3. Аккредитация и обеспечение журналистов при государственном учреждении, в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

4. Подготовка и распространение заявлений, сообщений, пресс-релизов и других официальных информационных материалов органов государственной власти.

5. Проведение разъяснительных мероприятий с использованием различных форм (рекламные проспекты, информационные стенды, листовки, бюллетени, опросы общественного мнения и др.).

6. Проведение анализа публикаций в печати, радио- и телеинформации, писем и обращений граждан, запросов редакций СМИ. Подготовка на основе анализа писем, обращений граждан, публикаций прессы и теле- и радио информации, запросов СМИ предложений по обеспечению информационных мероприятий органа государственной власти.

7. Подготовка и распространение официальных опровержений в случае публикации несоответствующих действительности сведений о деятельности администрации.

8. Организация взаимодействия с печатными и электронными СМИ в подготовке публикаций и теле- и радио-передач, посвященных деятельности структурных и территориальных подразделений органа власти.

9. Выпуск печатной, теле-, радио- и видео продукции, посвященной деятельности органа государственной власти и направленной на повышение инвестиционной привлекательности региона.

10. Взаимодействие с PR- и рекламными сообществами.

11. Курирование деятельности пресс-секретарей двойного подчинения отраслевых и территориальных органов исполнительной власти.[6]

Задачи отдела по работе с общественными объединениями и организационно-правового отделов широко описал Д. А. Вылегжанин в своем учебном пособии «Теория и практика паблик рилейшнз»

Задачи отдела по работе с общественными объединениями:

1. Поддержка деятельности и взаимодействие с общественными объединениями, обеспечение деятельности органов по взаимодействию с общественными объединениями, участие в организации и проведении консультативных совещаний с политическими партиями и движениями.

2. Представление органа власти на официальных мероприятиях: митингах, собраниях, совещаниях и т.п. Участие в организации и проведении общегородских мероприятий по плану деятельности органа государственной власти, а также участие в организации и проведении мероприятий организуемых общественными объединениями. Представление администрации на мероприятиях, проводимых общественными объединениями.

3. Организация проведения исследований общественного мнения по важнейшим проблемам жизни страны, субъекта РФ.

4. Сбор и анализ информации социально-политического характера, связанной с осуществлением политической и экономической деятельностью Правительства РФ и региональных органов исполнительной и законодательной власти.

5. Обеспечение службы по связям с общественностью текущей, аналитической, прогностической информацией, связанной с оценкой состояния общественного мнения и характера социально-политических процессов.

6. Выработка рекомендаций по информационному обеспечению деятельности органа власти, распространению информации и осуществлению информационного обмена в интересах формирования полной достоверно положительной оценки результатов деятельности администрации.

7. Взаимодействие с депутатами законодательной власти различных уровней, а также депутатами муниципальных советов по вопросам, относящимся к компетенции подразделения.

8. Согласование заявок от общественных объединений и инициативных групп граждан о проведении массовых гражданских акций (пикеты, митинги, шествия, демонстрации).

9. Организация деятельности по распределению средств бюджета в форме грантов для реализации наиболее социально значимых проектов общественных объединений. Подготовка проектов договоров (контрактов) с победителями соответствующих конкурсов.

Задачи организационно-правового отдела:

1. Организация и осуществление правовой экспертизы документов, издаваемых или переданных в службу по связям с общественностью для утверждения или согласования; руководство экспертизой, ведением и регистрацией хозяйственных договоров PR-службы.

2. Организация и проведение пресс-конференций, брифингов, «круглых столов» с участием сотрудников администрации с представителями СМИ. Организация и освещение мероприятий, проводимых с участием первых лиц, визитов официальных делегаций, а также оказание содействия в организации, проведении и освещении массовых общественных мероприятий и акций.

3. Обеспечение решения вопросов размещения и эксплуатации объектов наружной рекламы и информации в регионе, взаимодействие с организациями и предприятиями, работающими в данной сфере.

4. Заказ на приобретение в установленном порядке печатной продукции, информационно-технологического оборудования, программного обеспечения, оргтехники для осуществления деятельности службы по связям с общественностью. Организация и проведение необходимых конкурсных процедур на размещение заказа на подрядные работы для государственных нужд по курируемым управлением статьям бюджета.

5. Руководство обеспечением деятельности сотрудников службы по связям с общественностью оргтехникой, мебелью и канцелярскими товарами, а также учетом и контролем материальных ценностей.

6. Организация работы с персоналом и кадровое делопроизводство, обеспечение работы приёмной руководителя PR-службы.

7. Привлечение к своей деятельности руководителей и сотрудников других подразделений государственного учреждения, а также в соответствии с действующим законодательством специалистов на договорных условиях для решения вопросов, находящихся в компетенции подразделения.

8. Организация и контроль за проведением конкурсов и размещение заказа на подрядные работы для государственных нужд по курируемым подразделением статьям бюджета: проведение конкурсных и иных преддоговорных процедур, подготовка проектов договоров, а также контролирование их исполнения при расходовании средств бюджета по целевым статьям.

9. Обеспечение подготовки обращений в государственные и муниципальные органы власти по вопросам компетенции деятельности управления.[7]

Таким образом, создав описанные выше четыре отдела, можно достичь правильной и плодотворной работы пресс-службы.

2.2 Работа пресс-службы на примере деятельности Управления информации – пресс-службы губернатора Санкт-Петербурга

В данном параграфе рассматривается, каким образом осуществляется руководство и координация деятельности подразделений, которые необходимы в структуре пресс-службы, на примере деятельности Управления информации – пресс-службы губернатора Санкт-Петербурга.

Управление информации – пресс-служба губернатора Санкт-Петербурга является отраслевым органом государственной исполнительной власти Санкт-Петербурга. Это полное наименование, которое записано в Положении об Управлении информации – пресс-службе губернатора Санкт-Петербурга от 5 апреля 2001 года. Управление имеет также сокращенное наименование, которое может использоваться самостоятельно: пресс-служба губернатора Санкт-Петербурга.

Управление не является юридическим лицом и входит в структуру аппарата губернатора Санкт-Петербурга. Управление создано и действует в целях оперативного и объективного информирования граждан, юридических лиц и иных субъектов правоотношений о деятельности губернатора и администрации Санкт-Петербурга, подчиняется губернатору Санкт-Петербурга.

Задача руководства пресс-службы состоит в том, чтобы использовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей.

Основными задачами, поставленными перед пресс-службой в Положении об Управлении информацией и описанными А. Кочетковой в статье «PR-планирование в государственной сфере», являются:

· формирование объективного общественного мнения о деятельности губернатора и администрации Санкт-Петербурга; )