
* Необходимо избегать грамматических ошибок, внимательно редактировать текст. Любая ошибка будет подрывать доверие к избирательной кампании.
* Пресс-релиз передается собственноручно. По почте или факсом его передают лишь в крайних случаях. Следует учитывать режим работы средств информации. Своевременность -гарантия того, что пресс-релиз напечатают.
* Нужно вести регистрацию всех пресс-релизов, проставляя темы и даты.
Сообщения для прессы. Сообщения для прессы - специальный тип пресс-релиза. В сообщении до сведения прессы доводится специфика предстоящего события, которое должно получить освещение в средствах массовой информации.
Сообщения для прессы печатаются и распространяются практически так же, как и пресс-релизы. Но, помимо заголовка, оно должно иметь отметку "Сообщение для прессы", не содержать цитат и не превышать двух-трех абзацев. Сообщения для прессы тоже должны отвечать на вопросы: кто? что? когда? где?
Оно должно содержать ровно столько информации, чтобы какое-нибудь мероприятие заинтересовало прессу, но не столько, чтобы помешать его освещению. После распространения сообщения нужно не забыть позвонить по телефону и еще раз напомнить о мероприятии.
Пресс-конференции. Пресс-конференции - эффективный способ попасть в прессу. Но здесь очень важна предварительная подготовка, поскольку кандидат по ходу пресс-конференции будет, как на "раскаленной сковородке". Нужно заранее подготовить и отрепетировать ответы на возможные вопросы. Хотя планируется, как правили, пресс-конференция преимущественно на определенную тему, пресса может это проигнорировать. Поэтому нужно быть готовым к вопросам на другие темы.
Заблаговременно пишется вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва пресс-конференции. Распространяется пресс-релиз, содержащий выдержки из предстоящего заявления кандидата. Готовится пакет для прессы со всеми материалами на тему пресс-конференции. Сюда добавляются и материалы избирательной кампании.
Пресс-конференции необходимо использовать для главных заявлений кандидата и готовить их заранее в соответствии со стратегией и планом избирательной кампании. В то же время важно не злоупотреблять пресс-конференциями и созывать их только тогда, когда кандидату есть что сказать. Серия интервью с репортерами, лично или по телефону, может донести информацию до прессы и без пресс-конференций.
Планируя и организовывая пресс-конференцию, необходимо соблюдать следующие правила:
1. Пресс-конференцию планируют с учетом графика работы средств информации. Выбираются день и час, когда пресса не загружена другими событиями, например, регулярными мероприятиями государственных органов.
2. Предусматривается возможность того, что представителям прессы что-либо может помешать посетить пресс-конференцию.
3. Прессе сообщают о мероприятии не позднее чем за 48 часов, а лучше за неделю. Периодически напоминают журналистам о времени и месте проведения пресс-конференции.
4. Напоминая о пресс-конференции, представителей прессы убеждают в важности мероприятия. Подсказывают журналистам, в каком аспекте лучше рассматривать те новости, которые станут им известны на пресс-конференции.
5. Выбирают удобное и привлекательное помещение, причем лучше всего найти такое, которое символизировало бы содержание сообщения на пресс-конференции. Это особенно важно для телевидения. Всегда нужно заранее позаботиться о получении разрешения на использование данного помещения.
6. Кандидата нужно как следует подготовить. Он должен прорепетировать заявление, подготовиться к вопросам и ответам и быть хорошо осведомленным о содержании всех материалов, которые будут переданы представителям прессы во время пресс-конференции.
7. Журналистам оказывают гостеприимство. Для них готовят прохладительные напитки, кофе.
8. Заблаговременно проверяется помещение, чтобы убедиться, что все готово. Нужно позаботиться об электрических розетках, если ожидается телевидение, сцене, стульях, освещении, размещении микрофонов, которыми будут пользоваться приглашенные представители прессы.
9. Пресс-конференцию нужно начать вовремя и закончить до того, как интерес к ней начнет спадать. В противном случае какой-нибудь репортер использует это для провокационного вопроса. Кандидат должен быть готов задержаться после пресс-конференции и дать интервью "с глазу на глаз".
10. Пресс-релиз или пакеты для прессы раздаются перед началом пресс-конференции, причем обеспечивается наличие достаточного количества этих материалов в доступном для всех участников месте. Нелишне записать, кто из представителей прессы не явился, и послать им все материалы после пресс-конференции.
11. Пресс-конференция обычно планируется на полчаса: 10 минут на выступление и 20 минут на вопросы и ответы.
12. Пресс-конференция записывается на магнитофон, чтобы иметь документальное свидетельство о ней и точно зафиксировать все, что было сказано.
Фотографии в кампании. Фотографии - эффективное средство коммуникации. Заблаговременно готовится набор фотографий, чтобы они всегда были под рукой на протяжении всей избирательной кампании.
В ходе кампании понадобятся черно-белые глянцевые фотографии кандидата для прессы, размером 8 х 10 см., одна с улыбающимся и одна с серьезным выражением лица. Далее, нужно подготовить набор различных фотографий кандидата для использования в предвыборной литературе и рассылки в средства информации. И, наконец, кандидата фотографируют во время всех основных мероприятий и посылают эти снимки в ежедневные и еженедельные газеты.
Рационально собрать подборку фотографий, которая иллюстрировала бы имидж кандидата. Например, если главной темой кампании является образование, готовится набор фотографий кандидата с детьми.
Использовать нужно только такие фотографии, которые работают на имидж кандидата Ни в коем случае нельзя распространять снимки, на которых он изображен не в лучшей форме. Стоит не пожалеть времени и средств и подготовить фотографии высокого качества.
Кандидат должен быть в фокусе всех фотографий, используемых во время избирательной кампании. Самый лучший тип фотографий - натурные съемки, съемки кандидата с другими людьми, на которых он выглядит естественно и непринужденно.
Разновидности фотографий, которые потребуются для кампании:
* официальные фотографии - черно-белые глянцевые, размером 8 х 10 см., одна - с серьезным, одна - с улыбающимся выражением лица;
* кандидат и рабочие - снимки кандидата с рабочими одного из ведущих предприятий района;
* кандидат и семья - натурные фотографии кандидата с женой и детьми;
* кандидат работает - фотографии кандидата на его рабочем месте;
* кандидат выступает - фотографии кандидата во время его выступлений перед различными группами общественности;
* кандидат и школьники;
* кандидат и ветераны;
* кандидат в своем округе - снимки кандидата в достопримечательных местах округа.
Недельные программы для средств информации. При их подготовке и использовании важно учитывать некоторые советы:
1. Местной прессе рассылается список мероприятий, в которых кандидат примет участие на следующей неделе. Нужно постараться сделать так, чтобы все эти мероприятия заслуживали быть новостью.
2. Сторонникам кандидата и прессе рассылаются одностраничные бюллетени, чтобы держать их в курсе дел кампании.
3. Кандидат должен быть информирован о местных и общих для округа проблемах и, когда представится случай, комментировать их во время интервью. При этом с комментариями следует выступать своевременно.
4. Представители прессы приглашаются на все выступления кандидата
5. Необходимо вырезать из газет статьи и сообщения, в которых идет речь о кампании кандидата и его оппонента, и собирать их.
6. Для выпуска пресс-релизов и заявлений для прессы можно использовать праздники и памятные даты, которые отмечаются во время избирательной кампании.
7. Нужно знать календарь выборов и сохранять копии отчетов кандидата и его оппонента об избирательной кампании на случай, если пресса обратится с вопросами по этому поводу. Любое нарушение сроков, предусмотренных избирательным законодательством, можно использовать для того, чтобы иметь прессу.
Репортажи с места событий. В данном случае репортаж-это записанный голос кандидата, который по телефону передается радиостанции с места события. Поскольку радионовости транслируются всего несколько минут, такие репортажи не должны длиться более 30 секунд.
На радиостанцию всегда нужно звонить заранее, чтобы выяснить, будет ли принят подобный репортаж. Иногда станции не принимают от кандидата запись его заявления. Они отдают предпочтение интервью, записанному репортером. И это тоже хорошо, поскольку выпадает шанс, чтобы голос кандидата прозвучал в эфире. Всегда стоит соглашаться давать такие интервью один на один.
Репортажи с места событий как отдельный жанр радиопередач полезны для пресс-секретарей, стремящихся за короткое время сообщить как можно больше информации. К актуальным репортажам желательно обращаться после важного заявления для прессы, во время которого не присутствовал радио репортер. Ими можно воспользоваться и тогда, когда необходимо сделать заявление, а кандидат находится где-то далеко.
Сегодня существует множество технических средств, облегчающих распространение актуальных репортажей как жанра радиопередач. Они несложны и недороги, поэтому ими стоит воспользоваться во время избирательных кампаний.
Чтобы передать репортаж на радиостанцию, в самом простом случае нужно иметь:
* недорогой кассетный магнитофон;
* пару прищепок;
* один или два телефонных аппарата (два аппарата создают идеальные условия, но успеха можно достичь и с одним аппаратом).
Магнитофон напрямую соединяется с телефонной линией с помощью провода с прищепками. Для этого один конец провода с наконечником для магнитофонного гнезда вставляется в гнездо с отметкой "выход". Отвинчивается крышка, где расположена телефонная мембрана (нижняя часть телефонной трубки), и другой раздвоенный конец провода с прищепками присоединяется к металлическим контактам, которые хорошо видны при снятии мембраны. После того как магнитофонная клавиша "play" нажата, сообщение начинает транслироваться по телефонной линии.
Несколько советов, как готовить репортаж:
* Пишется краткое (на 30 секунд) заявление для кандидата, которое он должен прочитать.
* Кандидат должен прочитать весь текст заявления так, будто он разговаривает с репортером.
* Кандидату непозволительно просто монотонно читать текст, это все испортит.
* Готовится магнитофон, при помощи провода с прищепками соединенный с телефоном, ставится кассета с записью заявления на актуальную тему. С помощью второго телефона нужно связаться с радиостанцией.
* Рядом с кандидатом всегда должен находиться человек (лучше всего, если это будет пресс-секретарь), который бы позвонил на радиостанцию и договорился с репортером о включении магнитофона. Репортеру разъясняют все обстоятельства, связанные с этим мероприятием. Кратко сообщают о содержании пресс-релиза, по поводу которого подготовлен репортаж.
* Если радиостанция согласилась принять репортаж, по телефону отсчитывают "три, два, один". На счет "один" включают магнитофонную ленту.
* Остаются на линии, чтобы убедиться, что запись на станции получилась качественной. Благодарят репортера и кладут трубку.
Актуальными репортажами нельзя злоупотреблять. Даже те станции, которые их транслируют, часто предпочитают брать персональные интервью у кандидата. Во время избирательных кампаний один-два актуальных репортажа кандидата в неделю-это слишком много.
Если станция отказывает, нужно быть любезным. Поблагодарить за отнятое время и обратиться к другой станции. Никогда не стоит вступать в препирательства: радиостанции не обязаны принимать подобные актуальные интервью.
И опять-таки необходимо убеждение, что заявление кандидата заслуживает того, чтобы быть новостью. Если же оно не заслуживает этого, в будущем будет очень непросто договориться об очередном репортаже или интервью. Кроме того, нужно стремиться к тому, чтобы репортаж не выглядел как коммерческая реклама.
РАДИО- И ТЕЛЕВИЗИОННЫЕ ИНТЕРВЬЮ
У некоторых людей необходимость дать радио- или телеинтервью может вызвать страх. Даже у кое-кого из очень опытных государственных и общественных деятелей влажнеют ладони, учащается сердцебиение и наблюдаются другие симптомы страха, как только они оказываются перед камерой или микрофоном.
Однако радио- и телеинтервью не должны быть причиной страха или волнения. Если следовать нескольким простым советам, радио- и телеинтервью можно будет давать легко и уверенно. В итоге удается использовать эти мощные средства коммуникации как составляющую развернутой программы связей с общественностью и средствами информации.
И в случае, когда кандидат лично дает интервью, и в случае, когда кто-то сопровождает представителя организации, у которого будут брать интервью, ситуацию, вызывающую страх, можно превратить в эффективный метод коммуникации с общественностью и популяризации организации. Для этого необходимо:
1) Готовиться. Глубоко разобраться в проблеме, предусмотреть наиболее трудные вопросы и подготовить наилучшие ответы на них.
2) Определить позицию произносимого заявления. Сделать это нужно заранее. Позиция заявления должна концентрироваться на мысли, которую желательно донести до зрителей или слушателей с помощью интервью, и основательно опираться на факты для того, чтобы вызвать доверие. Если понадобиться, для ее подкрепления необходимо воспользоваться материалами из авторитетных источников. Следует показать связь между организацией, представителем которой является дающий интервью, и позицией его заявления. Собственно говоря, интервью - это бесплатная реклама Нужно как можно полнее воспользоваться возможностью поговорить с людьми и рассказать им об организации.
3) Быть естественным. Расслабиться. Разговаривать с интервьюером как с товарищем. Говорить просто, не сдерживать мимику и жесты. Избегать труднопроизносимых и длинных слов. Их могут не понять, а о дающем интервью сложится впечатление как о претенциозном человеке.
4) Быть уверенным. Интервью берут потому, что некто осведомлен по определенным вопросам. Поэтому не стоит бояться того, кто берет интервью. Дающий интервью знает больше, чем он. Нужно спокойно и уверенно отвечать на каждый вопрос, пользуясь утвердительной, искренней речью.
5) Отвечать кратко. Ответы всегда должны быть прямыми и по теме. Радио- и тележурналистам нужны краткие, четкие, логичные положения, которые произносятся не более 30 секунд, а то и меньше. Необходимо следовать основной мысли, продуманной заранее, избегая длинных заявлений, которые будут распылять сообщение, утомлять слушателей, отнимать у всех лишнее время и в итоге не попадут в эфир.
6) Сохранять доверие к себе. Быть искренним. Доверие к тому, кто дает интервью, зависит от него самого. Никогда не нужно скрывать и искажать информацию, лгать интервьюеру. Журналист, обнаруживший, что его ввели в заблуждение, никогда больше не станет доверять тому, у кого он берет интервью, и его организации.
7) Соответственно одеться. Для телеинтервью одеваются привлекательно. Избегают излишне ярких цветов, цветастых платьев, шляп и пр. Нужно, чтобы телезрители сосредоточились на том, о чем говорит выступающий, а не на том, во что он одет.
ИНТЕРВЬЮ ДЛЯ ПЕЧАТНЫХ ОРГАНОВ
Стиль поведения во время интервью печатным органам в общем тот же, что и в случае интервью для радио и телевидения. Поэтому в разговоре с репортером газеты, журнала или бюллетеня можно воспользоваться советами приведенными выше, когда речь шла об интервью для радио и телевидения. Добавим лишь несколько советов, касающихся исключительно особенностей печатных средств массовой информации, которые помогут максимально использовать связи с общественностью на пользу организации:
1) Предложить дополнительную информацию. После того, как репортер получил краткие ответы на все поставленные вопросы, можно предложить ему дополнительную исходную информацию, если она есть под рукой. Это подкрепит ответы на вопросы.
Даже несмотря на то, что газеты имеют ограниченный объем, они, как правило, используют больше деталей на своих страницах по сравнению с радио- и теленовостями. Поэтому имеет смысл воспользоваться возможностью передать авторитетную информацию, делающую интервью более весомым.
2) "Для печати", "не для печати", "на основании". Золотым правилом во время любого интервью остается правило "для печати". Это значит, что все, сказанное репортеру, может быть процитировано или же перефразировано и связано в статье с именем того, кто дает интервью. Никогда не нужно разговаривать с репортером на каких-либо других основаниях или же следует делать это крайне редко, при чрезвычайных обстоятельствах. Если нежелательно, чтобы имя давшего интервью и информация от его организации попала на газетные полосы, лучше вообще не давать интервью.
Хорошо известно, что большинство репортеров берут интервью исключительно "для печати". Но все же существуют два других вероятных уровня диалога с репортерами.
"На основании" - это значит, что заявления могут быть процитированы или перефразированы, однако имя их автора не будет упомянуто в качестве источника информации. Например, репортер может приписать цитату "ответственному работнику горсовета, попросившего не называть его имени".
"Не для печати"-это значит, что заявление ни в коем случае не может быть использовано. Все, сказанное "не для печати", не может быть процитировано, перефразировано, а имя автора заявления не должно быть связано с этой информацией. Но репортер может использовать данную информацию в своей статье, если ему посчастливится получить ее из другого источника.
Приведенные выше определения являются общепринятыми, однако значение понятий "на основании" и "не для печати" каждый репортер может понимать по-своему. Учитывая это, прежде чем давать интервью, необходимо договориться с репортером о способе использования произнесенных заявлений. Не стоит говорить репортеру уже после того, как он получил ответы на все вопросы, что изложенное "не для печати". Уже поздно, и репортер может это при желании напрямую процитировать.

ОРАТОРСКОЕ ИСКУССТВО

Одной из важнейших составляющих коммуникации с общественностью является устное слово, умение выступать перед аудиторией, общаться с массами. Вряд ли кто-то станет отрицать, что большая часть времени руководителя любой организации уходит на подготовку и произнесение различных докладов и речей. Разумеется, дело это непростое и чтобы сделать его эффективным, требуется большое мастерство. Томас Манн был абсолютно прав, утверждая, что "речь сама по себе уже является особой цивилизацией". Ею нужно уметь пользоваться, чтобы как можно лучше и доступнее донести до общественности идеи и мнения организации, привлечь людей на свою сторону и заручиться их поддержкой.
Далее рассмотрим в деталях некоторые аспекты проблемы, как сделать публичное выступление максимально эффективным.
ПРЕДМЕТ ВЫСТУПЛЕНИЯ
Известно выражение: "выступление, не затрагивающее какую-нибудь злободневную и интересную для всех тему все равно, что путешествие, начатое без цели и места следования". Отсюда первый шаг в подготовке любого выступления заключается в том, чтобы определить его цель или конкретную тему. Какую задачу вы ставите перед собой, выступая с данной речью, чего хотите добиться?
И только после того, как этот вопрос выяснен, приступают к необходимым действиям и шагам, обдумывают конкретный план их реализации. Если выступление хорошо подготовлено и с самого начала логически выстроено, это придает речи большую силу, а в оратора вселяет уверенность в успехе.
Целью выступления может быть как распространение информации, изложение соответствующих инструкций, так и реклама, "продажа" идей и планов; иногда это разноплановые комбинации всех перечисленных целей. Оратор может влиять на слушателей не только с помощью слова, но и своей манерой поведения, формой подачи своего доклада. Если каждая фраза выступления хорошо продумана, то даже простое перечисление голых фактов, тенденций развития и даже статистических данных можно превратить в средство политического влияния и возбуждения действий, тем самым обратив публику в своих сторонников. Здесь можно согласиться с Киплингом, который говорил: "Слова являются самым сильным наркотиком, имеющимся в руках человечества".
Уточнив цели и задачи выступления, нужно хорошо поработать над тем, в какой форме его подать. Для достижения максимального результата и эффекта требуется разработать план подачи проблемы или идеи. Следует исходить из того, чтобы не быть многословным, не прибегать к чрезмерно большому потоку ненужных, не содержащих информации слов, не держать публику в напряжении, выплескивая на нее слишком много внешних раздражителей. Краткая и сжатая, но убедительная десятиминутная речь даст куда больше шансов для достижения поставленной цели. Кроме того она сэкономит временя и средства, требуемые нудным докладам, растянутым на целый час. Другими словами, эффективность выступления имеет прямую связь не с его продолжительностью, а с качеством содержания и смыслом того, о чем говорится, с тем, как удается донести мысль до слушателей, использовать качественные наглядные пособия и вспомогательные материалы. Еще раз подчеркнем, что слишком длинный доклад, неумение правильно изложить цель своего выступления, плохо подготовленные наглядные пособия и материалы могут привести к провалу и негативному отношению к выступающему присутствующих в зале.
Когда тема выступления точно определена, можно переходить к следующему этапу - планированию формы подачи и стратегии выступления. В этом могут помочь ответы на несколько важных вопросов. В частности, выступающий должен спросить себя: Чего он хочет достичь, какую цель преследует, иначе говоря, что он "продает"? Кому он это "продает"? Против кого действует и за что борется? В какой аудитории, перед какой публикой собирается сделать доклад? Рассмотрим эти вопросы несколько подробнее.
1) Что "продается"? Почему решено выступать с этим докладом? Важно суметь посмотреть на тему и основные идеи доклада глазами постороннего наблюдателя. Что же все-таки "продается"? План или идея, начинание или побуждение к действию, какой-то конкретный товар, продукция или услуга? А может быть, это просто выступление в защиту и поддержку чьей-то идеи? Нужно точно определить для себя цели и задачи и изложить их в нескольких словах.
2) Кому это "продается"? Если выступающему знакома слушательская аудитория, у него, вероятно, имеются предположения относительно ее реакции на доклад. Выступление, потенциально способ-ное принести успех в одной аудитории, может закончиться полнейшим крахом в другой. Каждая стратегия выступления должна быть направлена на определенную аудиторию в отдельности. Ведь аудитория слушателей может состоять исключительно из "специалистов" или так называемых "дилетантов", либо объединять представителей обеих этих групп. Стоит подумать, возможно люди, собравшиеся в зале, уже достаточно осведомлены по обсуждаемой теме? Какую информацию они могли получить? Способны ли они принять окончательное решение сразу же, полагаясь на свое мнение, или же им необходимо доложить о рекомендациях и мыслях, которые они услышат, своему высшему руководству? Перед выступлением желательно как можно больше узнать о будущей аудитории: манере поведения и стиле работы, интересах, общественном положении и эмоциональном настрое слушателей. Отдают ли они предпочтение определенному типу наглядных пособий, нравится ли им, когда по ходу выступления делаются перерывы, не захотят ли они выпить кофе во время перерыва? Не ограничены ли они во времени? Не следует забывать, что люди в аудитории неодинаковы и все они имеют разные симпатии и антипатии.
3) Против чего есть намерение бороться? Когда хорошо изучены эмоциональные и духовные потребности аудитории, можно повлиять на отношение слушателей к выступлению и незаметно для них изменить их точку зрения. Речь может вызвать живой интерес у слушателей и легко превратить их в союзников выступающего, если точно знать их заботы и чаяния. Во время выступления с докладом наиболее часто возникающие препоны можно свести к следующему:
* Опасения со стороны слушателя, что предлагаемый ему план или идея повлияют на его престиж, авторитет в коллективе или перспективные планы на будущее.
* Нежелание слушателя воспринимать что-либо новое, поскольку это может повлечь за собой организационные преобразования или причинить личные неудобства и лишние хлопоты.
* Нежелание слушателя сойти с "проторенной" дорожки, колебания и опасения навлечь на себя неприятности.
* Гордыня слушателя, его болезненное самолюбие.
4) В какой аудитории, перед какой публикой будет произноситься доклад?
Для того, чтобы знать, в каких условиях состоится заседание и какая общая обстановка будет сопровождать выступление, выступающий сначала должен попробовать ответить на следующие вопросы:
* Какой будет аудитория: дружественной или враждебной, симпатизирующей ему или проявляющей апатию?
* Будет публика в зале откровенной или же недоверчивой и молчаливой?
* Окажутся ли среди присутствующих в зале одни только его сторонники или же, вероятно, там будут присутствовать и представители оппозиции?
* Если допускается присутствие в зале оппозиционных сил, придерживаются ли они общей позиции или же конфликтуют между собой?
Есть и другие факторы, влияющие на благоприятный результат выступления, а именно:
* Когда и в какое время будет представлен доклад: утром, после обеда, в конце рабочего дня или же перед официальным ужином?
* Будут ли присутствующие в зале торопиться побывать где-то еще?
* Не угрожает ли выступающему "опасность" вследствие каких-либо причин?
* Существует ли при этом необходимость спасать чье-то "общественное лицо"?
Проведя окончательный анализ всей сложившейся ситуации и .обдумывая, какую форму и стратегию выступления избрать, оратор должен исходить из его задачи и абсолютного понимания того, что он "продает", кому он это "продает", какие обстоятельства и препятствия могут возникнуть, в какой атмосфере и перед какой публикой он будет делать свой доклад.
ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ
Успешное выступление содержит не только хорошо подобранный материал, но и, что более существенно, неопровержимые аргументы и доказательства. Такое выступление демонстрирует свободную ориентацию оратора и глубокое знание им дела Но даже очень сильная и убедительная речь, имеющая план, содержащая основную идею, необходимую информацию, которой заинтересовалась публика, с легкостью терпит фиаско, если эти факты не будут должным образом упорядочены и расположены.
Прежде всего нельзя пренебрегать вступительной и заключительной частями выступления. С самого начала выступление должно вызывать интерес у слушателей, знакомить их с основным содержанием и идеей доклада. В итоговой части опытный докладчик еще раз кратко повторит ключевые моменты и смысл всего выступления. Лишний раз остановимся на действиях, которые следует выполнить в этой связи.
Основная часть доклада, идущая сразу же после вступительной части и завершающаяся перед заключительной, содержит в себе главную мысль и суть идеи. Они должны быть обдуманы докладчиком с полным знанием дела. Невозможно долгое время держать аудиторию в напряжении, раскрывая основное содержание своих планов, идей или просто "выплескивая" на нее непрерывный поток информации, не имея особого подхода, стремления "слиться" с аудиторией, сделать ее частью своего выступления.
Чтобы добиться ясности и уверенности, что идея выступления понята и принята присутствующими, необходимо излагать свои мысли точно, легко и просто, так, чтобы они дошли до всех слушателей.
Организация самого выступления предусматривает компоновку разрозненных частей единого монолитного доклада Метод, который для этого выбирают, зависит от темы выступления и стратегических намерений выступающего. Некоторые наиболее целесообразной и привычной формой выступления считают повременное или хронологическое изложение материала Многие докладчики, особенно законодатели в парламенте, излюбленной формой подачи своего доклада избирают логически построенный перечень проблем и путей их разрешения. Когда возникает потребность сравнения альтернативных путей разрешения одной и той же проблемы, самым лучшим может оказаться контрастно-сравнительный подход. Техника "стимул-реакция" также может пригодиться, когда делается доклад информационного характера Если же задача выступления - прояснить или доказать значение тех или иных фактов, цель каких-либо действий, используют технику "определения". "Еще одна форма к которой часто прибегают ораторы, заключается в обсуждении "деталей" основного целого, к которым могут относиться, например, различные подразделения в организации или разнообразные направления работы. Близко по содержанию к этой технике выступление, построенное вокруг основных систем, функциональных механизмов и технических характеристик обсуждаемого предмета, например, рассмотрение деятельности различных подразделений и групп в рамках одной большой организации либо проблем стандартов и качества производства с целью достижения уровня лучших мировых образцов. Если же для будущего доклада не годится ни одна из перечисленных методик и форм, обычно используемых ораторами, докладчику, вероятно, стоит поразмыслить над созданием специальной формы и техники подачи выступления по собственному усмотрению.
Обычно, когда существуют достаточно весомые и актуальные основания для выступления, их излагают сразу же, еще во вступительной части доклада Ведь в этом случае у оратора есть сильные козыри, поскольку ему не нужно подводить публику к главной идее доклада Если же "продаются" план или идея, весь смысл организации выступления должен заключаться в этих двух аспектах, которые рассматривают в различных ракурсах и с разных точек зрения, ни в коем случае не забывая об их ведущей роли. Еще одним основанием для выделения отдельного ключевого пункта или пунктов выступления и неоднократного повторения их в ходе доклада служит тот факт, что очень важные для выступающего слушатели, возможно, покинут зал или будут вызваны по неотложным делам еще до того, как доклад закончится. Если такое произойдет, докладчик хотя бы не будет укорять себя за то, что не все нужные ему слушатели услышали и поняли основные идеи его выступления.
Вслед за "продажей" плана или идеи, когда оратор убедил присутствующих в оригинальности и самобытности сказанного, показал все преимущества предлагаемого проекта, главный акцент выступления должен быть перенесен на укрепление провозглашаемых позиций. При этом доказательства в пользу идеи должны быть построены по нисходящей. Необходимо помнить, что если даже самые содержательные и наиболее убедительные аргументы и факты не смогли повлиять на реакцию и отношение публики к идее, то о незначительных и малоинтересных даже нечего и говорить - они никогда не принесут успеха Что касается убедительности доказательств, то их стараются вьь сказывать максимально четко, ясно и кратко. В качестве примера такого высказывания можно привести слова десятилетнего ребенка, который пересказал своей младшей сестре содержание пьесы "Пигмалион" так: "Это о грязной девочке, которую обучали чистому языку".
Выступление должно быть достаточно продолжительным, чтобы охватить все намеченные докладчиком вопросы. В целом продолжительность самых лучших выступлений-до одного часа. Большинство присутствующих просто не в состоянии воспринять насыщенный поток информации, обрушивающейся на них сплошной лавиной, как водопад. Но содержание выступления, состоящего из трех или в крайнем случае четырех основных аспектов, почти всегда дойдет до сознания слушателей и закрепится у них в мозгу. В некоторых случаях даже шесть пунктов выступления, если они близки по смыслу и содержанию, будут восприняты. Вся несущественная информация, повторяющая одна другую или слишком углубляющаяся в детали, по возможности должна быть изъята из текста выступления еще до его начала. Такие материалы, если существует абсолютная уверенность, что они довольно важные и послужат на пользу общей идее, могут быть розданы присутствующим перед началом выступления либо обсуждены в оперативном порядке.
По завершении выступления у слушателей должно сложиться и укрепиться впечатление об ораторе и его личности. Для этому ему следует в заключение еще раз вернуться к основной идее своего доклада Если выступающий ожидает каких-либо действий и реакции на выступление, то еще до окончания доклада он должен предупредить об этом присутствующих в зале, иногда открыто спросив их мнение и предложив высказаться по определенному вопросу.
Тот, кто хочет стать хорошим оратором, всегда должен репетировать свое выступление, практиковаться, по несколько раз повторять мысли, которые он проповедует. Как только материал собран и распределен по пунктам для выступления, следует приступать к оценке его содержания. В это понятие входят анализ фактического материала, проработка форм и способов его подачи и уточнение личного отношения к нему самого выступающего. Безусловно, в каждой аудитории найдется человек, у которого не возникнет никакого интереса к происходящему либо будет преобладать отношение по типу "ну и что из того?". В связи с этим можно посоветовать выбрать какого-нибудь рецензента, профессионального эксперта или помощника, знающего свое дело, чтобы они определили, что в выступлении ясно и пройдет на "ура", что сработает эффективно, а какую часть выступления следует переделать или вообще сократить.
Отсутствие достаточной подготовки и знания дела, точной задачи, уверенности в том, что выступающий хочет высказать в своей речи, присуще почти всем скучным и затянувшимся выступлениям. И наоборот, краткие, лаконичные выступления, как правило, свидетельствуют о более высоком профессиональном уровне подготовки. Даже если эта речь не блестяща, она хороша уже потому, что коротка и не отнимает у слушателей много времени и энергии. Иногда приходится слышать такое мнение: "Если оратору в течение 30 минут не удастся разжечь огонь интереса, он должен прекратить тратить время и спички". Один из ораторов сказал как-то: "Извините, мое выступление несколько затянулось, я забыл свои часы и нигде не вижу настенных...". В ответ из последних рядов прокричали: "Зато справа от вас настенный календарь".
ЯЗЫК ВЫСТУПЛЕНИЯ
Для того, чтобы вызвать интерес у аудитории и удержать внимание присутствующих до конца выступления, нужно как следует усвоить все функции языка и научиться быть внимательным к качеству и силе используемых слов. А для этого каждому выступающему нужно научиться определять цели и результаты, которых он желает добиться своей речью, предусматривать, хотя бы до определенной степени, ее последствия. Известно, что слова могут влиять на людей непредсказуемо. И от того, какое впечатление они произведут и как надолго останутся в их памяти, в конце концов зависят и авторитет, и общественное положение, и даже будущее многих общественных деятелей и профессионалов.
Оратор должен следить за качеством своей речи. Большинство людей фиксируют факт, что язык выступающего был крайне интересен и профессионален, и помнят данный факт, однако никто не в состоянии точно определить, в чем же конкретно заключался этот профессионализм. Качество и мастерство речи, безусловно, отнюдь не означают, что она должна быть чересчур изысканной и вычурной. Заявление, сделанное когда-то Джозефом, вождем одного из племен американских индейцев, является классическим примером качественного использования языка и выражения смысла: "Я больше не буду воевать, никогда!". Это гениальный образец точной передачи мысли - тут все понимают цель и смысл высказанного и прощают неправильность грамматической конструкции выражения.
Существует 10 основных заповедей, которые должен знать каждый оратор. Разумеется, приведенный ниже их перечень не является незыблемым и неизменным, а служит лишь поводом для размышлений. Итак, оратор должен:
* Быть простым в общении. Изучать характеристики и законы ясного и простого, понятного всем языка
* Быть открытым и четким в выражении своей мысли. Часто две трети содержания доклада должны служить поддержке и разъяснению основной темы. Нужно пытаться раскрыть ее различные аспекты и под разным углом зрения, но не "напиханным" выступление разрозненными темами и не дополняющими одна другую.
* Быть конкретным. Специальные термины и узкопрофессиональные выражения уменьшают количество потенциальных сторонников оратора, а иногда просто приводят к общему непониманию.
* Быть понятным при изложении содержания темы. Ссылаться на факты и апеллировать к здравому смыслу.
* Быть личностью. Не бояться употреблять индивидуальные, присущие только собственной речи слова и выражения.
* Быть уравновешенным. Использовать плавный ритм речи. Избегать предложений и тем, отвлекающих от раскрытия основной идеи выступления.
* Быть энергичным. Не употреблять большого количества вступительных слов, слишком громких и идиоматических выражений либо употреблять их в соединении с общепринятыми и понятными всем выражениями.
* Быть целенаправленным. Аудитория придает значение лишь тому, что она слышит, и намерения докладчика, если они не подкреплены весомыми словами, не вызовут у слушателей особого восприятия.
* Быть красноречивым. Время от времени употреблять риторические фразы и выражения, что усилит эффект выступления. Иногда даже легкая аллитерация может произвести необходимое впечатление.
* Адаптироваться к ситуации. Изучать слушательскую аудиторию. Попытаться приспособить доклад к ее потребностям и надеждам.
Прежде всего оратор должен развивать способность быстрого восприятия и умение оценить качество и профессиональность своего языка, а затем постараться применить приведенные правила в процессе подготовки своего доклада.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДОКЛАДА
Кто-то из великих заметил однажды: "Не так важно, что вы сказали, сколько важно, как вы это сделали". К этому хотелось бы добавить еще одну мысль: "...И когда вы это сказали, что вы при этом делали?" В данных словах афористично заключены основные элементы искусства представления доклада
Уже с самого начала выступления докладчик должен установить контакт с аудиторией. Чтобы его речь стала свидетельством взаимопонимания и поддержки, ему прежде всего нужно завоевать настоящее чувство доверия и уважения публики, которое затем должно поддерживаться в течение всего выступления. Как он двигается, в какой позе стоит, зрительный контакт, выражение его лица, движения рук и, наконец, одежда, - все это мгновенно оценивается аудиторией. Значение имеют также и внутренние импульсы оратора, его психологическое воздействие на публику. Если он произносит 125-145 слов в минуту, он сможет продержать слушателей в напряжении в течение всего выступления, особенно если при этом он использует разнообразные интонации и модуляции голоса что придает его словам дополнительный смысл и силу. Тембр и модуляция голоса зачастую свидетельствуют о том, верит ли он в то, о чем говорит, или нет. Это тоже прибавляет ему "кредит" доверия или же, наоборот, ослабляет его позиции, что влияет на результат выступления. Можно напомнить один случай. Во время избирательной кампании один из претендентов после своего длинного и скучного выступления, которое он, однако, считал довольно удачным, обратился к аудитории с предложением задавать вопросы. Из зала прозвучал только один вопрос: "Скажите, кто еще баллотируется на выборах?".
Чтобы успешно подать свое выступление, - предположим при этом, что содержание доклада само по себе довольно хорошее, - нужно произнести его вдохновенно, донести до сознания слушателей, сделать живым и энергичным и постараться избавиться от нервозности. Простой, не слишком напористый, привычный и свободный стиль речи скорее привлечет внимание и интерес слушателей, а изменения тембра голоса и манеры подачи материала еще больше усилят симпатии публики и заставят ее слушать с повышенным вниманием и отдачей. Для того, чтобы использовать технику ораторского искусства, нужно изучить основы владения голосовыми возможностями, способы, последовательность и наиболее благоприятное время для применения различных голосовых характеристик. Нужно привыкнуть к мысли, что каждое выступление должно быть тщательно подготовлено и отрепетировано. Если выступающий стремится выглядеть естественно, ему даже следует выучить основное содержание своего выступления наизусть, верить в то, что он говорит, быть уверенным в своих способностях и умении взаимодействовать с конкретной публикой в конкретных обстоятельствах, обладать хорошей дикцией и страстным желанием повести за собой людей.
Относительно аплодисментов уместно вспомнить слова Бишора Фултона Дж.Шина, сказавшего так:
"Аплодисменты перед началом выступления оратора означают выражение доверия.
Аплодисменты во время произнесения речи свидетельствуют о том, что слушатели еще надеются, что дальше выступление станет лучше.
Аплодисменты в конце выступления - это выражение всеобщего облегчения, что оно наконец-то закончилось".
НАГЛЯДНЫЕ ПОСОБИЯ
Как ясно из изложенного, одни только слова не в состоянии сделать выступление полноценным и донести до слушателей весь смысл идеи. Дополнительные средства и наглядные пособия помогут в этом и станут важной частью выступления. Такие средства позволяют выделить или подчеркнуть важнейшие идеи, уточнить содержание проблем и качество взаимоотношений. Они также могут оказаться очень полезными, когда выступающий конструирует выводы на основе многочисленных фактов, приводит цифры, статистические материалы и аргументы в подтверждение своих идей, анализа тенденций и направлений развития.
В зависимости от материальных и финансовых возможностей своей организации, а также времени, имеющегося на подготовку, можно внести в свое выступление какие-либо новые штрихи и сделать его более образным и интересным, если подготовить дополнительные наглядные пособия, например, схемы и рисунки, таблицы, статистические материалы, иметь заранее напечатанный текст выступления для вручения присутствующим. Желательно, чтобы в зале имелась школьная доска.
Однако, понимая положительную роль и полезность дополнительных средств при подаче доклада, выступающий обязан проследить, чтобы его хорошо подготовленная речь доклад не затерялся в бесконечных цифровых данных и чертежах. Дополнительные средства и наглядные пособия никогда не смогут полностью заменить живое красноречивое выступление. Более того, полезно запомнить, что иногда существует потенциальная опасность провала выступления и появления побочных отрицательных эффектов при условии неправильного и неумелого использования дополнительных средств. Но если что-нибудь из подготовленных наглядных пособий не производит на слушателей нужного впечатления, не стоит падать духом, показывать свое разочарование, теряя при этом доверие публики. Прежде чем сделать выбор, включать ли в свое выступление дополнительные наглядные пособия или нет, необходимо внимательно изучить их потенциальные возможности и отрицательные последствия, которые они могут вызвать. В большинстве случаев публика воспримет и поймет план или идею быстро и правильно, если выступление построено по всем правилам ораторского искусства и если речь будет понятной и точной, даже без дополнительных средств. Таким образом, когда достает слов и выступающий считает, что они звучат убедительно, дополнительные средств не нужны. И все-таки тщательно спланированный и хорошо продуманный подбор дополнительных средств зачастую очень полезен и эффективен для усиления убедительности выступления и помогает донести содержание выступления до неодинаковых по характеру и уровню подготовки слушателей.
НЕСКОЛЬКО МЫСЛЕЙ В ЗАВЕРШЕНИЕ
Затраты на подготовку и подаче выступления должны быть оправданными и тщательно рассчитанными, если только за это не отвечает лицо, стоящее выше в служебной иерархии, и никакие альтернативы и доводы в пользу сокращения издержек и времени не действуют. Если же нет никаких особых директив и предоставлена свобода выбора, стоимость подготовки выступления должна соответствовать весомости целей и задач. Точно также следует учитывать и ценность затраченного времени присутствующей публики.
При сопоставлении всех альтернатив и учете объективных и субъективных факторов кто-нибудь спросит: "А нельзя ли все это сделать покороче, поэкономнее?". И в некоторых случаях будет абсолютно прав, поскольку нередко все задуманное можно осуществить более экономным способом, например, заменить выступление с докладом распространением внутреннего меморандума, заявления для соответствующих организаций и агентств, провести оперативное совещание в офисе либо ограничиться простым телефонным разговором.
А теперь еще раз обратим внимание на перечень тех факторов и аспектов, о которых всегда следует помнить оратору, когда он предстает перед аудиторией. Ему необходимо:
* Сделать свой доклад простым, кратким и понятным.
* Пользоваться чистым языком, не увлекаться клише и разного рода идиоматическими выражениями.
* Старательно прорепетировать выступление. И желательно не переедать перед ним.
* Говорить понятно, вслушиваясь в смысл произносимых слов, прислушиваться к себе.
* Говорить несколько медленнее обычного, использовать модуляции и тембр голоса, которые акцентировали бы внимание на сути темы, подчеркивали отдельные ее аспекты.
* Всегда стоять спиной к стене.
* Избегать любого напоминания и ссылок на время, особенно по ходу открытых дискуссий.
* Смотреть в глаза слушателям. Поддерживать зрительный контакт, что поможет завоевать доверие у публики.
* Стоять прямо, контролировать свои эмоции и движения. Не сутулиться, не держать локти на трибуне или столе, не поправлять одежду, забыть о нервных подергиваниях рук.
* Использовать эффект паузы. Краткое молчание и тишина могут оказаться очень эффективными и привлекающими внимание.
* Не реагировать на внешние раздражители и посторонний шум.

<< Пред. стр. 11 (из 13) След. >>

Список литературы по разделу